如何使用餐厅时间表模板[+免费模板]
本文是一个更大的关于员工调度.
餐厅时间表模板可以帮助你保持你的员工时间表组织,反过来,可以帮助你控制劳动力成本和积极影响你的员工士气。制定餐厅时间表是一件乏味又耗时的事情,但只要有合适的工具和一点准备,你就可以轻松地加快你的时间表。
餐厅调度模板
餐厅日程安排模板是一个基于日历的表单,在为员工创建每周日程安排时,它可以组织您的工作流程。大多数餐馆员工都是兼职人员,而且企业的日常需求可能会发生巨大变化。许多餐馆都依赖于时间表模板,以防止在时间表编写过程中出现错误和误解。餐厅模板通常包括员工的可用性日志和您的运营需要涵盖的班次大纲。
我们在下面包含了三个餐厅调度模板,因为餐厅的员工调度通常需要更复杂的轮班调度。其中一个最适合快餐店(QSR),第二个是前台(FOH)全方位服务餐厅(FSR),第三个是专门用于餐厅厨房。为您的餐厅下载适当的模板,然后向下滚动以获取指导,指导您如何使用此模板为您的业务创建自定义时间表。
快速服务餐厅时间表模板
此模板适用于在一个团队中共享食品准备和销售任务的快速服务餐厅,例如柜台服务汉堡店、比萨饼店或咖啡店。
提供全方位服务的餐厅前台时间表
此模板适用于提供全方位服务的餐厅的FOH员工。因为提供全面服务的餐厅往往有更多的员工从事各种各样的工作,所以这个模板稍微详细一些,有空间包括几种类型的员工。
餐厅厨房时间表模板
这个模板是为一家提供全方位服务的餐厅的后台(BOH)员工设计的。厨房团队的工作时间往往与FOH略有不同,因此将时间表分开是有意义的。一般来说,餐厅经理完成餐厅的时间表,而行政总厨完成厨房的时间表。
这些餐厅时间表模板是如何工作的
这些可定制的模板被格式化为一个三页的日程安排工作簿,可为您的餐厅定制。跨三张表分离调度数据可以使您的调度信息保持有序,以防止混淆。为了创建一个准确的时间表,你需要知道你的员工的个人可用性,以及你需要安排什么角色来覆盖你的餐厅营业的每个班次。
“花名册”表确保您的日程安排考虑到员工的可用性。“时间表工作表”包括一个“轮班计划”部分,允许您按周调整所需的班次,以匹配业务流程。“可打印的时间表”将您的时间表工作表中的信息组织成易于打印和易于员工阅读的格式。
自定义模板
只需几个步骤就可以根据您的餐厅的独特需求定制这些模板。下载日程表模板后,将空白模板保存为计算机上的模板。收集你的员工可用性;大多数餐馆在就业申请中收集这些信息,其他餐馆则通过单独的表格跟踪可用性。如果您需要可用性表单模板,我们在下面提供了一个模板。
在定制你的模板之前,你还需要整理你所做的关于餐厅营业时间的记录。如果你还没有开始你的生意,这些可能只是预测。如果您已经在运营,这些注释将包括您的运营时间或即将到来的假期的变化。你的笔记应该包括每班餐厅需要的员工角色,比如服务员、调酒师、厨师等的数量。
自定义花名册
打开模板,从第一张“花名册”开始。
第一页提供了创建日程安排的基线信息:您的员工姓名、他们的角色以及他们何时可以工作。首先在A栏输入员工的名字,在b栏输入他们的角色。将工作角色相似的员工放在表格的同一部分是一个好主意,这样可以使你的计划更有条理。一旦您的员工被输入,输入他们通常的可用性。
您可以使用任何对您有意义的格式来记录这些信息:“AM/ PM”或“上午9点到晚上10点”或“不可用”。在这一点上,不要担心未来你的团队可能会要求休假的具体日期。当您创建这些特定的时间表时,您将能够更新这些日期。现在,你只是输入你的团队的常规信息。
如果您有在不同领域工作的团队成员,例如有时担任调酒的服务员,那么最简单的方法是将他们放在一个花名册上,并在角色字段中列出他们的双重角色,如“Jane Smith, server - bartender”。这样,在完成的时间表中,简的所有班次都将出现在一条线上,这就减少了你给她重复预约的可能性。
但是,如果您希望在不同的行上看到这些变化,则必须创建两个略有不同的“Jane Smith”条目,例如“Jane Smith Server”和“Jane Smith Bar”,因为此模板会根据名称自动填充。
定制你的轮班计划
一旦您输入了您的团队和他们的可用性,移动到第二个工作表,“时间表工作表”。这张表的顶部包含一个“轮班计划”空间,供您编辑在典型的一周中需要覆盖的班次。这将作为未来计划的指南。
