三份小型企业传真封面模板(+免费下载)乐鱼游戏app下载
科里·麦克劳是一名专门报道VoIP和统一通信的作者。科里在市场营销、科技写作和企业传播方面有十多年的经验，甚至还为前第一夫人米歇尔·奥巴马的“让我们动起来”倡议撰写过内容。
玛丽安是Fit Small Business的特约撰稿人，涉及商业电乐鱼游戏app下载话服务、VoIP和视频会议工具。
本文是关于网络电话．
传真封面保护所附文件的内容或指定有关预期收件人的更多细节。它们有不同的主题和文件类型，但最流行的模板包括用于加快通信的标准模板、用于保护患者隐私的符合健康保险携带和责任法案(HIPAA)的模板，以及用于其他高度机密文件的敏感信息模板。
免费下载的传真封面模板
传真封面对于共用传真机的企业或当收件人不需要传真文件时特别有用。下载下面的模板或根据您的需要定制它们。我们还整理了一份提供个性化封面设计的平台列表，以帮助您入门。
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1.标准传真封面模板
标准传真封面模板是完美的，当你需要快速发送传真，没有任何绒毛。它使主题和信息成为你的封面的亮点，帮助你优先考虑传真的内容，并确保它到达正确的目的地。
| 优点 | 缺点 |
|---|---|
| 快速，易于编辑 | 在发送机密信息，特别是受HIPAA保护的信息时可能不够 |
| 易于在接收端识别预期的收件人 | |
| 包括传真主题和短消息的澄清 | |
下载标准传真封面样本。用电子方式或手工填写这些字段。打印封面页并将其作为手动传真文件的第一页，或将其保存为电子文件的第一页，然后虚拟传真文件。
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2.符合hipaa标准的传真封面模板
为了保护患者的电子保护健康信息(ePHI)，传真还要求遵守《健康保险携带与责任法案》(HIPAA)。我们的符合HIPAA的传真封面示例旨在保护信息不被意外泄露给未经授权的个人，这将违反HIPAA。
如果传真错误地发送给未经授权的第三方，封面有助于保护信息，防止意外泄露传真文件。由于符合hipaa标准的传真封面页上包含的信息，未经授权的收件人将让发送方知道他们错误地收到了文件，而无需阅读传真文件中的其余内容。
| 优点 | 缺点 |
|---|---|
| 通过说明传真中有ePHI来保护您的公司免受责任 | 必须提供关键信息，包括接收者姓名、发送者姓名、组织机构、患者姓名和参考编号，这使得准备封面更加耗时 |
| 符合hipaa标准的传真封面上有接收者的指示，以防意外收到 | 尽管有明确的迹象表明这些材料是机密的，但如果传真发送到错误的收件人，就没有铁定的保护 |
| 此表上的几个点信息提供了路由和保护患者信息的快速详细信息 | |
符合hipaa标准的传真封面页必须包括免责声明，说明传真内容具有ePHI。他们还必须向接收者解释，如果错误地接收了传真，应该采取哪些步骤来确保病人的信息保密。我们已经包括了一个免责声明的例子，需要在我们的hipaa符合样本传真封面模板的基础。
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3.敏感信息传真封面模板
在某些方面，敏感信息传真封面模板类似于符合hipaa的变体。两份传真封面:
- 清楚地标明传真中的信息是机密的
- 包括一个免责声明，提供信息如何处理传真，如果它被发送到一个意外的收件人
这两个传真封面示例之间的主要区别是，敏感信息封面很可能不会用作包含ePHI的文件的可打印传真封面，而是包含您希望保密的业务信息。这些信息包括未公开的合作关系、未公布的新产品线、员工或求职者的机密信息，或者其他你不想落入坏人之手的信息。
| 优点 | 缺点 |
|---|---|
| 提供明确的信息，说明传真的内容是机密的 | 传真并不是100%安全的，所以尽管有警告，任何人都可以从传真托盘中拿走文件 |
| 敏感标签也表明里面的信息可能有时间限制，这可能会增加接收端的紧迫性 | 没有这种类型的加密保护;因此，信息可以被拦截 |
| 附带的免责声明是防止意外接收的一层保护 | |
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如何自定义和使用传真封面模板
传真封面适合不同的业务需要和场合。您可以为主题行和消息添加一个空格，或者通过下载一个免费模板来添加您的公司名称和标志来进行自定义，以保持简单。您可以下载并调整这些可打印的传真封面模板，以便在每个模板最合适的时候使用。
