如何创建企业内部信用卡政策协议
公司信用卡政策解释了公司信用卡的使用、资格和要求。公司信用卡政策是雇主和雇员之间的内部协议,它概述了公司信用卡的可接受和不可接受的使用。这些政策定义了与信用卡还款、费用报销、负债和信用限额相关的期望。
如果您需要企业信用卡政策为您的业务,请查看火箭的律师.这是一个在线法律服务提供商,只要回答几个问题,就可以为你提供定制的法律文件。如果需要,该网站还提供额外的法律援助。今天开始。
什么是公司信用卡政策
公司信用卡政策是一份文件,概述了内部涉众在使用公司信用卡进行业务相关支出时必须遵守的规则和条例。公司信用卡政策设定了与资格、财务责任、费用报告、信用卡消费限额、纠纷和公司信用卡所有权相关的期望。
虽然您可以从零开始创建企业信用卡政策,但像火箭的律师提供政策模板,帮助您的企业利用有效的公司信用卡政策。模板可以根据您的特定需求进行定制,并且可以避免使用法律术语。
为什么公司信用卡政策很重要
企业信用卡政策对于拥有企业信用卡账户的公司很重要。你可以控制每张卡的消费限额,这可以保护你的业务,同时也为员工提供了支付公司开支的方便方式。当员工将使用某种形式的企业融资时,此类政策非常重要。
公司信用卡政策的重要性体现在以下四个方面:
- 记录与公司信用卡使用有关的规章制度:公司信用卡政策概述了所有内部利益相关者所遵循的程序,包括雇员和雇主。
- 定义持卡人的责任和责任:根据卡和发卡人的不同,责任或由公司承担,或由公司和持卡人共同承担。这意味着公司或持卡人对付款、费用和纠纷负责。列出责任问题可以保护公司并设定使用预期。
- 帮助企业省钱:例如,信贷限额在政策中有概述,以及违反这些限额的后果。公司信用卡政策可以包含频率限制、月支出限制和费用类别限制。当员工使用某种形式的企业融资时,此类政策非常重要。
- 提高费用报告和报销效率:费用政策需要明确定义,一个好的公司信用卡政策可以做到这一点。遵循是很重要的费用报告程序确保业务支出效率。
总的来说,企业信用卡政策帮助企业建立员工使用企业信用卡时需要遵守的期望和规则。很容易忽略一些细节,这就是为什么从模板开始会很有帮助,例如由火箭的律师.不过,你也可以自己做。只要确保遵循我们的公司信用卡政策清单,这样你就不会错过细节。
创建企业信用卡策略清单
总的来说,你的内部业务的信用卡政策是您的业务所特有的。要创建企业信用卡政策,您需要设置政策开始日期、确定您的信用卡类型、确定谁有资格、设置支出限制、建立费用报告预期、指定违反政策的任何后果,并定义谁对该政策负责。您可以按照下面的清单项或下载清单作为一个PDF。
在创建公司信用卡政策时,需要遵循的7个重要清单项目是:
1.设置公司信用卡政策开始日期
所有的公司信用卡政策都应该有一个开始日期。这确保了每个人都知道新政策何时生效,并减少了混乱。一个有效的开始日期还可以让员工在开始日期之前使用信用卡。
2.确定你拥有的公司卡的类型
公司信用卡有两种:公司支付卡和个人支付卡。卡的类型规定了持卡人的责任以及费用报销(如果有的话)。了解特定于信用卡的要求可以帮助您创建更好的公司信用卡政策。
3.确定谁有资格申请公司信用卡
公司信用卡政策概述了有资格申请公司信用卡的员工类型。例如,有些公司只向全职员工发放企业信用卡。其他一些公司将公司信用卡限制在特定部门使用,比如销售部门。
此外,你还想知道如何发行公司信用卡。您的企业可能会自动向符合条件的员工发放卡片。相反,它可能要求员工提交申请获得批准。申请只供内部使用,不会反映在个人的信用报告上。
4.设定公司信用卡消费限额
你可以根据各种各样的因素限制企业信用卡消费。频率限制、每月支出上限和个人支出限制都可以实施。重要的是,你要清楚所有的信用卡限额,然后在你的公司信用卡政策中详细说明这些信息。
你需要列出每月的支出限制,特定费用限制,以及频率限制(如果有的话)。此外,您可以对不同的持卡人要求不同的限额,如果是这样,您就需要将其包括在您的保单中。例如,高级领导的月收入限额可能比公司的销售人员要高。如果是这种情况,您可能想要制定一个政策,说明如何批准批准的支出限制的例外情况。
5.与员工建立费用报告预期
有些公司要求个人卡和公司卡报销。对于单个卡,账单被发送给每个持卡人。员工通常会提交一份附带账单的费用报告。一旦被批准,账单就会代表员工支付。在公司卡片上,一张包含所有卡片信息的账单被发送到公司。公司在提交任何费用报告之前支付账单,但持卡人仍然需要提交报告。
如果是上述任何一种情况,您将需要概述您的费用报告政策和程序,如必需的收据,批准过程,等等。有关费用报告政策的信息,请查看我们的文章费用报告.
