Grasshopper电话系统5步使用(+最大化服务的技巧)
本文是关于网络电话。
要开始使用Grasshopper电话服务,您只需要选择一个计划和一个电话号码。这些准备就绪后,下载应用程序并创建一个独特的问候语。最后,添加所需的扩展,并开始从虚拟电话系统呼叫。在我们的分步指南中学习如何使用Grasshopper电话系统,包括如何最大限度地利用您的新互联网协议语音(VoIP)呼叫平台的提示。
1.选择您的计划并选择一个电话号码
在注册之前,决定你是想保留当前的电话号码还是选择一个新号码蚱蜢电话服务。Grasshopper提供免费的移植服务,因此您可以保留现有的业务电话号码。或者,选择新的、免费的本地号码、虚号或800号码。
接下来,去蚱蜢定价页选择您的订阅计划。不像其他的乐鱼游戏app下载小型企业VoIP服务在美国,你不必为虚拟传真或呼叫报告等功能支付更多费用,也不必按公司的要求按用户付费RingCentral而且8×8。
相反,所有三个Grasshopper服务包都具有相同的功能,无论有多少人使用你的电话服务,你都需要按月支付固定费用。这些方案在电话号码和分机号码的数量上有所不同。订阅价格从每月29美元到89美元不等。套餐有1到5个电话号码,3到无限个分机号码。
您可以选择以下订阅服务:
- 个人计划:一个电话号码和三个分机,每月29美元
- 合作伙伴计划:三个电话号码和六个分机,每月49美元
- 乐鱼游戏app下载小型商业计划:每月89美元,5个电话号码,无限制扩展
蚱蜢提供月度或年度账单。每年支付可为您节省10%以上。一旦你选择了一个计划,点击“立即购买”。从那里,从几个选择商务电话选项。点击按钮获得免费或本地电话号码,或选择“使用您的当前号码”。
如果您决定移植您的号码,请输入您现有的号码,退房后,Grasshopper会发送一封电子邮件开始移植过程。您将收到一个临时电话号码,以便在处理您的请求时使用。随机生成或免费的虚荣或本地号码也可用。
选择数字后,弹出“订单汇总”页面。它显示你的订阅计划,你可以选择你的计费周期(每年或每月)。在这里输入你的付款信息,然后点击“创建我的账户”。一旦你订阅了,Grasshopper会在屏幕上提供一个指南,引导你完成设置过程。
2.下载App
蚱蜢的软电话应用程序可以让你使用自己喜欢的设备拨打或接听电话。最终,Grasshopper会通过你的Wi-Fi、互联网连接或手机服务来路由呼叫。手机和桌面应用程序确保你的业务号码出现在收件人的来电显示(ID)上,并将个人通信和专业通信分开。
您需要下载一个软电话应用程序用你的手机、平板电脑或电脑上的商务电话打电话。Grasshopper在其网站上为Mac或Windows电脑提供桌面应用程序。前往谷歌Play或苹果应用商店下载iOS和Android应用程序。
下载后,输入您的Grasshopper用户名(或用于注册的电子邮件地址)和密码。Android或iOS应用程序也需要输入手机号码来注册手机进行外呼。此时,Grasshopper会询问你是否需要应用程序通知。说“是”,就能收到未接来电、短信和语音邮件的提醒。
最后,为你的设备选择一个扩展。这只会显示在你的通话记录中,所以另一条线上的人不会知道你是在打手机还是在用电脑。
Grasshopper的移动和桌面应用程序允许您:
- 提供个人短信、群发短信和彩信的功能
- 检查你的通话记录,语音信箱信息和语音信箱转录
- 接收未接来电通知并调整呼叫前转设置
- 从您的设备上呼叫您的业务帐户扩展或第三方
3.选择或创建唯一的问候语
蚱蜢电话服务计划包括一个虚拟接待员auto-attendant。它预先配置了一个通用的问候语,说:“谢谢您的来电。请按0与代表通话。”
虽然这种标准的问候方式可以完成工作,但个性化的问候可以给人更好的第一印象。在开始之前,创建一个脚本给你留言。接下来,登录到你的Grasshopper门户,点击“设置”,然后是“问候”。在这里您可以选择“更改问候语”,并选择录制方式。
通过Grasshopper选择三个录制选项,包括以下内容:
- 上传MP3音频文件:录音时间不要超过两分钟,文件名不要超过24个字符。
- 使用手机或电脑:在您的移动或桌面设备上录制问候并上传到Grasshopper。
