什么是记账,簿记员做什么?
本文是关于记账.
簿记是在公司帐簿上记录业务交易的过程。传统上,簿记员记录每笔交易的日记帐分录,然后将每一笔日记帐分录存入总账中相应的帐户。他们还经常负责向客户发送发票和支付供应商的账单。
乐鱼游戏app下载定义了小型企业簿记
乐鱼游戏app下载像你这样的小企业主应该有一个记账系统,以保持交易有序,跟踪现金流,评估业务表现,并收集数据以符合税收规定。如果没有一个适当的记账系统,你就有可能在不知情的情况下亏损,而且在准备纳税申报表时提取数据也会更具挑战性。
DIY记账
建立一个记账系统并不意味着你马上就需要一个记账员。如果你打算作为所有者来做这件事,你可以通过使用易用的会计软件程序来自己做(DIY)记账——即使是非会计人员也可以使用。但随着业务的增长,雇佣专门的记账员或外包记账员可以减轻你的一些负担。
随着……的日益流行乐鱼游戏app下载小企业会计软件就像QuickBooks在线在美国,记账变得更加简单和直接。您的银行交易可以直接从您的银行账户导入,在您将每笔交易分配到一个账户后,软件将完成其余的工作。它还将在创建发票或支付账单时自动记录交易。输入交易就像填写一张表格,一旦你保存了它,会计软件就会自动将其发送到受影响的账户。
复式记账法与单式记账法
复式记账法记录你的资产负债和你的收入和支出而单分录记账系统只记录收入和支出。复式记账法的工作原理是每笔交易至少影响两个账户。例如,如果你用信用卡支付电费,复式记帐系统将记录水电费和信用卡负债,而单式记帐系统将只记录水电费,而不考虑它是如何支付的。
区分单分录系统和复式分录系统最简单的方法是,复式分录系统总是能够打印资产负债表,而单分录系统则不能。
复式记账法的优点是完备性。通过跟踪所有的资产和负债,你可以保证获得公司产生的所有收入和费用。复式记账系统不是依靠收据来记录交易,而是依靠银行和信用卡对账单。通过在你的账簿和银行对账单之间进行核对,你可以保证收集到所有的活动。
我们强烈建议所有企业使用复式记账系统,因为它已经变得很容易使用,即使是非会计。这些会计软件产品通过使用易于理解的界面和表单简化了记账过程。如果你想了解更多关于会计平台的知识,我们评估了乐鱼登录网站app最好的小企乐鱼游戏app下载业会计软件我们认为适合DIY企业主。
记账的责任
簿记员负责从…提取数据的源文件并录入公司的记录。随着小企业会计软件的使用,他们可乐鱼游戏app下载以很容易地从物理文件提取数据通过使用光学字符识别或附加数据使用收据扫描特性。该软件还通过提供自动填充功能、下拉菜单中的搜索功能、多个数据输入接口、银行交易的自动转账等等,加快了数据输入过程。
发票客户(应收账款)
应收账款(A/R)管理包括开具发票、跟踪未付发票和接收客户付款。发票是对所提供的产品或服务的付款请求。作为一个最佳实践,总是在完成工作后48小时内发送发票。您还必须发送付款提示给客户作为一种跟踪未付发票的方式,并考虑给予提前付款折扣加快收款速度。
此外,您应该说明付款方式以便客户知道到期日、折现期和折现率。在设置付款条件时,尽量以竞争对手的付款条件为基础,这样你就不会失去客户。当客户没有支付他们的发票时,试着先通过电话或电子邮件联系他们。然后,如果他们没有回复你,试着发送收集信正式提出付款要求。
跟踪和支付账单(应付账款)
应付账款(A/P)管理专注于管理、批准、跟踪和安排供应商的付款账单。当你收到供应商的发票时,你应该立即把它们输入你的/ P的软件这样就可以很容易地追踪到他们。请注意,在账单到期前付款并不是很好的现金管理方式,除非供应商提供了一个提前付款折扣.
