应收账款老化报告:最终指南
应收账款(A/R)账龄报告显示所有未付客户发票按未付天数分组。如果你使用在线会计软件,你可以在几分钟内创建这个报告。否则,您可以在microsoftexcel电子表格中手动创建它。为了避免拖欠发票,每月检查这份报告,并与您的客户进行跟进。
如果你正在处理你的业务中应收账款的老化,向客户发送自动提醒,接受客户的在线付款,提供提前付款折扣,可以帮助你更快地得到付款。更好的是,FreshBooks可以让你做所有这些,甚至更多。取FreshBooks免费试驾,看看开发票和从您的客户收取付款有多容易。到2021年4月30日为止,FreshBooks还提供6个月6折优惠。
A/R账龄报告如何工作
A/R账龄报告的主要目的是跟踪未支付的客户发票和它们已支付的天数。如果您为客户开具产品和服务的发票,并允许他们在未来的某个时候向您付款,那么您需要跟踪每个发票的到期时间,以便您能够及时地获得付款。
A/R账龄报告向您提供未偿付客户发票的总数。汇总的应收账款/应收账款账龄报告将根据发票的账龄对每个客户进行细分。发票期限分为4组:0-30天,31-60天,61-90天,超过90天。
您应该每月至少生成一次A/R老化报告,如果不是更频繁的话。这使您能够掌握即将到期的发票,以便提醒您的客户发票即将到期,或通知客户发票已过到期。如果你使用会计软件FreshBooks,您可以在几分钟内生成一个A/R老化报告。你也可以用Excel或Word手动创建一个。
在下面的截图中,我们有一个示例报告,显示总应收账款余额为$725.00。
如何阅读应收账款老化报告
与其他会计报表相比,应收账款账龄报表比较容易理解。大多数会计软件FreshBooks拥有可以运行的摘要和详细报告。详细的报告是你需要用来跟进客户的。我们将详细讨论如何使用这个报告来收取付款如何更快地获得报酬部分。
下面是我们运行的A/R老化报告的一个例子FreshBooks连同这份报告中信息的描述。
- 日期:本报告包括截至2017年11月3日的当期和逾期发票。
- 客户:此列包含每个客户机的名称。
- 0 30天。这一组的发票在过期0天到30天之间。在我们的示例报告中,Fred燧石族的发票总额为500美元,Barney粗石族的未偿付发票总额为225美元。
- 逾期31-60天:这一类的发票比到期日晚31到60天。在我们的示例中,这个组中没有未支付的发票。
- 逾期61-90天:这一类的发票比到期日晚61到90天。在我们的示例中,这个组中没有未支付的发票。
- 逾期90多天:这一类的发票比到期日晚61到90天。在我们的示例中,这个组中没有未支付的发票。
- 总:在这一栏中,我们列出了客户Fred Flintstone(500美元)和Barney粗石族(225美元)的小计。
- 这一行按年龄组别对未付发票金额进行了小计:0-30天($725)、31-60天($0)、61-90天($0)和90天以上($0),然后应收账款余额总额为$725。
关于如何更快地获得报酬的7个建议
正的现金流是维持经营的关键因素。为了拥有正的现金流,你必须通过查看应收帐款账龄报告来掌握未偿还的客户余额,以便在发票过期前采取行动。还有一些其他的最佳实践可以让你更快地获得报酬。
以下是7个建议,教你如何保持你的未偿还客户余额的顶端,并更快地获得付款。
1.使用云会计软件
如果您目前正在使用Excel电子表格或Word来管理未开发票,我们建议您改用云会计软件。如果你使用会计软件FreshBooks,它将允许您自动化发票和支付过程。
通过FreshBooks,你可以发送自动付款提醒,设置循环发票,并允许客户在线支付他们的发票。如果你给几个客户开发票,并想让发票和支付过程自动驾驶,注册FreshBooks来帮助你简化应收账款过程。
2.审核应收账款报告并采取行动
如果你的标准付款条件是净30,一个好的经验法则是至少每个月检查你的a /R账龄报告。然而,如果你的付款条件是净-7甚至净-14,那么你应该每周或每两周检查一次A/R账龄报告。
每次审核应收账款账龄报告时,你都应该采取必要的步骤收取所有发票的款项。
以下是我建议您针对每个过期发票组采取的措施。
当前的
虽然你可能认为你不需要对未到期的发票采取行动,但我不同意。如果你使用像FreshBooks这样的会计软件,一定要利用它的付款提醒功能。一旦该功能启动,FreshBooks将在发票到期前自动向客户发送电子邮件提醒。我建议你将这个提醒设置为至少在发票到期日前两天发出。和你一样,你的客户也有很多责任,他们会感激你的提醒。
过期1至30天