- 订购Voice Studio录音:选择一个蚱蜢声音工作室的艺术家来录制你的问候,每单75美元。
4.添加所需扩展
分机将来电直接拨至特定的个人或部门。许多企业将其用于销售、计费和客户服务部门。蚱蜢电话服务计划提供三到无限的扩展,这取决于你的订阅。
使用Grasshopper的在线门户添加一个扩展。通过“员工扩展”或“部门扩展”点击“添加扩展”。新的扩展现在显示在列表的底部。接下来,点击“编辑”编辑扩展。
在编辑区域,您可以执行以下操作:
- 输入接收语音邮件转录的电子邮件地址
- 更改分机号码、描述、名称、用户或电话个人识别号码(PIN)
- 添加或修改该分机的呼叫前转号码
- 查看和自定义您的扩展问候语和语音邮件
5.开始打电话
注册后,您可以立即开始拨打和接收语音电话和短信。激活一个端口号需要稍长的时间,但您仍然可以使用公司提供的临时端口号与客户和同事通信蚱蜢。点击手机或桌面应用程序即可拨打电话。您将看到一个称为拨号器的小键盘,可以访问您的文本信息和语音信箱。
花几分钟时间熟悉Grasshopper电话系统、设置和应用程序。你的虚拟电话号码提供者提供在线指南,教你如何使用蚱蜢电话系统自定义设置。
此外,你的电话系统可以让你:
- 为您的帐户启用传入传真,这是所有Grasshopper订阅的免费服务
- 将入站呼叫路由到Ruby Live前台,这是一个通过Grasshopper提供的实时应答服务
- 为您的主线,语音信箱和扩展创建自定义问候
- 从Salesforce或HubSpot等文件或程序上传业务联系人
- 使用软电话应用程序在移动设备和桌面设备之间同步业务联系人
如何最大限度地利用蚱蜢的特性
与RingCentral和Nextiva等提供商相比,Grasshopper的功能集不那么强大。不过,它提供了必要的呼叫工具,如语音邮件、自动助理和呼叫报告。对于那些不想为他们不需要的复杂功能付费的小团队来说,这是一个很好的选择。
使用这些技巧可以确保来电者和同事有良好的体验。您也可以查看我们的综合蚱蜢审查了解更多功能。
1.确保所有团队成员都被邀请
与其他商务电话系统不同,蚱蜢不收取每用户费用时,增加员工到您的帐户。具有管理员权限的用户可以访问web门户,并选择设置下的用户选项卡。点击“添加新用户”,输入你的团队成员的信息,然后点击“添加用户”。
接下来,输入您的帐户密码并单击确认。在此之后,Grasshopper会向您的新用户发送电子邮件邀请。收件人收到邮件后会被提示设置密码。但是,在您配置分机权限之前,您的员工将无法访问电话号码或分机。
这也是向您的团队提供有关Grasshopper电话服务的有用信息的好时机,例如录制语音邮件问候语的说明。该平台提供全天候的客户服务,并拥有一个知识库,因此您的团队可能不需要大量的培训。
然而,随着业务的增长,您可能需要与HubSpot或Salesforce等工具集成客户关系管理(CRM)。一个网络VoIP电话系统像RingCentral或Nextiva提供了比Grasshopper更多的集成,你可能还想考虑一个VoIP培训课程适用于管理员或员工。
2.创建扩展和目录
扩展和员工目录是让你的企业看起来更大的好方法,让呼叫者找到最适合处理他们电话的人。蚱蜢服务计划提供三到无限的扩展,并路由呼叫到不同的个人或部门。
您可以在门户网站中编辑和添加扩展。选择Grasshopper的部门扩展(0到6)和员工扩展(700到799)。一旦设置了分机,启用呼叫公告,它会在接听之前告诉您分机名。
为每个扩展创建自定义设置:
- 安排假期安排和问候
- 选择来电显示方式
- 配置分机名、时区和用户访问
- 开发呼叫前转规则
Grasshopper为员工目录提供了默认的扩展号8。通过在您的门户中按员工分配的扩展名添加他们的姓和名来编辑它。目录为可选目录。如果你不想使用它,只是离开提示这个扩展在你的自动助理。
3.配置呼叫前转
分机用于一个或多个具有不同呼叫前转规则的电话号码。例如,作为一个个体企业家,你可能希望电话转到你的手机和台式机。你可能需要几个员工来接听部门的分机电话。在您的在线门户网站中,单击您想要编辑的扩展,在扩展选项卡下,点击“添加转发号码”。
蚱蜢提供了三个选择振铃呼叫前转号码:
- 在顺序:蚱蜢环你的转发号码一次一个,在顺序列出。