避免员工提交费用报告的麻烦的一个简单方法是使用预付卡盒饭为业务.您可以控制支出限额和支出类别,费用报告都存储在一个方便的地方,您可以在几秒钟内访问。便当甚至与最流行的记账软件同步,并提供60天的免费试用。
6.列出违反公司信用卡政策的后果
如果你的员工违反了公司信用卡政策的任何规定,重要的是要清楚地知道后果。较小的违规行为,比如销售人员在客户身上过度消费,可能会导致他或她的公司信用卡被暂时吊销。然而,更大的问题,如欺诈,可能导致解雇员工。
7.定义谁对政策负责
最后,明确定义执行公司信用卡政策的人员或员工。此人将负责信用卡还款、支出报告审批以及因滥用信用卡而产生的任何纪律处分。
通常,公司的首席运营官(COO)或首席财务官(CFO)拥有公司信用卡政策的所有权。然而,企业主、首席执行官和其他高级领导人也以执行公司信用卡政策而闻名。
在通读了公司信用卡策略检查表项后,下一步是确定是自己创建策略还是使用可定制的模板.公司信用卡政策模板可以节省你的时间,并确保你涵盖所有的基础。
公司信用卡政策模板
虽然您可以从头创建自己的策略,但使用模板可以帮助您学习法律语言和行话。如果想创建自己的公司信用卡政策,下一节将介绍需要包含的重要元素。然而,要马上开始,火箭的律师提供20美元的策略模板,完全可根据您的需要定制。
Rocket Lawyer通过询问您一系列与业务相关的问题来定制模板。你需要知道你的业务地点、公司信用卡账户类型、你的计划管理员、合格员工以及期望的信用额度等信息。
公司信用卡策略模板根据您给出的答案调整其部分和措辞。你可以跳过任何你不知道的问题,在以后的日期提供信息。如果是这种情况,文档显示空行;当提供未完成的信息时,将进行更新。该模板可用于两种类型的公司信用卡(公司支付卡和个人支付卡)。
一旦检查了清单,对所有这些项目做出了决定,并确定是否要使用模板,下一步就是确保所有关键元素都包含在公司信用卡政策中。
整合所有公司信用卡政策要素
公司信用卡政策因业务而异。然而,你需要在公司信用卡政策中包括七个关键项目,包括资格和批准、使用和财务责任、收据和费用报告、支出限额、违规和后果、纠纷、信用卡的所有权和注销。
你应该纳入公司信用卡政策的七个重要因素是:
1.资格和批准
这通常是公司信用卡政策的第一部分。资格和批准部分概述了有资格获得企业信用卡的员工类型。例如,有些公司可能只允许销售人员携带公司信用卡。
第二,本节介绍发卡审批流程。企业可以直接向员工发卡,也可以让员工申请企业信用卡。公司支付卡通常直接发放,个人支付卡则需要申请。
2.使用和财务责任
公司信用卡政策的这一部分概述了公司信用卡的允许支出。通常情况下,公司会在这里注明“仅用于核准的业务支出”。此外,本节概述信用卡还款的一般程序。如果一家公司负责支付账单,就会在这里注明。相反,如果员工必须提交报销报告,则会在这里注明。
3.收入及费用报告
公司信用卡政策的这部分只适用于需要员工提交费用报告的情况。如果公司支付信用卡账单的全部费用,而不要求报告费用,它在政策的上面部分有概述,这部分被省略了。
但是,如果企业需要费用报告,这部分政策概述了费用报销的程序。如必需的收据,费用报告的到期日期,以及批准和报销的日期都包括在这里。费用报告是一个好主意,因为它有助于持卡人对他们的支出负责。
4.信贷支出限制
公司信用卡政策中的信用消费限额部分是相当不言而喻的。所有的支出限制都是在这里明确规定的。限制可以包括频率限制、每月信用限额、特定支出类别的限制等项目。您需要包括旅行、娱乐、办公设备和其他任何东西的限制。
如果你用预付卡,比如盒饭在美国,你只需要在每个员工的卡上预装一个首选的消费限额,就完成了。用两张免费卡免费试用60天,没有安装费用。
5.信用卡违规及后果
公司信用卡政策的这一部分定义了所有潜在的违规行为以及相关的后果。一些信用卡违规行为包括预支现金、个人支出、错误的支出报告等等。您还可以包括违反规定和超出前一节中概述的支出限制的后果。
6.有争议的条款
