如何在QuickBooks在线设置供应商

在本教程中，我们将介绍如何在QuickBooks Online中设置供应商。我们将教您手动添加供应商，并从Excel或逗号分隔值(CSV)文件导入供应商信息到QuickBooks Online。

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本教程是我们的系列教程中的一篇免费QuickBooks教程．要完成本教程，您可以观看下面的视频，阅读逐步说明，或两者都做。

为什么在QuickBooks中建立供应商很重要

在QuickBooks中设置供应商可以在输入账单时节省时间。您可以从下拉列表中选择供应商，而不是输入账单的所有细节，许多字段将自动填充。

在QuickBooks中设置供应商将允许您:

• 加快处理帐单:快速输入供应商账单，并从供应商配置文件中自动预填充汇款地址和到期日期等信息。
• 按供应商跟踪费用:运行报告，显示支出总额和从每个供应商购买的物品。

首先，我们将解释如何在QuickBooks中手动设置供应商，然后解释如何从Excel或CSV文件导入供应商信息。

收集您的信息:设置供应商的清单

在开始学习本教程之前，您需要为每个供应商收集必要的信息。我建议用Excel电子表格或CSV文件收集信息。如果您目前正在使用一个不同的程序来管理您的供应商，那么您可以通过从该程序导出供应商信息来节省大量时间。

为每个供应商收集以下信息:

• 公司名称
• 联系人姓名
• 地址
• 电子邮件地址
• 电话号码
• 你支付给服务供应商的费率
• 你向你的客户收取服务供应商工作的费用
• 在开始使用QuickBooks之前，您欠供应商的金额
• 雇主识别号码(EIN)

如何在QuickBooks中手动设置供应商

你可以在QuickBooks在线手动设置供应商，分三步:

1. 将鼠标悬停在左侧菜单中的“费用”上，然后单击“供应商”。
2. 单击“供应商中心”右上角的“新供应商”。
3. 输入供应商信息并单击Save。

下面的章节提供了手动添加供应商到QuickBooks Online的详细说明。

1.导航到供应商中心

导航到供应商中心，点击费用，然后从左边菜单栏的供应商:

2.创建新的供应商

单击Vendor Center右上角的绿色New Vendor按钮:

3.输入供应商信息

输入尽可能多的供应商信息:

下面是对这些字段的解释以及QuickBooks如何使用这些信息:

1. 名称:提供公司名称及联系人姓名。
2. 显示名称为:该字段将根据在公司名称字段中输入的信息自动填充，但如果您愿意，可以更改该字段。这就是您的供应商在QuickBooks的供应商列表中显示的方式。
3. 在支票上列印如下:当您写支票支付供应商账单时，收款人信息将从这里产生。如果收款人名称与供应商名称不同，请在此键入收款人名称。
4. 地址:这应该是你需要邮寄你的供应商付款像汇款地址的地址。
5. 附件:供应商文件，如合同、W-9表格或保险证明，可以拖放到这个屏幕上，将它们附加到供应商信息屏幕上，以便将来参考。
6. 联系信息:您可以输入所有供应商的联系信息，以便将来参考。
7. 利率:如果该供应商只提供一种服务，则可以在这里输入您支付的费率和向客户收取的费率。
8. 付款条件:在如何安排费用教程中，我们为所有供应商设置了默认支付条件，如Net 30。在这里，您可以更改任何供应商的默认付款条件。
9. 打开平衡:供应商的期初余额是指在您的QuickBooks Online开始日期之前，您欠供应商的期间内的金额，您不需要输入发票。如果您正在从不同的记账软件转移，这是常见的。您可以利用这个期初余额向供应商申请未来的付款。
10. 帐户号码:输入您的帐户号码与供应商自动打印在所有的支票。
11. 业务编号:业务编号可以是个人的社会安全号码，也可以是来自供应商W-9表格的联邦EIN。如果您需要向该供应商签发1099表格，请在跟踪1099付款旁边打勾。
12. 默认费用账户:向下滚动查看默认的费用帐户字段。通过从下拉列表中选择默认费用帐户，您可以节省从该供应商输入账单的时间。

