如何用5步创建项目时间轴(+自由范围模板)
项目时间线是一种可视化的表示,它帮助公司作为项目管理策略的一部分交流里程碑、所需资源和依赖关系。这个时间表应该作为更大的项目范围规划过程的一部分创建,该过程还包括开发工作陈述、团队分解结构和可交付成果的正式列表。
一旦定义了时间轴,您就希望能够使用一个易于设置和高度可视化的工具来管理项目,让团队和涉众能够一眼就看到状态。周一为各种商业项目提供直观的项目模板以及定制选项。注册一个今天免费试用30天.
免费项目范围文档模板
根据复杂性、资源和时间框架的不同,项目时间线可以有很大的不同。然而,大多数项目范围文档可以按照这里列出的主要步骤创建,从第一个步骤开始:创建项目范围声明。该文档将构成项目时间表的主干。我们已经创建了一个免费的、可下载的项目范围模板,以帮助您为您的时间轴建立一个基础,然后您可以根据您的业务需求进行定制。
以下是创建项目时间表的五个步骤:
1.创建一个项目范围声明
创建有效的项目时间线首先要用强有力的项目范围声明定义边界。该文档将有助于向涉众推销项目,保持范围不扩散,并确保团队在一起工作。陈述的要素可能因项目或业务而异,但通常包括目标、描述、论证、可交付成果、验收标准、约束条件和假设。
要创建此项目语句,您需要执行以下操作:
参与项目团队
团队应该开会讨论整个项目,确定并同意主要的可交付成果。然后,团队应该使用白板或层级中的便利贴,对子交付物、活动和任务进行头脑风暴。最后,每个团队成员都应该考虑他们自己在项目中的工作,如果有遗漏的话,应该考虑什么。
定义业务和项目目标
业务和项目目标是简短的、与目标相关的高级声明。业务目标应该与作为整体业务战略一部分的更大的公司目标相联系。一个商业目标的例子可能是:2019年减少5%的客户流失率,增加15%的新业务。
项目目标是项目想要达到的目标。它应该通过帮助公司向这些目标前进而与业务目标联系起来。例如,您确定您需要一个CRM来有效地销售和服务客户,帮助减少流失,并增加新业务。你的项目目标可以是:“在2019年第三季度之前,对所有培训过的员工实施客户关系管理。”
在考虑目标时,使用SMART方法是个好主意。这代表了具体的、可衡量的、可实现的、相关的和基于时间的。要获得指导和灵感,请查看我们的文章20个最佳聪明目标的例子。
写一个简短的描述
描述提供了交付项目的大纲,并定义了边界。换句话说,什么是“范围内”,什么是“范围外”。这确保了所有内部项目团队成员理解边界,并且所有外部(例如,涉众)知道他们的请求是否在范围之外(因此,需要批准)。使用CRM的实施例子:
在范围:
- 实施CRM管理服务和销售联系人
- 建立基本的产品和服务管道
- 培训团队成员
的范围:
- 这将不包括电子邮件活动内容和设置
- 不包括内部通信自动化(例如,引线路由)
定义验收标准
这些是项目被接受之前必须满足的要求和条件。它是向客户(业务所有者、涉众等)证明工作已经完成的特定标准的列表。对于一个内部CRM实现,这些条件可能如下所示:
- 在沙箱和“实时”CRM环境中的质量保证测试已经完成,并由项目经理签字批准。
- 所有员工都通过了供应商CRM认证。
确定约束条件
约束是可以影响项目的限制或风险。主要的限制是时间、范围和成本。这些都是相互关联的,因此过度紧张的一个方面会影响到其他方面,从而导致更糟糕的结果。如果您的CRM项目只使用内部资源,那么您的限制可能是您的团队资源:“销售团队非常忙于销售,必须将CRM测试安排到他们的日程中。”
2.创建一个工作分解结构
工作分解结构(WBS)是所有需要完成的事情的层次图,它将一个大项目分解为更小的、可管理的部分。它通常用组织结构图结构表示。它展示了完成项目所需的工作、技能和资源的客观观点。创建WBS可以最大限度地减少您忘记项目中的某个步骤或添加范围之外的内容的机会。
