乐鱼游戏app下载小企业会计:权责发生制与现金制
当谈到管理你的企业账簿时,你需要做的最重要的决定之一是使用哪种会计方法。幸运的是只有两个选择:现金基础会计而且权责发生制会计.
在收付实现制会计中,当您支付账单或收到客户的支票时,您需要分别记录销售和购买。然而,对于权责发生制会计,你什么时候从你的客户那里得到报酬,什么时候向你的供应商付款并不重要;一旦你提供了服务或产品,就算销售,一旦你从供应商那里收到了商品或服务,就算费用。
权责发生制会计可能会很棘手,所以我们建议使用会计软件,比如QuickBooks如果你正在考虑这个选项。适合小企乐鱼游戏app下载业的读者可以获得高达五折的QuickBooks。
在本文中,我们将对应计制和现金制进行如下比较:
什么是现金收付基础会计?
如果你决定用现金基础会计方法,这是大多数小企业使用的方法,这意味着当现金转手时乐鱼游戏app下载,你将记录销售和购买。让我们看几个例子,看看如何使用收付实现制处理销售和采购:
销售案例(收付实现制)
假设您为客户提供了3个小时的咨询服务,您将创建一个发票,向客户收取这3个小时的费用。在收付实现制下,这笔交易在收到客户的付款之前不应该记录在你的账簿上。(现金转手时)
采购案例(收付实现制)
假设您为办公室购买了一台打印机和两台笔记本电脑。你要求供应商隔夜寄给你,然而,供应商账单2天多后才到。使用现金收付法,这笔购买不会记录在您的账簿上,直到您实际支付给供应商。(现金转手时)
什么是权责发生制会计方法?
如果你选择权责发生制会计方法,在服务完成或产品收到后,您将记录销售和采购。让我们回到前面的例子,看看它们是如何使用权责发生制会计方法的。
销售案例(应计制)
假设您为客户提供了3个小时的咨询服务,您将创建一个发票,向客户收取这3个小时的费用。在应计制下,这笔交易应该立即记录在您的账簿上,因为您提供了服务。你的客户什么时候付钱并不重要;这被认为是使用权责发生制的销售。
采购案例(应计制)
假设您为办公室购买了一台打印机和两台笔记本电脑。你要求供应商隔夜寄给你,然而,供应商账单2天多后才到。使用应计制,这笔购买应该立即记录在您的账簿上,因为您已经收到了您的产品。你什么时候付钱并不重要。
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现金收付基础会计:利与弊
如前所述,大多数小企业使用收付实现制会计方法。乐鱼游戏app下载让我们更详细地讨论使用收付实现制会计的利与弊:
使用现金收付制会计的优点
1.易于使用
对于大多数没有会计背景的人来说,收付实现制是非常合理的。用这种方法,在你收到客户的付款之前,一笔销售不算数;只有当你为所购买的产品或服务付款后,购买才算。简而言之,交易只有在现金转手时才算,这使得这种方法非常容易理解。
2.跟踪现金流
现金收付法是关于现金流入(向客户销售)和现金流出(向供应商采购)。使用这种方法,可以很容易地跟踪你的现金流,这样你就不会出现现金短缺的情况。
3.在某些情况下较低的税单
因为在收到客户的付款之前,销售额不算数,所以您可能会以较低的税单结束。就税务而言,你一般要按你的业务净收入(利润)交税。你必须报告的收入(销售)越少,你的净利润就越低,这意味着更少的税收。
例如,假设您一年的总销售额为50,000美元。然而,你只收到了四万美元的付款。作为一个使用收付实现制方法中,你只会报告40,000美元的销售额,因为这是你收到的所有“现金”。减去你的业务费用后,如果有的话,你将欠净利润底线的税。在这个例子中,如果你报告了5万美元的销售额,那么你将支付更少的税。
虽然你不能控制你什么时候得到报酬,但你可以控制你花了多少钱。如果你决定在年底前为你的企业做一些大的采购,这也可能导致较低的税收账单,因为你可以在你的纳税申报单上扣除这些费用。
