如何处理员工迟到[+免费模板]
作为一个企业,你如何管理员工迟到影响的不仅仅是迟到的员工。允许太多的迟到可能会增加人员流动率,降低业务效率和士气。实施时间跟踪,保持记录,并与员工沟通一个清晰的政策,从而设定透明的期望。你的团队应该知道频繁的迟到是有后果的,即使是无辜或不常见的小问题也会影响其他员工和业务的底线。
本指南将为你提供有效改善公司文化所需的工具,帮助你对员工的上班时间负责。如果你有员工因为过度迟到而需要受到处罚,我们提供了免费的警告信模板您可以修改和使用。
处理迟到员工的技巧
传达你的出勤政策
你的公司应该有一个出勤政策规定公司的工作时间和员工什么时候可以开始工作。在这项政策中,有一节是关于迟到的,什么是可以接受的,什么是不可以接受的。将此策略传达给您的团队是一致性的关键。当你的员工知道公司对他们的期望时,如果出现不良行为,就更容易追究他们的责任。
你的出勤政策应该清楚地描述:
- 公司的时间
- 如果员工要迟到了,该给谁打电话
- 如何正确跟踪时间
- 员工可以接受的上班时间
- 迟到的后果
在传达你的政策时,要非常清楚地表明,迟到会影响到每个人。如果一名员工迟到了,就会滚雪球般地导致其他员工不得不加班,放弃自己的工作。如果这是你们公司的新政策,明确这一点很重要,因为一些员工可能没有意识到他们的行为会产生后果。
近三分之一的员工承认上班迟到每月至少迟到一次,约五分之一的员工每周至少迟到一次。
有一个时间跟踪系统
为了准确记录员工的进进出出时间,你需要一个良好且易于使用的时间跟踪系统。一个强大的时间跟踪系统将为您提供详细的报告。每周、每月和每季度对员工的迟到情况进行报告,这样可以快速地突出你需要解决的问题。
有了电子计时系统,你的员工可以通过电脑或手机打卡打卡。你甚至可以限制他们手机上的应用程序只能在你家附近使用。这确保了打卡的准确性,并让你知道哪些员工可能有迟到的模式。
有很多低成本的选择可以为你提供所需的数据,以确保员工不占你的便宜,所以看看我们列出的这些方法最佳时间跟踪软件.如果您需要零成本的平台,那么请前往我们的最佳的空闲时间跟踪解决方案.
记录
有了电子计时系统,记录会自动保存。对于您和单个员工都可见,您可以访问这些机密记录。即使你不是每次员工来的时候都在场,你仍然可以通过查看系统来知道他们是否迟到了。
保持这些记录对于适当的纪律是至关重要的。当你需要和员工就迟到问题进行艰难的对话时,你有数据来支持你的立场。如果没有数据,你可能会认为员工迟到了,而没有提供任何事实。这可能会让员工感到受到攻击,而不是受到支持。
警告或其他纪律处分,包括出勤记录应保存在人事档案通过管理。
定义结果
在你的政策中,简要讨论一下反复迟到的员工的后果。但是,在创建该策略之前,要确定这些策略对公司的影响。我们推荐两个核心部分:1)进步的纪律;2)三振出局规则。
渐进式纪律是一种使用渐进式步骤来纪律员工的方式。一个迟到员工的纪律进程示例可能是这样的:
- 第一个进攻:员工与经理和人力资源部门讨论他们的行为,以及这对公司其他部门的影响
- 第二个进攻:向员工发出书面警告,并要求他们与经理讨论纠正迟到模式的可行步骤
- 第三个进攻:暂停和可能终止
仅仅因为一名员工迟到几次就解雇他似乎有些苛刻,这就是为什么我们建议你加入“三振出局”规则,并建立你自己的业务准则。在上面的例子中,如果一名员工经历了这些后果,他们将面临惩罚,但不应该失去工作。只有当他们在短时间内三次达到这些级别的纪律时,比如六个月的滚动期,他们才会面临解雇。
他们明明有充分的机会改正自己的行为,却没有做到。很明显,他们对政策的担忧以及他们的行为对同事的影响对他们来说并不重要,所以他们可能会面临解雇。有了这些建议,你就可以制定一个对员工公平的政策,同时让他们对不适当的行为负责。
立即采取行动
每个人偶尔都会迟到。有时交通堵塞,公共交通晚点,或者警报不响。这样的事情每年都会发生几次。但当它成为一种模式时,它就会发展成一个更大、成本更高的问题。作为一名经理,你的工作是说些什么,并立即制止这种行为。
如何帮助员工改掉迟到的习惯
你需要迅速采取行动,打击员工士气低落和生产力水平下降的问题。你的回答不应该严厉,但应该用员工迟到的具体例子来解决问题。
沟通并保持隐私
虽然让其他员工知道迟到不能掉以轻心是很重要的,但你也不想在公共场合谴责一位员工。任何这样的人力资源讨论都应该私下进行,并且要保密。
你要清楚地表明违反公司政策的行为是不恰当的,而且你要确保你不会表现得过于严厉——你的员工可能正在处理你不知道的个人问题。最好从简单地问问题开始。
如果某位员工在短时间内迟到了好几天,直接问问发生了什么事。他们可能有个人问题让他们不知所措,或者健康问题让他们无法按时上班。
虽然我们建议你提出问题并给予支持,但你要小心不要违反任何雇佣法。因为这涉及到一个员工最近的迟到,你可以问是否有什么情况可能导致他们迟到并影响他们的工作能力。最好是问一些开放式的问题,让员工开口说话,而不是试图打探。
作为参考,这里有一些你应该避免的问题:
- 你怀孕了吗?
