如何在10个步骤中使用方形库存管理(+视频)
本文是关于POS系统.
Square提供了一个完整的库存管理工具软件,托管在更大的Square POS系统内。Square POS可以在任何Square账户上免费使用,可以通过浏览器或通过免费的Square POS iOS和Android应用程序访问。
了解如何使用Square的库存管理工具,从创建您的帐户到启用跟踪,再到使用您的报告,并通过我们的一步一步的指导,最大限度地利用您的帐户。同时,查看我们的简短视频指南:
步骤1:创建一个Square Account
在你开始使用Square的库存管理工具之前,你需要注册一个Square账户.Square为不同类型的业务提供了几种不同的销售点(POS)计划,包括Square for Retail、Square Restaurants和一个通用POS.在本指南中,我们使用通用Square POS.但是,每个Square乐鱼app官网下载入口 POS产品都有免费的库存工具。
阅读更多关于Square的信息而且广场的定价,或参阅我们的指引,找出适合你的POS产品:
如果你碰巧已经有一个Square账户,你所需要做的就是在手机应用程序或电脑上登录你的账户。
第二步:点击主仪表板上的“Items”选项卡
在你开始管理库存之前,必须先有库存需要管理。这意味着将计划出售的所有产品添加到库存目录中。Square让这个过程变得非常简单,它允许你添加关于每个产品的详细信息。
你所需要做的就是从你的主屏幕菜单中选择“项目”,以进入你的库存目录,在那里你的所有产品都将被列出,你可以添加额外的项目。
第三步:点击“创建项目”按钮
进入库存目录后,选择“创建项目”按钮。这将允许您向目录中添加新的库存项目。
步骤4:编辑图像,名称和类别
一旦你点击了“创建一个项目”按钮,你将被带到一个产品,在那里你应该首先添加你的产品的图像,名称,类别,描述和销售的位置(s)。
要编辑你的库存物品图片或颜色,你只需点击图片框下面的“编辑”,然后就会出现上传图片或为产品添加颜色的选项。对产品进行颜色编码是一种很好的视觉分类策略,例如所有清洁服务都是紫色的。上传完图片或选择颜色后,点击“完成”。
从那里,你需要在“name”字段中输入你的项目名称,并选择它的类别。例如,如果你有一家面包店,你可能会有“蛋糕”、“纸杯蛋糕”和“饼干”的不同类别。分类帮助Square运行分类报告,这一点我们将在本文后面讨论。
如果您已经创建了一个类别,只需单击“category”字段并从下拉列表中选择它。如果没有,如果您开始输入一个新的类别名称,“创建新”选项将自动出现,这样您就可以在不离开产品页面的情况下创建新的类别。
这时,您还需要填写产品描述并选择销售这些产品或服务的位置。
步骤5:设置产品选项
在产品表单上稍微向下滚动,就会来到Options部分。使用这个工具,您可以将物品的变化分类到“选项集”中,如大小、味道或颜色,然后在每个选项类别下添加特定的变化。然后,这些变化将被添加到您的产品页面的变化和您的库存清单。
因此,例如,一个大小选项集可能会有小、中、大的变化。该工具的另一个重要特性是,如果您为同一产品添加第二个选项集——比如带有红色、黄色和绿色变体的颜色——square将自动为每个产品创建变体。因此,对于大小和颜色选项设置示例,将自动有小红色、小黄色和小绿色变体,对于所有大小和颜色都是如此。
您的选项集名称将出现在您的产品价格标签上,以帮助您保持条理。
要开始为你的产品添加选项,你所需要做的就是选择“添加选项”,然后一个选项表单就会出现。
在这里,您只需填写选项集名称和集合中的各个选项,单击next,查看选项集创建的变体,然后点击“Create variables”。
步骤6:编辑您的变体
在选项部分下面,您将发现另一个类似的部分:“变体”。这里将显示所有您的个人选项供您编辑。在这里,您将单击单个产品名称,然后将出现一个表单,您可以在其中输入产品的库存单位(SKU)号、定价和低库存警报。
您还可以一次为多个变量设置价格,方法是从变量列表中选择您想要编辑的变量,然后单击“编辑价格”。然后设置所有变体的价格并点击保存。
步骤7:增加手头的数量
