如何写一封拒绝信+免费模板

拒绝信的作用是通知潜在的候选人，你不再考虑他们的空缺职位。它也可能提供你没有雇佣该候选人的原因，并作为法律文件。你发送的拒绝信的类型取决于求职者在招聘过程中的阶段。

我们提供了四种模板供您使用:简单和高级的面试后工作拒绝信样本和简单和高级的申请人工作拒绝信样本。所有模板都是简单而直接的;然而，高级模板提到了候选人没有被选中的具体原因，并为未来的恋情打开了大门。您可以根据自己的需要定制这些模板。

在拒绝信中应该写些什么

写拒绝信的时候，尽量简单，并在面试后的24-48小时内寄出。通过电子邮件发送拒绝信是很典型的做法，这样可以让应聘者尽快了解你的决定。一般来说，拒绝信应包括以下内容:

地址的候选人

一定要在你的拒绝信(例如:嗨,米歇尔)．这是一封专门针对求职者的个性化信件，而不是一封普通的拒绝信。称呼为信的其余部分奠定了基调。

接下来，感谢他们申请了这个职位。要具体，列出实际申请的职位，并提到你的公司名称(例如，感谢您抽时间来面试ABC公司的市场经理一职)．这承认了他们花在申请这个职位上的时间。

说明写信的原因

一旦你给求职者写了信，感谢他们的申请，现在就该谈谈你写信的原因了。有两种方法可以做到这一点。首先，你可以简单地让候选人知道他们不再被考虑为该职位(即，不幸的是，我们不会继续推进你的候选人资格)．这种方法既有效又开门见山。

另一种让候选人知道他们不被考虑的方法是解释你打算去一个不同的方向(例如，不幸的是，你没有被选中继续招聘。我们已经决定录用其他更符合我们工作要求和所需技能的候选人)．这个版本让应聘者知道他们没有被选中的原因。

你可以自定义求职信，包括具体的原因，比如明显的技能不足(缺乏市场营销或技术知识)。文化或个性的契合度是更微妙的问题。例如，在拒绝信中说“你不适合这个团队”可能会被理解为歧视，如果你的候选人属于受保护阶层——例如40岁以上的人或少数族裔。我们建议求职信以技能为重点，或者干脆不提原因。

门开着

在拒绝信的原因之后，你可以增加一些废话，为将来的机会留有余地(例如，如果我们将来有更适合你的技能和经验的职位空缺，我们会将你的简历存档)．你的公司的招聘需求可能会发生变化，也许一个现在不适合的候选人在六个月或一年之后就会成为合适的人选。

此外，这也是你建立人才渠道的方法，可以节省时间招聘并为你带来高质量的员工。而且，如果应聘者有良好的面试经验，他们也可能帮助你在未来为你的空缺职位找到合适的人，并成为推荐人。

关闭的信

当你的求职信结束时，一定要包括你的姓名，职位头衔和公司名称。拒绝信应该来自面试候选人的人，这样更有个性。

使用申请人追踪系统，比如ZipRecruiter，可以让你一次性向每个候选人发送大量个性化的拒绝信，从而节省你的时间。此外，所有的文档和简历都保存在系统中，以便将来参考。注册免费试用。

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在求职拒绝信中要避免什么

拒绝信应该是直截了当的。这将帮助您避免任何法律问题招聘过程．在写拒绝信的时候要记住以下几点:

• 不要提及任何个人细节，比如应聘者有三个孩子的事实会让你对他对这个职位的投入有所顾虑。如果候选人属于受保护的类别(性别、种族、民族)，这样的评论就走钢丝了，你将自己置于法律风险之中。
• 不要说某人在这一轮之前是最佳候选人或类似的话。除非你能提供一些有用的、有建设性的信息来帮助求职者找到工作，否则什么都不要说，只说最基本的内容。保持邮件的专业性。
• 不要以为如果你不发送拒绝信，求职者就会知道自己没有被选中。这可能会导致糟糕的整体体验。一定要及时回复所有候选人。

记录你的拒绝信

你应该记录招聘过程的所有阶段，包括工作拒绝信。如果你有一个申请人追踪系统，比如ZipRecruiter在美国，你可以直接通过软件发送和存储这些信件。如果你没有这些系统，在Excel电子表格或Word文档中跟踪所有阶段。

清晰的文件保护你的公司免受可能的平等就业机会委员会(EEOC)歧视的法律。这些法律规定，雇主以年龄、种族、性别、宗教、自然血统和怀孕为由拒绝聘用应聘者是非法的。

底线

给求职者发一封拒绝信，让他们知道他们不适合你的空缺职位是一个很好的商业实践。这让他们知道你很感激他们为申请和/或面试所投入的时间和精力，并保护你的公司免受可能出现的法律问题。确保你发送的所有信件都有文件记录。