为远程工作者提供的6种最佳统一通信工具
本文是关于统一通信.
统一通信即服务(UCaaS)技术通过向技术堆栈中添加远程工作通信工具,彻底改变了管理分布式团队的能力。UCaaS解决方案为远程工作人员提供了几个重要的通信工具,以提高和促进越来越多的远程工作人员的绩效。这里有六个UCaaS特性,可以用来提高工作效率,增加参与度,并更有效地利用分布式团队。
考虑统一通信系统有几个重要的原因。然而,它们可能很昂贵,并不是每个公司都需要完整的统一通信功能。如果你所需要的只是一种可靠的方式来连接一个小型远程团队,可以考虑使用虚拟电话系统蚱蜢作为一种选择。Grasshopper提供了价格合理的基于互联网协议语音(VoIP)的拨号和一些呼叫功能,对小型企业和企业家非常有用。乐鱼游戏app下载
以下是为远程工作者提供的六种最佳通信工具,它们是最佳UCaaS解决方案的标准:
1.会议记录
记录会议很有价值。会议录制通常包括在付费计划的独立视频和音频会议解决方案,如变焦或混合VoIP,以及完整的UCaaS提供商,例如RingCentral.
随着越来越多的员工离开办公室,会议记录对于分布式团队非常重要。此外,由于不是每个人都生活在同一个地理区域,当当地时间对特定会议不友好时,记录会议就会获得额外的价值。通过录制会议,无论出于何种原因无法参加会议的员工都可以快速了解重要的公司信息和团队会议。
会议记录技术通常有两种形式:
- 本地记录:这将把您的会议保存到本地驱动器(如计算机)或服务器。在某些情况下,这与免费软件版本一起提供,因为您不会耗尽提供商的基于云的存储。下载到您的设备或本地服务器后,文件可以上传到基于云的解决方案,如Dropbox,谷歌驱动器,甚至YouTube,使他们很容易与你的远程工作者分享。
- 基于云计算的记录:云录音通常出现在UCaaS和独立视频会议软件付费计划中。这种类型的会议记录更容易共享,因为提供商通常授予一个链接,员工可以点击从任何互联网浏览器查看记录的会议内容。它将在大小和天数方面设置存储限制,以及更大空间的额外成本。
如果您不确定如何利用此功能,我们鼓励您查看我们关于如何记录和共享在线会议.
2.用户存在
当你有一个远程工作团队时,你不能只是走到大厅里的同事办公桌前问他们关于一个项目的问题。幸运的是,大多数UCaaS提供商,包括那些排名在最佳商务电话系统,就像RingCentral,8×8,Nextiva,有一个功能可以让你跟踪员工的可用性,称为“presence”。
用户存在感通常分为六类:
- 可用
- 走了
- 忙
- 请勿打扰
- 马上回来
- 显示脱机(或不可见)
同事去吃午饭了吗?一个简单的“离开”状态让每个人都知道。你需要不被打扰的时间来集中注意力吗?将您的状态设置为“请勿打扰”。打电话还是开会?UCaaS平台会自动将您的状态更新为“忙”。考勤甚至可以显示员工什么时候在带薪休假。
用户状态设置允许您查看远程团队成员的状态,这就是为什么它是远程工作者最重要的通信工具之一。UCaaS功能有无数的潜在用途,可以使团队更容易协作,并为经理提供一种跟踪员工生产力和停机时间的方法。
3.对话渠道
我们在UCaaS专题中探讨了对话渠道Microsoft Teams频道这项技术也可以从其他供应商那里获得,比如松弛.对话通道是分布式团队成员可以用来就项目进行交流的一种方式。
这些渠道可以是讨论项目总体方面的渠道,也可以是特定主题的渠道。在任何情况下,它们都可以作为员工的虚拟头脑风暴和聚集空间,在这里工作流程、问题和任务都可以得到解决。
对话通道促进协作和组织,并为需要就特定项目进行交流的团队成员提供一站式服务。它们还可以作为信息存储库,充当虚拟会议记录。
例如,如果您需要查看关于特定任务的决策,那么它们将在通道消息历史记录中可用。这样的供应商微软团队和Slack提供了公共和私人渠道,允许你决定工作空间所需的透明度,以及用户发送直接消息的能力。
4.休息室
