如何使用谷歌表作为CRM(+模板)
本文是关于CRM.
客户关系管理(CRM)软件有助于自动化销售过程,并跟踪线索、联系人和机会。虽然专用的CRM解决方案提供了高级功能和自动化工具,以准确处理业务和销售数据,但使用谷歌Sheets设置自己的CRM是可能的。我们的指南包括如何设置您的谷歌表CRM,创建过程跟踪表,以及配置公式和自动化的说明。
免费谷歌表CRM模板
建立一个谷歌Sheets CRM来跟踪线索、联系人和销售机会的最快方法是下载我们的免费模板。它包括四个电子表格,可以作为一个工作簿,你可以使用基本的客户关系管理。这些电子表格包括联系信息、交易状态、销售概况以及总结销售数字的图表。
建立您的谷歌表CRM
为客户关系管理创建谷歌表很简单,特别是如果您熟悉使用谷歌表或Microsoft Excel.按照这五个步骤开始,并在本文的结尾查看我们关于如何最大化您的新谷歌Sheets CRM的额外提示。如果您认为使用正式的客户关系管理软件更适合您的业务,我们还包括一个顶级客户关系管理选项列表。
1.确定客户关系管理中要处理的信息和数据
在谷歌Sheets中设置CRM的第一步是决定要跟踪什么类型的数据。你还需要弄清楚你应该从你的交易和联系人中提取什么信息。提前识别这些信息可以节省以后的时间和精力。它更难做工作流的变化在没有标准crm提供的高级数据管理工具的情况下。
我们建议跟踪不超过三个独立的销售过程数据集,因为您已经习惯了使用谷歌表进行客户关系管理。由于您将在一开始手动添加大部分数据,所以不要给自己额外的工作。我们的第四个选项卡包括图表,它们只是销售概述工作表数据的可视化表示,不需要使用任何图表销售过程.
在我们的示例中,我们使用电子表格跟踪联系人、交易和销售状态。然后,通过为每个信息片段创建一个列,我们将深入到每个工作表捕获的特定数据。
2.在不同的选项卡中创建过程跟踪表
确定了要跟踪的数据之后,在谷歌CRM工作簿中创建四个单独的选项卡,包括联系人、交易、销售概述和图表。
表1:联系人
联系人选项卡是保存联系人所有重要信息的地方。这些信息包括公司名称、联系方式、联系类型、来源和其他有用的注释,比如首选的打电话时间或需要联系的特定沟通渠道。
在谷歌Sheets中,没有简单的方法可以按类型(如潜在客户、推荐或其他类别)划分联系人。最好的选择是为该列数据创建一个下拉菜单。我们将在第四步中讨论如何做到这一点。
表2:交易
这些都是你想要接近的销售机会,所以在每个交易阶段都要仔细地跟踪他们的进展。没有正式的好处CRM视觉管道为了一目了然地查看信息,在你的Sheets工作簿中创建第二页专门记录交易是一个很好的主意。
在这张表格下,包括交易名称、公司、交易价值、交易状态和完成的可能性。在这里,您可以指示一笔交易是处于兴趣阶段、提议阶段,还是已经赢了还是输了,因此它可以在销售概述选项卡中自动计算您的收入。
表3:销售概况
销售概述选项卡是指定时间段内预期销售额的快速快照。它显示了所有交易阶段的价值——从兴趣和提议阶段到成功和失败的交易。这可以让你了解自己的收入状况,以及未来几个月需要团队更多关注的失去机会的领域。
表4:图
图表选项卡包括销售概述选项卡中数据的可视化表示。这些图表连接到其他选项卡,当您更改交易或销售概述选项卡中的销售数字时,这些图表将自动更新。您可以简单地将这些图表放入报告或演示中,提供您的概述销售业绩.
