如何为小型企业做工资调节[+免费电子表格模板]乐鱼游戏app下载
本文是关于如何发放工资.
工资调节很重要,因为它可以帮助在太多时间过去之前捕捉到需要注意的错误或未完成的项目。要做到这一点,你需要列出所有与工资相关的资产负债表账户,不清到0美元,并研究需要纠正的问题,以便所有的资金都去他们应该去的地方。我们提供免费工资调节电子表格帮助简化流程。
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注意:我们讨论的是部分资产负债表对账——只关注与工资相关的账户,主要是负债(那些显示你已经花费或收集但等待支付的钱)。我们很容易将工资表调整与工资审计混淆。如果你只是需要审计你支付的工资支出,阅读我们的文章如何进行工资审核.
第一步:列出你的工资资产负债表账户
在进入对账流程之前,首先列出每个月需要对账的资产负债表账户清单。
定义:资产负债表是企业编制的主要财务报表之一。它显示了某一时间点(例如2022年12月31日)的资产、负债和权益账户余额,与某一时期(1月1日至12月12日)的余额对比。31, 2022)。
这里有一个与工资相关的资产负债表账户列表,你可能需要协调。
- 应计未付薪金:已挣但未支付的工资净额
- 应扣缴的联邦所得税:你从员工工资中扣下的联邦税,但没有支付给国税局
- 应代扣代缴所得税:你从员工工资中扣缴的州税,但没有支付给相关的税务机构
- 联邦保险捐税法应纳税额:雇员和雇主未缴纳的社会保障和医疗保险税;一半从员工工资中扣除,另一半从企业支出
- 401 (k)支付:员工对401(k)账户的缴款(如果你有多个退休账户选择,你可以创建不同的账户);你也可以把任何与你的业务相匹配的贡献存入这个账户,并把钱放在那里,直到支付为止
- 医疗保险支付:雇员支付的保险费加上您已登记为业务费用但尚未支付的供款
专家提示:如果您的会计系统允许,可以考虑对包含雇员和雇主资金的交易进行标记(使用代码EE和ER)。这将帮助你在和解的过程中,特别是当你试图研究差异。
请记住,你要协调的所有账户很可能都是负债账户。这意味着钱应该留在账户里直到你把它支付出去。核对你的工资账户的关键是确保没有什么事情拖得太久;当你发现每个月或每个季度你的工资资产负债表账户上没有清空的项目时,很可能是你忘记支付账单,或者交易没有正确记录。
如果你对这一步,总账帐户,或相关的日记账分录,感到有点不确定,看看我们的指南如何核算工资.
第二步:建立每月工资调节表
下载我们的工资调节电子表格,让自己有一个好的开始。
你需要为每个工资账户复印一份资产负债表每个月底再复印一份。用帐户名标记电子表格。你应该有一个与总账(GL)余额记录相关联的期初和期末余额。同时也要留出空间来协调项目。
协调项目是指在总账中没有正确反映或根本没有反映的交易。你会发现这会导致总账失衡,这意味着你不清楚账户的期初余额是如何转变为期末余额的。
第三步:从工资单软件和总账中收集报告
您需要GL为每个与工资相关的资产负债表账户提供月度交易报告,最好是显示当月期初和期末余额的报告。您可能需要从您的工资软件收集的报告包括工资登记册或每月工资交易列表、工资税报告、工资扣除报告等。
对于更复杂的问题,你可能不得不深入研究你的工资现金报告或福利供应商的详细发票。
第四步:审查工资交易,调和分歧
现在你可以开始核对你的工资账户了。如果你可以从你的会计软件下载交易到电子表格,这个过程可能会更容易——或者你可以复制并粘贴到你的电子表格。
如果你的账户在这个月有交易,但在月底的余额是0美元,你应该在你的对账表上显示这一点,并确认它是清楚的。我仍然会粘贴交易列表在另一个选项卡,只是有它在您的记录,在事件中,您需要另看帐户。
