给小企业主的十大记账和会计技巧乐鱼游戏app下载
本文是关于会计软件.
作为一个小乐鱼游戏app下载企业主,参与企业的财务管理是至关重要的。以下是我的十大记账和会计技巧,让事情变得简单,并帮助你理解会计信息如何增加你的企业的成功。
你将在本文中学到的记帐技巧
- 把生意和个人财务分开。
- 给自己发工资。
- 报销自己的费用。
- 跟踪和报销商务里程。
- 保持你的收据。
- 外包工资。
- 请专业人士为你安装会计软件。
- 分配记账任务。
- 分析你的会计报告。
- 至少每季度准备一份预算。
1.把生意和个人财务分开
这是对上述黄金法则的重申。不幸的是,这是被违反最多的规则之一。即使你是个体户或自由职业者,我强烈建议你有单独的银行和信用卡账户,专门用于商业。
通过从你的企业账户中删除所有的个人交易,你将大大减少你的簿记员必须分类和协调的交易数量。我曾亲自为几家小企业记账,它们的“企业”账户中超过一半的交易都是私人交易。乐鱼游戏app下载整理你的个人事务既耗时又费钱,还可能导致错误。
2.给自己发工资
C公司(C-corps)和S公司(S-corps)的所有者必须给自己支付合理的工资,并像其他员工一样通过工资系统管理。然而,我建议个体经营者、自由职业者和合作伙伴也给自己发“工资”,尽管从技术上讲,这是业主的提成,不包含在工资中。
给自己发工资会强化你的企业是一个独立实体的观念,也会减少你违反黄金法则的必要,让你的企业直接支付你的个人开支。与其在一个月内进行大量的交易,让企业代表你支付费用,不如让企业每个月给你写一张支票,存入一个单独的账户,用于支付你的个人费用。
3.报销自己的业务费用
尽管你尽了最大努力,但有时你还是会用个人资金支付业务费用。记住,黄金法则说这些商业费用应该出现在你的商业银行账户中。要做到这一点,让公司给你写一张支票,用你的个人资金来偿还你所支付的费用。这应该是你月薪之外的一张单独的支票。
给自己报销的过程应该和给员工报销的过程一样。将费用连同日期、供应商和用途列在电子表格上,并附上收据。然后你的公司就会给你一张确切数额的支票。虽然这有点麻烦,但它可以保证你的簿记员扣除费用,因为他们是用支票从企业账户支付的。
4.跟踪和报销业务里程
您的企业可以按每英里(2021年为56美分)登记你使用个人车辆驾驶的任何商业里程。跟踪每一次商务旅行的日期、里程和目的,并将其与你的每月费用一起提交,如上面的技巧三所述。QuickBooks在线你可以使用智能手机上的GPS自动记录你的里程,这比手动记录要容易得多。
公司不应该直接为你的私人车辆支付任何费用,即使是完全用于公司的燃料。你应该用从公司收到的每英里56美分来支付你的燃料和维护费用。
5.保持你的收据
虽然记账系统不依赖收据来识别交易,但国税局确实需要所有税收减免的收据。保存收据的一种老式方法是为每个供应商准备一个文件夹,在那里你可以放置纸质收据。一种更新的方法是扫描收据,并在记账软件中将收据的电子副本附加到交易中。这是许多会计程序免费提供的一个很好的功能。
6.外包工资
根据黄蜂条形码技术公司的一项研究,50%的小企业乐鱼游戏app下载将工资核算外包.我强烈建议你也这样做。签发工资支票、扣缴雇员税和提交工资税申报表是一个繁琐的过程,可以以合理的价格轻松外包。许多工资单提供商甚至与您的会计软件集成,以便自动加载必要的会计分录。
如果你要外包工资,我建议你开一个单独的企业支票账户,专门用于工资,这样你的工资供应商就不能访问你的主要账户。此外,在经济困难的时候,你可以确保工资账户里有钱,即使你的主要账户透支了。对于员工士气而言,没有什么比拒付工资支票更糟糕的了。
7.请专业人士安装你的会计软件
有很多不错的选择乐鱼游戏app下载小企业会计软件但正确设置会计软件是一件复杂的事情。为您的业务量身定制的软件越好,使用起来就越容易、越有益。约82%的专家接受调查我认为,小型企业的计算机会计系统的初始设置应该由专业人员完成。乐鱼游戏app下载
请专业人士为你定制账户、产品和服务、客户、供应商和发票的图表。一定要让他们向您展示如何在必要时对这些列表进行更改。一旦完成了这些清单,像开发票和支付账单这样的日常事务就非常容易了。
8.记账任务分配
以上七个记账和会计技巧适用于所有的小企业主,无论他们是自己记账还是把记账外包给专业人士。乐鱼游戏app下载现在,是时候决定你自己要做多少工作了。以下是一些主要的记账任务,以及我对小型企业的建议:乐鱼游戏app下载