对于一周中的每一天,计算出每个角色需要多少班次,并为每个角色填写一个单元格,其中包含角色的简要描述(如“AM打开服务器”或“关闭收银员”),以及进出时间。每个模板都填充了一些常见的移位,但是您可以编辑这些移位,或者在这些字段中创建您自己的移位。颜色编码是为了帮助您一目了然地看到您所列出的角色和工作时间。
此时不要担心具体的日期或即将到来的假期。当它们出现时,您将能够在时间表上更新它们。现在,你正在为你未来的计划奠定基础。
进一步定制
这些模板还允许你将颜色更改为对你的餐厅最有帮助的颜色。选择要更改的单元格,并使用主屏幕上的油漆桶图标或“格式单元格”对话框进行调整。白班和夜班或开班和下班时,选择不同的配色方案是有帮助的。
如果在一个部分中需要更多的行,可以通过右键单击希望显示新行下面的编号行来添加它们。将弹出一个带有“插入”选项的对话框。单击此选项,将出现一个新的空行。
为每个角色添加了通常的班次后,将此文档保存为主模板。当员工被终止、新雇用或其可用性发生变化时,您可以返回到此模板更新它。
写下你的时间表
要开始写你的日程表,打开你的定制模板,然后立即“另存为”一个新的Excel文件。在Excel中,您可以通过单击文件菜单上的“另存为”来完成此操作。
将你将要安排的日期命名为新文件是个好主意,比如“安排12月15日至12月21日”。如果您使用支付周期的结束日期作为参考点,请“Schedule PPE 12.21”。重要的是要立即创建一个新文档,这样您的工作就不会擦除工作表中的公式。
一旦你创建了一个新的文件,从花名册开始。在单元格D5中输入日期。这个日期条目将自动填充工作簿其余部分的日期和星期几字段。
花点时间查看团队的任何超出其典型可用性的时间表请求,并调整其名称旁边的可用性字段。您在这里输入的可用性将自动填充到时间表工作表中。
使用您的自定义时间表工作表
移到“时间表工作表”。花点时间确保工作表顶部的“轮班计划”包含了你正在安排的一周所需的班次。如果有节假日或大型活动,您可能需要增加或减少某些角色的班次。
天气、体育赛事和假期都会影响你的预期业务水平。然而,每种类型的餐厅将受到不同的影响。在超级碗周日,咖啡店可能没有人,但披萨店会格外繁忙。感恩节的前一天,提供全套服务的餐馆生意清淡,但酒吧里往往挤满了返乡的旅客。
一旦你确定你有所有必要的班次和正确的时间,向下滚动到“时间表工作表”的“实际时间表”部分。在A栏,输入你的员工的名字,与他们写在你的花名册上的拼写和大写相同。它们的可用性将自动填充到其名称旁边的字段中。
现在,您所需要做的就是从“班次计划”中复制班次,并将它们粘贴到实际时间表中的可用性上。
重要的是要注意,一旦您将新信息粘贴到“实际移位”单元格中,它们最初包含的信息将被擦除。这就是为什么将每个新日程保存为新文档很重要的原因,这样您的模板文档就保留了自动填充功能,使您的日程安排更容易。
对于您正在安排员工休假的班次,或他们不可用的日子,复制并粘贴工作表顶部的“off”和“not AVAIL”字段。
一旦所有的日程表字段都填满了颜色,你的日程表就完成了。根据颜色代码,您应该能够一目了然地知道何时填写了所有可用的班次,以及“实际时间表”中的班次是否与“班次计划”中的班次相匹配。
打印时间表
所有这些颜色可能有助于暗示你已经覆盖了所有的基础,但它们可能会对眼睛造成伤害。现在你可以点击第三个选项卡,“可打印的时间表”。你所需要做的就是在这张表的A栏输入你的员工名字,按照你希望他们出现在最终时间表上的顺序。其名称右侧的计划字段将自动填充您在“计划工作簿”中输入的计划。
如果有不想打印的空字段,只需在Excel中的“页面布局”选项卡上突出显示所有想要打印的字段并选择“打印区域”按钮,即可选择要打印的区域。
现在你有了一个清晰易读的时间表,你可以把它贴在你的餐厅里,或者保存为PDF或图像,然后通过电子邮件发送给你的员工。
创建自己的餐厅时间表模板
许多餐馆都有自己的餐厅员工时间表模板使用Excel或谷歌表格。创建自己的模板时。创建每周计划需要很多信息,从请求到跟踪业务需求的变化以及在每个班次中分配工作角色。为了确保准确性,最好在开始之前收集所有你需要的信息,比如员工的可用性和预期的工作时间。
至少,每个餐厅的时间表模板都应该包括你计划的日期和日期,以及轮班时间和下班时间。在时间表上包括每个班次的员工角色,可以帮助您的团队为他们的班次带来正确的工具和穿正确的制服。