此时,您应该在发票到期前发送一个提醒,在到期后的一两天内发送另一个提醒。一旦发票过期7天,你应该每周打电话跟进付款情况。
逾期31至60天
除非客户已经与你达成付款协议,否则这个组的发票应该在每周电话列表中。如果你仍然为那些发票过期60天的客户提供商品和服务,你应该考虑暂停他们的帐户,直到他们作出付款安排或付清他们的帐户。否则,你可能会有一笔大得多的钱,而你可能永远无法收回。
逾期61至90天
如果客户的发票超过60天,他们的账户应该被冻结,这意味着你不再向他们提供商品和服务。唯一的例外是,如果他们已经作出付款安排,并遵守所达成的协议,使他们的帐户恢复良好的信誉。
但是,如果您的客户还没有做出任何努力来弥补他们拖欠的余额,那么是时候采取法律行动了。
逾期超过90天
如果你的账本上有超过90天到期的发票,你很有可能拿不到钱。我的建议是你关闭客户的账户,这样他们就不能再向你下订单了。此外,如果客户确实想付清他们的余额并再次从您这里购买,您应该考虑向该客户支付货到付款(c.o.d.),或者至少要求在您执行任何工作之前支付定金。
如果你只是不想在你的业务中处理收款,我建议你雇佣一个应收账款经理,他可以为你处理这些。
3.提供提前付款折扣
考虑向客户提供在到期日前支付发票的激励。提前付款折扣是奖励那些通常按时付款并提前付款的客户的好方法。此外,它还可以激励经常迟到的客户尽早开始付款。查看我们的文章理解发票上的提前付款折扣了解它们是如何工作的。
4.发送付款提醒
快速获得报酬的关键是积极主动。大多数云会计软件程序允许你设置自动付款提醒,它会在客户的发票到期前或到期后立即发出。我们建议您至少在发票到期日前一到两天发出提醒。如果发票在到期日之前没有支付,如果发票仍然没有支付,在到期日之后的2到3天内发送另一个提醒。
5.用电子邮件发送发票给客户
使用像FreshBooks这样的云会计软件的另一个好处是,你可以直接从软件中通过电子邮件发送发票。这样可以确保您发送发票的时间和客户收到发票的时间之间没有延迟。一旦你点击发送,它就会在几秒钟内到达你的客户的收件箱。
通过大多数云计算程序,您可以跟踪客户何时查看了发票,何时在线提交了付款。
6.交付清晰准确的发票
如果你想让客户按时付款,给他们准确的发票是很重要的。每个企业都有不同的方法来处理错误的支付信息,您的客户可能会减慢过程,试图获得对您的发票的详细响应。相反,要学习如何写准确的发票,并及时将它们交付给每个客户。
7.接受网上付款
如果你给客户提供在线支付发票的选择,你将会增加你更快得到付款的机会。这是使用像FreshBooks这样的发票软件的另一个好处。每次您将发票通过电子邮件发送给客户时,它都会包含一个支付按钮,客户可以使用信用卡或Visa借记卡进行支付。
与FreshBooks在美国,你可以实施所有这7个技巧来更快地获得报酬,并保持正的现金流。注册一个FreshBooks账户只需要几分钟时间——在试用期间不需要信用卡。
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对你的业务的整体健康状况有关键的洞见会给你做出可靠的业务决策和吸引潜在投资者所需的信息。除了应收帐款报告之外,还有一些其他的报告需要你审阅。
以下是你应该每月审阅的四份主要财务报告。
应付账款(A/P)账龄报告
应付账款账龄报告与应收账款账龄报告是相同的,除了它包括了你欠供应商的未偿付账单。与A/R老化报表的分类相同:1 ~ 30天、31 ~ 60天、61 ~ 90天、90天以上。
损益(损益表)
损益表也被称为损益表,它显示了一段时间内的收入和支出的摘要,例如从2018年1月1日到2018年1月31日。收入和费用之间的差额在这份报告上作为净利润或亏损计算。注册我们的盈亏网络研讨会以进一步了解该报告的工作原理。
资产负债表报告
资产负债表报告汇总了企业在特定时间点(如2018年12月31日)的所有资产、负债和所有者权益。注册我们的免费服务资产负债表网络研讨会以进一步了解该报告的工作原理。
现金流量表
现金流量表记录了所有的现金交易,并将其分为三类:经营活动、投资活动和融资活动。注册我们的免费服务现金流量表网络研讨会以进一步了解该报告的工作原理。
底线
A/R账龄报告可以帮助你掌握未付发票的情况,这样你就可以及时收取款项,避免雇佣催收公司的额外成本。
如果你正在寻找一款软件,可以帮助你实现按时付款的目标,我们推荐FreshBooks。与FreshBooks,你可以把你的发票和收款自动驾驶,然后回去做你最喜欢的事情。注册一个30天的免费试用,自己去看看。