创建WBS的目标是确保实现项目目标所需的所有工作都得到了准确的计划。为此,您可以从用于创建项目范围声明的头脑风暴会议中获取可交付成果和子可交付成果的列表,并将工作分解为主要可交付成果,其次是作为下一个级别的工作的主要组件和子可交付成果,并分配工作百分比。
WBS的一个示例如下:
最终的交付项目 |
---|
主要可交付成果 部门名称 作品的定义 开始/结束日期 所需资源 成本 |
Subdeliverables(工作包) 部门名称 作品的定义 开始/结束日期 所需资源 成本 |
为了确保你正确地解释了次级交付成果,你需要做以下工作:
定义工作包
根据projectmanagement.com的说法,工作包“是在项目中产生可交付成果所需的努力”。它是WBS中最小的工作单元。工作包通常由一个人拥有,包括工作的定义、开始和结束日期、所需的资源和估计的成本。每个工作包将根据其在预算和时间方面对项目范围的影响分配一个百分比,总和为100%。
例如,项目的一个主要组成部分可能是完成管道工作。然而,这个任务依赖于几个子可交付成果。因此,工作包包括粗加工管道、设置固定装置和装饰以及测试系统。
一旦项目进行中,工作包所有者将负责向项目经理报告进度,并且它应该有一个特定的结果或可交付物。工作包被进一步分解为任务或活动。这些是实际的“待办事项”(例如,向CRM添加用户),它们结合起来完成工作包。
工作包的定义遵循以下步骤:
步骤1:创建所需任务列表
任务是在项目中要完成的单个动作或工作单元。它们是工作包中的“待办事项”,帮助项目逐步接近完成的终点线。每个工作包至少有一个任务,可能有多个任务。每个任务都应该定义开始和结束日期、预算和资源。
步骤2:确定资源
资源是指人、钱、设备、设施或完成一个项目所需的任何东西。每个活动都有分配给它的资源。对于人,确定每项任务所需的技能。一旦你确定了你的团队,检查他们的可用性。很可能他们的项目职责将不得不在他们的正常工作功能之上完成。如果你雇佣的是外人,这些资源必须提前安排好。
第三步:为任务估计时间
当你列出你的任务时,你需要知道每一项任务需要花多长时间。考虑到您分配给它的资源,然后与您的团队一起提出一个估计。如果您和您的团队对时间估算不确定,那么可以寻求外部从事过这类工作的人的帮助。
为项目管理软件公司周一在美国,管理资源(如团队工作量)与跟踪任务同样重要。他们的软件很容易管理,因为其高度可视化,直观的界面,功能,如拖放项目管理,和大量的定制选项。注册一个免费,今天30天试验.
根据可交付内容分配项目百分比
每个WBS任务应该根据其对整个项目的时间或资源的影响给出一个百分比,加起来为100%。这就是所谓的100%规则,它让项目经理知道所有的工作都得到了估计和解释。从主要的可交付成果开始。例如,如果项目是建造一座房子,WBS项目百分比分解可能是这样的:
内部= 45.60% +基础= 24% +外部= 30.40% = 100%
然后对每个主要交付物的主要组件和子交付物使用相同的方法重复此过程。例如,在Foundation下,您分配了主组件,挖掘,18.2%,而子交付项指定为7.9%和10.3%。这些次级交付成果加在一起相当于挖掘机的18.2%。这将继续向下,直到所有主要组件和子可交付成果都被计入。
3.确定依赖关系
依赖关系是在另一个任务完成后才能启动的任务。当你今天早上煮咖啡的时候,你可能依赖于简单但关键的任务依赖性——你需要一个研磨机把咖啡豆磨成可煮的形状,需要一个过滤器把磨碎的咖啡豆倒进去。咖啡豆依赖于研磨机。过滤器依赖于磨碎的豆子。最后的产物取决于你加水。
最常见的依赖关系是完成到启动,其中第一个任务必须在启动第二个任务之前完成。但是,总共有四个任务依赖项。它们如下:
- finish开始:第一个任务必须在开始第二个任务之前完成
- 提供:第一个任务必须在第二个任务完成之前开始
