日记条目:它们是什么以及如何去做
日记账是对企业中发生的财务事件的记录。通过记录日记账,你可以确保你的财务报表是准确和完整的。我们将介绍基本会计,两种日记账分录,以及手动或使用会计软件准备日记账分录的三个简单步骤。
什么是日记账?
日记账分录是企业财务交易的记录,对损益表和资产负债表有直接影响。日记账分录必须始终保持平衡,这意味着每个借方都需要相应的贷方。在我们学习如何准备日记账分录之前,你应该了解基本的会计公式以及借方和贷方是什么。
日记账分录背后的会计是如何运作的
在准备日记账分录之前,你应该更好地理解三个基本会计概念:会计方程、借方和贷方以及会计图表。基本的会计等式是资产等于负债加上所有者权益。所有的交易都必须有借方和贷方才能达到平衡。最后,账户图表是用来记录交易的账户列表。
下面是三个基本的会计概念,以及每个概念的例子:
1.会计基本方程
基本的会计公式由三个关键要素组成:资产、负债和权益。资产包括公司拥有的一切,如银行现金、应收账款和存货。负债是你的企业欠债权人和供应商的债务,比如未付账单(应付账款)或银行贷款。权益是你作为所有者对企业资产的所有权。当你记录日记账时,这些元素都必须保持平衡。
让你的账簿保持平衡的公式,也被称为会计方程,是:
资产=负债+所有者权益
由于资产等于负债加上所有者权益的总和,当你在资产负债表的一边做日记账分录时,在资产负债表的另一边需要有一个相等的和抵消的分录。这是为了保持资产负债表的平衡——因此得名。
例子:假设你支付了1000美元的账单,记录在你的应付账款(a /P)中。你的日记账分录将包括现金减少1,000美元和相应的损益减少1,000美元。
2.借贷分录
为了让你的账簿保持平衡,你必须使用一个叫做复式簿记.如上例所示,这意味着每个财务分录都涉及借方和贷方以保持平衡。账户类型(资产、负债、权益)将决定账户金额的增加或减少。
证明借方和贷方的最好方法是使用t账户。无论我们使用t账户还是准备日记账,基本的经验法则是借方在左边,贷方在右边。
下面是五个t账户,每个账户类型一个,以及借方和贷方对每个账户的影响:
在上图中,在借方和贷方如何影响它们方面相似的帐户类型用相同的颜色进行编码。例如,收入账户、负债账户和权益账户的借方账户减少这些账户和一份信用遗嘱增加这些账户。借方和贷方对资产和费用有相反的影响。资产及费用增加当你借记这些账户时减少当你在这些账户上赊账时。
3.帐目表
你应该了解的最后一个会计概念是会计图表。账目图表是所有商业交易所归属的账目类型的列表。我们已经讨论了资产,负债和权益。另外两种账户类型是收入和费用。收入是销售产品或服务的收益。费用包括你每天经营你的企业所花费的钱(例如,租金,水电费)。
你要在日记账分录中包括的所有账户都可以归入上面的借方和贷方部分中列出的五个账户类别之一。在开始日记账之前,了解它是什么类型的账户(例如,资产或负债),以及是否需要通过借方或贷方来增加或减少该账户是很重要的。
反向账户是指与正常账户余额相反的账户。例如,累计折旧是一个相对资产账户,因为它的贷方余额与资产的借方余额相反。
以下是五种账户类型的摘要,每一种类型的例子,以及它们的报告财务报表:
类别 | 帐户示例 | 财务报表 |
---|---|---|
资产 | 银行账户 库存 |
资产负债表 |
负债 | 信用额度 贷款 |
资产负债表 |
所有者权益 | 实缴资本 留存收益 |
资产负债表 |
收入 | 产品销售 服务销售 |
损益(损益) |
费用 | 办公用品 工资 |
损益(损益) |
如何准备日记账
准备日记账有三个基本步骤。首先,您需要确定所需的日记账类型(循环或调整)。其次,您需要手边有某些信息,例如日记账号和需要记录日记账的会计期间,以及帐户名称、编号和借方和贷方金额。一旦您有了所有这些信息,您就可以准备日记账条目了。
准备日记账的三个步骤是:
1.确定需要什么样的分录