公司信用卡政策的争议项目部分解决了员工公司信用卡上可能出现的错误收费。对于企业来说,要求员工负责清理信用卡上的任何有争议的费用、退货或调整是很常见的。
7.信用卡的所有权和注销
本节概述了持卡人的责任。很重要的一点是,你们公司的信用卡政策要明确规定谁应该为信用卡支付和丢失信用卡负责。这部分通常包括公司根据需要取消或暂停公司信用卡的权利。
要考虑特定于发行人的政策要求
企业信用卡发行机构在制定企业信用卡政策时需要考虑特定的条款和条件。例如,发卡机构提供的信用卡有特定的支付条款、信用额度和责任,所有这些都由信用卡公司概述。不管你是否使用火箭的律师或者创建您自己的政策,您需要将这些项目包括在您最终的公司信用卡政策中。
三个特定于发行机构的公司信用卡政策要求需要考虑:
1.付款条件
支付条款是公司信用卡政策的一个重要组成部分。发卡机构列出的具体条款规定了你创建的关于信用卡还款的政策。例如,许多公司信用卡允许你带余额,而一些公司信用卡不允许结转余额。
此外,在创建您的公司信用卡政策时,应该考虑到信用卡的年增长率和最低支付额。例如,你的公司信用卡可能允许你有一个余额,但如果年利率太高,你可能想创建一个政策要求每月余额全额支付。
当涉及到延迟付款的费用评估时,发卡机构还列出了责任方。例如,个人支付卡要求持卡人承担这些费用。在你的公司信用卡政策中包含这些信息是很重要的。
2.信用额度
发卡机构可能会对你的公司信用卡账户进行限制。如果是这种情况,了解公司对你账户的限制是很重要的。这些限额可能是一个整体的企业信用限额,也可能是一个特定的信用卡限额。
当然,发行方施加的信贷限额会改变你围绕信贷支出限额制定的政策。例如,如果你的公司总限额是每月50,000美元,你就需要确保有足够的限额来阻止你的公司每个月透支。
3.责任
发卡机构对持卡人的责任有明确规定。如果你有一张公司支付卡,你的公司要为所有的信用卡支付负责,而你的员工不用承担责任。另一方面,如果您有个人支付卡,您的发卡机构将向公司或公司和持卡人共同承担责任。
因此,了解你的发卡机构如何评估你公司信用卡的债务是很重要的。这将帮助您在您的公司信用卡政策中准确地定义信用卡负债——以及相关的后果。
一个真实的公司信用卡政策的例子
帕特里克·韦斯特,创始人是这台机器总部位于纽约和劳德代尔堡的体验营销机构。该公司报告称,其企业信用卡账单每月在6.5万美元到10万美元之间。
Be The Machine并不缺少企业信用卡。事实上,每个员工都有一张公司信用卡,没有每月的信用额度。韦斯特依靠他的员工“向上管理”,代表公司做出正确的采购决定。
韦斯特在接受Fit Small Business采乐鱼游戏app下载访时表示:
具体来说,Be The Machine的信用卡政策通过以下要求帮助指导员工:
- 所有员工每月提交费用报告,以供指导和监督
- 报销单上的所有费用应包括相应的收据
- 所有的费用将被编码到一个特定的客户项目,以跟踪运营费用
- 所有报告必须在每月信用卡账单的30天内完成
- 所有与业务相关的费用由公司偿还给员工
公司信用卡政策不必如此宽松。尽管如此,韦斯特自由的消费政策与良好的支出报告控制相抵消,这表明企业信用卡政策可以有多么的可定制。韦斯特说,总的来说,对于商业信用卡而不是其他形式的短期融资,你有必要准备一些东西,不管它有多严格。
韦斯特接着指出,信用卡公司已经改进了在线跟踪系统,帮助他检查公司交易和摘要。此外,新的信用卡应用程序使收据的扫描和编码变得更加容易。
公司信用卡政策的好处
实施企业信用卡政策可以降低与滥用或违规使用企业信用卡相关的任何风险。公司信用卡政策有几个好处,包括记录任何规则和条例,概述内部利益相关方的程序,并定义持卡人的责任和责任。
公司信用卡政策的好处是:
- 明确记录规章制度:有了企业信用卡政策,您的企业就可以列出规定企业卡应该在哪些活动或交易中使用的指导方针。例如,你有能力设定支出限额的预期。