使用现金收付制会计的缺点
1.收入和费用没有匹配
现金收付基础法不能准确地将收入与支出相匹配。如果你在一个月内购买产品,然后在下一个月出售,这就会成为一个问题。
例如,假设您在2月份购买了5000美元的产品,并计划将产品出售给您的客户。但是,你要到三月份才能出售这些物品。
结果,当你在2月份结帐时,你会有一笔5000美元的巨额支出,而没有收入来抵消它,所以你在2月份报告了亏损。3月份,你们销售的产品总共是6000美元。
因此,当你在3月份结帐时,你有6000美元的利润。当你运行盈亏报告时,你会发现2月份的情况很糟糕(亏损5000美元),3月份的情况很好(盈利6000美元),而实际上这两个月你的净利润是1000美元。
2.银行不接受
如果你想获得商业信用额度或贷款的批准,那么你需要向银行提供基于权责发生制会计方法因为一般来说这是他们喜欢的。好消息是,如果你用QuickBooks你可以用现金法或应计法编制财务报表。
3.某些情况下更高的税单
由于费用在你支付之前不算数(在现金收付制下),你不能在你的纳税申报表上扣除任何没有支付的费用,这可能会导致更大的税单。正如前面所讨论的,您要对业务的净收入(利润)纳税。你用来抵消收入的支出越少,你的利润底线就越高;这意味着更高的税单。在许多情况下,咨询专家可能是值得的。他们清楚地知道如何用支出来抵消收入和最大化你的扣除。
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权责发生制会计:利与弊
权责发生制会计方法通常用于那些有存货且销售总额超过500万美元的企业。让我们更详细地讨论使用权责发生制会计方法的优缺点。
权责发生制会计的优点
1.所有销售和采购的可见性
在权责发生制会计方法下,所有的销售和采购都在发生时被记录下来,即使现金没有转手。这可以帮助你轻松追踪欠你的钱(通常称为应收账款)和欠你的供应商/供应商的钱(称为应付账款)。
2.收入与费用的匹配
与收付实现制会计不同,权责发生制在将收入与支出进行匹配方面做得更好。例如,假设您在6月份购买了3,000美元的产品以出售给您的客户。假设您以4500美元的价格将所有这些商品卖给几个客户。你们已经发货了,但是还没有收到任何客户的付款。
在权责发生制会计方法下,你将显示销售额为4500美元,费用为3000美元,这将导致6月份净利润为1500美元(4500 - 3000美元)。由于销售和采购是即时计算的,所以你可以立即在账簿上记录它们,并显示6月份的实际利润。
3.某些情况下的低税单
当使用权责发生制时,只要你收到了你所购买的产品和/或服务,无论你是否付款,费用就计算在内。这对你有利,因为你可以从你的税收中扣除费用,即使你没有支付他们。
例如,假设你决定花大价钱给所有的销售代表买一台iPad,这样他们就不用带着笨重的笔记本电脑旅行了。你在苹果的账户上订购ipad, 12月24日收到,但直到1月1日才收到账单。在应计制下,ipad被算作费用,因为你是在12月收到的。因此,即使你还没有支付它们,你也可以把它们作为税收减免注销。
权责发生制会计的缺点
1.难以使用
权责发生制不像收付实现制那么简单。如前所述,你必须使用会计软件程序,如QuickBooks帮助你跟踪你的现金流。通过创建客户发票在QuickBooks和输入你的供应商账单,你可以随时运行报告,看看谁欠你钱,你欠谁钱。
2.必须使用现金流量表来跟踪现金流量吗
权责发生制会计在追踪现金方面做得很差。因为你是在交易完成时而不是从客户那里收取现金时记录收入的,所以你的损益表即使你银行里没有现金,也能反映出一大笔收入。这就要求你使用现金流量表,这样你就可以跟踪实际的现金流入和流出你的企业。你可以观看我们的视频教程,了解更多关于现金流量表以及如何在QuickBooks中运行现金流量表的知识在这里.
