如何进行工资审核[+免费核对表]
本文是关于如何发放工资。
进行工资审核有助于确保你的工资流程符合劳动、会计和税法。此外,定期的工资审计减少了欺诈、贪污和工资盗窃的发生。为了帮助加强您的财务控制和解决潜在问题,您可以使用我们的免费定制工资审计清单,其中包括如何进行工资审计。
要了解可能会帮助你的一步步指导和技巧,请查看我们的“如何进行工资审核”视频,这是我们工资视频库的一部分。
1.确定工资审核的时间框架和流程
在计划你的工资审计时,通过考虑谁、什么和什么时候来为你的成功做好准备。我们建议每年进行一次工资审计,但如果这是你的第一次审计,你想确保你的工资和数据控制是有效的,你应该考虑更频繁地进行小型审计(比如每季度或甚至每月)。
您可以使用我们的工资审核清单来制定您将进行测试的计划,何时进行测试,以及测试的顺序。你可能还想要记下那些可以协助审计活动的人的名字。这将有助于确保当您需要他们时,正确的团队成员在场,因此审核不会延迟或无序完成。
点击下面的按钮,免费下载我们可编辑的工资审核清单电子表格。
2.制定一个抽查策略
与其验证所有员工的数据,不如查看5%至10%员工的工资数据。您还应该确定如何随机选择员工、工资周期和工资交易。
3.为员工和工资数据运行报告
如果你的公司正在使用薪资软件或服务,请注意这些供应商通常会提供报告,帮助简化薪资审计。如果你自己处理工资,然后您需要创建和管理您自己的报表。为了帮助您查看员工和工资数据,这里有一个列表,您应该验证工资审计。
核实活跃员工
您应该查看的一些重要项目包括员工姓名、工作和开始工作的日期。你还应该检查被解雇的员工是否还在工资单上,或者是否有你从未听说过的员工。任何一个的出现都表明可能存在问题。
如果你是一个小企业主,你可乐鱼游戏app下载以自己查看员工名单,因为你可能知道所有员工的名字。然而,如果你的公司是一家中型企业或大公司,你可以向你的经理寻求帮助,以确保他们所有的员工都被正确列出。
对于使用各种与员工相关的系统(如人力资源、计时和工资解决方案)的企业,您可能希望验证这些软件程序之间的员工数据是否匹配。另外,仔细检查合同工的信息,因为他们的付款细节可能存储在你的会计软件中,而不是你的工资系统中。
核实员工薪酬
将员工档案中显示的工资率与工资报告中的金额相匹配。如果您正在使用人力资源软件或工资系统,或两者兼有,这些解决方案通常都有列出员工姓名、开始工作日期和工资率的报告。你最终希望看到没有人的收入比他们应得的多或少。
核实工资期
如果你既有计时系统又有工资系统,你可以比较特定时间范围内的数据(比如随机支付期)。您需要检查薪酬周期是否一致,并且来自一个系统的数据(例如实际工作时间)是否与该时间段内员工的薪酬相匹配。
你还需要确保员工在指定的日子收到工资。如果资金转移过早,您可能会遇到现金流短缺,这可能会影响库存或供应采购。如果汇款太晚,你可能会触犯劳动法。某些州的最低工资频率法律规定了你如何支付时间应流。
工资规定因州而异。一些州允许你强制直接存款,而另一些州则不允许。有几个州不允许按月支付工资。还有一些公司要求你在解雇员工的当天给他们最后的薪水。当你审核你的工资单时,你应该确认你公司的工资单流程是否与公司的薪酬制度相一致对你所在位置和行业的要求。
4.比较工作时间和工卡数据
一旦你了解了总体数据——比如员工、薪酬率、薪酬周期——就有必要进行更深入的研究。您可以检查考勤记录,以确保员工的工作时间得到了正确的支付,包括非豁免员工的加班费。这里有一些你应该检查的基本数据点。
确保员工的工作时间与薪酬相匹配
无论你使用的是纸质的时间表,打孔卡,还是员工时钟应用程序,您可以查看历史时间卡详细信息,并将这些与同一时间段的工资数据进行比较。如果员工的工时表显示他们从9月2日到9月9日工作了35个小时,那么工资数据(即工资存根上的数据)应该反映相同的信息。确保你比较的数据涵盖了相同的工资周期,然后列出两个数据源之间的任何差异或差异。
大多数工资单软件都能让你手动覆盖电子考勤卡或工资单数据,比如当一个工人忘记打卡/打卡,或者当一个工人拿到奖金时。你应该经常注意这些变化,并验证手动时间调整。
确保正确计算和支付加班时间
许多雇主经常遇到的工资问题是没有正确支付员工加班费。大多数州要求加班费按1.5倍计算,这意味着员工在工资期内工作超过40小时,每工作1小时,他们的工资是正常工资的1.5倍。但是,请注意,各州的加班法律各不相同(例如,加利福尼亚州要求每天工作超过12小时的员工的工资是正常时薪的两倍)。
