10个关键的货运公司簿记技巧和最佳实践
本文是关于会计软件.
管理您的货运公司的账簿是可以用来利用其成功的最重要的活动之一。为了帮助您,我们整理了10个卡车记账技巧和最佳实践,从了解您的业务实体类型和使用商业信用卡,到减少您的日未结算销售额和选择正确的会计和工资解决方案。
1.了解您的业务实体类型和税务分类
当你建立你的所有者-经营者或运营商业务时,你有几个选择来构建业务,这将影响记账和报税。建立你的企业作为一个独资企业是非常简单的,将帮助你避免处理工资,但它将使你所有的净收入业税.
S公司(S-corp)税务指定对卡车运输公司来说很常见,因为它允许一部分净收入传递给所有者/员工,而无需缴纳工资税或自雇税。
在s公司里,你得像给其他员工发工资一样给自己发工资。然而,在工资和费用之后的任何剩余收入都可以免征工资税。
2.与您的IFTA数据保持最新
《国际燃油税协定》(IFTA)是美国48个州和加拿大10个省之间的一项协议,要求所有州际汽车运输公司上报燃油税(夏威夷、阿拉斯加和加拿大北部三个地区不受影响)。
IFTA的实施是为了将税收重新分配给燃料使用的州,而不是购买燃料的州。如果你正试图决定是否在一个州购买燃料,那么你需要从你支付的零售价中减去州燃油税。乐鱼app官网下载入口
跟上您的IFTA数据是经营卡车业务最重要的部分之一。在每个季度末,你必须提交一份IFTA报告,列出驾驶的英里数和购买的加仑数。这些报告将决定你所欠的税款或应退还的税款。货运公司所在州的IFTA办公室将通知您退款或债务。
3.了解你的每英里成本
对于所有卡车运输公司来说,最重要的指标是每英里的平均成本,这在决策时非常有用,因为它可以帮助你为服务定价,使你盈利。它还可以识别出您可以减少或消除的高成本领域。
不管你开了多少英里,你每英里的可变成本(比如燃料)应该保持不变。你每英里的固定成本,比如保险,应该随着驾驶里程的增加而大幅下降。您可能希望单独计算每个类别的每英里成本,例如司机、设备、状态或客户,以发现趋势或需要改进的领域。
要计算出每英里的成本,你首先需要:
- 计算在任何给定的月份里驾驶的大约里程数
- 将你的固定成本和可变成本除以这个数字(这样你就得到了每种类别的平均每英里成本)
4.详细记录
如果你随时更新你的记录,记帐就容易得多,如果可能的话,试着每天或至少每周一次记帐。推迟这项任务会增加你忘记付款目的的可能性,导致分类错误,可能会让你错过扣除。
你应该让你的卡车司机保存三种类型的文件:旅行报告、费用收据和维修收据——确保他们在卡车上有一个笔记本,记录里程和任何他们没有收据的费用。
日志是你有权支付每日费用的最好证明,这主要包括膳食费用。让他们记录下具体的付款内容,特别是如果他们没有立即记录的话,因为这将帮助你尽可能多地扣除合法成本。
5.使用商业信用卡
使用一个商业信用卡可以帮助简化你的簿记,大多数会计系统与你的银行和信用卡账户同步。因为每当付款时,数据都会自动输入,这既节省了时间,又消除了潜在的错误。拥有一张商业信用卡还可以简化你的簿记,因为你可以经常把费用分成几类,比如汽油、食物和维修费。
第一步是研究选择,找到一个低利率,没有年费的选择。有燃油奖励的信用卡考虑到卡车司机在汽油上的花费。每个月一定要付清你的余额,以免收取高额利息。
6.计划必要的开支
了解你的前期成本和持续支出,这样你就可以为它们做好计划。这包括较大的成本,如在不使用时为车队停靠和停车,以及用于管理任务的办公空间。较小的费用包括过路费、汽油、轮胎、修理和维护。
如果你刚开始创业,你必须考虑卡车本身的成本和保险费用。你可能还需要一般营业执照,营业税执照,可能还需要跨州营业执照。
为你的服务定价是很重要的,这样你就可以支付这些费用并获得利润。你也可以从小型车队开始,随着公司的发展不断增加。这将释放你的现金流,让你在吸引新客户时扩大规模。
