如何在4个步骤做酒吧和白酒库存[+免费模板]
酒吧库存是指你的餐厅或酒吧现有的啤酒、葡萄酒、烈性酒和混合酒的总供应量。“酒吧库存”这个短语也可以指实际清点供应的过程。餐馆工作人员可能会觉得盘点比一个月的星期一还要糟糕,但只要计划得当,就不必如此。
如何使用销售点进行酒吧库存
餐厅经理可以使用基于云计算的销售点(POS)的计算能力来帮助维护酒水和酒吧的库存。大多数大型餐饮集团依靠POS系统或第三方集成来跟踪酒类库存。只有一个场地的餐厅老板可能会觉得这个过程过于细粒度。如果是你,参见下面的电子表格策略.但是,如果您计划进行扩展,熟悉这个功能是个好主意;这是跨多个场所跟踪成本的最有效方法。
1.输入栏库存项目到POS
在您可以从您的POS获得一个清晰的库存图片之前,您需要告诉它跟踪什么。最简单的方法是将您的POS连接到您的供应商帐户,以便您可以直接通过POS下单和接收订单。例如,陶醉的系统POS机包括一个库存管理该功能允许餐厅老板直接通过POS向供应商下订单,从下单的那一刻起跟踪库存,然后在产品进入POS时实时消耗虚拟库存。
如果您不使用POS进行订购,您可以单独输入项目。有些POS系统允许你扫描商品的条形码,然后输入到他们的跟踪系统中,还有一些系统允许你通过电子表格导入供应商和成分信息。所有这些选项都可以手动输入每个项目。如果你是一家新餐厅,开始你的库存管理系统从零开始,你的POS合作伙伴通常会帮助输入你的初始信息。
这个过程可能很耗时。然而,必须记住的是,你花在将产品输入POS系统上的所有时间都将在以后实际清点库存时节省下来。这个过程的另一个好处是,你会情不自禁地深入熟悉你的产品。
为了在POS系统中保持准确的实时库存,您要么通过POS系统下单,要么每周花时间将当前发票的信息输入到POS系统中,这是至关重要的。使用POS进行库存的关键是一致性。如果你不保持信息的更新,那么你的虚拟库存就永远不会准确。
2.将物品与饮料配方联系起来
瓶瓶罐罐的即饮饮料很容易追踪;一箱12瓶是12件存货。然而,POS需要被告知,如何处理750毫升的装在杯子里的葡萄酒和装在饮料里的烈酒。对于用玻璃杯盛的葡萄酒,只需在商品说明中更新单位尺寸和单价就可以了。
对于作为鸡尾酒成分的烈酒,您需要在POS中创建饮料配方,以便当调酒师按下马提尼的铃时,系统知道从您的虚拟库存中删除2盎司伏特加。就像将所有产品输入POS一样,这也需要时间。然而,这些时间会使你的报告快速而准确。
的一个关键功能餐厅管理正在分析报告以评估业务的健康状况。请记住,您的POS只能提供与您输入的数据一样准确的报告。如果你把你的招牌曼哈顿黑麦的配方从1.5盎司改为2盎司,你必须更新配方。如果顾客经常在饮料中加入不同的烈酒,把它作为一个新配方输入是个好主意,这样当你的酒吧很忙的时候,调酒师就可以正确地输入它。
3.计算实体酒吧库存
在POS仪表板中,导航到库存屏幕。你会发现一个选项“实物库存”或“实物库存计数”。从那里,选择通常是相当直观的。例如,在《Revel》中,你可以直接在iPad上输入实物数量,虽然需要额外付费,但你也可以选择在智能手机上计算实物库存的库存应用。
在进行物理计数时,有一些最佳实践需要记住:
- 酒吧打烊时数数:这并不意味着一定要数到凌晨。许多酒吧在团队之间分配库存计数。关门的经理和酒保可以数一下后面的储藏室和步入式冰箱。开业经理和酒保可以在第二天早上清点酒吧和冰箱里的存货。
- 传播工作负载:使用多个工作站执行计数。许多POS系统都有一个智能手机应用程序,可以让你为不同的人设置权限来计数你的库存的某些部分。
- 待交付货物到达前的计数:您需要一个静态库存计数来与同一时间段的发票进行比较。因此,一个严格的分界点很重要。你的销售和成本需要在同一个时间框架内。如果您使用POS机接收货物,最好避免在计算库存的几天内安排货物。
