会计中的原始文件是什么?
在会计学中,“源文件”是指证明交易的任何文件。重要的是要保留和组织源文档,以便能够研究与事务有关的问题。如果国税局审计你或质疑任何与你的纳税申报表有关的东西,你可能还需要向国税局提供原始文件。
源文件的类型
你应该保留的源文件的类型因你需要证实的交易的类型而异。就像个人财务和商业有不同的源文件一样,会计也有特定的源文件。这些单据不仅证明了交易的发生,而且还证明了企业提供了商品或服务。它们可以分为内部源文档和外部源文档。
内部
在业务中创建和使用内部源文档。它们通常用于对业务的不同方面做出决策,例如协助预测、设定定价和维护准确的财务记录。
外部
这种类型的源文档来自外部公司,使您能够证明您的企业完成了与另一家企业的交易。在准备你的税务和被国税局质疑时核实交易时,它们很有用。
要保留的源文档列表
您保留的源文档在很大程度上取决于您的业务性质。一个自由园林设计师可能有很多发票和收据,但采购订单比杂货店少。为了最好地组织这些文件,您必须确定哪些文件适用于您的业务。
销售工作流程
销售工作流包括源文档,如销售订单、装箱单、发票、销售收据和银行存款单。它们都是重要的文件,对于创建公司交易的书面记录非常重要:
- 销售订单:销售订单最常被制造商、零售商、批发商或供应商使用,它是由卖方准备并发给客户乐鱼app官网下载入口的一份文件,用于确认在给定交易中所涉及的商品或服务的销售。它包含有关销售的详细信息,包括所交换的任何商品或服务的数量和价格、交货日期、交货地址和付款方式。它是由供应商生成的内部文件,允许公司跟踪他们完成的订单。记录销售订单是销售过程的重要组成部分,因为销售订单减少了未来销售可用的库存或材料的数量。
- 装箱单:装箱单是一份文件,它包括一个包裹中所包含的完整的物品清单。它通常包括诸如库存单位(SKU)编号、重量、尺寸和单元数量等信息,运输部门使用这些信息来确定需要发送哪些库存以准确完成订单。如果您正在将产品运送给客户,保存包装单可以使您证明购买已经发生并已完成。
- 发票:企业在购买商品或接受服务后为顾客开出的账单称为发票。除非需要更早,否则发票将在货物装运后与客户共享。这有助于维持现金流并简化会计过程。如上面的示例所示,典型的发票包括卖方和买方的详细信息、日期、发票编号、付款到期日和付款条件、服务或产品的描述以及所收取的金额。
- 销售收入:销售收据是记录销售的文件,可以有很多不同的形式。在其最基本的形式中,它承认卖方已为货物或服务付款。收据总是由卖方开具并交给买方。只有在货物已转让或服务已提供且客户已全额付款后,才会提供此服务。
- 银行存款凭条:当你在银行存入现金或支票时,你会收到一张凭条来证明。这张单子上列出了存款总额,显示了支票和现金的金额。一定要把这些银行存款单保存起来,以核实你的收入。
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采购/支出工作流
采购和支出工作流包括源文档,如POs和供应商发票,这对于跟踪公司的支出是必不可少的:
- POs:如果你的企业经常购买库存待售,那么你就要处理订单,这些文件详细说明了你购买的日期和金额,这样你就可以管理你的开支。有时,供应商将向您颁发此文档,或者您可以自己创建它。订单被批准后,供应商将开始订单履行流程并返回发票。
- 供应商发票:供应商发票是对产品或服务的付款请求。它们可能代表正在进行的服务的账单,也可能基于特定项目和服务的购买订单。保留每个供应商发票的副本可以确保你有一个支出记录,也可以跟踪即将到来的到期日。
总会计
有一些通用的会计源文件是重要的,需要为你的记录保留。这些包括你的银行和信用卡账户对账单、你的已结算支票副本、零用现金日志和收据:
- 支票帐户声明:你的银行帐户结单是一份必不可少的文件,因为它可以帮助你比较银行的记录和你自己的记录。通过每月核对你的对账单,你将能够识别和解决任何差异,并确保你的账目是准确的。
