如何为员工设立直接存款:你需要知道的一切
本文是关于如何发放工资.
最常见的支付员工工资的方式是直接存入,它允许员工的工资直接存入他们的银行账户,通常在处理后的几天内。建立直接存款很简单——您只需要您的员工的银行账户信息,签署的批准,以及一项帮助进行的服务。我们在下面概述了您需要采取的步骤。
对于工资单软件,可以处理您的直接存款支付,我们推荐由衷的高兴.员工可以填写他们的账户和线路号码,在入职期间签署直接存款授权,并随时准备接受直接存款。免费试用30天。
1.选择直接存款提供机构
建立直接存款的两种最常见的方式是通过你的银行和与你的工资软件.许多工资单软件应用程序都有这个功能,并且能够自动处理工资单作为直接存款。此外,一些具有工资支付功能的人力资源服务或软件也可以提供直接存款服务。如果你是支付工资服务,让他们处理直接存款工作是有意义的。
无论您选择哪一种方式,您的银行都是转账的银行。因此,如果您不直接与您的银行合作,您将需要与软件或服务提供商共享您的银行账户信息,以设置直接存款。
直接存款成本
银行通常收取高达150美元的手续费。有些会收取月费或交易费,每笔交易通常从1.5美元到1.90美元不等。
如果你是做工资单的,比如由衷的高兴,它将处理直接存款,不向您收取额外费用。它可以通过设置过程自动验证你的银行账户,让你在短短几天内支付员工税和工资税。
2.设立直接存款服务
一旦您决定使用直接存款服务,它会告诉您设置直接存款所需的步骤。记住,可能需要几天甚至一周左右的时间才能把所有的东西都准备好。给你的团队设定现实的期望是很重要的,这样你的员工就不会期望在不可能的情况下直接存入他们的下一份工资。
点击下面的标签,了解如何通过你的银行或工资单服务提供商建立直接存款:
3.获取员工授权和银行信息
尽管直接存款是最常见的给员工发工资的方式你的工人仍然必须选择通过直接存款支付。许多州都有自己的规定,关于如何支付员工工资,以及是否可以强制为你的团队进行电子支付。
欲了解更多有关您所在州直接存款规定的详细信息,请查看我们的国有企业目录方便访问我们所有的州工资指南。
无论如何,你需要签署同意才能访问员工的银行账户信息。
除了征得员工同意外,你还需要从员工那里收集一些信息,以便正确设置直接存款。你可能需要以下信息:
- 银行路由号码
- 银行账户号码
- 银行账户类型(支票/储蓄)
- 银行名称
- 社会安全号码
- 账户上的员工姓名和地址(用于核实,以避免发货时混淆)
专业技巧:如果您有一个带有员工门户的人力资源或工资单软件,您可以让您的员工通过门户填写信息。但是,要确保作为雇主,你可以完全访问这些信息,因为一些服务会存储敏感信息,如银行账号和社会安全号码(例如**** *** **038)。
4.确定支付周期
在建立你的直接存款的同时,确定一个最适合你的公司和员工的定期支付期是很重要的做工资顺利进行。为了帮助你做出决定,请考虑以下几点:
- 确定所需交货时间:在您处理完工资后,您的银行或工资服务需要多长时间才能完成存款?此外,还要决定假期或周末是否需要更长的交货时间。
- 一般来说,你需要在你的员工拿到支票的两天到四天前登记工资。一些企业会在发薪日正好在周末或假日时将存款时间推迟,以便在工作日前取出存款。
- 确定你自己的财务计划:在发工资之前,必须有足够的资金转到你的企业账户,所以要确保你的计划与预期的现金流相符。
- 确定发薪日频率:的最常见的薪酬周期是每月、半月(15日和31日)或每两周举行一次。双周员工通常一年能拿到26张工资,数额略低;半月获得24张工资支票,金额略高。
- 和员工设定提交工作时间或考勤卡的最后期限:给自己足够的时间检查数据,并提交处理后的工资直接存入。
- 通知雇员发薪日:一般来说,在当地时间上午9点之前,接收存款的机构就可以拿到资金,但这并不是一成不变的;员工应该在发薪日午夜前收到资金。
你的第一次支付可能会比平时花费更长的时间,所以要留出额外的时间来完成设置。最好只进行一便士或其他象征性金额的测试。
让员工注意这一点,如果他们在指定日期前没有收到,就告诉你,这样你就可以找出任何错误。
了解直接存款错误
直接存款的主要好处之一是,它通常是及时和无错误的,只要您输入正确的工资信息。然而,错误可能会发生。以下是人们在直接存款时最常见(虽然罕见)的一些问题,以及如何处理这些问题。
员工账号错误
预防是阻止这些错误的最好方法。首先,要一张已注销支票的复印件,这样你就可以手动验证账户和银行路由号码。接下来,进行一次试存,以确保付款能够正确进行。银行经常发现错误,并将钱存入正确的账户(有时会延迟)或退款给你。
如果,尽管如此,员工声称他们没有收到他们的工资,首先要确认你发送的是他们正在检查的账户(例如,如果员工给你的是他们的储蓄账户信息而不是支票)。
如果这笔钱确实进入了合法但错误的账户,你有五天的时间请求撤销。必须通知收款人,正如表格说明中所概述的,但这只是一个警告vs转让许可的请求。你可能首先需要追踪钱的去向。与此同时,您可以给员工开一张纸质支票,放入一个非周期付款来支付工资,或者让员工与他们的银行合作,在实际存款之前将钱贷给他们。
工资没有按时存入
如果你按时完成了工资单,但你的员工说他们没有拿到工资,你应该首先检查你是否真的在正确的截止日期前完成了工作,并有足够的时间处理。直接存入需要两到四天的时间,如果发薪日正好是周末或假日,则需要更长的时间。
如果你有正确的日期,检查你的帐户有足够的资金支付工资。如果这不是问题,那么打电话给你的银行或工资服务公司。
存入的支票金额错误
如果你的员工收到了错误的工资数额,检查你的工资记录。工时计算正确吗?所有的预提都算进去了吗?小数点的位置对吗?
此外,还要检查雇员是否要求分款支付,以及余额的一部分是否存入了另一个账户,或将用于子女抚养费或其他预提。您可以通过处理额外的转账或检查付款来纠正错误。
如果你的薪水过高,你可能会被扣掉以后的薪水,但要小心。一些州的法律对如何追回超额付款有严格的规定(例如,加州);你还得确保员工拿到的是最低工资。
由于假期,存款延迟
一些银行在节假日不记录存款。最好的办法是提前做好准备并运行工资表。如果发薪日正好是周末或银行假日,最好的雇主会在周五发放存款。这样,员工们就能在周末拿到工资了。
直接付款两次
这通常是由于工资单中的人为错误。一定要检查一个雇员没有被列出两次,他们的工资信息是正确的。你有五天的时间通过提交撤销申请来收回错误的工资。反转必须是全额的,并且必须将交易通知雇员。
美国自动票据交换所协会(NACHA)规定,必须一次性退还全部金额。因此,如果员工的账户没有足够的资金来支持逆转,那么您将需要与他们合作,以其他方式偿还错误。
底线
通过前期的一些工作,直接存款可以节省您的业务时间、金钱和头痛。直接存入通常是没有错误的,但像其他任何事情一样,错误也是可能的。通过将工资支票直接发送到员工的账户,你不必处理纸质支票,员工可以立即使用他们的钱。
与您的银行或工资单解决方案合作,为员工准确设置直接存款,然后进行测试,以确保一切正常。之后一定要及时发工资,剩下的直接存入就可以了。
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