- 成对数:两双眼睛能更好地保证准确性。然而,最重要的是,成对计数可以防止潜在的盗窃或盗窃的出现。
- 使用同一个团队来计算库存:在每个盘点间隔,安排相同的团队执行物理计数。他们会变得更快更有效率。
4.扫描POS报告中的错误
这就是你所做的管理工作将得到回报的地方。一旦完成了物理盘点,您应该能够拉出一个报告来显示您的预期库存和物理库存。扫描任何意料之外的数字,花点时间来描述那些看起来令人震惊的项目。大多数情况下,这些巨大的差异是由简单的人为错误造成的。超量可能是由于POS没有收到发票,短缺可能是由于没有正确地重新进货。
如何使用电子表格进行酒类库存
你不需要把你的采购和食谱整合到POS中,也可以得到一个准确的库存计数,只需要一点计划。许多小酒吧和餐馆都有一系列详细的电子表格。无论你选择哪种方法,最重要的是你所有的经理都知道并使用相同的系统。草率的库存管理会让你的企业在底线上损失金钱。
1.记录你的酒吧消费
当你第一次以酒吧或餐厅的形式开业时,你的库存是显而易见的。所有随你们发货的发票上都写得很清楚。为了保持你的库存是最新的,你必须继续跟踪你的发票和保持你的产品成本的更新。许多餐馆通过发票跟踪电子表格进行跟踪,其中包含供应商名称和发票编号,以及收入中心分配的成本,如白酒、葡萄酒、啤酒等。
发票跟踪表示例
库存数量 |
供应商 |
总计 |
酒 |
酒 |
啤酒 |
---|---|---|---|---|---|
1001
|
酒王 |
美元1082 .02点 |
800.00美元 |
182.00美元 |
100.02美元 |
7885
|
高档酒 |
美元1800 .97点 |
800.75美元 |
1000 .22元 |
$0.00 |
95 - 011
|
啤酒在这里 |
687.92美元 |
$0.00 |
$0.00 |
687.92美元 |
总:
|
3570 .91点
|
1600美元
|
1182 .22元
|
787.94美元
|
如果你在每一个班次结束的时候花点时间把你的发票输入到一个跟踪表中,它应该不会变得难以应对。这也是一个很好的时间来反复检查你所订购物品的发票价格是否与你预期支付的价格相符。这将确保你的存货数量反映你手头存货的真实价值。
2.整理库存清单
先别把那些发票归档。如果你还没有创建清单,你的发票是最好的开始。这是一张独立于发票跟踪表的表格。这是你将用来计算你的实物库存的表格。它应该包括产品信息,如价格和单位尺寸以及准确的产品描述。按啤酒、葡萄酒、烈性酒和非酒精饮料分类整理。
一些提供全方位服务的餐厅将茶和咖啡等不含酒精的饮料列为食物清单的一部分。如果你把这些东西算作食物,重要的是不要让你的厨房花费在制作鸡尾酒的无酒精搅拌器上。如果柠檬汁是用来做柠檬水的,这可能是食物成本,但如果你用了一加仑的柠檬汁来做柠檬马提尼,这应该算在酒吧的库存中。
当你把你的清单按产品类型分开后,花点时间把每一部分都像你在酒吧或储藏室里整理物品一样安排好,这样就容易数了。如果你把所有的物品按字母顺序排列在架子上、所有的存储区域和你的清单上,数起来会更快。下面的模板是一个很好的起点。
一旦你的物品都有组织地摆放好了,你的最后一步就是确保每个存放位置都有一个列。特别是对于烈酒,在你的企业中有多个存储位置是一个好主意,大多数都是锁着的。由于其高成本和潜在的依赖性,酒很容易被盗窃。
3.计算每个存储位置
有了更新后的存货清单,您就可以开始清点实物存货了。根据你的库存的大小,你的酒吧的大小,以及你拥有的存储位置的数量,计算库存可能需要几个小时。留出充足的时间是很重要的。当你匆忙时,错误更常见。在最好的情况下,物理库存计数的错误将导致对您的操作的错误分析。在最坏的情况下,错误意味着你必须重新开始计数。
