什么是采购订单，它的目的和如何请求它

当你需要补充库存时，你需要向供应商下订单。采购订单(POs)提供了订单的文件，可以与实际收到的货物和收到的发票进行比较，以确保你得到了你所订购的并支付了费用。一旦PO被卖方接受并签署，它也作为一种法律上的货物销售合同，并且是一种应付账款最佳做法．一个簿记员的职责在支付任何账单之前，确保采购订单与收到的发票相符。

采购订单的目的

PO对于具有复杂组织结构的企业非常有用。如果它有几个部门，使用采购订单可以确保正确管理订购的库存，并在账簿中准确记录。

1. 防止重复购买交易:通过将订单一生成就输入到您的记账系统中，您的簿记员可以捕获任何已创建的重复订单。
2. 组织进厂订单:在多部门的企业结构中，接收部门负责接收、检查和确认所订购的货物。接收部门人员将订单上的货物数量和描述与收到的货物进行比较。
3. 跟踪可用库存:POs将在你的库存记录中显示为“订单中的货物”，这样你1)知道货物在路上，2)避免不必要的重新订购。

在QuickBooks在线，你可以通过进入产品和服务窗口，点击销售，然后选择产品和服务来查看POs上的库存。在搜索栏中输入库存项目，选择它，然后单击Edit(位于最左边)。将出现一个允许您修改库存详细信息的侧窗口。

4. 支持发票:从供应商那里收到的发票应该与POs进行比较，以确保你所支付的货物是正确的。
5. 是对供应商帐单提出争议的基础:如果订单与收到的货物或发票不匹配，您可以向供应商提供一份订单副本，以显示订购的货物。

采购订单是如何工作的?

按照此程序申请PO。

第一步:申请批准的采购申请

在创建PO之前，您需要一个已批准的采购申请单，它来自您的某个部门。例如，会计部门需要补充库存的连续表单文件。它必须创建一个采购请购单，并将其转发给采购部。

步骤2:基于已批准的申请创建PO

在收到用户部门或人员批准的请购单后，采购部门人员将创建PO。PO中的项目应与所要求的项目相匹配。

第三步:向供应商发送一份已批准的采购订单副本

采购部门人员将PO的副本发送给供应商。请注意，它的销售代表甚至可能会在这一点上与你联系，提供优惠和折扣。

第四步:等待供应商确认和批准

如果供应商可以接受订单，它会通知你它批准了订单。你可以要求供应商发送批准的PO，或者等待发货。

采购订单中应包含的信息

您可以使用会计软件程序创建PO，例如QuickBooks在线．它甚至允许您定制，打印，并发送POs给您的供应商。下图是由QuickBooks Online生成的订单示例。

1. 公司详细信息:注明你的公司名称、地址和联系方式。您可以添加一个标志来个性化PO，使其从其他PO中脱颖而出。
2. 文档标题:在文件的显著位置显示“采购订单”字样，以防止混淆。有时候，人们会犯错POs作为销售订单．
3. 供应商的细节:插入供应商的名称和地址。
4. 收件人的详细信息:填上你公司的名称和主要办公地址。如果您将库存存储在其他地方，则应该输入仓库地址，而不是企业的主要办公地址。您还可以指出仓库中的负责人。
5. 订单号码:采购订单号是采购订单中唯一的顺序编号系统。您可以使用PO号来跟踪订单。
6. 付款方式:既然你是发送订单的人，最好注明最方便的付款方式。否则，供应商将通知您是否有其他可用的付款方式。
7. 买方所需日期:设定一个日期，当你需要货物送到你的地址。最好把这个日期提前两到三天。这一额度可以在交货延误(如恶劣天气和航班取消)的情况下提供缓冲。
8. 订购货物和服务的分项说明:在本节中列出订单的详细信息。具体的字母总是有好处的，因为它可以减少在履行订单时的错误和错误。
9. 笔记:给供应商添加特别的备注，比如联系人是谁以及如何联系他们，可以在某些货物缺货的情况下加快PO的处理速度。
10. 批准签名:供应商应在PO上签字。签名意味着供应商已接受订单，使PO成为具有法律约束力的合同。

采购单与发票

订单是由客户创建的，用于开始购买流程，而订单是由客户创建的发票当销售完成时，由供应商发送的请求客户付款的文件。

采购订单和销售订单

销售订单(SOs)是供应商用来完成客户订单的内部文件。当客户订购商品时，SOs记录订单并与所有参与完成订单的部门共享该信息。同时，POs由客户发送给供应商。当供应商从客户那里接受一个PO时，他们就会创建一个SO在内部使用。

采购单与收据

收据是由供应商提供给客户，表明客户已支付应付款项。客户在付款时应向供应商索取收据，以免有任何混淆。收据提供付款证明，POs提供客户向供应商下订单的证明。

底线

订单是一种重要的内外部源文件，是采购货物的请求。当供应商通过签署订单接受您的订单时，他们已经创建了提供货物的法律义务，并约束您在货物交付时付款。在内部，您可以使用POs来管理进入的库存订单并为供应商付款分配现金。