每个月,生成一个/ P老化的报告监控所有未付账单。要特别注意你最重要的供应商的账单,尤其是那些已经过期90天的账单。理想情况下,你可以按时支付所有的账单,但如果现金流缓慢,重要的是要认识到,不是所有的供应商都对你的公司同等重要。
管理现金
现金管理是管理现金收入、支出和储备的过程。有效地管理现金取决于你了解现金如何流入和流出公司的能力。
客户的现金收入包括实物现金和支票。你应该把现金和支票放在安全的地方,以免被盗或丢失。在小型企业乐鱼游戏app下载中,您可以使用保险箱、收银机和金库作为存储现金的地方。你还需要每天存入现金和支票,以减少被盗或丢失的风险。
在管理现金支付时,你应该在审查、批准和签署支票方面发挥积极作用。你还应该建立一个零用现金基金对于小的和偶然的费用,因为它加快了报销过程的费用太小,无法进行检查。尽可能按时付款给供应商,以避免延迟付款的罚款。如果你没有足够的现金,试着利用信用额度快速借到现金。
最终,所有与银行相关的交易都应该协调一致。由于支票开出和银行结算的时间不同,银行和账面上的现金余额很少一致。准备银行调节表可以帮助解释银行对账单余额和收银机余额之间的差异。
跟踪库存和销货成本
跟踪和管理库存包括保持足够的库存,跟踪其单位成本,并核算销货成本(销货成本).一旦货物收到,簿记员应记录存货采购连同应付给供应商的发票。一定要输入库存成本和购买的数量。
如果你的软件不允许你输入购买的库存的成本和单位,你将需要手动跟踪销货成本。如果库存是你业务的主要组成部分,我们推荐QuickBooks Online,因为它会自动计算你的销货成本。
你应该考虑到所有的成本,如运费、保险和税收,以确保准确的每单位成本的库存。在向顾客销售商品的过程中,你的企业应该采用成本流假设,例如先入先出(FIFO),以后,出(后进先出),或平均成本法.这些成本流假设决定了存货的期末余额和损益表中报告的销货成本。通过了解正确的销货成本,你可以确定毛利润,并评估它是否足够支付运营费用。
管理固定资产
固定资产会计包括固定资产的成本记录、折旧核算和处置记录。在记录固定资产成本时,必须将固定资产的购买价格和使固定资产达到预定用途所需的所有直接归属成本,如税收、运费和保险,资本化。随后,您可能会产生与固定资产的修理或维护有关的费用。你应该知道何时资本化或支出这些成本。
固定资产折旧是固定资产核算的第二部分。你需要使用折旧方法,比如直线法,double-declining平衡法,生产方法单位, sum-of-the-years-digits。为了简单起见,许多企业使用优化折旧,这是他们报税时所必需的。
谁应该为你的小企业记账?乐鱼游戏app下载
亲自管理企业的企业主可以处理记账。在此设置中,当您在会计系统中输入交易时,您将看到资源的流入和流出。
但是,由于记账需要数小时的数据输入和管理,您可能希望将这项任务委派给其他人,并专注于为公司产品增加价值的基本业务流程。雇佣专职簿记员有两种选择:
- 雇佣一个内部簿记员:如果你需要一个随时可用的记账专家,并且你有足够的活动让他们忙起来,你应该考虑这个选项。作为职位描述的一部分,他们可以密切关注你的企业财务、账目和实践。如果记账员是注册会计师(CPA),他们还可以处理您的税务合规问题,并在成本管理和控制方面提供管理建议。然而,雇佣记账员需要你自己承担工资和福利。
- 将簿记外包给在线或本地簿记员:如果你的公司规模不够大,不需要一个内部簿记员,外包可能是一个更实惠的选择,因为你不需要承担福利和保险等雇佣成本。唯一的缺点是,如果你需要做一些事情,外包的簿记员不会随时可用。我们评估了最好的在线记账服务这可以帮助你找到一个在追账、工资和报税方面有专业知识的簿记员。
记账基础
虽然良好的会计软件可以使记账更容易,不需要大量的记账知识,但了解基础知识会有帮助——特别是当你的软件出现问题,需要解决问题时。
为了帮助你开始学习记账知识,下面是一些常用的记账术语:
- 会计等式:这是会计中的一个基本公式,表明公司的总资产是其总负债和总权益的总和。
- 权责发生制与现金制会计权责发生制会计确认收入和费用在其获得或发生的期间。相反,只有在收到或支付现金时,收付实现制会计才确认收入和费用。
- 损益表当前位置损益表又称损益表,是一份显示企业收入、费用和净收入的报告。它也是用来评估公司业绩的报告。
- 资产负债表它是一种年终报表,显示一定时期内资产、负债和权益的期末余额。它被称为“资产负债表”,因为报告的总资产必须等于总负债和权益。
- 现金流量表它是一种财务报表,显示企业在经营、投资和融资活动中实际的现金流入和流出情况。
- 日记帐分录这是记录交易的主要方式。日记帐分录应至少等于一个借方和贷方分录。
- 资产这些是企业为产生收入而拥有和控制的资源。
- 负债这些是财务的,如A/P,工资,贷款,和非财务的,如保证,非挣得的收入,或义务,使公司有责任支付现金,交付货物或在未来提供服务。
- 所有者权益它是资产超过负债的剩余部分。股权是企业的出资额和保留的净收入的组合。
- 收入这是指以加价向顾客提供商品和服务所赚取的总额。
- 费用:这些是可直接或间接追溯至创收活动的支出总额。直接费用包括销售商品或服务的成本,而间接费用则涉及经营业务的一般和行政成本,如专业费用、租金和水电费。
- 会计科目表这是总账上所有账户的完整清单。每个帐户都有一个描述其分类、类别和功能的唯一编号系统。
记账和会计
记帐只是会计程序的前两个步骤。它包括制作发票、输入账单、核对银行账户、收发付款以及管理客户和供应商账户。
同时,会计是为企业所有者分析、记录、汇总和报告企业财务信息的过程。它包括分析财务报表和会计系统的其他输出,以帮助做出业务决策。
底线
记账是企业的一项重要职能。即使你自己记账,从记账中得到的信息也可以帮助你评估企业的业绩、资源的使用情况以及向客户提供最佳产品的能力。在小企业会计软件的帮助下,你可以自乐鱼游戏app下载己记账,或者让专业的记账员来记账,而你可以专注于更重要的业务流程和方面。