如何用7个步骤策划和举办一次成功的客户会议
本文是一个更大的系列的一部分销售管理。
客户会议给你一个与潜在客户、现有客户建立或重新建立信誉和信任的机会。通过了解会议的目的、适当的后勤规划、深入的研究、准备和计划,您可以确保您的客户会议有效和成功地进行。在本文中,我们将探讨如何使用在此过程中可以使用的模板来计划和运行客户会议。
客户会议模板
简化你的销售业务使用预制的、统一的模板来帮助指导您的客户会议。当您从模板填写信息时,将文档存储在客户关系管理(CRM)系统或另一个数据库中。下面你会发现我们构建的模板,以帮助你创建一个议程,并为所有类型的销售会议做坚实的笔记。
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快速提示:
使用CRM (customer relationship management)软件存储客户会议记录,并与团队成员共享。Freshsales是一个免费的CRM,帮助团队有效地协作和改善组织。
1.了解每次客户会议的目的
客户与潜在客户见面的范围取决于他们的需求和他们所处的位置销售过程。它会影响会议的内容和流程、与会者以及您将如何准备会面。下面是一些最常见的会议目的:
- 会议介绍:亲自拜访或打电话与潜在客户建立初步联系。它包括经过领导资格处理,确定他们的需求,并简要讨论你的业务,产品或服务。
- 咨询:与主要客户或现有客户进行咨询讨论,以确定他们的情况、需求和针对其独特情况的潜在解决方案。这不是推销的时候,而是基于你从他们的角度学到的知识和建议。
- 销售陈述:的推销商品的言辞给一个深入了解你的业务和产品的领导或客户。在这段时间里,你展示你的独特的销售主张回答关于你的产品或服务的问题。
- 产品演示:详细介绍你的产品,它的功能,它是如何工作的,以及它是否适合潜在客户。
- 建议讨论:与潜在客户的电话或会议,讨论报价或报价正式的提案包含定价、服务范围、条款等。
- 入职和离职会议:与新客户的电话或会议,以审查产品或服务的入职和交付过程。它还包括把他们介绍给一个新的联系人,比如销售代表把他们介绍给客户经理。
- 客户签到或续签会议:与当前客户的一次会议,检查他们对您的解决方案的需求和满意度。您还可以解决与您的产品或服务更新相关的问题。
销售管理其他组织领导团队必须为每种类型的会议制定程序和工具,并为他们的代表和客户经理提供这些工具。一旦完全理解了目的,剩下的步骤就变得直观了。
2.物流管理会议
一旦会议确定下来,并且所有与会者都理解了会议的目的,确保你能妥善处理后勤问题。这包括商定正确的时间、地点和沟通渠道,如当面、电话或视频会议会议。此外,确保所有应该参与的人都被邀请了,并且知道要满足后勤要求。
例如,如果你正在为你的软件做一个产品演示,让一个软件工程师在电话中帮助客户更好地理解功能。此外,如果你正在做一个提案讨论,在你的领导的购买过程中有多个决策者,确保他们都被邀请了。
为了很好地管理会议,请确保您提供详细的登录电话或视频会议的指导,并确保任何访问的web链接正常工作。如果是亲自去的,把他们需要知道的位置和任何安全或停车信息都写下来。
最后,让领导或客户带上会议所需的物品或信息。例如,对于基于续期的保险,许多代理会要求客户提供当前的保单信息,以便讨论他们的提案。通过这种方式,他们可以对当前或更新的政策进行直接的比较。
专家提示:使用调度自动化工具Calendly简化会议时间和地点的商定过程。Calendly允许用户配置他们的会议参数,以满足他们的调度需求。与会者可以收到一个日程安排门户的链接,并找到最有效的时间和渠道。一旦安排好,事件就会自动同步到每个人的日历上。
3.调查你的与会者
根据客户会议的类型,在会议之前应该获取某些细节。如果你是第一次和某人见面,准备好一些谈话要点,通过研究参与者的经历或兴趣来建立联系。例如,如果你在LinkedIn上了解到你有共同的朋友,或者和你的领导在同一所学校就读,在会议上提到这一点,以建立融洽的关系。
对于直接讨论产品或服务的会议,如产品演示,提案电话,或销售演示,更多地了解领导目前的供应商,以及他们对他们的感觉。如果他们不喜欢当前的价格或客户服务,你可以利用这些见解来表达你如何弥合这些差距,并提供一个更令人满意的解决方案。
与现有客户的任何会面都应该包括对他们的活动历史、客户体验以及与贵公司相关的任何问题的全面回顾。准备好处理他们的投诉,并根据他们与你的产品、服务或整个业务的互动了解他们来自哪里。
你可以使用的一些研究资源包括LinkedIn、领导或客户的网站,或相互的联系。您还可以使用客户关系管理的领先数据组织和笔记功能来跟踪信息(CRM)软件。之前的交互和联系信息可以存储在流行的产品中,如HubSpot的让你的整个团队都能访问。
