如何三步将WooCommerce连接到QuickBooks
本文是关于会计软件.
将WooCommerce(一种流行的免费电子商务解决方案)与QuickBooks集成,可以为您节省数百个小时,并防止手动传输数据造成代价高昂的错误。创建了QuickBooks的Intuit有一个本地连接器,但也有第三方集成。
每个插件工作方式不同——有些提供双向数据传输——支持不同版本的QuickBooks,所以您需要根据您的业务需要选择正确的插件。集成WooCommerce和QuickBooks的四个最流行的插件选项是:
我们将介绍如何为您的业务选择最好的集成,以及设置每个集成的步骤:
第一步:确定您的数据传输需求
根据您选择的插件不同,数据传输的工作方式也不同。一种是单向数据传输,即将数据从一个应用程序移动到另一个应用程序;另一种是双向数据同步,即提供实时更新和数据在两个应用程序之间的传输。
第二步:选择一个WooCommerce & QuickBooks插件
自从上次更新以来,OneSaas插件已经被Intuit的连接器所取代。目前仍在向OneSaas提供支助。不过,你可以在Intuit的应用商店上免费找到连接器。它只与QuickBooks在线集成。
Zapier只提供单向数据传输服务,对小企业来说,每月要收取从免费到49美元不等的费用。乐鱼游戏app下载MyWorks和Webgility都提供双向数据同步,并与在线版和桌面版QuickBooks集成。只是Webgility没有免费套餐,而且起步价是最贵的。
WooCommerce & QuickBooks整合定价
月费* |
免费的 |
免费到599美元
(价格取决于每月处理的任务) |
免费到69美元 |
99美元到149美元 |
QuickBooks产品支持 |
QuickBooks在线 |
QuickBooks在线 |
QuickBooks在线和桌面 |
QuickBooks在线,桌面和POS |
自动同步时间 |
未指明的 |
1到15分钟,取决于计划 |
5分钟到1小时,取决于计划 |
15分钟到24小时,视产品数量而定 |
销售渠道 |
无限的 |
无限的 |
25 +扩张 |
2(额外的16美元/月) |
每月的订单 |
无限的 |
取决于计划 |
20多,取决于计划 |
12,000人(另加6,000人,每月8元) |
双向同步 |
✓ |
✕ |
✓ |
✓ |
*根据年度计划
步骤3:使用您选择的插件将WooCommerce与QuickBooks集成
选择下面的Intuit、Zapier、MyWorks或Webgility来获得逐步的集成指导。
使用Intuit连接器
Intuit公司的WooCommerce连接器(前身为OneSaas)是一个优秀的双向集成,而且是免费的。你需要WooCommerce 3.5或以上版本,WordPress 4.4或以上版本,并设置良好的永久链接。(去设置>永久链接在WordPress。使用帖子名或自定义结构来获得漂亮的永久链接。)
第一步:连接到WooCommerce
登录到你的QuickBooks帐户。
安装WooCommerce Connector,你可以在Apps部分找到它。
出现提示时,单击Connect。这将引导你进入一个可以登录WooCommerce的页面。如果你没有WooCommerce账户,你可以在这里创建一个。
要连接到WooCommerce,你需要输入你的URL。
接下来,输入您的凭证并登录。
然后,批准连接。
步骤2:配置WooCommerce和QuickBooks之间的工作流
连接之后,单击连接器中的管理连接。
如果您还没有设置同步,则会提示您首先进行此操作。这包括设置您的时区、开始日期和电子邮件同步报告选项。
在此之后,您将看到三个工作流程:从WooCommerce发送销售信息到QuickBooks,从WooCommerce发送产品到QuickBooks,并使用QuickBooks中的库存更新WooCommerce。您可以根据需要选择任意多的工作流,这样有关订单、库存和产品的数据就可以实时更新。
选择您的工作流程,然后根据应用程序的指示开始设置参数。这些参数将包括您希望信息如何发送,您希望信息如何识别——例如,您选择从WooCommerce检索的项目的前缀编号,以便在quickbooks中快速识别它们——您希望支付数据如何注册,等等。
提示:
要做的最重要的事情之一是,在使用Connector传输数据之前,确保两个应用程序都按您想要的方式设置,否则可能会遇到问题。
例如,从QuickBooks获取库存级别的数据到WooCommerce是可能的,但在集成和启用该功能之前,您需要确保在QuickBooks中设置了库存数据。如果你不这样做,你可能会清空你在WooCommerce的库存水平。
步骤3:开始同步
最后一步是单击Manage选项卡顶部的Sync Now按钮。
使用Zapier
Zapier通过名为Zaps的小型集成连接了两个系统,如QuickBooks和WooCommerce。每个Zap包括一个触发器和一个动作。例如,触发器可以是在WooCommerce上下的一个新订单,而Action会自动创建一个包含该订单信息的QuickBooks销售收据。