下载后，你可以选择在Word、谷歌Docs和其他文字处理程序中定制MS Word模板。从模板中插入详细信息，如公司标识和业务联系信息。添加您的标志可以帮助收件人快速识别您的业务。
下面是关于如何进行定制的详细说明:
用于谷歌文档
下载我们的模板，并在谷歌文档中打开它。由于您使用的是可自定义模板，因此可以使用右键单击“replace Image”命令替换Fit Small Business徽标。乐鱼游戏app下载从这里，选择任何你需要的PNG, JPG或GIF格式的logo文件。通过单击选项卡顶部的文件名来更改模板的名称，以保存它以供将来使用。
适用于Microsoft Word
下载我们的模板，然后从Word中选择你想要显示logo或信息的图像区域。选择屏幕顶部的“插入”选项卡。在子菜单中，寻找“图片”，并选择您需要的PNG、JPG或GIF格式的logo文件。完成后，请确保从下拉菜单中单击“另存为”，并将文档保存到您的设备中以备将来使用。
为什么你需要传真封面
您的企业不需要使用传真封面，但这一额外的页面可以保护敏感信息并确保机密性。例如，如果通过传真发送受保护的健康信息，则不希望传递文档的人员在试图确定将文档发送到何处时意外读取私人详细信息。
您的封面页包括一个“收件人”字段，可以帮助您的传真发送到正确的人，即使多个员工或部门共用一台传真机。“发件人”字段帮助收件人识别发件人并避免混淆。如果他们需要回复，他们会在你的传真封面上有他们需要的联系信息。
四封面模板设计服务
如果这些可打印的，免费传真封面的例子不能满足你的业务需求，尝试模板设计服务或软件。你可以找到很多经济实惠的解决方案，可以很容易地创建一个独特的传真封面样本，检查所有的盒子。以下是我们的一些最佳推荐:
乐鱼游戏app下载寻找传真封面设计服务的小型企业应该考虑VistaPrint．VistaPrint是一个在线设计和打印服务，以其合理的价格和快速周转而闻名。虽然它主要以印刷名片而闻名，但它也提供传真封面的设计服务。它提供了广泛的模板选择，并使用各种独特的材料选项。
如果你有特定的设计和格式要求，需要专业人士的专业知识，设计师将是你最好的选择。Fiverr专业人士的价格各不相同，低则5美元，高则200美元。通常情况下，一分钱一分货，所以一定要检查每个设计师的作品集和产品，为你的业务找到合适的一个。
RingCentral是一个提供在线传真功能的商务电话系统。如果你订阅了该公司的二级计划(每个用户每月28.49美元)，就可以享受无限的互联网传真服务。大多数在线传真服务，如RingCentral，允许用户为他们的传真挑选封面。用户可以从各种主题中选择，如古代，生日，经典，机密和紧急。
像RingCentral,Nextiva是一家提供虚拟传真服务的商业通信提供商，用户可以通过电脑或移动设备发送和接收在线传真。它提供了不同的可定制选项，以优化和个性化用户的传真体验，并允许您管理封面细节。它的入门级套餐提供无限互联网传真服务，每个用户每月收费30.95美元。
选择虚拟传真供应商
其他通信渠道，如电子邮件和短信(SMS)，近年来越来越受欢迎，但传真仍然是商业通信的重要组成部分，特别是在医疗保健和法律服务等行业。然而，传真机的购买和维护都很昂贵。
与其投资购买一台实体传真机，不如考虑使用虚拟传真提供商。RingCentral的网络协议语音(VoIP)功能允许您从桌面、移动设备或web浏览器发送传真。以下是你可以用RingCentral的虚拟传真服务做的其他事情:
- 增加封面
- 安排传真留言
- 检查传真收件箱
- 直接传真到电子邮件地址
- 接收传真提醒
- 用你的移动设备扫描文件
常见问题
传真封面可以手写吗?
是的，这些免费的传真封面模板是可以打印的。下载后，您可以打印出上面的模板，并根据您的喜好手动编写细节。
哪些商务电话系统提供传真服务?
的最佳商务电话系统包括传真VoIP电话特性．除了RingCentral而且Nextiva，像蚱蜢，Ooma,8×8都有在线传真功能。
传真封面算作一页吗?
是的。发送传真时，一定要数清楚所有的页数，包括扉页，并在页数的空白处注明页数。这确保了接收者不会在传输中丢失任何页面。
底线
虽然传真不是现代最流行的交流方式，但它在实体文档领域仍然占有重要地位。传真封面不是必需的，但它们提高了您的传真到达正确的人的机会，还可以防止潜在的HIPAA违规。
使用我们免费定制的传真封面示例，为您的传真通信增加一层额外的保护和专业知识。只需几分钟就可以为您的业务下载和定制一个模板。