对于常见的业务交易,比如给客户开发票和支付账单,您不需要记录日记账分录。相反,您需要填写必要的表格(例如,客户发票或支票)来记录交易。当您保存客户发票和账单付款时,您的会计软件很可能会记录日记账条目。你需要记录的两种日记账分录是调整日记账分录和循环日记账分录。
两种最常见的日记账类型是:
调整会计分录
调整日记账分录通常用于全年未记录的交易,如折旧费用。调整会计日记账分录通常在结帐时记录。一般来说,大多数小企业主都有一个注乐鱼游戏app下载册会计师(CPA),他为他们准备调整日记账分录,以完成财务报表,准备提交纳税申报单。
下面是一个调整日记账分录以记录折旧费用的例子:
账户 | 借记 | 信贷 |
---|---|---|
折旧费用 | 1000美元 | |
累计折旧 | 1000美元 |
经常性会计日记账分录
循环会计日记账是指定期(如每月、每季度、每年)记录的会计分录。假设你预付了1200美元购买了一份为期12个月的保险单。由于您不能在支付保单时支付全部金额,您需要在日记账分录中记录120美元的保险费用。
下面是记录保险费用的每月经常性会计日记账分录的一个例子:
账户 | 借记 | 信贷 |
---|---|---|
保险费用 | 120美元 | |
预付保险 | 120美元 |
虽然我们的保险费用示例每个月都需要相同的帐户和金额,但也有重复的日记账分录需要相同的帐户,但金额可能会有所不同。例如,每次运行工资单时都需要记录工资单费用,但是金额将根据员工的工作时数而变化。然而,如果你使用工资软件,它将自动为您记录工资日记账条目。
2.收集信息准备日记账
一旦确定了所需的日记账类型,就可以收集日记账所需的信息了。这包括日记账分录号(如果你不使用会计软件),日记账分录日期,以及你需要借方和贷方的账户和金额。
记录会计日记账分录需要的信息是:
日记账分录编号
无论你是手动记录日记账,还是使用会计软件,你都应该有一种方法来识别所记录的每个日记账。大多数会计软件程序,比如QuickBooks,自动为您分配一个日志条目编号。
记入日记账日期
日记账分录日应反映您希望在财务报表上显示交易的会计期间。如果您是按月记录日记账条目,那么日记账条目日期可以是当月的任何时间(例如,3月1日至3月31日)。如果您每年只记录一次日记账条目,那么您的日记账条目日期很可能是您记录日记账条目的当年的12月31日。
帐号及名称
如前所述,每个日记账分录至少包括两个账户——借方账户和贷方账户——以保持平衡。在调整日记账分录的例子中,我们使用的账户是折旧费用和累计折旧。许多会计软件程序,如QuickBooks,允许你使用账号。
帐户号码通常是四位数或五位数的数字,用来标识帐户。例如,资产通常用一个以“1”开头的数字标识(例如,1000)。请记住,使用账号不是必须的,但可能是你的注册会计师或会计更喜欢你使用的。
3.记录日记账
一旦你得到了所有你需要的信息,就该记录日志条目了。另一种类型的调整日记账分录是允许你积累一项你还没有支付的费用。如果你采用权责发生制,你可以扣除已经发生但尚未支付的费用。工资就是一个很好的例子。
假设12月最后两周的工资是3000美元,但发薪日直到1月1日才开始。因为工作时间是在12月,所以你想要反映在适当的时间段,12月的费用。要做到这一点,您将记录日记账分录以累积工资费用。
下面是一个如何记录日记账分录以累积工资费用的示例:
账户 | 借记 | 信贷 |
---|---|---|
工资费用 | 3000美元 | |
应计未付工资 | 3000美元 |
当您在1月1日运行工资单时,您将记录以下日记账分录,以抵消应计日记账分录(上面):
账户 | 借记 | 信贷 |
---|---|---|
应计未付工资 | 3000美元 | |
现金 | 3000美元 |
如何使用会计软件记录日记账
会计软件可以很容易地记录会计日记账条目。为了向你展示它有多简单,我们在小企业使用的最流行的会计软件中包括了记录日记账的步骤,乐鱼游戏app下载QuickBooks在线.如果你是记账新手,你可能会想看看我们的46免费的QuickBooks在线教程.