保持你的车队保养良好也很重要,这包括定期换油和其他标准的及时维护。节省汽油价格的最好方法是下载一个像GasBuddy这样的应用程序,它可以帮助你确定附近最便宜的汽油。
7.减少你的日销售额
日销售余额(DSO)是衡量销售转化为现金所需时间的指标。DSO是一个重要的指标,因为降低它意味着银行里有更多的钱,从而有健康的现金流。
有几种方法可以减少你的日销售额,包括关注客户信用风险,仔细管理你的应收账款(A/R),改进你的发票实践,以及定义客户付款条件。
DSO还可以指示需要修复的潜在问题。例如,低客户满意度会使客户不愿意为你的服务及时付款。
要获得DSO:
- 计算你每天的平均销售额,方法是把你的年销售额总额除以365天。
- 用你的应收帐款除以每天的平均销售额。
还应该区分外部DSO和内部DSO。外部DSO是从客户收到发票到付款所花费的时间,而内部DSO是发货完成后发送发票所花费的时间。简化发送发票的流程可以帮助改善你的现金流状况。
8.正确申领生活费
每日膳食补贴是指按标准金额支付膳食的税收减免,而不是必须跟踪并扣除膳食的实际成本。正确地申领你的每日津贴是很重要的,这可以减少你的总收入,从而减少你欠国税局的钱。要符合每日津贴扣除的资格,你必须晚上不在家。
你有两种方法来扣除餐费和住宿费——要么用你在路上的天数和夜晚,要么用你的收据。可以减去80%中较大的那个每日费率每天或扣除80%的总费用为您在整个旅行中收集的收据。每年你必须从这些选项中选择一个。随身携带适当的文件也很重要,以防你被国税局审计。
9.找到最好的会计软件
卡车运输公司有一定的簿记要求,使他们不同于其他业务。例如,您应该能够管理负载和调度,并生成有助于您归档IFTA报告的数据。
同样重要的是,无论你的业务规模大小,都要保留有关里程和行程的详细信息。理想的会计解决方案将提供所有这些信息和卡车管理工具,如车队维护跟踪。
无论您是业主经营者还是经营小型卡车业务,正确的会计平台都将帮助您的公司取得成功。我们选择了最好的卡车会计软件,我们的最佳选择是QuickBooks在线与TruckingOffice它将QuickBooks的强大收入和费用跟踪与truckingooffice的调度和车队维护功能相结合。QuickBooks也在我们的排行榜上名列前茅领先的小企业会计乐鱼游戏app下载软件.
10.选择正确的工资解决方案
处理卡车运输公司的工资单可能不同于大多数其他行业。由于司机可以根据卡车载重量或行驶里程获得补偿,而不是每月或每周领取工资,因此与合适的工资供应商合作是节省时间和不必要的文书工作的关键。
理想情况下,您可以解决独特的工资方案,满足特定的卡车需求,同时简化工资计算。根据您业务的规模和需求,您可能更适合使用提供基本功能的软件,或者具有卡车管理功能的软件。
我们评估了货运公司最好的工资软件和排名ADP运行成长中的货运公司需要强大的人力资源工具。其功能丰富的人力资源套件不仅提供工资单,还提供时间跟踪、福利和人才管理工具。它甚至可以处理非司机人员的指定,并与Tenstreet和allGeo等卡车管理系统集成。除了支持将工作时间作为工资指定,您还可以按驾驶里程计算工资。
卡车记账有何独特之处
卡车会计在几个方面不同于常规的商业会计。除了常见的簿记实践,如应付账款(A/P)和应付账款(A/ R),公司还应该管理里程跟踪、车队管理、调度服务和IFTA报告等业务。如果你有员工,你还必须能够管理不同类型的工资,并有灵活的支付方式。
底线
无论您的车队规模大小或您已经经营了多长时间,对卡车运输会计最佳实践的深刻掌握将有助于确保遵守特定行业的法规。它还可以帮助你做出明智的决定,并为公司未来的发展做好准备。因此,你应该遵循这些卡车簿记技巧,以提高盈利能力和节省宝贵的时间。