免费选项为你提供了5个Zaps或集成,所以你可以将Zapier设置为从WooCommerce到QuickBooks的免费单向数据传输。然而,你也被限制在100个任务。任务是使用的实例,例如当销售完成时,将数据从WooCommerce转移到QuickBooks。
这里是如何设置WooCommerce与QuickBooks使用Zapier。
第一步:注册一个Zapier账号
使用Zapier只需要一个电子邮件地址、姓和密码。你也可以使用谷歌、Facebook或微软账户注册。开始使用它是免费的,计划根据你每月使用的任务数量而变化。
第二步:连接WooCommerce
首先,确保你已经在WordPress中安装了WooCommerce Zapier扩展。去WordPress仪表板>侧菜单> WooCommerce >扩展> WooCommerce.com订阅点击WooCommerce Zapier旁边的一键下载按钮。
接下来,登录到Zapier并单击Make a Zap以访问Zap编辑器。它会要求你选择一个应用程序。选择WooCommerce。
接下来,通过输入您的凭证来允许访问。
连接后应该是这样的。接下来,单击Continue。
第三步:选择第一个触发点
数据传输只从WooCommerce转移到QuickBooks Online。有两种类型的触发器可供选择。“即时”在事件发生时(比如订单)导致数据传输,而“轮询”在您设置的时间表上搜索数据,比如每隔15分钟。在即时触发下,你要为每笔交易负责。使用轮询触发器,只要轮询检测到销售,您就需要付费。
例如,如果你在繁忙的半小时内完成了15次销售,即时触发器将为一个任务运行15次(并向你收费)。与此同时,轮询触发器只会向您收取两次费用。但是,您不能使用轮询触发器进行即时股票更新。
步骤4:选择你想让Zapier做出的行动
在选择了第一个Trigger之后,你会被要求选择一个Action,在那里你可以选择QuickBooks Online。然后,选择您希望集成执行的操作,例如创建发票。现在,只要在WooCommerce中收到订单,QuickBooks就会得到一个命令,根据该订单创建发票。
步骤5:登录QuickBooks
一旦你选择了你的操作,你将被要求登录QuickBooks并验证访问权限,就像你在WooCommerce上做的那样。
步骤6:配置Zap
Zapier将引导您完成设置流程所需的设置和信息。这取决于你想要完成的任务。
步骤7:测试并启用Zap
当你选择动作时,Zapier将从过去发生的事件中提取信息。它使用它来设置一个测试操作,以便您可以检查结果并进行更改。一旦你对你的Zap感到满意,一定要点击底部的按钮来打开它。
使用mywork
MyWorks是一个类似于Intuit Connector的第三方插件,但有两大不同:它每月收取费用,并集成了所有的QuickBooks会计解决方案。所以,如果你正在使用桌面版的QuickBooks或销售点,那么你可能想要选择MyWorks与WooCommerce进行数据同步。
提示:
MyWorks付费账户有一个设置调用,其中包括屏幕共享。所有的计划都包括访问视频、指南和无限的支持。你不需要自己设置它,或者你可以遵循这些指示,知道如果你遇到任何麻烦可以打电话给他们。
以下是QuickBooks联机指南。如果你需要QuickBooks桌面,请查看这里是MyWorks的教程视频.
步骤1:安装并激活MyWorks插件
要安装和激活MyWorks插件,您需要一个MyWorks帐户。如果你还没有驾照,该应用程序可以让你注册一个,并获得驾照号码。
从你的WordPress WooCommerce仪表板上下载并安装插件,然后激活它。它会在你的菜单顶部放置一个MyWorks Sync选项。点击连接QuickBooks。
提示:
同步时一定要使用QuickBooks管理帐户,以便您能够访问所有信息。
第二步:在QuickBooks和WooCommerce之间映射产品
在WooCommerce和QuickBooks之间同步产品有三种方法:
- 如果您在WooCommerce中有产品,但没有QuickBooks,请使用按钮
- 如果您在QuickBooks中有产品,但没有WooCommerce,请使用“拉”按钮
- 如果您已经拥有这两种产品(甚至可能使用不同的集成器),那么您可以使用Map按钮
选择了正确的同步后,请按照向导中的说明进行操作。
提示:
有一个详细操作视频在MyWorks YouTube频道上展示了这些步骤。
有两种映射方式:手动或自动。要自动映射,需要将WooCommerce中的字段与QuickBooks中的字段匹配。如果你已经有了QuickBooks和WooCommerce之间匹配的所有产品,你就可以开始了。
否则,您可以手动匹配MyWorks没有自动找到的任何内容。上面的动图显示的是产品,但它适用于变化、捆绑包、客户、税收,甚至定制字段。您需要联系客户支持同步自定义字段。
步骤3:配置QuickBooks设置
根据需要调整QuickBooks的设置。您可以更改时区和货币等设置。MyWorks还要求您为同步特定产品设置默认设置。例如,这包括指定放置不匹配产品和新产品的地方。
步骤4:更改自动同步设置
只有当您需要更改MyWorks正常同步数据的方式时,才需要访问Settings选项卡中的其他选项。除非您已经开始同步数据并需要进行更改,否则不需要解决这些问题。你可以从中学到更多mywork视频.