确保你已经根据你所在州的要求正确计算和支付了加班费。为了验证支付给员工的金额是否正确,您可能需要重新计算一些工资交易。如果存在差异,则需要回溯并找出问题所在。不正确地支付加班费可能会让你受到罚款和惩罚,而且你可能最终会欠更多的税。
如何手动重新计算工资审计的工资事务
首先,找到你的工资运行列表,并选择一些包括加班费的交易。将40个正常工作小时乘以正常工资率——例如,40 x 20美元的正常工资率= 600美元。然后,将加班费乘以1.5,即1.5倍,求出加班费率。例如,20美元的正常工资率x 1.5 = 30美元的加班工资率。
最后,你可以将超过40小时的工作时间乘以加班费,这取决于你所在州的情况。例如,10个加班时间x 30美元的加班工资率= 300美元的加班工资。在这种情况下,员工的工资应该反映900美元的总收入(600美元的正常工资+ 300美元的加班费)。
核实小费、奖金和佣金
如果您的业务是在餐厅、服务和销售行业,您需要验证额外的付款是否被正确地跟踪和管理。其中包括奖金、佣金和给员工的小费。您应该跟踪这些收入和支付的金额,并确保最终的员工工资与工资单上的工资匹配。
如果你使用的是人力资源或薪资软件,查看一下它是否能生成小费报告;它们使您能够查看员工小费数据、金额和支付日期。奖金支付应该按其本身进行分类,而不是贴上定期工资的标签。你还应该在你的文件中有文件来支持支付。此外,还应该清楚奖金的用途(比如绩效奖金和假期奖金)以及谁批准了奖金的发放。
至于核实佣金支付,再深入挖掘一下,找到显示佣金支付是如何计算的文件。你应该知道员工做了多少销售,他们卖了哪些产品来赚钱。
5.运行总账报告
您的总账(GL)显示了您公司内发生的每一笔交易,使其成为进行有效工资审计的重要数据源。对于工资,你通常有费用和应付账户。费用帐户显示了你的企业所发生的费用(如工资费用),而应付帐户显示了你的企业欠其他人的金额(如社会保障,医疗保险和FICA税)。
你需要核实你的工资记录中的金额是否与账簿上的金额(会计术语GL)一致。如果你的工资记录中有任何金额无法追溯到GL,你需要做一些研究。
请注意,这些记录不反映工作时间,而是支付金额。您需要在整个过程中跟踪您选择用于审计的工资交易——从计时系统和工资记录到总账。您可以从总账中随机选择交易开始,然后返回检查它们是否与您的其他记录一致。
核实联邦和州税收支付和扣除
除了从员工的工资支票中扣缴并汇入国税局的税款外,检查一下你代表公司支付的税款是很重要的。
当你开始审查你的工资税总账账户时,抽查一些圆满填写完减免证明形式确保你为这些员工扣缴了正确的税款,并缴纳了正确的税款。还要注意的是,无论你是按季度还是每年缴纳工资税,从费用和负债出现在你的账簿上到它们被支付,都会有一个延迟。您必须跟踪其中一些事务,以确保它们被正确处理。
例如,当你支付季度税时,从1月到3月持有的钱不应该在9月仍然坐在应付税款的账户上。这些金额将在每个发薪日以贷方的形式进入你的应税账户,然后在你向国税局付款时以借方的形式清除。如果你的应税账户中的金额全年都在稳步增长,甚至在本应支付的季度末也在增长,那么就有问题了。
如果你的工资税账户似乎没有正确清算,而你确定你已经支付了国税局,检查现金GL账户。最好的方法是按日期搜索。找出所有在你认为自己交税的日期前后公布的交易——拿出收据或其他税务文件来帮助你确定。
在GL帐户中查找付款金额,一旦找到它,您应该能够看到交易的另一边。如果交易的另一部分没有显示你的应税账户,这就可以解释为什么你的账户不能清算。你需要了解费用的去向,并对你的账簿做一些更正。这本质上是工资核算,所以你可能需要向你的簿记员或注册会计师寻求帮助。
核实非税扣除额是否在正确的账户中
大多数雇主会从员工的工资中扣除福利、制服或法院判决(如子女抚养费)。你应该通过遵循类似于我们建议你从头到尾追踪你的工资税交易的流程来验证你的工资扣除额是否被正确记录。这将确认您的端到端工资扣除是否正常运行,以及您是否需要对潜在的数据差异进行进一步调查。
查看发薪日扣发的资金,并确保这些资金被记入正确的账户,然后在适当的时间内立即借记。例如,401(k)缴费和健康保险费可以在每个发薪日或月底发送给提供者。
你还应该查看一些工资单,检查员工负责支付的福利保险费是否从他们的工资单中扣除。以下是一些你应该核实的雇员扣除额。
- 医疗保险:除了检查健康保险扣款是否已从正确的员工工资中扣除外,您还应验证这些扣款是否已存入正确的保险应付账户,并及时向保险公司付款。
- 装饰:你要看的是是否在追踪奖金,是否在扣除员工的工资。你亦应检查扣缴的款项是否按时及从应付扣押款项帐户支付给要求付款的机构。
