如何建立和运行工资与热情
本文是关于就业服务.
运行工资与由衷的高兴很简单;您可以在不到一个小时的时间内完成安装过程,不像一些知名供应商需要几周的前置时间。如果你正在考虑使用Gusto或最近注册了它的服务,知道如何使用该软件将帮助你决定是否值得使用它,并帮助你确保在第一时间正确地运行工资单。
如果你还没有注册Gusto的工资支付服务,你可以按照下面的步骤注册一个30天的免费试用。
根据你在这个过程中的位置以及你最初访问Gusto的方式,我们提供的一些截图可能与你实际看到的有所不同。总的来说,过程和所需的信息应该是相同的。如果您想要更多的截图作为支持,请跟随我们的视频如何建立和运行工资与Gusto。
1.创建您的帐户
要使用Gusto运行工资单,必须首先创建一个帐户。您将输入您的公司名称并设置密码以确保帐户安全。你还需要回答一些关于贵公司今年前几个月的工资发放情况以及你们计划支付哪类员工的问题。
回答完问题后,选择“创建我的帐户”。你将会看到一条信息告诉你去查看来自Gusto的邮件;它包含一个链接,您需要点击以验证您的电子邮件地址。
提示:如果您在任何时候遇到了麻烦,您可以与Gusto支持代表聊天。当您登录您的帐户时,只需点击屏幕右下角的绿色圆圈(如下图所示),就会打开一个聊天窗口。如果你想和真人通话,也可以拨打屏幕左上角的电话号码。
2.添加公司信息
建立Gusto的第一步是添加公司信息。您将被要求添加一些基本数据,包括您的姓名和公司名称、电话号码和地址。这有助于Gusto确定你的状态需要什么样的特定形式。如果你只有一个位置,你很快就能完成这一步。选择“继续设置。”
下一步是加入你的会计或簿记员。如果您有一个,您可以选择“添加您的会计”,并添加他们的姓名、电子邮件地址和其他信息,以便Gusto可以让他们安全访问您的帐户。如果您不需要为您的帐户授予簿记员管理权限,请选择“跳过此步骤”。
提示:如果你想确保你保持跟踪与你的工资账户设置,跟随我们的视频如何做工资与Gusto。
3.添加员工
与上面添加您的业务信息类似,您将收集员工信息并将其添加到系统中。你会从一些基本信息开始:
- 员工姓名:如果可能的话,在W-4表格上填写他们提供的名字。Gusto将把这些信息用于所有员工的记录,包括年终税单。
- 工作地址:这应该是员工将要工作的业务位置的物理地址。如果您只有一个位置,您将在此字段中为您输入的每个员工使用相同的地址。
- 雇员的电子邮件地址:员工将使用该电子邮件地址登录他们的Gusto账户;他们将能够检索支票存根,更改他们的个人信息,等等。
- 雇佣日期:他们的正式雇佣日期。
- 职称:输入员工的职位名称。如果该员工执行的工作与Gusto工资账户中已有的员工相同,则可以从下拉菜单中选择,而不必输入。
- 员工类型:您将指定员工是按小时支付还是按工资支付,他们的工资是多少,以及多久支付一次(周、月、年)。
- 额外的补偿类型:如果该雇员将来可能获得除正常时薪或工资外的佣金或其他类型的补偿,请勾选此框。
- 每个发薪期的默认工作时数:这将在每个工资运行期间填充,并使您不必在每个工资期间重新输入工时(如果工作时间是一致的)。
- 时间:您不需要在这个字段中输入数据,但是您将在屏幕底部看到一个链接。如果你的员工将获得带薪休假(PTO),你可以在Gusto中设置该政策,以便自动跟踪和更新每个员工。
员工新员工培训文档
Gusto会通知您,它会给您的员工发送一份W-4表格和一份直接存款授权表格,让您填写,这两份文件都是新员工非常常见的文件。选择“保存并继续”。
如果员工真的是新员工,也就是说他们是刚刚被录用的,Gusto会给他们发邮件表示欢迎,表达对他们加入团队的兴奋之情。然而,如果你添加的员工已经在你的公司工作了一段时间,Gusto将跳过这一步。这就是为什么在设置所有员工时,必须为他们输入正确的雇佣日期。
如果您已经输入了员工中的所有员工,请选择“保存并继续”。如果没有,请返回Gusto设置屏幕,并选择步骤3:添加员工。您应该看到到目前为止已添加到系统的所有员工的列表、他们的状态和一个可以选择“添加新员工”的按钮。完成后,选择“Continue Gusto Setup”。