- Finish-to-finish:第二个任务不能在第一个任务完成之前完成
- 结束—:第二个任务直到第一个任务启动才开始
4.确定里程碑和关键路径
里程碑是象征关键事件的时间点,显示项目朝着目标的进展,是项目时间线的关键组成部分。它们是项目中最重要的事件,但它们没有持续时间。把它们想象成一盏闪烁的灯,表示“您已经到达了项目旅程中的一个主要点”。
一些里程碑的例子,可以包括在你的时间表:
- 关键的内部交付或给您的客户
- 涉众或客户的批准
- 达到关键性能指标(KPI)
- 重要的会议
- 阶段的开始和结束日期
关键路径是任务的顺序,如果被延迟,将影响您实现里程碑的能力或按照定义的项目进度提供可交付成果的能力。确定项目时间表上的关键路径是很重要的,这样所有的涉众都知道哪些任务允许的延迟量最少,谁负责完成它们,这样工作就有了优先级。
以下是识别关键路径和如何使用里程碑的基本步骤。
- 列出完成项目所需的所有任务
- 估计完成每项任务所需的时间
- 列出所有依赖项:哪些任务需要在其他任务开始之前完成
- 列出项目的里程碑
寻找完成任务所需的最长路径。这与里程碑结合起来,也将帮助您更好地了解在项目时间轴中有多少延迟,或对错过截止日期的允许程度。太过松懈,你的项目就有可能被队友排在前面。太少的话,你可能会因为错过关键的可交付成果而让你的客户或其他涉众失望。
5.图形化显示您的项目时间表
在您确定了您的项目范围、交付成果和工作分解结构之后,是时候将它们以图形格式组合在一起了。这确保了像里程碑和关键路径这样的信息可以很容易地传达给项目涉众。项目时间轴的可视化表示通常与项目范围文档分离,因此在项目进行中,它很容易更新和共享。
显示项目时间表最流行的方法是使用甘特图,它使用彩色条来显示项目的时间表。任务显示在垂直轴上,时间表示在水平轴上。创建项目时间轴模板最常用的两个应用程序是Microsoft Excel而且谷歌表.也有其他第三方软件公司提供模板。
创建一个Excel项目时间表
Microsoft Excel长期以来一直是业务应用程序的标准,虽然它是一个功能强大的工具,但使用起来可能很复杂。另外,因为它不是在线的,所以不适合合作。除去这些免责声明,甘特式的项目时间表几乎是无限的。无论您是想从头创建一个模板,还是下载任意数量的免费定制模板,网上都有几十种选择。
使用谷歌表作为项目时间线
Fit 乐鱼游戏app下载Small Business使用谷歌套件(谷歌的工作空间),因为它们具有高度的协作性,在技术上也不那么令人生畏微软的产品。gantt风格的项目时间线也可以在免费的谷歌Sheets中创建。
以下是使用谷歌Sheets为您的项目时间轴提供的一些额外优势:
- 团队成员可以实时更新时间轴
- 每个人都可以访问最新的版本
- 更改会自动保存并显示修订历史
- 改变即时更新跨网页和所有设备
利用项目时间表模板
虽然每个项目在完成它所需的任务、可用资源和总体进度方面都是不同的,但是可以下载模板在Excel等工具中使用,这将帮助您开始。然而,项目管理工具,周一,当你注册时,它还提供了一个项目时间表模板,因为它是基于云的,所以参与项目的每个人都很容易实时看到状态,而不需要不断的电子邮件更新。
底线:如何创建一个项目时间表
创建项目时间表对于管理项目的团队是至关重要的,特别是对于那些分散在几周或几个月的项目。时间表由一个完整的项目范围声明和一个详细的工作分解结构组成,以确保所有必需的工作都得到了定义和说明。在确定依赖项和里程碑之后,您就可以准备选择项目时间轴模板了。
为创建项目时间表选择正确的工具与决定哪个团队成员做哪些任务同样重要。周一的项目管理软件是高度可视化和直观的。他们为各种业务应用程序提供了几十个预先制作好的项目模板,您可以自定义自己的项目模板。今天就注册一个30天的免费试用吧。