如何设置和运行工资与爱国者工资
本文是关于就业服务.
Patriot提供了一款相对便宜且易于使用的软件,可为任意数量的员工发放工资单。你可以选择每月34美元起的全套服务计划,也可以选择每月14美元起的DIY服务,需要你处理税务申报。Patriot Payroll为公司提供免费设置,但过程并不特别困难。界面是直观的,有多个帮助功能,如果你卡住了。
下面我们回顾建立一个帐户和运行您的第一个工资使用爱国者的基本步骤。你可以注册一个免费的爱国者演示版,或者利用30天的免费试用。
请注意:根据您在这个过程中的位置以及您最初如何访问Patriot Payroll软件,我们指南中的一些截图可能与您实际看到的有所不同。总的来说,流程应该是一样的,要求的信息也应该是一样的。
如果你想建立你的工资账户和运行你的第一个工资与只是屏幕截图作为支持,跟随我们的视频如何建立和运行工资与爱国者。
按照以下步骤开始使用Patriot Payroll:
1.创建您的帐户
要在爱国者上创建一个帐户,只需从主页注册免费试用。然后,系统将提示您输入基本的公司信息,如您的税务申报名称、业务名称、雇员人数、电话号码和邮寄地址。在选择方案之前,你将有至少30天的时间免费试用该软件。有时,它会运行促销并自动应用促销代码,将免费试用时间延长至61天。
或者,你可以直接选择基本工资计划或全面服务工资计划。在全面服务计划下,爱国者为您申报和支付工资税。相比之下,基本计划需要你自己管理税务和部分处理工资。如果你选择从爱国者工资单的付费工资单服务之一开始,你将获得免费设置。根据你的需要,这可能会让你放弃免费试用,因为免费试用需要你自己输入所有内容。
如果你决定自己安装,你会在“设置”中找到你需要的大部分功能,可以使用爱国者的安装向导来简化这个过程。如果在任何时候,您希望以不同于向导建议的顺序完成这些步骤,您可以跳过这些步骤并根据需要返回。
为爱国者工资设置收集的信息
在你开始设置工资表之前,看看爱国者建议你事先准备好的项目。这将使您的设置过程更快更容易。
- 公司位置信息:你们公司总部在哪里?你们有不同的工作地点吗?
- 税务识别号码:联邦雇主号、州所得税ID号(有些州,比如德克萨斯和佛罗里达,没有这个)、地方税收ID号(只在征税的地方)。
- 国家失业账号和失业率:你应该在你所在州的劳工部网站上申请州失业保险。账号和兑换率通常会在一两周后寄来。
- 业务银行对账单:我们建议您使用一个独立的银行帐户,而不是用于常规交易的帐户。
- 雇员w4:这将显示雇员姓名、社会保险号、税务申报状态和其他重要信息。
- 薪酬比率和频率:选择支付频率,包括两周,半月,或每周。
- 本年度的薪俸登记册:这将显示到目前为止,你总共付给每位员工多少钱。确保每个员工的工资存根是准确的是很重要的。
- 当年的雇主税:Patriot会帮助你准备年终纳税表格,所以在你签约之前,它需要知道你付了多少钱。
- 当年的税务申报:如果您在季度末之前注册爱国者服务,爱国者将需要为您报税。你以前的纳税申报数据将帮助他们了解自己的责任。
一旦你阅读了爱国者希望你了解的所有信息,选择右下角的“继续”。
2.添加工资设置
在继续之前,你会被要求回答一些问题或提示:
- 你有员工在____工作吗?验证您是否有在您创建帐户时输入的位置工作的员工。选择“是”或“否”。
- 添加其他地点:如果适用,您可以选择添加其他位置。如果完成,请选择“No”;如果需要输入其他地址,请选择“Add location”。
- 是否有任何雇主工资税是你的企业不需要支付的?如果你经营的是一个非营利组织,你可能会被免除一些税收。
联邦进项税明细
要添加您的工资设置,您还需要输入您的联邦税务识别号码。如果你没有账号,Patriot有一个链接,会把你送到一篇解释如何获得你所在州账号的文章。选择“显示高级税务设置”来选择默认的工资频率(即每周或每两周)支付时间).你还需要确定你的联邦档案类型,表格941或表格944;通常每年欠1000美元以下的小雇主填写944表格。完成后,选择“Continue”。
进项国家税收明细
