10个专家批准的施工会计最佳实践
本文是关于会计软件.
工程会计是一种独特的记账和财务管理形式,具有许多鲜明的特点,如工程成本和变更单。这可能会使许多承包商和建筑公司难以找到正确的会计方法,以跟上他们不同的项目、分散的工作和不规则的成本。在本文中,我们将介绍一些技巧和最佳实践,以帮助简化这些施工会计过程。
1.使用工作成本
因为建筑公司可以在同一时间从事许多不同的项目,准确地将费用归到每个工作,以控制成本和衡量项目的盈利能力是至关重要的。所有直接和间接的费用必须分配到适当的工作,以确保公司的财务记录是准确的,这必须发生在项目期间,而不是之后,费用必须每天提交。
费用的分类应该与你提供给项目经理的估算相同,以确定工作是否按计划进行。建筑公司也应该有一个分配间接费用的标准公式,例如管理费用,分配给每个项目。您可以使用软件中的工作成本计算功能,例如QuickBooks承包商.
如果操作正确,作业成本会产生可操作的数据,为项目经理和主管提供一个“记分卡”,以检查他们的团队如何执行,并可能做出调整。它还有助于保护有限的利润空间,并锁定正确的项目。
2.考虑完成合同会计的税收
的完成合同的方法(CCM)包括只有在合同全部完成时才报告所有的项目收入、费用和利润,尽管付款可能在项目期间收到。虽然这种方法通常是建筑行业最受欢迎的方法,但它最适合于两年以下的短期合同。
如果无法计算项目的完成率,或者希望将收入推迟到未来的时期,承包商通常会使用这种方法,但它也有来自国税局的特殊限制。要符合资格,承包商不能超过一定的平均年收入,他们的合同必须在规定的时间内完成。还需要注意的是,由于收入与成本的匹配并不恰当,所以这种收入确认方法并不正确公认会计原则(GAAP)批准.
3.使用时间跟踪软件与地理围栏
建筑公司的劳动力可以包括受薪雇员、工会和非工会工人以及独立承包商。跟踪多个项目的工时和成本很容易变得混乱,这就是为什么利用各种规模的建筑公司可用的基于网络的工具和移动应用程序来自动化过程、减少人为错误和疏忽是很重要的。
不仅必须使用某种形式的时间跟踪软件但投资一款带有地理围栏功能的应用也是个好主意,它可以提醒员工上下班打卡,让你在员工上班时追踪他们的位置。
4.管理变更订单
建设项目经常会发生与原计划不同的变化,这可能会削减项目利润,甚至导致与客户的纠纷。为了避免这种情况,原始合同应该详细说明如何处理变更订单。承包商还应建立一个标准的变更订单流程,对每项变更所需的工作和成本进行完整的文件记录。
虽然承包商应该在收到客户签署的协议后才开始工作,但在现实中这通常不会发生。但是无论哪种方式,重要的是在您的会计软件中记录变更顺序,以便跟踪项目成本和盈利能力。
5.利用会计软件
建筑会计软件有助于自动化标准流程,如工程成本和估算比较,也使承包商能够更好地跟踪项目的盈利能力。我们推荐鼠尾草100承包商作为最佳工程会计软件特别是因为它的企业资源规划(ERP)功能,包括项目管理、员工远程时间跟踪和设备管理。Sage 100 Contractor也是一个完整的会计软件包,具有作业成本计算功能,允许您生成成本报告,并检查作业成本日志、劳动日志和账单摘要。
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6.选择合适的工资提供程序
由于建筑行业有严格的报告要求,公司可能会发现发工资是一个复杂的过程。这可以应用于一些情况,例如现行工资要求、经过认证的工资报告、多个工资率、多个州和多个地区。建筑公司也可能面临大量的工资报告要求,即使他们不需要提交认证工资。其中包括工会报告、工人补偿、新雇员报告和少数族裔平等就业机会(EEO)合规情况。
因为在建筑公司处理工资单的过程中有太多的变量,所以选择建筑工资单提供者.管理多个工资率的能力是处理工资单的关键,也是多州、特定于工会和工作成本计算工具的关键。
7.跟踪业务费用
跟踪业务费用可能是棘手的,因为它也包括跟踪材料和人工。如果你用信用卡支付这些费用,你必须使用一张只用于商务的信用卡。你需要跟踪工资、分包商费用、设备和材料采购,确保每笔交易都标明了日期、说明和付款。
将这些费用按服务和个人工作分类也是很重要的,这样你就可以很容易地追踪你的收入和支出。你可能想用一个数字费用跟踪应用程序为您自动化此过程。
8.核对银行和供应商对账单
每个月,你的银行和供应商会为你的每个账户发送一份对账单,你需要核对,以确保它与你自己的会计系统、发票和付款相匹配。在检查任何不符点后,你可能需要与你的银行联系,讨论出现的任何问题。
在核对你的账目时,你可能还想检查你是否有任何意料之外的开支,这将通过提高预期的工作成本来影响项目的利润预测。你需要确保这是有原因的,你有一个适当的计划,以确保你不会失去盈利能力和损害你的利润率。查看我们的推荐最佳银行余额调节软件.
9.以数码方式备份纪录
在管理公司财务时,保持收据、发票和其他文件的准确记录是至关重要的。如果你保留了这些记录的硬拷贝,你需要把它们整理好,这样你就很容易找到你要找的文件。但你也应该有一个备份计划,以防你的文件丢失或损坏;保存这些文件的数字记录是确保它们安全的最好方法。
基于云的技术以合理的价格提供了几乎无限的存储能力。通过在云中保存备份,您将确保您的建筑业务将能够访问其运行所需的信息,无论您在哪里。
10.提高库存跟踪
保持一个准确的材料清单可以让你更容易看到你的资源在哪里被使用,这样你就可以做出相应的预算。一份工作需要比预期更多的劳动力或材料是很正常的,如果你不断从库存中取出材料,你可能很快就会超出项目预算,也会发现自己在其他项目上供不应求。
自动化库存管理是提高效率和消除耗时的手工任务的关键。由于承包商要处理一系列的建筑材料——从原材料和消耗品到预制产品——并且经常在任何给定的时间内管理多个建筑工地,因此使用库存管理系统简化存储位置、工作订单和采购订单(POs)的需要是至关重要的。我们建议审查我们的建议最好的库存管理软件.
建筑会计如何独特
建筑工程会计与普通企业会计在几个方面有所不同。除了标准的应收账款(A/R)、应付账款(A/P)和工资交易外,建筑公司还处理工程成本计算、变更订单、进度账单和客户存款。以下是它最显著的三个特征:
- 基于项目的:无论是与生产、账单或劳动力相关的,建筑公司主要围绕项目开展业务。因此,承包商必须将每一个建设项目视为一个独特的、短期的利润中心。为了控制成本和成功竞标,跟踪每个项目的准确成本是至关重要的。
- 分散的生产:建筑项目主要发生在不同的工地上,而不是固定的地点。设备使用和劳动力经常从一个地点转移到另一个地点,这可能导致调动成本。这也意味着设备和人工成本必须始终跟踪到每个工作地点,以及正确的工资率。
- 长期合同:在建筑行业,生产合同可能持续数年,在此期间有多次延期付款。合同条款通常允许30天、60天或90天或更长时间付款。因此,收入确认和现金管理在建设中有特殊的考虑。
底线
建筑公司的会计有它的挑战,需要一个独特的方法,以及全面了解所有的因素,进入过程。按照建议的提示和最佳实践,您将确保您的公司能够保持准确的记录,并更好地处理您的财务状况。