使用Webgility
Webgility将您的WooCommerce与QuickBooks在线版或桌面版以及QuickBooks POS连接起来,第三方插件在程序之间创建无缝同步,因此您在QuickBooks和WooCommerce中的信息始终保持一致。Webgility是一种比MyWorks更昂贵的解决方案,但与其他销售渠道集成,如Amazon、Shopify和BigCommerce。
第一步:在WordPress上安装并激活Webgility
注册并支付你的Webgility插件并下载文件。然后,登录到你的WordPress帐户,打开“插件”,然后点击“添加新”。上传下载的文件,然后在已安装插件列表中找到Webgility。点击“激活”。
激活Webgility插件后,应该会看到一个唯一的URL。收到下一节你需要它。
步骤2:将生成的URL添加到Webgility仪表板
提示:
如果您没有加载Webgility插件,那么在这个过程中您将被指示这样做。
切换到Webgility仪表板。去集成>存储>添加.将弹出一个屏幕,在这里添加您的商店类型—在本例中是woocommerce—这是您的商店的昵称,以及您刚刚从WordPress复制的URL。用您的WooCommerce证书登录,将您的商店连接到Webgility。然后,添加您的业务联系信息,例如地址、电话号码和网站。
步骤3:连接Webgility到QuickBooks
在这个过程中,你需要公司文件的位置:
- 对于QuickBooks Pro、Premiere或Enterprise,使用管理员凭证登录,然后使用浏览按钮或单击F2找到公司文件
- 如果您正在使用QuickBooks POS,以系统管理员身份登录,在QuickBooks POS界面的左上角找到公司文件名
- 如果您正在使用QuickBooks在线,你不需要文件位置
登录后,转到Webgility桌面,添加公司文件名以及您正在使用的QuickBooks版本。
一旦你连接了你的商店,你会被要求连接一个会计软件,你可以在下拉菜单中选择。接下来,插入公司文件位置。确保您是作为单一用户登录的。然后单击连接。
之后,你会被要求确认一些设置,比如销售税、运费和支付供应商。
注意:同步位置只针对Shopify用户,所以您可以忽略它。
提示:
如果被问到,同意总是允许访问,即使QuickBooks没有运行。这将确保持续的、接近实时的信息同步。
第四步:同步数据从QuickBooks到WooCommerce
在WooCommerce和QuickBooks之间同步物品有两种方式:匹配和映射。Webgility建议将WooCommerce中的库存单位(sku)与QuickBooks中的商品编号匹配。
匹配
当数据共享相似的条件时,使用匹配。
要匹配,你去会计> POS/ERP在你的Webgility应用程序。弹出窗口将引导你通过剩下的。您可以映射订单、产品、客户或销售税。你所能匹配的内容取决于你所使用的QuickBooks程序。
映射
如果项目不匹配,没有相似的标准,或者在QuickBooks中找不到,那么您需要映射这些项目。这是一个手动查找不匹配项并将其分配给QuickBooks中相应项的过程。
在Webgility中,转到产品名称>映射名称>产品名称.然后,分别单击每个项目,选择项目,并将其与QuickBooks中的适当项目匹配。对每一项都这样做。然后,单击Map Missing Products。你会收到确认信息。您可以在产品目录下的产品目录中进行确认。
关于WooCommerce和QuickBooks的常见问题
QuickBooks与WooCommerce合作吗?
是的,确实。您可以集成这两者来共享销售数据和库存水平更新。
为什么我要同时使用WooCommerce和QuickBooks ?
WooCommerce电子商务平台提供在线商店、虚拟收银机、信用卡处理和库存跟踪。在那里你有关于你的产品,销售和退货的所有信息。QuickBooks是最受欢迎的一种乐鱼游戏app下载小企业会计平台,它可以帮助您跟踪您的销售、发票、收入、支出和采购。总之,它们提供了一种廉价和用户友好的方式来管理您的零售业务。乐鱼app官网下载入口
如何将QuickBooks添加到WooCommerce?
Intuit提供了集成QuickBooks和WooCommerce的本地插件。它是免费的,并且允许数据同步。还有第三方连接器。我们的文章探讨了其中的优点以及如何实现它们。
把WooCommerce和QuickBooks连接起来值得吗?
根据QuickBooks,你可以每月节省超过160小时与连接。拥有自动同步还有助于防止错误,并确保您总是最新的。
底线
WooCommerce和QuickBooks是管理你的销售、库存和会计的强大系统,但如果你分开使用这两个程序,你将不得不做相当多的手动输入来协调你的商业数据。
节省时间和理智的最佳解决方案是将WooCommerce连接到QuickBooks,可以使用Intuit提供的本地连接器,也可以使用第三方插件。
选择正确的WooCommerce和QuickBooks集成取决于几件事。除了你使用的QuickBooks的版本,你还应该考虑每个月你收到了多少订单。如果它低于100,并且你没有在QuickBooks中跟踪库存或产品,Zapier的免费选项可以为你工作。否则,选择便宜的MyWorks插件来获得双向数据同步。webgability对于将多个商店连接到一个QuickBooks帐户非常有用。当然,为了免费和简单地共享数据,Intuit (QuickBooks的母公司)提供了自己的连接器。
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