与联邦税收部分的工作方式类似,州设置允许您设置账号。如果你住在征收所得税的州,它会询问你的州所得税号码。你还可以输入你所在州的失业税率和税率生效的日期。完成后,选择“Continue”。
定制时间类型
Patriot让您可以选择用于标记员工工作时间的类别。正常工作时间和加班时间是最常见的,因此它们将在默认情况下被勾选。由于COVID-19仍然是一个问题,当员工因自己或符合条件的家庭成员生病而请带薪假时,也可以使用一些类别。选择完要使用的类别后,选择“Continue”。
自定义货币类型
如果你计划支付奖金、佣金、小费或费用报销,你还需要确定支付是重复的还是经常使用的。如果需要,还可以添加新的货币类型。
3.设置付款详情
Patriot将问您以下问题,以帮助您为您的员工设置付款细节:
- 贵公司是否需要增加员工扣除?你需要添加你需要设置的每一种扣除类型的细节,包括福利保费,401(k)缴费,和装饰。
- 你们公司提供捐款吗?如果你想要匹配退休供款或支付部分员工福利保费,请对每一项以及如何计算供款进行描述。
- 你们使用工人补偿代码吗?如果您使用代码来报告每个雇员的工人补偿,请在这里输入它们以及适用的状态。
- 你们将如何支付员工工资?你可以自己手写支票,也可以用爱国者的软件打印支票。其他支付方式包括最方便、最常见的直接存款和直接存款-支票组合。
直接存款身份验证
如果您选择直接存款支付,爱国者将需要使用第三方服务确认您的身份。为此,输入基本信息,如您的姓名、地址、社会安全号码和出生日期。但是请记住,在爱国者拒绝您的身份验证之前,您只有三次机会输入正确的信息。如果你只用支票支付,你就不需要完成这一步。
检查布局
如果你打算打印纸质支票,你需要从三种布局中选择一种,并选择你的支票账号是否预先打印在你的支票上。如果不是,爱国者将要求您输入账号,以便打印相应的信息。
4.添加员工
输入基本的支付细节后,就可以将每个员工添加到软件中了。一定要准备好以下资料:
- 个人信息
- 支付信息
- 税务信息
- 扣除
- 公司支付的贡献
收集完所有内容后,选择“Continue”。
输入员工的个人信息
首先输入每个员工的基本信息,包括姓名、社会保险号码和地址。您还可以选择输入他们的电子邮件地址,这样Patriot就可以向他们发送一个链接,他们可以使用该链接访问员工门户。上传所有入职文件后,您的员工可以通过门户查看并签署这些文件。
输入员工的工资信息
Patriot需要知道每个员工的工资发放频率以及依据是什么,小时还是工资。此外,您需要输入一个工资率,并指定他们是否被工人补偿保险覆盖。
输入雇员的税务信息
你应该有每个雇员的W-4表格,你需要它来完成这部分。如果你有2019年的表格,你需要指明这一点,因为国税局发布了2020年的新W-4表格供雇主使用。输入他们的备案状态,单身vs已婚vs户主,扣缴豁免状态,受抚养人,以及表格要求的其他信息。如果你所在的州有所得税,你可能需要输入每个雇员的州W-4表的信息。完成后选择“Continue”。
增加扣除和供款
此时,您将有机会指定每个员工的工资中是否包括扣除或贡献。您已经在公司级别设置了这些选项,所以您所需要做的就是选择适用于每个员工的适当选项。
添加完第一个员工后,会看到一个提示,询问是否需要添加另一个员工。重复我们刚才提到的过程,直到所有员工都进入。如果你想批量增加员工,你需要联系客户支持,爱国者将免费帮助设置。
在继续之前,您有机会查看添加的每个员工的信息摘要。在选择“继续”之前完成所有必要的更改。
5.检查爱国者工资设置
在这个页面上,您将看到您为公司输入的所有信息、税收、支付设置和员工。当您确定一切正确时,选择“Continue”。
6.输入工资历史
Patriot需要了解您当年的工资历史,以确保您的纳税是最新的,并且它提供的任何年度至今的信息在工资单和年终税单上都是准确的。要做到这一点,回答以下问题:
- 贵公司本年有给员工发工资吗?您必须确认您理解,如果Patriot未来必须更正,提供当前年度的所有工资和纳税历史可能会导致额外的费用。
- 您以前使用什么薪资提供程序来运行薪资?它会列出常用的供应商供你选择,比如Gusto和QuickBooks Payroll。