有些模板包含更多信息,例如附加员工可用性的空间。其他可能包括计算工资和工时信息的功能,以便用于劳动力预测和其他比较指标。如果这是你的目标,请一位专门从事餐馆业务的会计为你创建一个模板是个好主意。在这一点上,它可能是更有效的考虑餐厅调度软件为您的企业。
何时使用餐厅调度软件
餐厅调度软件是一个很好的选择,餐厅有几个劳动力中心来管理。如果您在维持您的劳动力目标方面遇到困难,或者注意到您的员工经常在您安排的时间之外工作,这些应用程序是使您的成本保持一致的极好方法。
大多数这些应用程序都有类似的调度基线功能。有些提醒会阻止您安排员工担任他们不适合的角色,而跟踪器则允许您查看根据您的日程安排预计将花费多少人力。他们都有一个可下载的智能手机应用程序,让员工可以实时查看自己的日程安排,并与同事交换班次。
- 7班:这款应用的起价为每月19.99美元,可为20名员工提供基本的日程安排和团队沟通功能。要获得劳动力报告和销售点(POS)集成,您必须以每月43.99美元的价格升级到entre级别。7shifts集成了最广泛的POS系统。最好的:想要为餐厅量身定制日程安排解决方案的小餐馆。
- 当我工作时:When I Work的定价是每个员工每月2美元,适用于多个地点的100人以下的团队。这个应用程序包括非常节省时间的调度功能,但如果你正在寻找与你的POS同步的报告,当我工作目前只集成与Square POS。最好的:寻找负担得起的日程安排解决方案的餐厅。
- 相隔千山万水:HomeBase基本包在单个地点是免费的,并且允许您安排无限的员工。基本功能包括调度程序、POS集成以及时钟。对于高级报告和防止提前打卡的省钱功能,你必须以每月40美元的价格升级到Plus级别。最好的:客流量大的餐厅,员工在一个以上的劳动中心。
或者,你也可以在你的POS中使用内置的日程安排。几个有用的餐厅软件选项可以给你一个一体化的解决方案。一些调度方案,比如7班倒,恰恰是a餐厅调度app.至少,您的POS应该包括与流行的调度工具的集成,例如上面列出的那些。
这些应用程序中的任何一个都可以在创建员工时间表时节省您的时间。如果您利用所有可用的跟踪和报告功能,从长远来看,您可能会在减少加班和提前打卡方面节省资金。
如何安排员工的建议
虽然餐厅的时间表对你的底线有巨大的影响,但它对你的员工士气(以及工作效率)的影响甚至更大餐厅管理)。根据美国劳工统计局的数据,30%的酒店员工从事兼职工作.这意味着至少有三分之一的员工可能会选择在你的餐厅工作,因为它可以为他们提供灵活性。
下面是一些简单的步骤,让你的餐厅安排对员工友好:
- 避免“闭开”:这是一种轮班模式,一名员工被安排在晚上打烊,然后在第二天早些时候开门。一些城市,如纽约市,要求大型雇主在提供工作机会的同时,也要获得以这种方式安排的员工的书面同意这些班次的额外工资.
- 允许合理的换班;在计划发布后收到更改计划的请求可能会令人沮丧。请记住,许多餐厅员工都是兼职工作,他们希望自己的职位有一定的灵活性。
- 提前发帖时间表:提前一到两周公布时间表可以让你的员工更好地计划他们的生活,这可以提高你的团队士气。餐厅时间表不稳定的本质可以影响工人的健康,这可能意味着你的员工需要更多的病假,增加了你的企业人手不足的可能性。
- 注意疲劳:来自全国餐饮协会的数据显示7%的餐厅员工离职这个行业完全是因为倦怠。的确,在餐馆里,有时长时间、繁重的轮班是不可避免的。然而,聪明的餐馆经营者会在生意允许的时候,尤其是在旺季,确保员工有休息时间。
因为你的大多数员工都有智能手机,所以以一种适合移动设备的方式发布你的日程安排是个好主意。这就像在计划完成后通过电子邮件将PDF格式的计划发送给团队一样简单。如果有任何更改,请务必发送一份新的副本。这些看起来都是小事,但在一个以高流动率著称的行业,任何你能做的对员工文化产生积极影响的事情都是有商业意义的。
底线
制定餐厅时间表是一项非常细致的工作。学习如何有效地安排你的团队可以对你的底线和客户体验产生巨大的影响。一个安排计划,让你的员工有一定的灵活性,要求休假或轮班,这对保持积极的员工士气有很大的帮助。
如果你没有足够的带宽每周手工制作一个时间表,有很多很棒的时间表应用程序可以帮助你简化流程。其中几家都有免费的基本选项,可以让你跟踪预计的劳动力成本,并在员工大部分时间都在的地方与他们沟通:在他们的智能手机上。