虽然你已经填写了你的产品细节,并告诉Square你有什么产品,但你还需要添加一条重要的信息——每种产品你有多少。这些信息对于Square准确追踪你的库存水平和帮助你保持产品领先地位至关重要。
在指定每个变体的名称、SKU和单价之后,您可以继续向每个变体添加数量。转到变量列表下的“调整库存”按钮,选择一个调整库存的原因。您将有以下选项:
- 股票收到:表示从供应商处收到了额外的库存
- 库存重新计票:用于调整物理计数后的产品数量
- 损伤/盗窃损失:指示产品何时因销售以外的原因丢失
- 补充库存返回:指示您正在添加回客户返回的产品
如果您选择“已收到库存”或“重新库存返回”,您指定的数量将被添加到当前的库存数量中。另一方面,如果您选择“损害”、“盗窃”或“损失”,则任何数量调整都将从特定变体的当前库存金额中扣除。
选择“库存计数”将显示当前的库存数量,然后您可以通过指定正确的库存计数手动更新。选择合适的库存行为对于准确的报告和对你的库存表现有一个清晰的了解是很重要的。
一旦您表明了库存水平调整的原因,您就可以在“调整”栏中输入调整库存数量的金额。从那里,您点击“完成”,您的数量将添加到您的库存目录。
步骤8:启用库存跟踪和低库存警报
在你的数量输入完毕后,你要做的下一件事就是让Square跟踪你的库存水平,并发送低库存警报。跟踪权限允许Square从你的产品级别中扣除,当你出售商品时,低库存警报允许你设置自定义数量,当你想收到补货警报时,告诉你是时候订购另一套有问题的产品了。
例如,假设我把我的红色衬衫的低库存警报设置为10件。然后,当库存只剩下10件红色衬衫时,我就会收到来自Square的提醒,告诉我是时候重新下单了。该工具是可选的;然而,这对保持你的产品领先地位和确保你永远不会面临存货短缺是非常有帮助的。
允许跟踪和低库存警报很容易。从变量列表中选择您想要编辑的产品,并切换到“Manage Stock”选项卡。然后,点击音轨选项到“On”,再向下滚动一点,对低股票警报选项做同样的操作。从那里,将出现一个字段,在那里您可以输入您想要的低库存警报的数量,剩下要做的就是点击保存。
步骤9:检查并保存
一旦你填好了所有的东西,剩下要做的就是最后的评审。如果你的库存物品已经准备好了,只要点击屏幕右上角的“保存”按钮,你的物品就完成了。
不过,不要担心,因为您可以随时编辑您的库存,只需从库存目录中选择项目即可。这将带您回到它的产品页面,在那里您可以编辑任何您需要的字段。
步骤10:使用库存报告工具管理库存
随着你的库存在POS系统和你的跟踪权限,Square领先了。Square将跟踪、分析和报告你的库存,这样你就可以做出更好的决定,保持你的业务领先地位。任何拥有Square账户的人都可以访问库存报告。你所需要做的就是选择主屏幕侧边栏上的“Reports”选项,然后向下滚动到“Inventory Reports”。
在这里,您将可以访问下面详细介绍的几份报告。
提示:使用CSV或XLS文件批量添加项目
如果您已经有一个想要批量上传的现有库存列表,您可以从库存目录中选择“导入项目”选项。这允许你下载一个square兼容的电子表格,在那里你可以批量填写产品信息,并在一次上传中添加所有现有的库存。
您要做的第一件事是下载Square库存模板并填写它。之后,选择“import”,你会看到两个选项:
- 如果您想向您的库存中添加新项目或更新现有项目的详细信息,如项目的价格或图像,则选择“修改项目库”。这不会从项库中删除任何项。
- 选择“替换项库”,如果您想删除现有项并将新项放在原来的位置。
选择合适的选项后,点击“Next”上传文件。在这个阶段,您可以拖放文件或从计算机中选择它。剩下要做的就是点击“上传”。Square将带您完成审查、编辑和批准信息的步骤。如果一切正常,点击右上角的“确认”。如果不是,修复它,然后点击“确认”,你的物品将出现在你的库存目录。
底线
Square提供了丰富的库存管理工具,将帮助您更有效地运行您的业务。当你出售你的股票时,Square会自动调整你的库存报告,帮助你了解产品的表现,这样你就可以做出更明智的商业决策,提高你的底线。有了本文中的工具,您就可以开始利用Square提供的所有库存工具,并见证您的业务蓬勃发展。