为了确保准确的存货盘点:盘点实际存货的过程是相同的,无论是使用电子表格还是POS上一节的步骤3适用于每一个。然而,当你依赖电子表格时,如果你将你的清单上传到平板电脑或笔记本电脑上,并直接将你的计数输入电子表格,而不是打印出清单并手写计数,它会加快你的过程。
4.总计你的库存清单
一旦你在电子表格中输入了所有的库存,是时候得到你的总数了。为了确保你的总数是准确的,核实每一瓶的成本与发票上列出的价格。一旦你确定每一行的项目都是正确的,计算整个饮料库存的总金额,得到一个总库存的数字。
要完成上面模板中的表格,您还需要找到另外两个数字:按产品类别划分的总购买量和总销售额。你的总销售额可以很容易地通过你的POS,或从你的下班经理报告中统计销售额。采购总额将从您的发票跟踪单中获取。
将这些数字添加到存货盘点表的适当部分。计算出总库存、总销售额和总购买量后,您可以开始查看bar程序的执行情况。有了这些数字,剩下的数学问题就变得非常简单了。
使用你的酒库存计数
无论你是用电子表格还是POS计算,你至少应该看两个数字:总库存和总采购。为了更好地了解酒吧程序的健康状况,还需要两个数字:初始库存和总销售额。开始库存就是从你最近的物理计数的总库存。总销售额可以很容易地从您的POS提取,无论您是否使用它来管理您的库存。有了这些数据,你就可以开始计算成本了。
图饮料成本
有两种饮料成本是酒吧或餐厅老板应该关注的:实际饮料成本和理论饮料成本。这两个数字与你和你的团队可能已经想到的20% - 30%的销售目标饮料成本是分开的。然而,这些数字是相关的。实际成本和理论成本告诉你你离你的目标有多近,可以帮助你找出你的酒吧项目有机会改进的地方。
理论饮料成本
理论成本是你的饮料成本应该基于你的购买,销售和每杯饮料的所有项目的成本。如果您通过POS或集成的第三方应用程序管理您的发票和库存,这个数字将出现在从经理仪表盘拉出的饮料成本报告中。
如果你不使用POS来管理你的库存和发票,你可以手动计算理论成本。首先,你必须知道菜单上每种饮料的单价。这是把每种原料的成本加在一起得到一个数字。理想情况下,您应该在为饮料菜单定价时执行此计算。
伏特加马提尼的单价是这样的:
2盎司伏特加2.75美元
0.75盎司干苦艾酒20美分
两个橄榄25美分
竹签5分钱
Per-drink成本3.25美元
你需要每杯饮料的成本,以及销售的数量,为每个饮料的时间期间,你正在盘点。当您进行这个过程时,在电子表格上跟踪这些数字也是一个好主意。这听起来像大量的数学运算,的确如此。最有效的酒吧和餐馆老板在开业前的几个月里分摊工作量。如果你正在迎头赶上,那么在你完成这些基础工作之后,你未来的成本计算过程将会进行得更快,这一点很重要。
要手工计算出理论饮料成本,你需要将每种饮料的单价乘以你所盘点的时间段内售出的这种饮料的数量。因此,如果你每周统计库存,你只需要寻找前一周的销售数量。任何POS,无论您是否使用它来跟踪您的库存,都将有一个产品组合(p-mix)报告,显示详细的计数。
一旦你有了所有你需要的数字,基本的等式看起来像这样:
[[(饮料A的饮料成本×饮料A的销售单位)+(饮料B的饮料成本×饮料B的销售单位)+(以此类推,直到包括所有饮料)]/饮料总销售额]× 100 =理论饮料成本
实际饮料成本
计算出理论饮料成本后,计算出实际饮料成本就很容易了。对于实际的饮料成本,你需要四个数字。首先,您需要在此库存期开始时的总库存的价值。如果您每周盘点,这个数字将是前一周的总库存数字。这是你的初始库存。
接下来,您需要当前库存期间的采购总额。在每周的库存格式中,这将是本周交付的所有啤酒、白酒、葡萄酒和饮料发票的总数。这是你买的全部东西。然后,你需要同一时期的饮料总销售额;我们称之为总销售额。最后,你需要知道当前库存物品的总价值,比如你和你的团队刚刚清点完的所有瓶子的总价值。这是期末库存。
一旦你有了这四个数字,数学就很简单了:
[[(起始库存$ +采购总额$)-结束库存$ /销售总额]x 100 =实际饮料成本