记账任务 |
表示频率 |
分配给 |
---|---|---|
向客户开具发票 |
每周 |
所有者或员工 |
记录收到的客户付款 |
每周 |
所有者或员工 |
将客户付款存入银行 |
每周 |
所有者或员工 |
记录收到的供应商发票 |
每周 |
所有者或员工 |
签发支票支付供应商 |
每周 |
所有者或员工 |
记录信用卡消费 |
每周 |
所有者或员工 |
将信用卡和银行账户交易与对账单进行核对 |
每月 |
记账公司 |
关闭书籍以防止更多的条目 |
每月 |
记账公司 |
编制月度财务报表 |
每月 |
记账公司 |
许多记账任务都是你业务中不可缺少的一部分,比如开发票和付账单。这些任务很难外包出去。然而,其他的工作,如结帐、对账和制作财务报表,都不在你正常的业务操作范围内,最好交给专业人士处理。
我建议新所有者亲自执行每周的任务,至少在最初阶段,以便熟悉该软件。如果你正在使用QuickBooks Online,我们有一些很棒的免费的QuickBooks在线教程让你们开始吧。随着公司的发展,这些每周的任务应该移交给办公室员工,成为可能的日常任务。
9.分析你的会计报告
不要依赖你的簿记员分析你的会计报告。他们的工作是把数据输入软件。经理的工作是检查会计系统的输出,以帮助管理业务。乐鱼游戏app下载小企业经常为现金流而挣扎,有一些简单的会计报告可以帮助你:
- 账龄应收账款(A/R)这个报告告诉你每个客户欠你多少钱,以及债务是当前的还是逾期的。除了说明你应该在什么时候联系客户付款之外,这份报告还会告诉你在不久的将来你应该收多少现金。
- 账龄应付账款(A/P):在这里,您可以看到您欠每个供应商多少钱以及到期时间。这可以帮助您了解未来的现金流需求,并预测需要立即解决的现金流短缺。
- 现金流量表:现金流量表将你的现金流按经营、投资和融资活动分开。经营活动产生的负现金流可能是一个需要解决的严重问题。
关于82%的专家比如,小企业主应该乐鱼游戏app下载知道如何通过计算机会计软件制作和理解财务报表。重要的是你要知道如何自己生成这些陈述,这样你就可以至少每周回顾一次。
10.至少每季度准备一次预算
现在你已经检查了你的会计报告,你应该有很好的信息来预测你未来几个月的现金流。做好预算的第一步是预测销售情况。回顾过去几个月盈亏报告上显示的销售情况,应该能提供下个月销售情况的一些信息。你也可以考虑一下去年同期的销售情况,以考虑到公司的季节性。
做好预算的下一步是检查最近损益表上的费用。试着根据你的预测销售额来预测你预测期内的每一项主要支出。需要考虑的问题有:
- 哪些费用会随着销售额的变化而增加或减少?这些是你的可变费用,也是最难预测的。例如,直接人工成本和直接材料成本可能以销售额的百分比来预测最好。
- 哪些费用与销售额无关?这些固定费用通常很容易预测,比如月租。
- 我的业务有什么重大变化吗?一定要考虑到你以前的财务报表中可能没有出现的任何变化。例如,如果你雇佣新的办公室员工,你的工资支出可能会增加。
一定要将你的实际结果与你的预期现金流进行比较。一开始可能很难做出好的预测,但经过几次循环之后,您将看到显著的改善。一旦你能够对费用做出准确的预测,你就能迅速发现并解决问题。没有预算,许多企业主直到遇到现金流危机时才意识到问题。
为什么记账很重要
记帐不仅仅是一种必要之恶。一个准确、健全的会计制度是很有价值的。美国劳工统计局(BLS)报告说20%有一半的新企业会在一年内倒闭,而50%的企业会在五年内倒闭。调查的专家格里菲斯大学的研究人员相信决定小企业生存的一个重要因素是所有者的财务知识,包括他们的会计软件的知识。乐鱼游戏app下载你不需要自己记账,但你需要了解如何组织你的业务,使记账更有效和准确。
良好的记账从如何经营企业开始
我的大部分簿记和会计技巧与簿记系统本身无关,而是与你如何经营你的企业有关。好的记账不是基于一盒发票和收据,而是基于银行和信用卡对账单。记账员会记录你的银行和信用卡账户上的所有交易,然后对你的账簿和银行对账单进行核对。通过对帐,他们知道所有的交易都以正确的金额记录了下来。
记账的黄金法则:每一笔商业交易,不包括个人交易,都应该通过你的商业银行和信用卡账户进行。
底线
乐鱼游戏app下载小企业主不能仅仅通过外包记账功能来消除记账的头痛。正如这10个记账和会计技巧所解释的,好的记账和会计是关于你如何组织和经营你的企业,这是只有所有者才能做的事情。