3.有效地命名你的专栏标题
一旦你建立了你的CRM电子表格文件,在电子表格的第一行创建标题。这些列将保存您想要跟踪的每个联系人和交易的不同类型的信息。仔细选择这些标头,因为每个标头都代表一个数据点,稍后将用于排序、搜索和查找特定的记录。
我们建议使用以下标题为您的联系表,尽管您可以修改它,以添加任何您需要跟踪的附加类型的信息,如职位名称或社交媒体页面。如果发现跟踪的数据比所需的多,可以很容易地删除这些列。然而,追溯添加数据更加困难。
联系表的标题
这张表格应该包括基本的联系方式和一些其他的数据点。
- 联系方式:每一笔交易都应该与一个人联系起来,无论是领导还是现有客户。除了每个联系人姓名的列之外,还需要捕获他们的电子邮件地址、电话号码、职称、公司和地址的列。
- 联系类型:这表明他们是领导、推荐人、客户还是其他类型的联系人。
- 主要来源:无论结果如何,追踪你的线索是从哪里产生的,都是值得的,以便做出明智的决定,在哪里投资你未来的营销努力。
- 最后的联系:记录你最后一次与联系人联系的时间。使用此字段可以在每次发送电子邮件或与他们通话时更新日期。
- 注:在这里记下你与联系人的对话或其他交流,以及需要采取的任何行动步骤。
- 老板:使用这个字段来指示团队中负责联系特定联系人的人员。
交易表标题
这可以跟踪您的交易,并告诉您每一个重要的细节一目了然。
- 协议名称:这就是你所说的交易(例如,“Adcom Group 2021年春季项目”)。使用你能够快速找到并联系到具体销售机会的名称。
- 交易说明:除了名称之外,还要包括交易的简要描述,这样你和你的团队就可以参考销售机会的范围。
- 关闭的可能性:为了让自己了解哪些交易最有可能完成,可以使用这个字段来跟踪每个销售机会完成的可能性百分比。
- 交易金额:这代表交易的估计、确认或提议价值。根据你销售的产品或服务的类型,这可能是一次性成本,也可能代表有经常性收入的合同的价值。
- 处理阶段:使用这个字段来确定每个销售机会在销售过程中的位置,包括兴趣、提案、赢得或失去。
专家提示:为了便于计算您的交易价值的总投影,分组交易基于他们所处的阶段。如果交易的状态被更新,则将整行剪切并粘贴到它当前所属的交易阶段。有关更多信息,请参考我们的模板。
销售概述标题
这提供了一个特定时间段内销售预测的快速概述。
- 处理阶段:在你的交易标签中列出你已经确定的交易阶段,这样你就可以准确地看到每个阶段的收入预测。
- 时间轴:确定你想衡量销售状况的持续时间——最理想的持续时间是按月计算的,这样就很容易发现趋势并跟踪每月的销售进展。
- 收入预测:根据交易选项卡中的总金额,此列使用数据引用公式.它向您快速总结了您的销售推广状况和每个月和交易阶段的预计收入。
4.配置简单的销售公式和自动化
在为各种选项卡中的列命名之后,就可以添加自动化函数来使数据协同工作,从而创建一个工作的CRM系统.下面是一些简单函数的例子,你可以添加到你的电子表格中:
添加条件格式
条件格式允许您基于单元格中的信息创建规则。例如,您可以设置一个规则,如果“最后联系人”列中的日期超过四个星期,则单元格背景变为红色,提醒您需要联系该联系人。谷歌已经条件格式说明在谷歌表。
使用数据验证列表
考虑使用数据验证来确保只向单元格或范围添加特定类型的数据。在样例模板中,我们在“Contact Type”和“Stage”列中使用了这个特性,将信息限制在特定的列表中。这有助于保持你的CRM数据整洁有条理,便于分类和报告。
学习如何用它创建单元内下拉列表谷歌关于数据验证的指导.
参考其他表中的数据
您可以引用来自其他单元格的数据,以浓缩格式汇集最重要的数据。在样例模板中,我们将各个交易阶段的值汇总到销售概述选项卡中的一个表中,以显示销售扩展的值。学习如何引用其他表中的数据.