休息室在最好的视频会议工具,包括UCaaS解决方案中为远程工作者提供的通信工具。这个功能可以让视频通话的参与者“爆发”成一个更小的会议,比如集体会议、研讨会或讲座。例如,在全公司视频会议期间,各个团队可能希望在大型会议暂停期间分成更小的、团队规模的虚拟会议。
分组会议室与主要会议完全隔离——任何参加主要会议的人都不会听到分组会议上发生了什么。因此,这为远程团队提供了一个很好的选择,可以进行重要的侧面对话。对于需要脱离(或让客户脱离)在线销售演示来讨论选择或报价的销售团队来说,这也是一个重要的功能。
平台变焦允许您创建多达50个单独的分组会话,以便在较小的组中进行协作。RingCentral视频(一个独立的RingCentral产品,可以免费使用)还允许在视频会议期间多达50个休息室。
RingCentral MVP统一通信用户还可以从第二层计划开始访问其视频会议和休息室。如果你使用微软团队对于协作,商务基本版计划提供了休息室,每个用户每月只需5美元。
5.文件共享与存储
当团队进行远程工作时,团队成员能够访问重要文件是至关重要的。需要与远程工作人员共享的文件可能包括会议记录、文档和文件夹、视频演示文稿或各种业务应用程序。RingCentral和其他统一通信提供商允许您直接从管理仪表板管理文件共享。
您还可以方便分布式团队对组织的One Drive、Dropbox或谷歌Drive文件进行文件共享访问。UCaaS文件共享甚至允许您决定是否允许远程工作者从本地来源上传演示文稿、签署的合同、提案、文档和其他文件。
6.CRM集成
客户关系管理(CRM)集成将您的CRM与统一通信平台连接起来。这支持记录共享,并允许直接从任一平台的用户界面拨号。由于来自客户关系管理的数据将出现在UCaaS软件中,因此在接触潜在客户、培养或接听客户服务电话之前,代理将拥有有关客户的所有信息。
UCaaS对员工沟通的优势
顾名思义,统一通信即服务,简称UCaaS,都是关于沟通。除了通常比传统座机便宜得多的网络协议语音(VoIP)电话功能外,这些解决方案还为您提供团队聊天、视频和音频会议以及项目管理功能。UCaaS允许与客户进行沟通,并通过远程员工的通信工具促进更好的内部协作。
当使用视频和音频会议等技术时,员工可以像传统的面对面会议一样进行协作。此外,UCaaS解决方案或个人供应商提供的团队聊天软件,如微软团队或松弛,还提供了一种快速向同事发送短信的方式。
这种全渠道沟通功能提高了工作效率,增加了成功和客户满意度。根据Research Live的一项研究,90%的零售领导者都有这种感觉乐鱼app官网下载入口无缝全渠道通信是客户体验的关键,直接导致更好的商业成功。
常见问题
移动设备上是否有远程工作者的通讯工具?
在大多数情况下,您可以通过软电话、浏览器或其他PC软件访问的UCaaS通信工具可以在移动设备上使用。此外,许多都是UCaaS提供商的移动应用程序。例如,用Nextiva,您将可以在“团队状态”菜单下访问用户状态,以及团队聊天、文件共享和对话渠道。
“忙中”和“请勿打扰”状态的区别是什么?
虽然这两种状态都会向试图联系你的人传达你正在通话,但只有“请勿打扰”状态才会停止来电通知。如果你的状态设置为“忙碌”,你仍然会收到通知。一旦你准备好再次被联系上,你会收到“请勿打扰”状态激活时未发送的通知。
我与我的UCaaS提供商进行的录音是否符合HIPAA ?
《健康保险携带与责任法案》(HIPAA)规定,所有与患者的谈话录音必须得到保护。提供者保护记录数据的程度因提供者而异。我们有一个清单符合hipaa的视频会议解决方案这样你就能找到最适合你的。
底线
拥有远程员工或完全分布式团队的企业需要底层技术来管理工作流程并支持协作和通信。幸运的是,针对远程工作人员的几个关键UCaaS通信工具可以满足这些基本的业务需求。
UCaaS工具增加了效率,提高了生产力,允许有效的管理和问责制,并且非常容易实现到日常业务中。此外,随着越来越多的员工远程工作,它们是必不可少的。