- 你有什么疾病吗?
- 我能看看你最近的诊断书吗?
- 你在服用让你昏昏欲睡的处方吗?
下面是询问员工是否经常迟到的最好方法:你是否因为身体或个人原因而不能准时上班?通过把一个被禁止的健康问题和工作的核心要求(守时)联系起来,你可以避免被歧视。
定义纠正措施
找到潜在的问题对纠正行为至关重要。讨论你可以帮助员工的方式会让他们感到被支持,更有可能认真对待纠正措施。
与员工一起制定纠正措施,提供合理的时间表和支持。这可能是这样的:
纠正措施 |
时间轴 |
未能完成的后果 |
---|---|---|
减少50%的迟到时间
|
30天 |
最后书面警告 |
在迟到发生前与经理沟通
|
正在进行的 |
进步的学科 |
迟到者不超过五人
|
60天 |
最后书面警告 |
这个例子可以让你的员工清楚地了解公司对他们的期望,以及他们如何改善自己的行为。通过列出未能达到你期望的后果,你可以让员工清楚地知道接下来可能会发生什么。
不要只是给员工一份期望清单——和他们讨论一下。如果员工有个人问题,和他们一起寻找解决方案。如果他们正在经历医疗问题,讨论弹性工作选择。
不管结果如何,把一切都记录下来。如果这名员工一直有迟到的问题,确保你记录下他迟到的具体日期和时间,以及你们双方都同意的纠正措施。同时,你也要确定一个日期来回顾他们的进展。
回顾员工的进步
一个月是和员工一起检查数据的好时间。在你设定的时间框架之后,再和你的员工开会。如果他们减少了迟到的频率,认可他们改善的行为。
然而,如果员工没有改善他们的行为,是时候采取渐进纪律程序的下一步了。这可能是一个最终的警告或终止,如果这已经是一个持续的模式。如果是后者,请确保您已经适当地记录了所有内容。解雇一名员工,尤其是那些可能因为健康原因而迟到的员工,应该非常小心,并应该咨询雇佣律师。
为什么员工迟到需要解决
解决员工迟到问题可能不是一个愉快的谈话,但这是防止甚至被认为是虐待的必要条件。定期的沟通和检查是确保员工理解期望的关键。这些对话还可以帮助你发现你的团队在个人生活中可能遇到的导致他们迟到的问题。
团队士气可能动摇
员工会注意到其他员工在做什么。我曾经管理过一个团队,每个员工都坐在大办公室里,所以当有员工迟到或早退时,每个人都很清楚。很明显,如果我不立即解决这个问题,对团队士气的伤害更大。
这是员工迟到最大的担忧之一——其他员工会认为这是偏袒或未执行的政策。不管怎样,只要有一名员工有迟到的习惯,而管理层却不加以解决,团队的士气就会动摇。
如果一个有22名员工的办公室早上9点开门,而阿曼达总是在9:10到9:30之间上班,其他员工会注意到,结果会出现两种情况之一。:
- 其他员工会开始像阿曼达一样迟到,或者
- 其他员工会很沮丧,因为阿曼达迟到了,也不关心他们的工作
在任何一种情况下,你都有需要解决的问题。忽视这个问题并不能让它消失,还可能导致额外的生产力损失和潜在的更高的营业额。
商业效率可能降低
与团队士气相关的是工作效率的下降,因为不开心或不投入的员工工作效率较低。根据发表在心理学前沿在美国,工作中的不快乐直接影响员工的生产力水平。一个不满意的员工更有可能养成坏习惯,比如迟到。
所以,迟到会降低你的公司效率,并最终在两方面降低你的底线。首先,当一名员工总是迟到,而你没有采取任何措施纠正这种行为时,其他员工会感到沮丧,他们的工作可能会受到影响。其次,那些其他员工现在已经变得心不在焉,可能会养成自己的坏习惯,比如迟到。
过度劳累可能是原因
当人们想到职业倦怠时,他们通常会想到那些全天候工作的企业家,他们痴迷于他们的业务,永远无法让他们的大脑停下来。
职业倦怠是一个复杂的问题,它源于许多个人和职业问题。用正确的方法解决员工问题可能取决于导致迟到的原因。如果是精疲力竭,光靠纪律是没用的。这可能只会让员工更不投入,更经常迟到。