图饮料方差
现在我们准备好了一个大数字:方差。实际成本和理论成本之间的差值就是方差。方差是最能告诉你如何有效地管理你的酒吧项目的数字。如果你正在为更繁琐的数学做准备,你可以放松。
方差很简单:
实际饮料成本-理论饮料成本=方差
方差越小,你的酒吧运行的效率越高。方差可能永远不会为零;这是好的。重要的是看看这个数字可能告诉你什么。假设你的饮料成本目标是25%。当你给鸡尾酒菜单定价时,你把这个利润考虑到了所有菜单的定价中。所以,酿造成本为3.25美元的伏特加马提尼标价为13美元。
假设在清点完库存后,你的实际饮料成本是30%在开始寻找破碎或被盗的顶级烈酒之前,考虑一下你的差异。如果你的理论饮料成本是29.4%,那么你的方差只有0.6%。这可能表明你这周订购过多,库存过多。也许你正在准备的一个大型派对在你的快递到达后取消了,所以你剩下的酒比你预期的多。
定位高成本的来源
我们已经讨论过沉重的库存负荷如何使你的运营超出目标。如果方差小于1%,没有达到目标并不可怕。如果方差很高,超过5%,这可能意味着收缩。缩水是指你买的东西从你的库存中消失了,没有售出。收缩的三个最大原因是溢出、破损和盗窃。
溢出的饮料可以是由于顾客不喜欢而被送回酒吧的饮料,也可以是在送到顾客手中之前就溢出的饮料,或者是为顾客准备的饮料。破碎听起来就像瓶子在你付款后破裂。它可能是注意力不集中、训练不足或恐惧的结果。如果一个酒保掉了几瓶顶级的酒,担心自己可能会被解雇,他们可能不会告诉你这件事。
偷窃并不总是那么明显。有时,它甚至没有恶意。当员工们把饮料倒得太多,或者花一个下午的时间用你的烈酒来调制一种新的鸡尾酒时,他们可能没有意识到自己的行为对底线的影响。
“也许你无法解释一个夏天的周末会有10箱朗姆酒。莫吉托那周很火,所以你烧了一些但那十箱呢?你的王牌酒保,我们叫他里克吧,绝不会偷东西,毕竟他是个王牌。他甚至这样称呼自己。里克已经自由倒酒很多年了,所以在他看来,他也是这方面的高手。如果你试一下我们的朋友里克,你会发现他用了十年的1.5盎司六盎司的倒酒变成了2盎司六盎司的倒酒,而且他把你那周最畅销的酒都倒多了。有多少朗姆酒飞了出去?”
-Will Benedetto, IGC Hospitality酒吧总监。
除非是一个明显的数据输入错误,否则很难找到高方差的确切来源。通常情况下,最好的选择是在一开始就建立预防它的系统。
调整你的酒吧操作以减少差异
渗漏和破损最好通过训练来控制。如果酒保把要带到酒吧的盒子装得太多,在这个过程中掉了一些,酒吧经理可以教他一种更有效的进货方式,或者为员工准备一辆酒吧推车。如果酒因为顾客不喜欢而被退回酒吧,可能是时候进行调酒师培训或刷新鸡尾酒菜单了。
偷窃是很棘手的。许多诚实的错误看起来像偷窃。如果快递司机不小心缩短了你的订单,就会被视为盗窃。这通常是一个无心之过。每天运送到许多地点,一个人可能会从他的卡车上拿错箱子。
这就是为什么经理或酒保主管必须在每一份货物到达时检查,以确保发票准确地反映了交货情况。如果任何瓶子被打破,打开,或其他不良质量,它们应该被拒绝,并在发票上注明调整。
然而,有时候,收缩就是盗窃,要么来自客户,要么来自员工。不幸的是,员工更有可能是罪魁祸首。如果你担心员工盗窃,一个强大的库存管理程序通常足以阻止机会主义者。你也可以建立一个系统,调酒师只有在给经理提供空酒瓶时才会补充满酒瓶。
如果你有明显的缩水问题,在你的酒储存区域或附近放置安全摄像头可能是值得的。这样的公司SimpliSafe例如,该公司提供通过Wi-Fi或蜂窝网络传输视频的高清安全摄像头。摄像头前面的运动传感器在有活动时向你发出警报,你可以通过智能手机、平板电脑或电脑访问实时视频流。每台售价99美元,可以替代专业安装的摄像系统。
调整你的酒吧运营以减少库存