5.导入现有的数据
填充新的销售CRM电子表格的最简单方法是手动在表格中输入数据——电子表格的每一行都有一个联系人记录或交易。如果您只有几个联系人,这是一种以最小工作量将您的信息输入CRM的可管理的方法。
或者,如果您以前使用过电子联系人管理工具,如地址簿,例如Mailchimp的或不断的联系,您通常可以将联系人导出为CSV文件。
完成此步骤后,您就可以开始使用谷歌Sheets电子表格工作簿作为CRM了。
充分利用你的谷歌电子表格CRM
使用谷歌Sheets作为您的CRM的好处之一是,它能够将简单的电子表格转换为能够处理业务数据的自动化工具。下面是其他的建议,以最大限度地利用你的新客户关系管理。
生成报告
您的CRM数据可以很容易地按列排序,允许您根据任何特征或类型的联系人信息生成可操作的报告。例如,您可以按字母顺序、按交易价值顺序或按最近的联系人顺序保存交易和联系人。
要对数据进行排序,请将光标移到最上面一行,然后单击出现的选择箭头。接下来,向下滚动菜单并选择是按升序还是降序对列进行排序。
筛选是另一个功能强大的工具,它帮助您根据特定的条件或值创建报告。例如,您可以创建一个视图,显示上个月没有与之沟通的客户。你也可以过滤那些只显示5000美元以上交易的行,这些交易的成交概率至少为80%。
分享和集中使用您的客户关系管理
如果您打算与团队一起使用您的CRM,请相应地设置其共享首选项。只使用一份文档,这样每个人都可以获得关于你的联系人、线索和销售进展的最新信息。在谷歌Sheets中,单击界面右上角的蓝色“Share”按钮,让特定的个人或您的整个团队访问CRM工作簿。
谷歌表客户关系管理对谁有好处
谷歌Sheets很容易变成一个简单的CRM系统来跟踪最重要的客户信息,但它并不适合所有人。以下是一些最能从中受益的用户:
- 用户需要一个简单的系统来组织他们的联系人和交易:谷歌Sheets提供了一种精简、简单的方式来保存您的所有联系信息和跟踪交易更新。
- 追踪各种收入来源的独立企业家:Solopreneurs如果想要一个简单的系统来跟踪他们来自多个来源的实际和预期收入,可以使用谷歌Sheets有效地做到这一点。
- 乐鱼游戏app下载只有一两个销售人员的小企业主:如果你只和几个销售人员一起工作,使用谷歌表来监视他们的领导和业务拓展的状态,这样每件事都能得到合理的解释。
谁不适合谷歌的客户关系管理
以下是将受益于dedicated的用户CRM软件:
- 处理大量联系人和客户数据的业务:如果您要处理数百个联系人,那么使用谷歌Sheets作为您的CRM可能会导致数据重复,因为需要大量手动输入数据。
- 使用许多第三方应用程序的用户:如果你的公司使用很多第三方应用程序,比如社交媒体管理,项目管理,发票和销售自动化,您最好使用专用的客户关系管理平台,与其他应用无缝集成.
- 规模较大的销售团队希望监控销售代表的表现:如果您想监视销售代表的目标和配额,谷歌Sheets不是一个理想的选择,因为您只能在平台上执行基本的自动化功能。
谷歌工作表CRM备选方案
虽然创建自己的谷歌工作表,但CRM是一种有效的方法CRM替代因为它提供了一种简单的方式来跟踪你的销售和交易,实际的CRM软件提供了更高级的功能。下面我们列出了一些值得考虑的顶级CRM工具:
HubSpot的CRM
HubSpot的CRM是一款功能丰富的客户关系管理软件,包含销售、营销和服务工具。它有一个客户管理功能,允许您监视您的活动客户的进展,并记录每个客户带来的潜在收益。它的销售自动化功能自动计算您的预计收入,盈亏,以及检测不活跃的交易。
除了领导管理和销售报告,HubSpot的CRM还提供了以下工具电子邮件营销帮助您扩展客户拓展活动,加强与现有客户的关系。如果您想为您的第一个客户关系管理提供一个免费但健壮的系统,HubSpot CRM是一个可靠的选择。要了解更多关于该提供程序的信息,请阅读我们的深入报道HubSpot的CRM审查.
Freshsales
Freshsales是小企业中最受欢迎的客户关系管理工具之一,因为其直观的界面和合理的定价计划-免费版本的乐鱼游戏app下载无限用户可用。此外,它已经销售自动化工具这有助于销售团队吸引高质量的销售领导,与潜在客户接触,并培养客户关系。它还具有人工智能(AI)支持的交易洞察功能,你可以利用它来获得收入和收益销售预测.
之一Freshsales”它最突出的功能是功能丰富的内置手机,允许用户直接从桌面应用程序呼叫客户和客户。这使得代理很容易跟踪他们的客户,并在应用程序的笔记部分记录他们的历史对话。阅读我们的全面Freshsales审查.
Salesforce
Salesforce是市场上最复杂的客户关系管理软件之一。它的销售自动化功能让用户管理和监控他们的线索和机会的进展,以及根据销售管道中的活跃交易预测未来的收入。其先进的领导评分功能使用户能够评估完成交易的可能性,并追求那些最有可能转化为付费客户的人。
除了先进的销售自动化工具,Salesforce还提供了一个高度可定制的仪表盘,让用户可以管理他们所有的线索、交易和机会。这允许用户根据自己的销售流程定制仪表板。了解更多关于它丰富的功能集在我们的Salesforce审查.
底线
谷歌Sheets CRM提供了一种简单的方式来管理您的联系人和线索,以及监控您的销售进度和传入收入。但是,必须记住,它只适合处理少量数据,需要手动管理它。您还可以简单地将其用作谷歌Sheets客户数据库。处理大量客户和业务数据的组织应该考虑使用专用的CRM。