为了有效地解决工作倦怠的员工的迟到问题,你需要为他们提供支持,帮助他们找到工作倦怠的根本原因。并不是说你应该避免因迟到而受到惩罚——只是不应该是你纠正这种行为的唯一方法。
是否存在歧视
这就是为什么你不应该完全避免纪律——这可能会上升到员工歧视的程度。正如我总是告诉经理们的那样;你为一个人做的事,就是为所有人做的事。
如果你惩罚一些迟到的员工,而不是其他员工,这可能违反反歧视法。1964年民权法案第七章禁止雇主因种族、肤色、宗教、性别和国籍而歧视雇员。即使你是无意中这么做的,这仍然是违法的,可能会导致美国劳工部(DOL)和平等就业机会委员会(EEOC)的员工诉讼和罚款。
COVID-19时代的迟到员工
如果你管理的员工因为疫情在家工作,或者你有一项允许灵活工作时间的政策,你会希望每个员工每次都准时上班。没有交通堵塞要处理,没有公共交通延误,从床到电脑只有几步之遥。
然而,一些员工似乎仍然不能按时登录。你能让他们为他们的迟到负责吗?是的。让我们回到COVID-19大流行之前的几年,来说明这一点:
一个美国上诉法院的意见芝加哥第七巡回法院的法官
一名员工由于健康原因被允许在家工作,但经常迟到,而且几乎每次都不通知经理。
这名雇员争辩说,守时对她的职位来说并不重要,她的雇主允许她在家工作就是明证。第七巡回法院不同意这一说法,称“雇主通常被允许将定期出勤视为一项基本的工作要求,不必容忍不稳定或不可靠的出勤。”
这对你意味着什么:仅仅因为你允许员工在家工作并不意味着你的公司放弃了设定工作时间的权利,并要求员工在这些时间内负责工作。换句话说,出勤仍然是每个员工工作的基本功能,无论他们在哪里工作。
所以我们知道,通常情况下,即使是分散的员工,你仍然可以让员工遵守出勤政策。现在让我们来看看这个问题,特别是在COVID-19大流行的时代,并考虑是否应该惩罚违反考勤政策的员工,如果他们因为COVID-19大流行而缺勤。
只要员工不是因为《家庭和医疗休假法》(FMLA)规定的疾病而迟到,那么你就可以认为他违反了考勤政策,并根据你的政策对他进行处罚。然而,如果员工因为FMLA覆盖的情况而迟到,你不能惩罚该员工。
是否对员工的健康迟到进行纪律处分
导致迟到的例子 |
我可以惩罚员工吗? |
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一名新冠病毒检测呈阳性,被要求呆在家里但无症状的员工迟到了
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是的 |
一名员工迟到了,因为他们要做COVID-19检测
|
是的 |
一名员工迟到了,因为他们担心在工作中感染COVID-19
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是的 |
一名员工带他的配偶去医院接受COVID-19治疗,结果迟到了
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没有 |
虽然这些都是“照章办事”的答案,但我们建议在这种情况下采取更宽容的态度。对潜在的大量员工进行纪律处分可能会导致相当一部分员工被解雇。这样会给人留下不好的印象,而且会让你花很多时间来完成纪律处分程序。
你可能会想,这是否会开创一个危险的先例,让其他员工辩称他们的缺勤不应被计算在内。只要你坚持只对与covid -19有关的缺勤适用并传达这种宽大处理,那么你就有权继续按照你的严格政策要求其他缺勤。
有关其他有用的建议,请查看我们的指南管理员工考勤.
底线
解决员工迟到问题可能会让人不舒服,但这并不具有挑战性。在员工迟到成为一个问题的时候就和他们交谈,可以防止其他员工离职,避免公司形成一种低效率的文化。如果不能对迟到做出快速反应,你就有可能失去收入和优质员工。迅速采取行动能让每个人都开心、高效、赚钱。