现在可以输入工资记录了。这可能很耗时,因为您不能输入一次性总数。相反,您必须按支付期间和每个员工输入工资单信息。完成之后,您将能够审查和批准您输入的工资记录的摘要。
薪俸税调整检讨
然后,Patriot会将您输入的历史纳税金额与它自己的计算结果进行比较,从而得出预期的纳税金额。这是为了帮助捕获您可能犯的任何错误。如果你批准,它会自动为你调整数字,所以系统是正确的。
7.如果使用试用,请输入信用卡或借记卡信息
虽然Patriot提供免费试用,但它要求你输入付费信息,以便在试用结束时向你收费。
8.纳税申报的设置
爱国者公司需要知道多长时间将你的工资税存款存入国税局和其他税务机构。联邦税、州税和地方税可能有所不同;许多雇主按季度缴纳联邦工资税。
您可以输入您的税务账号、设置位置、存款频率等。如果你是一个免税组织,还有一个部分可以添加这些信息。你可以通过选择“设置”,然后选择“查看/上传文件”,最后选择“支持”来加载表单。
增加你的银行帐户
爱国者还需要您的银行账户信息,以确保从正确的地方提取资金。建立你的银行账户很简单。添加您的路由编号;如果你不知道,请检查一张支票的底部。爱国者将通过Plaid或发送一个测试交易进行验证。你也可以上传你的商业银行帐户对账单的副本;不接受个人银行账户。
您需要电子签署IRS表格8655,授权爱国者软件作为您的报告代理,以您的名义存入和提交您的联邦和州税收(如果适用)。按“预览未签署表格8655”下载未签署表格的PDF格式。表格将预先填写所有所需的信息。这只是信息,以便您可以看到您将电子签署的表格。你不需要在这份硬拷贝上签字。回到设置屏幕,选中复选框以证明您拥有电子签署8655的权限。点击“提交”。
9.提供税收授权
为了最终确定您的工资设置,您必须正式授权爱国者作为您的报告代理;这意味着它将以您的名义存入和提交联邦、州和地方税收。选择“预览未签署的表格8655”,下载需要签署的表格的PDF格式。它应该预先填充基本信息,如您的姓名和头衔。检查它,确保您理解您要电子签署的内容,然后勾选页面上的复选框,以验证您有权签署表格8655。准备好后选择“提交”。
选择工资税的开始日期
选择您希望爱国者开始扣缴、存入和提交您的工资税的日期。如果您选择前一个月,爱国者将向您收取额外的月费,以覆盖当前月份之前所有月的预扣税款。
您将看到您的税务责任和爱国者的税务责任的摘要。选择页面底部的“授权税收征收”,以验证您允许爱国者从您的银行账户中扣除税款。
您现在应该看到一条消息,说明您的工资表设置已经完成。
10.开始用爱国者管理你的工资
一旦您输入了所有必要的员工、工资和税务信息,就可以开始使用Patriot来管理工资了。按照以下步骤运行您的第一个爱国者工资单:
输入员工的工作时间
您可以通过转到左侧的Payroll菜单下的New Payroll手动输入工时。按小时计算和按工资计算的员工有不同的部分,这样你就可以计算加班时间。出于对COVID-19的担忧,爱国者还设置了一个记录工作时间的地方。
如果您正在集成时间跟踪软件,那么时间应该自动填充。Patriot提供了一个考勤软件,允许员工从他们的员工门户打卡上下班。然后,你批准工作时间。
输入时间
要查看和编辑休假时间,首先在“设置”的“工资”列的“小时和金钱类型”下设置休假时间。一旦建立了这一点,您就可以通过点击左侧的Payroll菜单下的“Manage time off”来编辑休假时间。选择要编辑并运行报告的工时类型。接下来,单击员工并记录工时。
审核工资表并提交
一旦你记录了工作时间和休息时间,点击“下一步”。一个摘要将出现,软件将标记潜在的错误。如果您还没有准备好提交工资单,您可以保存条目。查看摘要,如果它是好的,点击“批准”。如果没有,只需点击“继续您的工资单”或“返回员工”进行编辑。
恭喜你!你刚在爱国者工资单上发了第一份工资。在此之后,您可以打印工资表,查看注册表或税单,或运行其他报告。如果你有承包商,你将运行一个单独的工资单支付他们。你会发现用工资单软件做工资单要比不用工资单软件容易得多。就业服务让这个过程更顺利。
尽管有了工资单软件,支付员工工资就容易多了,但你仍然需要了解基本知识。看看我们关于如何获得最好的就业培训帮助。