- 退休:验证401(k)雇员和雇主的缴款是否在每个支付期结束时被发送到银行,以及雇主的缴款金额或百分比是否正确。
您可能需要考虑为每个供应商和扣除类型设置单独的应付账款帐户。例如,在要求雇主提供通勤福利的州,企业可以为上述项目设立一个单独的账户。这使得工资核算和工资审计更容易。
验证工资账户数据是否与银行账户数据匹配
通过查看银行对账单,并将其与工资现金GL账户进行比较,您可以看到是否有不属于现金账户的金额正在支付。你还可以发现一些员工是否没有兑现他们的最后一张支票,或者工资总额是否向同一名员工支付了两次。这些都是你需要解决的问题。
如果你解雇了那些无人认领的最终工资支票已经过期的员工,那么你必须取消并重新签发支票。为了避免这种情况,我们建议合理地与这些员工联系数次。如果你联系不上他们,你需要把他们的支票作为无人认领的资金寄给国家。
6.寻找并记录任何非典型交易
这就是你要做一个直觉检查,寻找任何超出常规的东西。如果你看到一个员工在三个月的每个发薪期拿到2600美元,突然之间,他拿到了5000美元的薪水,你应该研究一下。如果你注意到一笔装饰金似乎突然开始了,而你对此一无所知,那就深入挖掘一下。
下面是一些需要寻找和监视的非典型事务。
- 复古的支付:这通常是在前一个工资期发生工资错误后,当你支付员工工资时,会添加到他们的薪水中。也许他们得到了加薪,但没有及时处理,或者他们忘记告诉你他们在周六工作了六个小时。适用的复古的支付然后将金额加到他们当前的工资中。但是,这些事务不应该经常发生。
- 欠薪:当你被政府机构要求支付一个人之前的工资时,就应该支付欠薪,比如错误计算了加班费,支付给工人的工资低于最低工资,非法扣下员工的工资。在不正当解雇的情况下,法院可以将补发工资作为判决的一部分。如果你发现自己经常被要求补发工资,那么这表明你的企业在人力资源或工资合规方面存在问题,你必须解决这个问题。
- 装饰:不同的州对装饰物(比如孩子的抚养费)的管理方式不同,此外,美国国税局还可能从一个人的工资中扣除欠税。你应该确保扣除和支付的金额是正确的,并且扣押文件已存档,用于工资记录保存。
- 自由职业者缴纳:审查1099年形成而且W-9形式副本。此外,你应该确保你的企业没有支付给自由职业者的工资税自由职业者被正确地分类避免税务处罚。
7.核对工资账户与银行账户
除了查看GL中的内容外,您还应该查看您为管理工资(如员工工资支票和直接存款交易)和工资税支付而设置的特定银行账户。以下是您应该验证的数据项。
确保数字匹配
银行有时会犯错误,比如当你所有的员工都签署了直接存款和费用的协议时,却签发纸质支票,或者在你的银行对账单上签字,这些看起来不正确。比较您的总账账户和用于工资处理的银行账户的余额和交易-确保它们反映的数据一致。
寻找任何未兑现的支票
一年或一年以上未兑现的支票需要根据你所在州的escheat法律进行管理,通常被称为无人认领物权法。支票金额属于员工,但如何处理因州而异。查看你所在州关于如何将无人认领的资金移交给国家机构的规定。
确认纳税正确及时
将你的银行对账单与税务机构的到期日进行比较,这样你就可以确定是否按时缴纳税款。即使你正在使用第三方工资软件或服务来管理你的纳税,你仍然应该检查这些交易,因为错误可能会发生。请注意,在这些情况下,您(而不是工资处理器)通常要承担延迟纳税的罚款。
为什么需要工资审核
工资审核可以帮助你检查公司工资流程的准确性。这是一种规避风险的策略,可以防止你犯错误,而这些错误最终可能会给你的公司和商业声誉带来高昂的代价。对于工资审计,您通常会检查和验证不同软件系统和工具之间的数据,这些软件和工具管理您的员工数据,例如工资率、加班规则、工资类型(如工资vs小时)和员工工作分类(豁免vs非豁免)。
审计也可以帮助你发现与工资相关的欺诈行为还有无辜的错误。例如,一名工作人员可能已转为兼职工作,但仍领取全职薪金。更邪恶的一面是,拥有工资单和银行账户的员工可以从一个账户中扣除钱来支付自己额外的工资。你的工资审计很可能会发现这一点。
避免潜在的欺诈性工资活动的最佳实践之一是让单独的人管理员工、计时和工资数据。如果人力资源部门可以招聘新员工,他们就不应该被允许更改工资。相反,你需要职责隔离,以消除员工从你那里偷东西的诱惑。工资单审核然后验证你的流程是否被遵循。
底线
你不必等到年底才做工资审计。听从你的直觉。如果你的会计系统或工资银行账户看起来或感觉不正常,是时候进行调查了。毕竟,如果你没有意识到工资违规的情况突然出现,你的钱和你的商业声誉都会受到威胁。通过定期进行工资审计,你可以避免因拖欠税款而被罚款或因不公平的薪酬做法而被起诉。