当您输入了尽可能多的信息时，单击绿色的Save按钮。

4.审查供应商设置

新的供应商现在将出现在供应商中心中。单击供应商的名称进入供应商信息屏幕。

在供应商信息屏幕中，单击供应商详细信息选项卡。如欲更改供应商信息，请点击右上角的Edit按钮:

何时使用Excel或CSV文件添加供应商

将供应商信息输入到Excel工作表中要比手动将数据输入到QuickBooks Online中要快得多。我建议您手动输入一些供应商，以便更好地理解所需的系统和数据，然后使用电子表格导入其余供应商。

如果您正在从不同的记账系统转移，您可能能够从旧系统导出供应商到Excel工作表中，然后可以导入到QuickBooks Online。这可以为您节省数小时的数据输入。

如何使用Excel或CSV文件在线导入供应商信息到QuickBooks

供应商可以通过四个步骤导入到QuickBooks Online:

1. 创建一个电子表格，每个供应商有一行，每个要导入的字段有一列。
2. 在供应商屏幕上，单击New vendor旁边的下拉箭头并选择Import vendor。
3. 选择要导入的电子表格，并将电子表格列映射到相应的QuickBooks字段。
4. 检查和编辑数据，然后单击Import。

接下来的几节将详细说明如何在QuickBooks Online中导入供应商。

1.准备电子表格

电子表格中的每一行必须包含一个供应商。每一列代表您希望导入到QuickBooks Online中的一个字段。以下字段可用于导入，但您可以选择只导入其中的一部分:

• 公司名称
• 联系人姓名
• 电子邮件地址
• 电话号码
• 手机号码
• 传真号码
• 网站
• 街
• 城市
• 状态
• 邮政编码
• 国家
• 期初余额
• 期初结余日
• 税务识别号

电子表格中的第一行应该是每一列的标签，但这些标签不必与QuickBooks Online中的确切字段名对应。在导入过程中，您将有机会将每个列映射到上面列出的一个字段。如果您不想导入的字段缺少列也没关系。

下面是一个包含一些基本字段的工作表:

2.导航到导入屏幕

通过单击左边菜单栏中的Expenses和providers导航到Vendor Center。选择New vendor旁边的下拉菜单，并选择Import vendor。

3.选择要上传的Excel文档

单击“浏览”按钮，定位并选择要导入的Excel或CSV文件。然后，点击右下角的Next按钮:

4.映射你的数据

在此屏幕中，您必须将电子表格中的每一列分配到正确的QuickBooks Online字段:

左列是可导入的QuickBooks Online字段。右边的列提供了一个下拉框，用于从电子表格中选择要分配给相应QuickBooks Online字段的列。如果您的列标题与QuickBooks Online字段匹配，QuickBooks Online将自动进行选择。然而，这些只是建议，您可以根据需要更改它们。

如果你的电子表格有额外的列也没关系。将导入QuickBooks的惟一列是与QuickBooks字段匹配的列。您也不必为每个QuickBooks字段设置一个列。可以为没有匹配列的字段指定No Match。

5.数据导入前的最后审核

这是您检查数据以及如何将其导入QuickBooks Online的最后机会。一定要验证记录的数量与电子表格中的行数一致，减去标题行。

如果映射不正确，请单击Back按钮返回并进行必要的更改。如果愿意，您可以更改此屏幕上的任何供应商信息。取消选择任何您不想导入的记录。

一旦你准备好继续，选择右下角的Import:

6.导入完成

导入完成后，您将收到导入成功的消息。您现在可以在供应商中心中查看导入的供应商。

如何在QuickBooks在线中删除供应商

在事务中使用供应商后，不能删除供应商。例如，一旦创建了支付供应商的支票，就不能删除该供应商。但是，可以将供应商设置为不活动的，这样它们就不会出现在供应商中心中。

通过点击左侧菜单栏中的Expenses和providers导航到Vendor Center。找到您希望使其不活动的供应商，并单击供应商行最右边的下拉菜单。

选择Make inactive，然后通过对弹出的问题选择Yes来确认您想要使该供应商不活动:

总结

您现在知道了如何在QuickBooks Online中设置供应商。QuickBooks在线培训课程的下一个教程是如何在QuickBooks在线创建评估．该教程将介绍如何创建报价和出价发送给客户。