- 清理检查:支票上应注明收款人姓名、日期、支付金额和授权签名。保留已结算支票的副本可以确保你有交易发生的证据,以防出现问题。你也可以每月将这些支票与你的帐户对账单相匹配。
- 信用卡声明:信用卡对账单是你在一个结算期间如何使用信用卡的汇总。汇总包括您的付款、信用、购买、现金预支、余额转移、费用、利息费用和逾期金额。它还会显示你的新余额,可用信贷,以及结算期的最后一天。核对你的信用卡账单很重要,以确保你没有遗漏任何欺诈性消费,它可以作为特定消费的证据。
- 零用现金日志:零用现金日志是你记录零用现金支出的地方,是手动记录系统的一部分。零用现金日志中有两种主要的分录,一种是记录现金的借方,一种是从零用现金基金中提取现金的贷方。这些信用额度可以用于支付办公用品、餐费或邮票等交易。
- 收据:一旦顾客支付了账单,卖方就会开具一张收据,详细说明订单和付款条件。此源文件是卖方履行订单和客户支付余额的证明。收据应与支票、信用卡对账单和零用现金记录相匹配。
工资
如果你的企业有员工,你应该保留他们的工时表和费用报告的副本,作为备份,以防交易的准确性出现问题。通常情况下,企业会向客户收取员工花费的时间或费用。这些文件可作为证明,并可附在发给客户的发票上:
- 员工的时间表:工时表是一种数据表,雇主可以使用它来跟踪特定员工在某段时间内的工作时间。企业使用时间表来记录花费在任务、客户或项目上的时间。有不同的方法来记录工时表,例如纸张、电子表格软件和在线时间跟踪软件.
- 员工费用报告:如果你偿还雇员的开支,你应该保留任何适用的收据作为你的记录。此外,为了避免将支付给雇员的款项当作收入,雇员应记录支出的日期和用途,雇主必须偿还确切的金额。
为什么源文档很重要
如果组织和维护得当,源文档将为您的所有交易提供书面记录,并在审计或需要证明业务合规性的情况下作为记录。保留所有源文档可以让您准确地确保您的书籍是最新的。所有源文档都应该存储起来,无论是物理的还是电子的,以备将来参考。
审计准备
如果你的公司是经过审计的,你的原始文件就会成为你声称的收入和支出的宝贵证据,所以保存收据和存款单是很重要的。审计人员必须获得所有交易的清晰书面记录,以确认银行和信用卡余额的准确性。这提高了透明度,并确保审计将更顺利地进行。
业务合规
在考虑对业务遵从性至关重要的所有元素时,成功地管理源文档是最重要的。你应该用公司记录密切记录你遵守内部要求的情况。如果你决定出售你的企业,或者对你的企业采取法律行动,你可能需要它们。
会计数据的准确性
源文档可以帮助您确保会计数据的准确性。它们还提高了银行调节的效率。理想情况下,您将避免直接从银行对账单输入交易,而是从源文档输入交易。有现成的源文件可以使对账过程更容易、更准确。它还有助于收集可以转化为商业见解的清晰数据。
如何使用源文档
在使用源文档时,有几件事需要考虑,包括它们的存储方式、可接受的格式以及文档应该保留多长时间。
源文档存储
将通过源文档生成的任何信息记录在公司的日志、会计软件或财务账簿中是很重要的。在记录了文档之后,应该将其组织到一个文件中,以便随时可以检索。理想情况下,您还将保留内部控制程序的记录,以指定公司中谁可以访问和授权支付、订单和其他交易。
源文档格式
在大多数情况下,源文件的复印件在法律上是可以接受的,这意味着源文件可以以电子方式存储,而原件可以销毁。美国国税局从1997年开始接受收据的复印件,只要这些复印件清晰可辨,并且包含了原件中的所有信息。许多企业和政府机构也使用IRS的标准,即完整、易读、准确地复制原始文件。然而,其他机构可能会增加这些一般要求。
保留源文件的时间长度
一般来说,只要源文档有用,或者直到所有法律和法规要求都得到满足,源文档就应该被保留。企业通常会根据违反合同或信托义务以及职业责任索赔的诉讼时效长短来决定文件的保存时间。你应该将收据、银行对账单、发票、工资记录和任何其他证明收入、扣除或抵免的文件至少保存6年。
底线
源文件是原始文件,如发票或已付支票,其中包含支持或证实交易的基本细节。它不一定是纸质文件,电子记录也可以。根据业务的性质,需要保留的源文档类型将有所不同。