并行测试工资单软件
本文是关于就业服务.
并行测试是在两个工资单系统中运行相同的工资单,以确保两者具有相同的输出的过程。这意味着,在新软件中报告的有关员工净收入、税收(包括今年迄今的总额)、扣缴的福利保费的所有信息都与旧系统中报告的一致。
每个工资单系统都略有不同,所以你需要确保这些差异不会影响你的工资单结果,因为这可能导致国税局的罚款。
如何进行工资测试
第一步:从开始到结束记录当前的工资发放流程。您应该从以前的工资表关闭开始,一直到当前的工资表关闭。在测试过程中出现的一个错误是只检查工资单处理程序的职责。涉及工资系统的一切都需要测试,包括如何输入福利选举,以及薪酬变化、扣缴税款、员工人口统计信息等,特别是如果您的工资系统也是您的人力资源系统的话。
第二步:召集必要的人员。与第一步类似,每个在工资发放过程中扮演角色的人(福利、人力资源和工资发放)都需要参与工资发放测试过程。在大多数小型企业乐鱼游戏app下载中,它可能是一个小团队,所以一定要包括备份。参与整个工资发放流程的个人将对正常的工资发放流程有最好的理解,他们可以提出给他们带来最大麻烦的项目。
步骤3:要求一个工资单测试环境.大多数工资单软件供应商应该能够为您提供“沙盒”。
沙盒是一种反映工资单软件外观和感觉的环境,但仅用于学习和测试目的。
与新的工资软件供应商合作,你应该确保所有一致的信息都在沙盒中,这样你就只需要担心工资周期的变化。
步骤4:正常处理工资单。这可以通过两种方式实现:您可以同时处理您的正常工资和测试工资,或者您可以在您的正常工资确定之后处理测试工资。许多公司没有时间和资源来同时处理工资,所以他们在正常工资处理完成后的一周测试工资。这包括输入人员变更(例如,新员工和解雇)和工资期间项目(例如,工作时间和奖金),以及反映您的工资审查过程(例如,工资外支付的支票和小时工的工时卡)。
步骤5:收集报告。工资软件(当前的和未来的)都应该能够为你提供工资报告。这些报告应该显示工资总额、每个员工的个人结果和工资存根样本。尽量下载Excel格式和PDF格式等视觉友好格式的报告。
步骤6:回顾结果(在新旧工资单软件中).我们建议从您的工资总额汇总开始,从您的工资总额、工资净额和税收总额开始。
- 如果总数匹配,您可以查看其他类别的总数。这些类别将包括定期收入、加班收入、向特定州缴纳的税款、401(k)缴费和医疗福利费用预提等项目。如果这些量看起来是正确的,那么您可以相当确定测试是成功的。我们仍然建议抽查几名员工的工资单,以确认你之前的结果。
- 如果总数不匹配,您应该检查类别总数,以确定哪一个(几个)不相同。一旦确定了类别,就可以进入员工详细信息,查看哪些具体情况不同。如果你不能解决这个问题,你应该调查这个信息,并与新的工资供应商讨论。有些差异是由于输入信息不匹配、用户错误和/或工资单服务的计算过程不同。一旦您和您的提供者找出了根本原因,那么您就需要记录它,决定如何继续解释它,并重新测试。
步骤7:重做步骤4-6,至少另一个工资周期如果不是两个额外的周期的话。这确保了在完全切换到新软件之前,结果是正确的,并考虑了任何不常见的项目(如佣金支付和每月一次的福利扣除)。
第八步:寻求帮助。如果你的工资软件供应商提供实施服务,联系你的专家,看看他们是否可以随叫随到,或者在你正常的工资处理日期安排一个电话,以防万一。
需要更改工资单提供者的逐步指导吗?看看我们的指南如何切换工资单供应商.
常见错误和如何处理差异
以下是您在使用新的工资系统时会遇到的一些最常见的错误。以下是处理它们的一些技巧:
糟糕的数据。需要检查的一件事是遗留系统中的当前问题。如果您经常看到错误通知或有不匹配的数据(例如,按小时计酬的员工),那么在将信息传输到测试系统之前,应该修复这些项目,因为一个系统处理错误的方法可能与另一个系统不同。
系统的差异。大多数工资系统将以类似的方式计算总支付到净支付,因为规则是由各自的联邦、州或地方政府提供的。然而,有些计算方法可能会有所不同。这些项目可以包括假期应计、自动支付和定期扣除。您应该安排与旧工资系统和新工资系统团队的单独通话,以获得他们设置的详细信息并进行比较。
如果有差异,那么你就需要做出决定。您可以要求新系统进行定制配置,以匹配遗留系统的那一部分,或者您将不得不对您的工资团队成员进行新流程的培训。一旦做出了决定,您可以选取一些样本雇员(例如,一个有PTO收益的受薪雇员),并比较结果。
用户错误。如果错误是由于数据输入错误造成的,那么现在是确定您的流程是否可以通过新的工资单系统进行增强的好时机,或者是否需要进行额外的培训。
例子:
- 而不是手动输入工资数据,如装饰,也许信息可以加载进去。
- 如果奖金的计算有误,或许针对一次性薪酬数据系统的专门培训将是有益的。
其他错误。一些差异,如舍入误差是可以预料的,但还有其他一些显著的错误是您的工资处理程序无法计算出来的。这需要带到新的工资单软件公司的服务团队进行协助。
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底线
并行测试是确保工资单软件更改顺利进行的一个不可或缺的部分。如果您召集了合适的人员进行测试,将适当的信息加载到新的工资系统中,小心地遵循正常的工资流程,并有一个使用工资报告比较两个工资表的详细计划,那么当更改最终完成时,您将会受到最小的干扰。