新员工表格:小企业终极指南乐鱼游戏app下载

新员工表格是电子或纸质文件，包含新员工的信息，如地址、预扣税和工作资格。新员工表格——比如w -4、i -9和工作申请——确保您的企业符合劳动法，并使您更容易管理调度、沟通和工资处理。

下面，我们来仔细看看你的小公司招聘新员工时最常见的合规、雇佣政策、公司特有的以及员工经验。乐鱼游戏app下载

合规

合规表格是在进行审计时，您可能被要求向政府机构发送或出示的文件。他们主要分为三类——国税局要求的，美国公民和移民服务局(USCIS)要求的，以及支持的劳动法．例子包括:

• 美国国税局的州和联邦预扣税表格(例如W-4和W-9)
• 就业资格表格(I-9)
• 国家特定的披露和国家新员工报道

合规表格可以在IRS.gov等政府网站上找到。此外，许多州提供一个雇主网站，其中包含所有你需要的合规表格，如果你雇佣该州的员工。然而，如果你在多个州有不同要求的工人，情况就会变得复杂。例如，一些州有他们自己的税收扣缴形式和W-4表格不一样

在大多数情况下，你的工资单供应商可以提供你在这些州需要的表格。如果你使用人力资源软件或与专业的雇主组织(PEO)，这可能是通过软件自动完成的。如果你没有工资单供应商，你可以找到以下的新员工表格，并使用下面的链接自己编译它们。

就业政策

雇佣政策表格是新员工在招聘期间收集的额外文件新员工培训流程．他们保护你的企业在就业纠纷的情况下，使你的政策和期望明确。

公司具体

根据企业的规模、行业或公司的具体需求，你可能需要将一些新员工表格添加到新员工的文书工作中。你可以在之前或期间收集这些取向或者把他们纳入你的新员工清单．

员工的经验

这些是可选择的员工形式，可以改善员工体验、工作表现和工作文化。这些新员工表格不是法律所要求的，但可以用来给新员工留下深刻印象，提高你的整体招聘品牌。

你需要一个地方来存放所有这些东西新员工的形式-要么在文件夹里(我们不推荐)，要么在虚拟文件夹里，用人力资源/工资单系统来免费存储文档，比如Rippling。然后，当你要报税的时候，你会把所有的东西都放在一个地方给你的会计。事实上，如果你用我们的建议工资软件，税务申报应该是自动完成的。

如果你计划管理你的第一份工资，我们建议你阅读有关工资的过程．如果您需要帮助运行工资单，Rippling可以帮助创建、发送和归档w -2和1099;安全储存所有已填妥的表格;并且便于向适当的国家机构报告新员工。

访问荡漾

什么新员工表格成本

使用我们上面的表格，政府提供的PDF表格，或者网上找到的样本，你可以免费收集和准备大部分的新员工表格。然后，你可以修改和打印它们的纸张和墨水的成本。然而，一些企业更喜欢人力资源外包给第三方确保他们所有的新雇佣表格都是有序的，定制的，合法的。

需要考虑的成本有:

• 人力资源管理软件通常，标准格式是内置在人力资源管理软件．每个员工每月花费1 - 15美元，你就可以得到这些表格和带有电子签名和在线存储的自动化工作流程。
• 人力资源管理专业:雇佣一个人力资源专业一份包含新员工表格和文件的启动包的费用从每小时50美元到5000美元不等;这通常包括员工手册。
• 法律:你可以雇佣一个小公司的律师来检乐鱼游戏app下载查你下载的表格。这项服务通常按项目或小时收费。例如,LegalZoom每份文件收费39 - 99美元，用于审查商业形式和政策。然而，如果你有一份律师草稿并为你提供表格，你可以支付多得多的钱。
• 做自己:这是最简单、成本最低的选择，但可能会耗费大量时间。根据您的人力资源经验水平，您或您的行政助理可以下载我们提供的表格并自定义它们，除了花费时间外，只需要很少或没有成本。
• 文档管理:管理文档最便宜的方法是将它们放入员工人事文件中，该文件保存在一个安全的文件夹中。但是，一个更好(也更容易搜索)的选择是在线存储它们，比如在您的安全网络上，或者在谷歌Workspace帐户中。当然，如果你用人力资源或工资单软件，比如荡漾，文件将在线存储。

这些表格本身的成本几乎为零。如果你创建自己的文档并雇人跟踪和管理它们，确保它们是合法的可能会花费更多。

新聘表格及指引

如果您从头开始创建表单或自定义在网上找到的表单，请考虑确保您的表单遵循以下准则。这提供了专业性，确保您拥有最新版本的表单，并使它们更容易找到。

• 每个表单名称。这通常是由政府机构提供的，比如I-9表或W-4表。但是，如果您创建了自己的表单，例如用于捕获员工的紧急联系信息，那么最好在顶部添加表单名称，并在需要修改时提供显示表单名称和修订日期的页脚。
• 正确填写表格。在新员工合规表格上最常见的错误是没有按照相关政府机构提供的指示正确填写。此外，在其他表格中常见的错误是包含不符合法律规定的信息，例如在工作申请表中列出一个人的性别或以前的薪水。这些可能在诉讼中被发现，并显示出歧视或薪酬平等问题的证据。
• 帮助员工理解为什么要使用表单。每份表格都应附有简要说明。例如，如果你向你的员工要求银行账户和路由信息，最好解释你这么做的原因是你可以让他们直接存款。
• 正确存储表单。有些文件可以存储在员工的文件夹中个人文件夹管理人员可以访问的地方。其他表格，如I-9就业资格表格，应该分开保存，以防止机密的员工信息被查看。
• 保留你填好的表格。文档保留因政府机构而异，通常因州而异。例如，401(k)登记文件需要在员工离职后保留6年，但新员工录用通知书或其他薪资数据只需要保留3年。
• 定期更新新员工的表格。州和联邦的税法和其他劳动法都在定期变化，有时甚至在地方一级也在变化。例如，加州要求大量支付病假而且很多州都禁止向求职者询问相关信息之前支付或刑事定罪。因此，最好每年都看一看你的表格和员工手册，确保它们符合要求。

底线

新员工表格是公司的必要组成部分招聘的过程。在收集联邦、州和地方政府要求的数据方面，有一些法律要求的表单(合规性表单)并确保您的业务符合要求。其他必要的表格包括用于收集工资、医疗福利登记、背景调查和保险福利登记所需信息的表格。

采取预防措施，确保您已完成所有要求的合规表格，并正确地将它们报告给正确的机构。此外，明智的做法是为每个员工保留签名的策略和数据信息。这可以确保你有正确的信息来处理福利、工资和其他对你的小企业重要的项目。乐鱼游戏app下载