员工考勤政策[+免费模板]
员工出勤政策是一份公司文件,通常是你手册的一部分,它明确规定了公司的一般出勤和相关事项。员工出勤政策还应包括如何对违规员工进行纪律处分。
我们创建了一个出勤政策模板您可以根据您的业务需求下载和定制。
出席政策中要包含的7个部分
当你的员工请假或请假时,这只是做生意的成本。但控制无故缺勤的成本可以帮助你提高底线,提高员工士气。为了确保你有一个有效的,公平的,合法的出勤政策,下面是最重要的部分。
1.定义
您不必包含单独的定义部分,尽管我见过许多策略这样做。但是,如果您定义每个部分开头使用的术语,则会更直接。这将有助于确保每个人都同意,任何术语的含义都不会含糊不清。含糊不清会导致混乱,这会让员工感到沮丧,不确定自己何时违反了政策。
2.没有
你的公司可以通过实施一个清晰简洁的考勤政策来对抗缺勤现象。在一些小公司,这可能看起来过于正式,但正如你将看到的,良好的员工出勤政策乐鱼游戏app下载对雇主和员工都有好处。
将缺勤定义为员工未按规定时间报到上班。然后,定义两种类型的缺席:
- 原谅缺席:当员工根据公司的PTO政策和经理安排休假时间时,或者当员工有紧急情况并在开始值班前通知经理时
- 未经允许的缺失:当员工不能按时报到,并且在开始值班前没有联系他们的经理或主管,无论什么原因
现在,您需要定义违反此策略的后果。你可能会说,在一个30天的滚动期间内,超过3次无理由的缺勤将导致员工纪律处分,直至包括解雇。您还可以要求无故缺勤的员工将自动从其余额中扣除PTO。
定义这些术语和结果对于确保你的员工理解你对他们的期望非常重要。如果没有明确设定这些准则,你可能会发现公司经常人手不足,因为有些人就是不来上班。
你知道吗?
根据美国劳工统计局根据美国劳工统计局(BLS)的数据,2020年所有行业的缺勤率为3%。美国疾病控制与预防中心报告称,仅慢性健康问题每年花费雇主超过350亿美元因为员工们意外地错过了几天的工作。这还不包括那些睡过头、错过火车或被堵在路上的员工。
3.迟到
首先,在你的公司里定义什么是迟到。我们建议添加一个句号,所以它看起来像这样:
迟到当员工开始值班时迟到,或从轮班中休息回来后迟到超过5分钟时发生。在每一种情况下,员工必须通知他们的经理,他们将在上班时间前迟到。通知经理并不能成为拖延的借口。
然后,确定您希望对违规行为产生什么后果。你可以说,每月违反该政策超过五次将导致纪律处分,直至并包括解雇。
当你的团队没有准时时,让他们负责是很重要的。你的企业需要你的员工在你需要他们的时候出现在你需要他们的地方。如果他们迟到了,工作可能会延误,客户被忽视,而其他员工可能需要填补空缺。
4.早离开
迟到的反义词是提早离开。这里有一个例子:任何员工在当天或在计划下班或开始休息前超过五分钟离开班,必须通知他们的经理;但你的缺席是不可原谅的。
我们认为违规的后果与迟到的后果相似,因为它们是如此密切相关。这部分确保员工理解他们需要在整个轮班期间都呆在这里。如果没有这种明确的期望,你的员工可能会觉得来去自由,让你的企业陷入混乱。
5.纪律程序
当我们为上面的每个部分定义潜在的规程时,我们还希望提供规程如何发生的清晰过程。这是至关重要的,因为它通过对所有员工适用相同的纪律程序,帮助你的公司避免法律麻烦。有一个结构化的过程将使每个人更有可能得到相同的待遇。
纪律处分程序可包括下列步骤:
- 第一次违反:口头警告
- 第二次违反:书面警告
- 第三次违反:停学及最后书面警告
- 第四次违反:终止
6.放弃工作
如果员工在你规定的很长一段时间内未能上班,你需要包括一个放弃工作的部分来覆盖你的公司。
放弃工作是指员工连续三个工作日或以上不通知上级而不上班。在满足这些条件后,雇员将被视为自愿终止雇佣关系。
这部分给了你的公司一个机会,如果一个员工在一段时间内没有上班,你就可以把他从名册上除名。当然,你要打电话给员工的紧急联系人列表,看看他们是否一切安好,一旦他们没有来上班,你就应该这样做。但是有了这一条款,你现在就有权利与雇员分开,以一种可能使他们没有资格领取失业救济金的方式。
7.员工确认
员工致谢经常被忽视,这是任何公司政策的关键部分。如果您实施了对员工有影响的政策,您应该让他们在政策上签字,以确认他们已经审阅了该政策并同意接受其条款的约束。
如果你的公司需要根据政策的条款追究员工的责任,你在他们的人事档案的政策上有他们的签名,这给了你这样做的权力。让员工签署政策或手册并不是法律所要求的——这只是良好的商业惯例。