4.增加联邦税收细节
下一步是添加税务信息,Gusto将需要提交您的工资税。如果您对Gusto请求的任何信息不确定,请查看页面右侧以获得更多指导。你需要知道你的雇主身份证号码(EIN)实体类型(独资、合伙或有限责任公司),以及正式业务名称。如果你还没有EIN, Gusto会给你一个IRS页面的链接,你可以访问该页面进行在线申请。当您准备好输入Gusto需要的信息时,选择“添加联邦税收细节”。
还有一个问题是国税局分配给你的是哪一份联邦文件,941号表格还是944号表格。表格941用于提交季度纳税申报表,表格944用于提交年度纳税申报表。
5.增加国税明细
即使你住在一个不征收所得税的州(如佛罗里达州或德克萨斯州),你仍然需要输入州的税收信息。选择“添加(您的州名)税务细节”。Gusto将需要您的州失业保险(SUI)率和州雇主身份证号码。一些州,如路易斯安那州,还要求你有一个收入帐户号码。此页面布局可能根据您的企业所在的位置而有所不同。
和前面的步骤一样,Gusto会给你建议进入什么,并在需要的地方提供机构链接。以下是其中一个税务设置页面的样子。
选择“Continue Gusto Setup”以移动到下一步。
6.增加你的银行帐户
接下来,你要把你的商业银行账户和Gusto关联起来。这是必需的,以便Gusto可以支付员工从您的企业工资支票帐户以及州和联邦税务机构代表您。您将需要银行路由和帐户号码,您计划使用的工资。选择“添加银行账户”。
输入您的银行帐户和路由号码。Gusto将存入两笔小额银行存款(将在一天左右出现),稍后您将将其输入系统以验证您的账户。请注意,在银行验证完成之前,您将不能运行工资,最多两个工作日。“选择验证银行账户。”
Gusto将需要连接到您的网上银行帐户,以便这个过程工作。您将输入或选择您的银行名,然后系统将提示您登录。登录后,连接就完成了,事务就会显示出来。这是核实您账户的最快方法。您也可以选择手动执行此操作。您所需要做的就是等待一两天,等待交易显示出来。当他们这样做时,您将需要在这个页面上输入金额。选择“Continue Gusto Setup”。
提示:我们建议您使用一个独立的银行账户,而不是用于其他业务交易的账户。你的个人银行账户也不行。如果您需要一个商业银行帐户,请查看我们的清单最佳商业支票账户.
7.添加支付时间表
选择“添加工资表”。现在,是时候输入一些具体的信息,说明您将多长时间处理一次工资单。
- 支付时间:员工的工资是每周发一次、每隔一周发一次、每月发两次还是每月发一次?
- 支付:你的商业发薪日是星期几(如果是星期几)还是星期几(如果是两个月)?
- 第一次支付时间:你什么时候发第一份工资单?它必须是在当天之后(如果您的银行账户是手动验证的,则至少是在当天之后的一到两天)。
- 在什么时期完成的工作:为了什么支付时间第一份工资够吗?一些雇主在当周支付工资,而另一些雇主则在一周或两周后支付工资(称为拖欠工资)。
例:每周工资,拖欠一周
如果你的付款期是从周日晚上午夜到下个周日,你可能想从每周五开始支付一周的欠款。你将收集前一周的工作时间,并在周五支付前一周的员工工资。
选择“Continue Gusto Setup”继续。
8.签署文件
选择“文件签字。”输入了联邦和州的税收信息,设置了工资计划,你就可以准备发工资了。然而,在你这样做之前,你需要提供你的电子签名,允许Gusto代表你运行工资(包括提交工资资金和文件)。
您将输入您的全名、社会保险号码、头衔、出生日期、电话号码和家庭地址。选择“保存并继续”。
正式签署公司文件
若要在表格上签名,请将自己添加为公司签署人。签署人是您的企业中有权批准这些表格和未来发送到政府的文件(如工资税表格)的人。输入后,您可以在表格上进行电子签名。
Gusto将通过电子邮件通知您任何需要签署的表格。同样地,您可以通过点击添加您的电子签名。
在这一点上,你需要电子签署三个文件:
- 直接存款授权:这使得Gusto可以从你的银行账户中扣除工资和税金。如果可能的话,我们建议所有员工直接存入,以避免纸质支票的麻烦和对蜗牛邮件的依赖。
- ACH借贷税授权协议:这张表格允许Gusto专门从你的账户扣除州税。在安装过程中可能会看到,也可能看不到。