如果月末有结余,你需要仔细检查每一个借方和贷方,找出那些没有完全结清的。当处理大量的交易时,我总是发现删除净值为0美元的借方和贷方很有帮助,这样就很容易看到剩下的。
如果您的企业非常小,并且有少量的交易,这个过程将是一件轻而易举的事,您可能不需要这样做。不管怎样,我仍然建议维护一个单独的选项卡来显示所有的事务,不管它们是否被清除。
例如:在下面的示例中,我们看到员工健康保险保费是在每周工资运行期间收取的,并记入负债账户,总额为2,500美元(每周工资500美元,持续五周)。
我们还看到该企业向保险公司支付了2,350美元以支付12月的保险账单。问题是,即使在支付了2350美元的保险账单后,账户中仍有150美元的员工保险费余额。
要解决这个问题并清理账户,你需要在想出解决方案之前研究背后的原因。在这个案例中,Jane Doe被扣除了整个月的保险费,但在16日被终止,并被欠了150美元的退款。
步骤5:修复工资调节项目
调和的项目在解决它们所需要的内容上可能有很大的不同。在我们上面的健康保险保费示例中,第一步是查看健康保险发票。是按员工分类的吗?另外,看看你这个月的工资扣除报告。看看你每月扣掉的500美元的员工工资支票,或者每个工资期扣掉的250美元。员工们还在公司吗?它们在发票上显示了吗?
根据对这些问题的回答,您可能需要撤销500美元的交易并退还雇员的钱,与保险公司合作确定是否需要更正发票,或者保留这笔钱以支付下个月的账单。
你可能遇到的其他常见的和解项目有:
- 工资单系统中的检查无效,但GL中没有(与GL集成的工资单软件可以消除这个问题,因为它自动化了这个过程)。
- 来自福利提供者的账单与预期不同;也许一个员工离开了,你扣留了他们下个月的保险费。如果你没有通知公司,费用仍然会显示在发票上。如果你允许,这可能会导致额外的、不必要的支出。
- 在缴纳401(k)退休金之前离职的员工有资格获得股权分配;这些资金将被保留,如果尚未支付,则仍显示在负债账户中,但需要转回以协调。
- 你支出了本应由雇员扣除的费用。
在进行工资对账时,必要时不要害怕深入调查。打电话给供应商,核实雇主的工资明细,检查你的银行和税务记录等。另外,要注意工资合规规则;如果你只按季度或每年纳税,你的一些纳税义务账户通常是有余额的。随时了解最后期限,并确保费用在应该的时候清楚。
让工资核对更容易的技巧
最后,让我们回顾一些可以让你的工资核对更简单的技巧。
- 定期核对工资资产负债表账户,至少每月核对一次。
- 为交易添加特殊的代码或标签,以帮助您更快地识别它们,例如,包括来自雇员和雇主的资金的交易,或有各种交易的交易,如健康保险应付账户包括牙科、视力和医疗保费。
- 建立你的工资调节表,使其易于遵循-包括帐户名称和数字,日期和交易描述。
- 在你的对账内的一个单独的选项卡中输入所有年至今的交易记录。
- 添加一列注释,这样你就可以记录有用的信息,比如某笔费用何时应该清除。
- 添加单独的标签来支持详细信息,如发票、电子邮件和其他文档,可以帮助解释任何未完成的项目。
- 让工资单交易尽可能易于操作做工资.
底线
工资调节表本质上是一份通过你的资产负债表账户中不同的工资交易组合在一起的报告。完成每月工资调节可以帮助小企业确保他们的工资交易通过会计记录顺利进行。乐鱼游戏app下载
作为一个小乐鱼游戏app下载企业主,学习如何协调工资是没有坏处的。即使你雇了一个记账员帮你对账,你也需要知道会发生什么,这样你就能知道什么时候出了问题。如果期望和实际支付不完全一致,应及时清理差额。