13个自动服务脚本和提示你的客户会喜欢的
本文是关于网络电话.
自动服务通过让您的客户找到解决问题的信息或将自己路由到正确的分机来改善客户的呼叫体验。您的业务需要一个听起来很专业的自动助理脚本,它将引导用户无缝地完成调用工作流。从零开始可能是令人生畏的——这就是为什么我们继续创建了13个自动辅助脚本,您可以使用它们导航多个业务场景。
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通用自动话务员问候语脚本
你的自动服务人员的问候通常是客户与你的公司的第一次接触,你要确保你给他们留下了一个好印象。方法设计一个有组织的拨号选项菜单电话树.这将确保你首先回答正确的问题,不要忘记任何关键的细节。
一个好的自动服务人员问候语脚本包含以下元素的组合:
- 简短的介绍和简短的欢迎
- 可用的网上自助服务选项(如适用)
- 到达部门或分机的选项(如果适用)
- 正常营业时间
- 如果呼叫者不确定谁应该接电话,该如何联系在线的座席
- 选择用另一种语言与代理通话(如果适用)
- 如果呼叫者不按任何按钮,将会发生什么细节
例1:欢迎和主菜单
您好,感谢您致电[公司名称],[插入公司宗旨或口号]。我们位于[地址]。正常营业时间为星期一至星期五,上午8时至下午5时。如果您已经知道您想要的分机号码,您可以在任何时候输入它。否则,请仔细听以下菜单:
- 要用西班牙语继续,请按1。
- 用法语继续,请按2。
- 要到花卉部,请按3。
- 要联系家具部,请按4。
- 购买食品杂货和农产品,请按5。
- 如果需要其他部门或与现场代理通话,请保持在线,下一位可用的代理很快就会与您联系。
下班后电话的自动话务员脚本
大多数商业电话系统让你设定工作时间。如果一个电话发生在正常工作时间之外,您可以创建一个特定的自动助理,它将用另一个问候语消息和菜单选项处理这些电话。
对于有固定工作时间的企业来说,汽车服务员是一个很好的选择,但如果你计划提供24小时服务,你可能需要一个更强大的解决方案。可以考虑雇佣一个在线答疑服务,比如VoiceNation.然后可以设置自动助理,将传入的调用重定向到另一个服务提供者。
我们还列出了六大最佳答疑服务帮助您找到最适合您业务的供应商。
例2:普通语音邮件转发
感谢您致电[公司名称]。很抱歉,您的电话是在我们正常营业时间之外打来的,我们的正常营业时间是星期一到星期五的上午8点到下午5点。
- 如需留言,请立即拨分机。
- 如果您想在我们的语音信箱留言,请不要挂断。在我们的语音信箱中留下的信息将被监控,并将在下一个工作日内处理。谢谢你!
例3:应答服务脚本
感谢您致电[公司名称]。如果您听到此消息,则表示您是在正常营业时间以外致电,即周一至周五的上午8:00至下午5:00。
- 如果您需要立即帮助,请不要挂断,您的电话将被转到我们的呼叫中心。
- 否则,请在正常工作时间挂断后再打来。谢谢你!
示例4:紧急服务或医疗办公室脚本
例5:即时客户支持
感谢您致电[公司名称]。我们的办公室现在关门了。营业时间从早上8点到下午5点,星期一到星期五。
- 如果是业务紧急情况,请按1。
- 如果你想留言,请按2。
- 否则,请在正常工作时间挂断后再打来。谢谢你!
用于灾难恢复的自动助理脚本
由于不可预见的情况,您可能不总是能够为调用者提供大量信息。你可能不知道正常的营业时间什么时候恢复,或者什么时候重新开业。然而,尽可能提供更多的细节来帮助你的客户并保持他们的忠诚度。
正如COVID-19所表明的,关闭和政策可能迅速变化。确保您用最新的信息更新了自动助理脚本。你不希望你的社交媒体资料说的是一件事,而你的商务电话系统说的是另一件事——保持一致。
例6:灾难恢复脚本
感谢您致电[公司名称]。该地区(或类似灾难描述)最近的洪水暂时关闭了我们的办公室。然而,我们仍然致力于[插入使命宣言]。
- 如果您的事情很紧急,请按1转到我们的分公司。
- 否则,请在我们的语音信箱中留言。我们会尽快给您回电的。谢谢大家,祝大家今天愉快。
例7:其他资源
Auto-attendant假日脚本
为假日期间的电话记录一个特定的自动助理脚本。你可能没有服务人员,但要让你的客户知道他们如何联系到你——尤其是在紧急情况下。让他们知道正常营业时间什么时候恢复,这样他们就知道什么时候回电话。
示例8:通用假日时间脚本
感谢您致电[公司名称]。为纪念[假日],我们的办公室现在休息。我们将在[日期]恢复正常运营。
- 请不要挂断电话,随时留言。
- 否则,请在上午8点至下午5点的正常营业时间内再打来。谢谢你,节日快乐。
例9:假日帮助热线
感谢您致电[公司名称]。为纪念[假日],我们的办公室现在休息。我们将在[日期]恢复正常运营。
- 如果是业务紧急情况,请按1转接到我们的紧急响应小组。
- 如果您想留言,请按2,我们一回到办公室就会给您回电。
- 否则,请在上午8点至下午5点的正常营业时间内再打来。谢谢你,节日快乐。
营销活动的自动助理脚本
有时,你会想要与你的来电者分享最新的促销活动。这不是你一直想要做的事情,但这是一个很好的选择,可以在假期或高优先级的活动中进行。
与其让你的问候变得杂乱不堪,不如设置一个竞选活动专用的电话号码。您可以为每个活动分配一个独特的编号。录制语音邮件,帮助来电者更多地了解你的营销活动。
例10:了解更多促销活动脚本
这里是[公司名称]。
- 如果您想了解我们目前关于终身免费更换机油的促销活动,请按1。
- 要转到客服,请按2。
- 否则,请不要挂断。
专家提示:先进的电话商务电话系统提供自动化呼叫路由特性。呼叫路由可用于将呼叫发送到队列中,这将允许它们按照接收的顺序被应答。该特性还可用于根据传入呼叫的区号或代理可用性将呼叫发送到特定的代理。
在我们关于网络语音协议的文章中了解更多关于高级呼叫处理功能的信息(VoIP)电话系统功能.