- 同时:蚱蜢在同一时间拨打所有的号码。
- 无限期地:蚱蜢按了上面的号码,直到有人接。
4.设置工作和休假时间
如果你的公司不能24小时接听电话,那么自定义时间表是通知来电者的好方法。您可以为整个帐户设置一个计划,也可以为每个扩展设置一个计划。你的时间表可能每天都不一样,或者某些员工可能只在特定的日子或时间有空。
一旦配置完毕,来电者在营业时间之后将遵循与营业时间不同的规则。此外,您还可以添加假期安排以延长假期。在此期间,蚱蜢播放你的问候。
5.定制问候
在安装过程中,您可能已经记录了主要的问候语。但是,您可以为下班后的电话、部门或个人分机和语音信箱创建消息。不同的问候语可以改善打电话者的体验,因为他们会知道是否马上找到了正确的人,并且不太可能挂断电话。
蚱蜢的电话服务提供多种个性化的问候方式,包括:
- 主要离别问候语:通过记录下班后的留言,让打电话的人知道你的办公室关门了。他们还可以选择留下语音邮件。
- 呼叫前转问候:通过启用呼叫前转欢迎语,改善呼叫转移并减少挂机。一旦您开始转接,自动话务员会提示:“请稍等,我们将您的电话转到分机1。”
- 扩展的问候:每个部门或员工扩展都可以有不同的问候语,或者您可以将主要消息分配给扩展。
- 扩展语音问候:通过个性化每个分机的语音邮件信息,确保部门和个人留下正确的详细信息。
- 延伸问候:这条信息类似于你主要的离别问候。它会根据你的工作时间和假期安排自动播放。
6.在座机上使用Grasshopper
乐鱼游戏app下载小型企业和家庭可能会在停电和网络中断时使用固定电话。如果这是你的情况,你会从你的工作中得到更多蚱蜢电话服务,使您的固定电话为Grasshopper呼叫。所有的Grasshopper扩展都可以将来电转发到您的传统线路。在编辑您的扩展时只需添加数字。
然而,从固定电话拨打出站电话需要一些额外的步骤。首先,联系Grasshopper客户服务团队。假设您需要启用出站拨号,称为电话卡功能。给出您想要激活的扩展,并提供您的个人识别号码(PIN)。
然后,Grasshopper提供一个免费电话号码,引导您通过一个自动会话来注册每个固定电话。您需要知道您的Grasshopper电话号码、分机号码和分机密码。完成后,用固定电话打电话。
7.下载通话报告
的最佳商务电话系统提供通话记录和报告。这些可以帮助您了解员工和客户如何使用您的电话线和分机。虽然蚱蜢在报告方面落后于RingCentral或8×8,有三个报告是有用的,您可以下载它们作为逗号分隔值(CSV)文件。
蚱蜢报告包括:
- 使用情况报告:了解你的平均通话时长,看看分机、时间段和电话号码之间的差异。
- 详细的报告:过滤您的Detail报告,以获得基于特定时间范围的对行或扩展的调用的概述。
- 活动报告:分解你的数据,看看每个分机号或电话号码有多少语音邮件、传真和挂断电话。
8.启用即时响应功能
第一印象很重要,错过一个潜在客户的电话可能会给你留下一个糟糕的印象。幸运的是,蚱蜢电话服务包括即时响应功能。该工具会自动向未接来电者发送文本回复。
您可以在所有电话线路上向未接来电者发送相同的消息,或者为每个电话号码创建不同的消息。短信的字数限制为160个字符,你可以在门户网站、桌面或移动应用程序上找到即时回复设置。
常见问题
我可以用Grasshopper录电话吗?
不,蚱蜢不提供通话录音。您可以使用第三方通话记录工具来记录您的通话内容。但是,重要的是要验证您可以在使用桌面或移动Grasshopper应用程序拨打或接听电话时使用该应用程序进行录制。
Grasshopper需要合同吗?
使用Grasshopper,你不必签订长期合同,因为它提供每月付款计划。然而,注册年费并提前付款将获得超过10%的折扣。
谁可以更改业务线和分机设置?
要调整Grasshopper电话设置,您需要管理员权限。这些被授予给建立初始业务帐户的人。管理员权限可由初始用户与其他人共享。此外,管理员允许用户配置他们的个人扩展。
底线
乐鱼游戏app下载小企业主更喜欢蚱蜢因为它很容易使用,并提供必要的工具,如呼叫转移和虚拟接待员。它功能齐全,可以在固定电话、智能手机、平板电脑和电脑上使用。注册Grasshopper的七天免费试用,并探索功能和设置,以确定它是否适合您的业务。