如何制定公平出勤政策
你知道你的员工出勤政策的主要部分,但现在你想确保它是公平的。最好的方法是根据您特定的业务需求和文化对其进行定制。
不管你的员工是经常迟到、请病假,还是没有事先通知就提前下班,制定出勤政策都会让他们知道你想要改变这种行为。他们可能不喜欢这样,有些人可能会跟着你踢打和尖叫,但正确的信息和支持会有帮助。
在制定这个政策时,只要你与你的员工和整个公司文化保持一致,你就应该能够让每个人都参与进来。最好的方法就是和你的经理和主管谈谈。他们将是执行这一政策的人,所以要听取他们的意见。如果一个经理放任员工随意,而另一个经理要求严格,就会传递出错误的信息。
通过让你的经理们保持一致,你可以确保出勤政策的公平执行。这是确保员工得到平等待遇的关键,也是让公司避免法律麻烦的关键。
设置合理的期望
你与经理的部分讨论可能会揭示你的期望应该是什么。早些时候,我们建议迟到时间为5分钟。也许你的经理认为这太严格了,更喜欢15分钟。这是一个很好的信息,你可能会同意相应地调整你的政策。
对于纪律来说,你的理性也很重要。如果你在员工无故缺勤后决定解雇他,就会传递出错误的信息。坦白地说,一个员工没有理由的缺席是很好的。例如,你不应该因为出了车祸而翘了一天班而丢掉工作。
所以,要确保你的期望不会与你的意图产生相反的效果。过于严格会让人觉得是微观管理,试图控制员工的个人时间。这可能会促使员工到别处找工作。拥有更合理的期望会让你的团队知道,你明白有时候生活会阻碍他们,而当生活真的阻碍他们时,他们也不会遭受与工作相关的严重后果。
确保遵从性
合规通常被视为公司发展的障碍,但实际上,它向你展示了帮助公司发展的边界在哪里,同时又不会引发劳工部或平等就业机会委员会(EEOC)的昂贵调查。在制定出勤政策时,需要注意就业法的许多方面,包括员工分类之间的差异。
非豁免员工
《公平劳动标准法》(FLSA)管理工资和工时法,规定了联邦最低时薪和非豁免雇员的加班。非免班费员工,通常是小时工,在一个工作周内工作超过40小时必须获得加班费。你至少得付他们现钱联邦最低工资每小时7.25美元加上1.5倍的加班费。
一些州有更高的最低工资,也要求每天的加班工资。所以,查看你所在州的劳工部或就业网站,确保你正确支付了非豁免雇员的工资。
根据FSLA正确支付非豁免雇员
有些雇主会在员工迟到或缺席时扣发工资或向他们“收费”。如果一名员工迟到了,但仍然按时上班,而你的公司“收取”了他们的迟到费用,这可能会使他们低于联邦最低工资——这显然违反了FLSA。
假设弗雷德今天被安排工作8小时,每小时挣7.25美元,这是联邦最低工资。你的公司有一个政策,每迟到一次就罚款10美元,从第一次开始。今天,弗雷德错过了前半个小时的轮班。你打算今天从弗雷德的工资中扣10美元。让我们来算算:
7.5(实际工作时数)x $7.25(时薪)= $54.38(弗雷德今天的总工资)- $10(迟到罚款)= $44.38(弗雷德在罚款生效后今天的总工资)/ 7.5(实际工作时数)= $5.92(弗雷德当天的实际时薪)
通过向弗雷德“收取”迟到费,你把他的时薪降低到了5.92美元。你的公司违反了FLSA,可能会面临昂贵的罚款和处罚。
免除员工
让我们把话题转向豁免雇员,通常是领薪水的雇员,他们每周工作超过40小时不会得到加班费。然而,要获得免税资格,员工还必须满足其他标准,比如有特定的工作职责,每周工资至少684美元。您可以在劳工部(DOL)情况说明#17A.
如果一名被豁免的员工本周无故缺勤了一天,你可能会想要扣减他们一整天的工资——但这也违反了FLSA。
根据DOL Fact Sheet #17G在美国,任何受薪员工只要在一周的工作时间内工作,就必须支付当周的全额工资,无论该员工实际工作了多少小时。如果你决定扣除工资,你可能会把员工转换为非豁免员工,并被永久收回加班工资。
但是你有选择——比如创建一个出勤政策。虽然你不能从被豁免的员工那里扣工资,但你可以让他们承担责任,如果这种模式继续下去,最终结束雇佣关系。
底线
你希望员工准时上班。如果他们不这样做,就会给企业和其他员工带来问题。紧急情况发生了,公司应该灵活应变——但要在合理范围内。制定明确的出勤制度将有助于你让员工对自己的行为负责,同时公平对待每个人,避免昂贵的员工诉讼和政府罚款。
最重要的是,要考虑到这一点:为一名员工所做的,就要为所有员工所做。这是保持您的业务合规和保持您的政策公平的最佳方法。