用于个别扩展的自动辅助脚本
您可以选择为每个单独的扩展设置附加的自动辅助脚本。这对于一个大型的、包罗万象的支持团队尤其有用。当一般的自动服务人员引导来电者时,另一个自动服务人员可以帮助缩小选择范围,帮助来电者更快地找到合适的人。
此外,您的自动助理可能会引导呼叫者为特定的人进行扩展。如果这个扩展目前不可用,您需要包括一个消息,而不是直接将您的呼叫者发送到忙音。
例11:例行个人语音邮件问候
例12:短期请假通知
例13:长期缺席通知
创建顶级自动助理脚本的7个技巧
自动辅助脚本很容易设置,但编写它们并不总是那么容易。你需要一个清晰的声音和高质量的声音给你的电话系统一个专业的触摸。
考虑雇佣一个专业的声优来完成这项任务。一些网络协议语音(VoIP)系统,比如蚱蜢而且Nextiva在美国,提供训练有素的语音专家需要额外付费。如果你想要更多的选择,请前往我们的列表最好的专业语音邮件欢迎服务提供商.
如果你想自己动手,你需要记住以下几点:
- 谢谢调用者:感谢打电话的人给你的电话树立了一个积极、尊重的基调。这是一种让交互朝着正确方向前进的简单方法。
- 简洁:冗长的、永无止境的自动服务菜单会让人感到沮丧。保持简短和亲切,珍惜来电者的时间。
- 允许呼叫者跳过问候语:让你的客户知道如何绕过问候语,尽快与现场代理交谈——不要让他们等着听完整段录音才发现这个选项。
- 提供有意的选择:首先提供最流行的扩展。如果大多数客户打电话联系客户支持,请确保这是您呼叫菜单上的第一选项。
- 不要提供太多选择:对于自动服务人员来说,少即是多。如果客户有特定的理由打电话给你的团队,他们通常不愿意坐着看完一大堆选项。
- 提供自助服务的信息:让您的调用者自己解决尽可能多的问题。向他们提供有关商店营业时间、地址、促销活动甚至账户信息的信息和菜单选项。这可以为您的代理和客户节省宝贵的时间。
- 提供一个非交互路由:不要强迫呼叫者按任何按钮。让他们知道(并提供)一个工作流,如果他们没有选择任何菜单选项,可以将他们连接到其他人。
常见问题(FAQs)
我怎样安排一个汽车服务员?
大多数商务电话系统都可以通过拖放可视化编辑器轻松设置自动助手。您通常会看到一个树形菜单,并添加相关的触发器和响应。每个系统都是不同的,因此请查看您的提供者的文档以了解逐步的过程。
如何接听电话?
电话脚本可以按键拨号或语音应答。在按钮拨号系统中,呼叫者将按下其中一个数字键来输入他们的答复。通过IVR系统,呼叫者可以向系统发出指令并提交应答。
IVR和自动服务是一回事吗?
IVR菜单是一种更复杂的自动服务。大多数自动服务只包括按键拨号选项,但IVR系统也提供语音响应。
底线
自动助手是任何商务沟通程序中不可或缺的一部分。幸运的是,设置一个很容易。为您的调用者使用上述自动助理脚本,或者在编写您自己的脚本时使用它们作为灵感。无论你做什么,写一个脚本——这将有助于消除错误,让你的声音更自然地流动。
自己动手不舒服?请一位专家为你制作专业录音。所有Nextiva专业计划或更高级别的客户可获得免费录制的问候语,以及蚱蜢提供最多250字的专业问候语,一次性收费75美元。