为了控制你的成本,最好保持你的库存尽可能精简,而不是用完东西。有时候,这说起来容易做起来难。也许你通常每周订购和销售一箱长相思,每箱120美元。本周有个促销活动:10箱8折,每箱96美元。听起来很划算。如果你有足够的空间在这么长时间内储存这么多盒子,而又不需要在其他地方花费960美元,那就有可能。
以你平时的销售量,你需要2.5个月才能卖完这10箱货。与此同时,你可能需要修理地漏,或者你的一个调酒师可能生病了,导致其他团队成员加班加班,以弥补他们的工作时间,从而增加你的工资成本。从长期来看,你节省了240美元,但从短期来看,你花的钱比你一个星期应该花的钱多840美元。
在决定进行有大量前期成本的交易之前,考虑所有的可变因素是明智的。然而,有些时候,移动缓慢的物品是不可避免的。特别是高端酒吧项目,可能需要保留慢速流动的稀有烈酒,以保持竞争力。如果你有大量的烈酒,需要清理你的库存室,试着将配方中移动缓慢、高成本的物品与低成本的物品配对。特色饮料是一个很好的方法。
“我买了一罐黑麦威士忌,我觉得它会更有吸引力。几周没卖出去之后,我把它装进了美国三部曲(黑麦、苹果白兰地、橘子苦酒和德梅拉拉方糖)里卖了出去。苹果白兰地抵消了黑麦的价格。我让公司获得了可观的利润,卖掉了那些股票,向我的客户和员工介绍了一种新的鸡尾酒,这将是一种很容易推销和追加销售的产品。”
-咨询调酒师alexander Barbatsis洛杉矶在酒吧掌柜
酒吧趋势值得关注
现在你在跟踪你的库存,重要的是要知道里面应该有什么。这些是我们认为将持续到2020年的趋势。
- 大麻二酚(CBD)将会非常大:国家餐馆协会成员们列出了含有cbd的食物饮料是2019年最值得关注的两大趋势,预计这一趋势只会在2020年增长。
- 无酒精饮料的选择将增加:代表吉尼斯和尊尼获加的品牌为不含酒精的烈酒提供资金,这是一件大事。
- 机器人可以成为调酒师也许现在还不是在餐馆,但可能在赌场和机场休息室。拉斯维加斯的米高梅度假村测试一个自动化系统在2019年。随着Keurig的Drinkworks家庭酒吧系统进入消费者层面的市场,小型企业市场的自动调酒师可能不会太远。乐鱼游戏app下载
关于酒吧库存的常见问题
这些是在维护和跟踪酒吧库存过程中经常被问到的一些问题。如果你在下面没有看到你的问题,请将它添加到评论区。
酒吧多久做一次盘点?
酒吧和餐馆应该至少每月进行一次实物盘点。尽管许多顶级酒吧程序选择执行每周库存作为标准操作程序。每周盘点能让你更深入地了解你的酒吧计划是如何有效地运作的,而不是你所做的任何其他改变。如果你正在努力控制成本并达到目标,每周清点一下你的实物库存是必要的,以确定你需要在哪些方面支持你的运营。
你如何为酒吧的存货称瓶子的重量?
有些酒吧在计算存货时选择称瓶子的重量,而不是估计瓶子里剩余的酒精的比例。称重更准确,但也更耗时。要称瓶子的重量,一定要有一个校准好的秤。然后,确定每一瓶酒的皮重,因为你想单独称实际酒精的重量,以保持计算的准确性。通过检查你所有的库存记录和定价是根据产品重量而不是体积来确定的,以确保一致性。
酒吧卖酒能赚多少钱?
这就是计算酒类总成本的原因。没有什么严格的规则适用于所有人,但如果你的所有成本都在目标范围内,一个管理良好的酒吧项目可以预期在成本和费用计入后,从烈酒中获得30%到40%的利润。然而,一个单独的酒吧可能是不同的,因为酒的许可证和租金的成本根据地点有很大的不同。
底线:如何做白酒库存
在一家管理良好的餐厅里,保持酒吧存货是一项必要的任务。它需要对细节的关注和整个团队的持续参与。这可能是一项艰巨的任务,但好消息是,你执行的实物盘点计数越多,它们得到的速度就越快。如果你目前没有一个有效的库存流程,你可以采取的最重要的步骤就是开始。
一个集成良好的POS陶醉可以成为一个不可思议的合作伙伴,帮助维护你的库存。POS提供的报告功能可以提高准确性、节省时间并提供详细的报告,而您自己开发这些报告可能会很繁琐。