- 概述内部利益相关方所遵循的程序:企业的企业信用卡政策概述了员工必须如何使用企业信用卡。例如,一些程序包括提交每月的费用报告,并且所有的费用都需要匹配的收据。
- 定义持卡人的责任和责任:公司信用卡政策应要求持卡人除对公司的私人信息负责外,还要对公司信用卡的安全负责。这可以帮助勾勒出违反策略的后果。
总的来说,公司信用卡政策有助于提高安全性,减少与公司信用卡相关的任何欺诈或滥用。我们采访了莫利·沃尔什,商务卡董事总经理追逐,他说:
从公司的角度来看,公司信用卡政策确保了控制,同时精简了发生在多个支付工具之间的支出。有效的政策将提高效率,同时减少欺诈或滥用的机会。企业卡政策,加上与企业运营结构一致的企业卡计划,还提供了一个可以跨组织集成的数据仓库,以支持企业资源规划(ERP)、总账、应付账款和电子采购。
“数据集成节省了时间,提高了准确性,有助于识别泄漏区域,并支持项目扩展。消费数据可以被用来加深与特定供应商的关系,并提供潜在的节省。从员工的角度来看,公司卡政策允许业务支出被捕获到指定的公司支付工具上,而不是流向个人卡。”
考虑到这些因素,公司信用卡政策是非常可定制的。作为企业所有者,您有能力设置自己的规则和规定,并在所有企业卡上执行。但是,在您自己创建策略时,应该注意一些缺点。
自己创建企业信用卡策略的缺点
创建企业信用卡政策的最快、可能也是最安全的方法是使用可定制的模板.如果您决定自己创建一个策略,要知道这将需要更多的工作,而且您可能会忘记涉及细节。因为使用正确的法律语言和行话是很困难的,如果你建立了自己的政策,你可能需要咨询律师,以确保你已经涵盖了所有的基础知识。
自己创建企业信用卡政策的缺点是:
- 与使用模板相比,策略需要更多的工作:没有一个公司信用卡政策模板,你将有相当多的工作为你削减。从零开始创建一个策略是非常耗时的,并且涉及到大量的工作。
- 你可能会忽略一些重要的规则:记住持卡人需要遵守的所有具体的规章制度是一项挑战。如果您使用模板,则更容易确保您已经覆盖了所有基础。
- 使用正确的法律语言是很困难的:法律语言对于大多数自己制定政策的小企业主来说并不容易。乐鱼游戏app下载可定制的模板可以帮助确保您使用了正确的语言来保护您的业务。如果你不确定,最好咨询一下律师。
总的来说,自己创建公司信用卡政策可能是耗时和具有挑战性的。但是,您可以使用可定制的模板来简化这个过程。这样的公司火箭的律师让企业主能够访问负担得起的公司信用卡政策和程序模板,以确保他们的政策保护他们的企业。
公司信用卡政策常见问题(FAQs)
我们介绍了很多关于企业信用卡政策的信息,以及如何为您的企业创建一个信用卡政策。有些问题比其他问题更常被问到,我们在这里讨论这些问题。如果您还有其他问题,请在下方留言,我们将为您解答。
关于公司员工信用卡政策,最常被问到的问题有:
公司信用卡是基于个人信用的吗?
在申请企业信用卡时,发卡机构不会考虑企业主的个人信用评分。此外,企业所有者不需要承担个人责任。然而,发卡机构要求有一个“良好”的商业信用评分,由四个商业信用机构之一评级:邓白氏(80+),益百利(76+),Equifax(90+),或FICO SBSS(140+)。
我可以个人使用公司卡吗?
在大多数情况下,公司信用卡只用于商务开支。大多数小型乐鱼游戏app下载企业的公司信用卡政策将概述与持卡人相关的使用政策。通常情况下,员工持卡人不允许将公司信用卡用于个人用途。
什么是公司信用卡?
公司信用卡与小型企业信用卡不同,是一种不同类型的信用卡,主要发放给员工,用于支付与商务有关的费用,如旅行。乐鱼游戏app下载企业卡最适合年收入为400万美元、年卡支出为25万美元的企业。选择一张支持你消费习惯的信用卡。
底线
企业信用卡政策对于拥有企业信用卡账户的企业很重要。有效的公司信用卡政策成功地概述了内部使用公司信用卡的资格、批准和使用情况。这种政策也适用于员工使用其他形式的企业融资,包括小型企业信用卡。乐鱼游戏app下载
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