- 表格8655:报告代理人授权:这张表格授权古斯托为你支付联邦税。
为每一份文件选择“签署表格”,输入您的姓名(将以草书字体显示,以模拟签名),选中表示您同意电子签署此表格的复选框,然后选择“签署”。完成后,选择“Continue Gusto Setup”。
注意:如果您还没有验证您的银行账户,Gusto将在此时提醒您。您几乎完成了设置。
9.选择行业
Gusto必须遵守财务法规,因此要求你分享你的行业。输入您所在行业的前几个字母后,您将看到一个下拉菜单,希望其中包含您需要的字母。如果是,选择它;如果没有,请勾选“我找不到我的行业”旁边的复选框。然后在下面输入你所在行业的描述。然后,选择“Continue Gusto Setup”。
10.增加工人补偿保险
选择“添加工人补偿”,然后告诉Gusto你是否已经被覆盖了。大多数州都要求这样做,但Gusto会让你确定,以便你可以遵守。
如果您有一个现有的工人补偿政策,您可以在此部分输入详细信息、保险公司名称和续订日期。如果你没有,但需要遵守,你可以直接通过Gusto注册工人补偿保险。它的合作伙伴AP Intego可以在你所在的地区为你找到几种不同的报价。没有额外的费用(除了保险费),保险费会自动计算并每月从您的商业银行账户中扣除。
您也可以选择稍后执行此步骤。选择“Continue Gusto Setup”继续。
11.选择一个计划
如果你正在使用一个试验来试验Gusto,你将被要求在此时选择一个计划。这不会停止你的试验或要求你提前支付任何款项。如果你选择注册常规服务,这只会让过渡更顺利。选择“为你选择正确的计划”。
Gusto有三种全服务工资选择,您可以选择:Concierge, Core和Complete。看看我们满热情审查了解更多有关每项计划和Gusto提供的服务的信息。
点击“选择一个计划”,并做出选择。然后,选择您的直接存款计划,两天或四天。这是从您提交工资单到您的员工收到他们的工资单之间的时间间隔。
提示:可于翌日直接存入,但不适用于新雇主。你必须运行一些工资单,并与Gusto代表说话来激活这个选项。
完成后选择“保存并继续”。现在可以运行工资单了,如果到目前为止您一直在手动运行工资单,并且有一个可靠的流程,那么这将是一件轻而易举的事。
12.输入员工的工作时间
您将有几个选项来输入员工的工作时间。你可以根据员工的考勤卡手动输入每个支付期的时间,利用Gusto的简单计时解决方案,或使用单独的计时系统,如相隔千山万水.
如果使用的是Homebase,则需要同步这两个系统,以便将工作时间导入Gusto。
提示:在每个计时员工的配置文件中输入每个支付期的默认总工时。然后,Gusto会自动把这拉到你的工资,给你的选项,如果需要改变它。这将使你不必输入每个工资期的小时数,如果他们保持一致。
输入时间
如果您创建了休假政策,您将可以选择输入员工在支付期间的任何带薪休假(PTO)。这将确保他们的专利商标权余额总是最新的,并相应地得到支付。
13.审核工资表并提交
此时,您将能够对您的工资事务进行最后的检查。仔细检查你的税金和净支付金额是否合理。确认你没有忘记任何东西(如奖金、小费或统一的成本扣除)或犯任何重大错误(如键入额外的零)。
处理的工资单越多,这就越容易。你仍然可以根据需要进行调整。这也给了你时间去看看你的工资银行账户里到底需要多少钱来支付员工,给你时间去存钱。
提交工资单
当您确定工资是准确的,选择“提交工资”。此时,您不能逆转事务。所有被设置为直接存款的员工将在两到四个工作日内收到他们的工资,这取决于你的商业账户是如何设置的。
如果你用支票支付员工工资,Gusto会提示你现在就打印出来。确保你有MICR墨粉在你的打印机和空白检查库存。这将确保你的员工在银行没有任何麻烦。
恭喜你!你刚和一个最佳在线工资单服务在市场上。如果你准备了解更多,请阅读我们的如何获得最好的薪资培训.
底线
使用Gusto为您的工资表是快速和简单的,通过遵循上面的步骤,您可以在几分钟内设置您的帐户并准备好使用。如果你还没有注册Gusto的工资支付服务,那就注册30天的免费试用吧。