什么是W-4表格?它是如何工作的以及如何帮助员工完成它
本文是关于如何发放工资.
W-4表格,或雇员扣缴证明,给你所需的信息,你需要确定多少钱从你的雇员工资每个工资期支付他们的所得税。员工必须正确填写表格,并在他们的第一个发薪日之前提交给你,以避免在4月份缴纳巨额税款和罚款。有五个部分,应该不会超过几分钟就能完成。
你知道吗?
2020年,美国国税局修改了W-4表格,简化了它,使其更准确。大多数员工现在只需要填写步骤1和步骤5。但是,我们将研究整个表单,以便您可以建议您的员工如何以最佳的方式填写该表单。
W-4表格如何使用
新员工应该完成W-4表格,并在他们开始工作后尽快提交给你,因为你需要时间处理它在你开始工作之前做工资.您将使用他们输入的信息(例如,婚姻状况,家属等)来交叉引用国税局扣缴表所以你知道要从他们的工资中扣除多少钱。你最终会在年终W-2表上申报预扣税款。
科罗拉多州、新墨西哥州、北达科他州和犹他州使用联邦表格。其他州有自己的表格,取代或补充联邦表格。请和你的状态看看你需要哪一个。
你必须在雇员的第一个正式工资发放期开始或在你收到工资发放期之日起的第30天结束时执行新的W-4表格。例如,考虑一个员工,他每两个月发一次工资(在这个月的第15和最后一天)。他在11月12日交了报税表。你需要在12月15日前用新的W-4表格建立他的雇员记录和支付。
注意:你不能通过电子邮件接受W-4表格,也不能为雇员填写。他们必须亲自签字。你可以通过符合美国国税局规定的打印版或电子系统收到它。
如果你想了解更多雇主负责填写或收集的表格,请查看我们的工资形式篇文章。
帮助你的雇员完成W-4表格的技巧
正确、及时地填写W-4表格不仅对你有利,对你的雇员也有帮助。下面是一些正确填写表格的技巧。
- 设定一个最后期限:没有向你提供W-4表格的新员工必须被视为一个单一的文件,没有任何调整,这意味着你将扣缴允许的最高数额。但是,他们最终必须提交表单。给他们一个最后期限——最好是在他们领到第一份薪水之前。
- 把归档作为工作的一部分:包括W-4表和你什么时候发的入职报告雇佣新员工确保工作能及时完成。
- 提醒新员工在他们的法律文件上使用他们的名字:为了避免混淆身份,提醒你的员工使用他们的法定姓名——社保卡上的名字——而不是昵称或笔名。
- 保持简单:新表格设计得很简单,所以如果你知道雇员没有表格上的任何扣减项,鼓励他们填写第1部分和第5部分并上交。
- 和你的员工一起学习如何填写W-4表:即使是最简单的形式也会让新手感到困惑。向他们解释如何填写表格,如果需要的话,带他们进行计算。解释如何进行相关计算,以及何时使用其他调整或扣除。
- 提供视频协助:制作一个入门视频,或者在YouTube上找一个。(《金钱与生活》电视节目有一个非常详细的视频,并在具体部分标注了标记,还有一个带有示例的电子表格。)
注意:如果员工支付的工资过低,他们可能会受到沉重打击税,这可能会影响员工的士气或导致他们需要预支工资。确保他们正确填写W-4表是至关重要的,这有助于减少你将面临的问题的数量。
展开下面的标题,查看2022年W-4表各部分的详细信息:
第1和第5部分
员工唯一需要填写的部分是1和5。第1部分提供联系信息和归档状态,第5部分是签名块。确保雇员在表格上签上他们的法定姓名。如果雇员只完成了这两部分,国税局将指示你根据他们的文件标准扣除额扣缴资金,而没有任何其他调整。
作为雇主,你需要填写第5部分的“雇主专用”部分。
多个作业
第二部分适用于有多份工作的员工,或者配偶也有工作,需要与配偶一起报税的员工。有些员工可能不想填这个;这不是强制性的。如果他们选择填写这张表,他们有三种计提方法。
- 美国国税局预扣税估计师:美国国税局说这是最准确的,所以你可能想建议他们花时间使用这个在线预扣税估计师.
- 多个工作表:完整的W-4表格第3页提供的工作表很简单。建议员工不要使用这种方式,除非你的公司是他们薪水最高的雇主。如果你的公司不是他们薪资最高的雇主,建议他们为薪资最高的雇主重做W-4报税表。如果他们是已婚夫妇,那么这意味着他们和配偶之间工资最高的雇主。
- 勾选选项C中的复选框:如果员工只有两份工作,而且两份工作的工资都差不多,建议他们这样做。
合格的家属
第三部分适用于有子女或有符合条件的亲属同住的员工,根据他们的收入可能有资格获得税收抵免。告诉你的员工,如果是单身,他们的总收入(所有收入来源)需要低于20万美元;如果是已婚,他们的总收入需要低于40万美元。
不申报受抚养人是确保预先扣留更多钱的一种简单方法。因此,许多人会选择不要求家属现在有更多的扣缴,并在年底收到退款。如果你的员工在支付税单方面有问题,需要为过去的债务偿还IRS,它也会有帮助。
其他调整及扣除
你的员工可以避免一大笔税款的另一种方法是要求你在第四部分扣缴一笔额外的税款。在下列情况下,建议他们考虑此方案:
- 他们过去也有过税单
- 他们想要退款
- 他们为自营、合同工作、利息或分红申请1099
- 他们领取养老金或社会保障退休福利
处理雇员表格w -4的更改
已经填写了旧W-4表格的员工不需要再填写新的表格。然而,如果他们的生活方式发生了改变,影响了他们的纳税,他们可能需要填写一个新的表格。如果你知道他们经历过以下任何一种情况,你应该建议他们重新填写一份表格:
- 婚姻
- 离婚
- 新生儿或家属
- 做不止一份工作
- 获得新的收入来源,比如养老金
- 重大的工资变动,如奖金或高额佣金
- 抱怨去年的一大笔税单
- 想要改变他们的预提任何理由
更改到新表单与第一次提交表单一样简单。如果员工没有更改到新表格,那么您将继续按照旧表格上的信息进行预提。
底线
作为雇主,你唯一的责任就是确保雇员正确提交W-4表格,并根据他们提供的信息代扣代缴税款。虽然你不会受到处罚,但如果员工没有正确填写表格,他们可能会在4月份面临一大笔税款甚至罚款。花点时间指导他们如何正确地填写W-4表格,可以为他们节省资金,并提高员工士气。