下面是在QuickBooks Online中记录日志的三个步骤:
1.导航到创建菜单
点击搜索框右边的加号,导航到创建菜单:
2.选择日记账
在“其他”列的右侧,选择“日志条目”:
3.填写日记账报名表中的必填项
下一个屏幕将要求您输入日记账条目的详细信息:
在日记账输入屏幕(上图)中,您需要输入的信息如下:
- 期刊日期:输入反映此交易所属会计期间的日期。
- 杂志不:如果这是您的第一个日记账条目,您可以输入一个起始数字,QuickBooks将自动为以后记录的日记账条目分配一个连续的数字。
- 帐户:从下拉菜单中,选择需要包含的帐户。请确保先选择借方帐户,然后是贷方帐户。
- 借方:在借方栏中输入金额。
- 学分:在贷方栏中输入金额。
- 描述:包括您正在记录的交易的简要描述。
日记账分录如何影响财务报表
我们在日记账分录中记录的每个帐户都会影响一个或多个财务报表。资产、负债和权益账户影响资产负债表报告,收入和费用账户影响损益表,也称为损益表。
让我们来看看前面讨论的每个日记账分录示例是如何影响财务报表的:
调整日记账举例
下面是一个调整日记账分录以记录折旧费用的例子:
账户 | 借记 | 信贷 |
---|---|---|
折旧费用 | 1000美元 | |
累计折旧 | 1000美元 |
在上面的例子中,折旧费用和累计折旧是这个日记账分录中的两个账户。折旧费用是在损益表(P&L)报告中作为总费用的增加而出现的一项费用科目。累计折旧科目是一个相对资产科目,它将在资产负债表报告中显示为正在折旧的资产的减少。
循环分录示例
下面是一个记录保险费用的循环日记账分录的例子:
账户 | 借记 | 信贷 |
---|---|---|
保险费用 | 120美元 | |
预付保险 | 120美元 |
在上面的例子中,保险费和预付保险费是这个日记账分录中的两个账户。保险帐户是一种费用帐户,它将作为总费用的增加出现在损益表上。预付保险账户是一种资产,将作为总资产的增加额出现在资产负债表报告中。
应计工资费用日记账分录示例
下面是记录应计工资费用的日记账分录示例:
账户 | 借记 | 信贷 |
---|---|---|
工资费用 | 3000美元 | |
应计未付工资 | 3000美元 |
在上面的例子中,工资费用和应计工资是日记账分录中的两个账户。工资账户是一种费用账户,它将作为总费用的增加出现在损益表上。应计工资账户是一个负债账户,这意味着它将作为总负债的增加出现在资产负债表报告中。
关于日志条目的常见问题
我们列出了小企业主对日记账最常见的问题。乐鱼游戏app下载
关于日记最常见的问题是:
日记账分录中的借方和贷方是什么?
复式记账法要求,每记录一笔借方,都必须有一笔贷方,以保持收支平衡。这源于会计公式:资产=负债+权益。因此,每个日记账分录必须包括一个借方帐户和一个等额的贷方帐户。
如何开始写日记?
要开始日记账,请确定所需的日记账类型:调整日记账还是循环日记账。其次,收集关键信息,如日记账入账日期、受影响的账户以及借方和贷方金额。第三,你可以手动创建日记账,也可以使用像QuickBooks这样的会计软件来记录日记账。
我们为什么要做日记账?
我们做日记账的原因是为了确保在会计期间发生的所有业务交易都准确地反映在财务报表中。没有记录所有的金融交易可能会影响你获得银行贷款的能力,或者导致不准确的纳税申报单,从而导致利息和罚款。
底线
日记账分录是确保财务报表准确反映企业财务活动的重要组成部分。我们建议您使用会计软件记录会计日记账,而不是准备手工日记账分录。通过使用会计软件,您将减少在准备手动日记账时可能发生错误的可能性。