例如,假设你正在经营一家咨询公司,每天都要与客户会面。你在客户咨询后24小时内将发票寄给他们,而发票必须在30天内到期。虽然你的收入可能很高,但如果你没有收到客户的付款,那么你的银行余额可能很低。此外,如果你太忙了,没有时间跟进客户的付款情况,那么你可能会有一些严重的现金流问题。
3.某些情况下更高的税单
如果你的销售额很高,使用权责发生制会计方法可能会导致更高的税单。在应计制下,当你提供服务或发货时,所有的销售额就开始计算;不管你的客户是否付钱给你。在使用权责发生制会计方法时,即使你没有收到客户的付款,你也必须在你的报税表上包括销售额。
4.更多的账户
为了跟踪尚未收到付款的发票或尚未支付的账单,你必须使用一些通常在收付实现制下不需要的额外帐户。
例如,应付账款用来记录你欠供应商的钱。为了跟踪未偿还的客户余额,您需要应收账款.这两个帐户都需要建立在帐户图表上。账目表是对商业交易进行分类的一种方法,如客户发票和账单。
何时使用权责发生制会计
到目前为止,我们已经讨论过,大多数企业通常会使用收付实现制会计方法来记账。然而,在某些情况下,可能需要您切换到权责发生制会计方法。让我们讨论一下其中的几个场景:
1.年收入超过500万美元。
只要总收入不超过500万美元,你就有资格使用收付实现制会计。一旦超过这个阈值,就必须切换到权责发生制会计方法。你必须提交文件3115年形成通知国税局你的会计方法的改变。
2.你有一份商品清单。
如果你有存货出售,你的总收入超过100万美元,你必须使用权责发生制会计方法记录所有的销售和购买。这主要是为了确保你的产品销售收入与库存成本(通常称为销售成本)更均衡地匹配。
为了正确计算销售货物的成本,你需要使用权责发生制会计方法。与使用收付实现制的方法不同,您希望记录产品的成本,而不是在购买库存时就计算商品的成本当它们被出售的时候。换句话说,你将同时记录一件物品的收益和成本。这确保了收支平衡。
3.重A/P和A/R。
如果你给客户开了很多发票或者你有很多供应商收到账单因此,你应该考虑使用权责发生制会计方法。它将帮助你掌握应收账款和应付账款。
如果你没有办法跟踪客户发票和供应商账单,你需要考虑使用像QuickBooks这样的会计程序。与QuickBooks,您可以设置所有客户的支付条件。当客户发票到期时,您将收到一个提醒,以便您可以跟踪以确保及时付款。
与客户类似,您也可以使用供应商扩展给您的付款条件来设置供应商。当你的账单到期时,QuickBooks会提醒你支付账单。保持良好的账面价值和应收账款比率对保持正现金流至关重要。
4.申请商业贷款。
正如我前面提到的,银行和金融机构更喜欢基于权责发生制会计方法的财务报表,而不是基于收付实现制的会计方法。因此,如果你计划申请商业贷款或信用额度,你应该考虑转换会计方法,这样你就可以提供符合大多数银行要求的财务报表。
但是,如果你使用会计软件,比如QuickBooks实际上,你可以在任何时候使用任何一种方法(现金或应计制)制作财务报表。如果你还没有完全准备好放弃使用收付实现制会计方法,这种方法会方便得多。一定要看看我们的免费QuickBooks课程.它包括视频加上书面说明,所以你可以在任何时间运行!
底线
到目前为止,您应该已经很好地理解了权责发生制和收付实现制会计之间的主要区别。记住,你通常会使用收付实现制会计方法,除非你属于以下一类:
- 你的总收入超过500万美元
- 你有库存而且你的总收入超过100万美元
- 您生成了大量的客户发票
- 你会收到很多卖主的账单
- 你计划申请商业贷款或信用额度
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