4.准备内容和问题
当你准备与客户会面时,你可以预先提出一些问题,以了解他们的需求、优先级、购买流程、预算和时间表。此外,确保会议的内容和材料看起来是专业的,最新的,并为展示做好了准备。
例如,使用幻灯片演示产品,或者在讨论提案时使用电子表格进行价格比较。你也可以有一个检查表文件,在咨询期间或任何时候,你是合格的领导。在我们的文章中可以找到一个示例清单使用BANT方法有线索。
最后,也可以说是最重要的,是准备会议议程。这应该包括在分配的时间内讨论事项的顺序。议程还应该包含一个目标,您应该在会议之前将其发送给所有参与者,以便他们知道会发生什么。
5.以介绍开始客户会议
在会议的第一阶段,在电话会议上介绍你自己和组织的其他成员。同时也允许领导或客户自我介绍,简单介绍他们是谁,他们是做什么的,以及他们为什么对会议感兴趣。
之后,你可以引用你在第三步中创建的一些谈话要点。例如,如果这是一次一对一的会面,而你认识对方的一个朋友,你就可以提出这种联系。你可以这样开始对话:“嘿,我想我看到你和Griffin Buscavage也是朋友。”
6.坚持议程
坚持你设定的计划是很重要的,因为它会影响到参加会议的潜在客户或客户的期望。此外,所有与会者都在围绕这个议程管理他们的日程。所以要坚持下去,关注会议的主要目的,尊重每个人的时间,不要让会议持续太久。
保持议程的一部分是保持对谈话的控制。与许多销售代表所想的相反,这并不意味着90%的时间都在说话。任何客户会议都是双向的对话,在他们发现你的产品或服务提供的解决方案的同时,你了解他们的问题和首选的解决方案。
如果你没时间了,但还有其他的议程项目,找一个有礼貌的方式来管理一个计划来完成这些项目。例如,如果你可以再延长5分钟,询问参与者是否有时间留下来。如果他们没有,但你仍然需要更多的时间,同意后续电话,并发送下一次会议的日历邀请。
7.制定后续计划
在每次会议结束时,为你、你的销售代表、领导或客户必须完成的事情制定一个后续计划。会后的许多任务取决于会议的目的和讨论的内容。例如,在介绍性会议之后,您的下一个行动计划可能是发送后续电子邮件和另一次会议的日历邀请,例如产品演示。
在这一阶段,明确下一步到底是什么。及时完成后续工作,保持领先或客户的购买或更新心态。如果你做了一个销售演示,而潜在客户想要报价,那就在一天之内提出建议并发送出去。这是为了跟上他们所学到的信息,并保持他们的购买心态。
专家提示:不要让后续任务从缝隙中溜走。crm还充当任务管理工具,您可以在其中创建和跟踪需要在特定期限内完成的任务。Bitrix24例如,它让用户管理独立的任务,或者直接与CRM系统中的领导或客户相关的任务。另外,团队视图允许每个人对需要完成的活动进行协作。
有效召开客户会议的技巧
在你进行吸引客户会议的每一个步骤时,遵循这些技巧来最好地与客户联系。这些将帮助你变得更有条理,并最终从你的客户会议中获得更好的结果:
- 尊重他们的时间:准时出席,按照议程安排,保持会议的长度合理,不要超过分配的时间。
- 进行详细的研究:你在会议前获得的任何见解都是有价值的。这也表明你在个人层面上认真地理解和与你的客户互动。将你收集到的情报保存在你的客户关系管理系统中,以备将来参考和他人访问。
- 以勤奋的笔记:确保你在会议中记录了你学到的一切,以备将来使用。做好会议记录还可以防止你忘记客户可能在讨论中提到的重要细节。
- 避免不恰当的对话:和所有的商务场合一样,不要提出不道德的话题或任何会让与会者不舒服的话题。通常要避免的事情包括政治、宗教和深刻的个人话题。
- 专注于对他们的独特价值:了解你的竞争对手以及你如何从他们中脱颖而出。另外,在如何为客户增加价值的上下文中,重点关注健壮的因素。例如,如果你知道潜在客户的预算很大,但由于糟糕的服务而对他们目前的供应商感到不满,你可以专注于你提供的优秀客户支持。
- 选择合适的环境:你与客户或领导的关系应该决定会议环境。如果你已经和一个客户有10年的关系,带他们去吃午饭而不是打电话问候可能是一个更好的主意,因为你已经和他们有了长期的私人关系。
- 坦诚:许多销售人员说,人际关系和工作中人性化的一面是他们最喜欢的方面。在你的会议中保持专业和社会联系的平衡,不要害怕做你自己,让你的客户笑。在很多情况下,领导或客户并不是在选择公司,而是在选择与他们互动最好的销售代表。
底线
不恰当地处理客户会议可能会毁掉获得新业务或留住现有客户的机会。在计划和举办客户会议的过程中,保持组织和专业是至关重要的。在销售过程的其他阶段,使用有组织的会议议程,认真做笔记,可以帮助你保持系统化,完成更多的交易。