如何用8步创建建议书请求(RFP)(+免费模板)
本文是关于销售管理.
建议书请求(RFP)是一个组织为从合格的供应商和承包商处接受投标而提供的一份正式的需求摘要。你的RFP应该总结项目及其目的,描述你的企业背景和使命,然后深入到工作范围、预算、时间框架和项目选择标准等部分。创建您自己的RFP或下载我们的免费RFP模板开始。
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为了确保你的供应商向你发送他们最优质的报价,并确保你公平地评估所有供应商,你的RFP需要尽可能全面。这就是为什么我们创建了一个提案模板的请求,其中包括供应商和承包商需要生成报价的关键信息,您可以免费下载,并为您的业务的未来项目定制。
您也可以按照以下步骤创建自己的RFP文档:
1.陈述你的项目概述
RFP文档中应该包含的第一部分是项目概述。虽然它不需要非常详细,但它需要提供足够的信息,以便供应商能够快速确定是否可以提供帮助。它应该总结项目,陈述项目的目的或预期结果。
以下是RFP中项目概述陈述的例子:
- ABC公司是北维吉尼亚州最大的政府承包商之一,正在接受投标方案,执行一个全面的网站重新设计,以帮助实现网站流量目标。
- XYZ房乐鱼体育app官方地产公司是纽约市地区发展最快的住宅房地产开发商之一。我们正在为准备组织和设计三个新的发展项目的社区规划顾问寻求竞争性投标。
- Solar Inc.是一家创新的太阳能电池板制造商和分销商,接受承包商管理我们的社交媒体账户的建议,作为改善与当前客户关系的一种方式。
- Main Construction Corp.是一家位于西海岸的中型总承包公司,为我们的员工福利计划的管理寻求建议,为管理计划和对员工进行福利教育提供一个中心来源。
最后,你的项目概述陈述需要说明建议书请求的内容和原因。它还应该通过名称、产品或服务、规模和主要市场来描述你的组织。
2.包括公司背景和联系信息
公司背景部分列出了公司的更多细节。它应该包括关于你的公司的各种识别信息,以及关于你的业务如何适应行业的更详细的信息。以下是在征求建议书的公司背景部分应包括的项目:
- 公司名称
- 物理地址
- 电话号码
- 电子邮件地址
- 网站
- 公司产品或服务的描述
- 让你的公司与众不同的信息
- 目标市场或理想客户类型的详细信息
- 公司规模或成长阶段
- 领导团队的重要成员
专家提示:您可能会发现自己处于采购过程的另一边,并被要求根据RFP提交一份提案。我们的导游在如何写商业计划书给你一切你需要知道提交一个有竞争力的商业提案。
3.定义预期的工作范围
工作范围扩展了您的项目概述总结陈述,使其更详细。列出工作范围的一个极好的建议是,陈述期望的结果,而不是达到目标所需的步骤。这允许具有创新技术或创造性流程的供应商在提出如何满足您的需求方面具有灵活性。
以下是RFP工作范围和交付成果的示例:
关于网站重新设计和管理工作范围的建议,预计将包括以下成果:
- 目前的网站评估/审核(重新设计之前一次,然后每季度一次)
- 制定品牌指引
- 所有网站内容的文案(14页)
- 后端编码与第三方软件集成(或插件)
- 客户旅程的映射
- SEO策略及实施
在布局交付成果时,要尽可能详细地说明你到底想要实现什么。它还有助于在可能的情况下量化可交付成果,使供应商更容易确定公平的价格。您可能还需要使用内部或外部专家来帮助定义您的项目及其可交付成果。
这一部分也是解释您的总体项目目标以及当前项目要解决的挑战的绝佳场所。描述期望的目标和挑战可以让供应商在他们的RFP提交中提供解决方案,你可能不知道或考虑到,特别是如果他们过去已经为客户解决了类似的挑战。
下面是一个在RFP中交流项目目标和挑战的例子:
类似于工作范围和可交付成果部分,这也应该是详细的,并在可能的情况下使用可量化的信息。供应商使用此部分寻找方法,通过提供的解决方案将自己与其他提交报价的供应商区分开来。
4.澄清项目预算或解释为什么预算未知
在征求建议书文件中应提供所需开支的估计。即使是一个范围,供应商将能够看到提交RFP是否值得他们或你的时间。对于你不能提供任何类型的项目预算的情况,你应该说明原因。
无法提供预算范围的最常见原因是,来自政府实体或组织不同部门的资金申请未获批准。另一个原因可能很简单,因为发行机构根本不知道如何为特定项目定价,或者有预算灵活性,希望考虑广泛的建议。
项目预算是请求提案的另一个部分,您可能需要在发布之前咨询专家。预算过小可能导致只有质量最低的供应商提交投标,而预算过大可能导致超支。
此外,您可以逐条列出项目各个阶段的预算,并制作扩展预算报表以公开您将(或可以)花费多少。扩大预算报表的例子包括:“我们想在项目上花费25,000- 37,000美元,但会考虑在一个高质量的供应商上花费更多”,以及“我们在项目上的花费不会超过40,000美元。”
5.建立所需的项目时间表
为项目添加所需的时间轴或时间表可以帮助供应商进行计划和评估。您可以选择为项目的各个阶段设置硬性期限、灵活期限或分段期限。
准确地详细描述你对提案的项目时间表部分的要求可能还需要咨询内部或外部的专家,他们了解一个项目的每个交付成果需要多长时间。它需要是现实的,以确保供应商有扎实的经验和声誉的投资组合愿意出价。
以下是RFP中项目时间表的一些例子:
- 截止日期:不管每一项交付成果何时完成,我们预计新网站将不迟于2022年3月8日上线。
- 灵活的期限:我们希望新网站上线的日期是在2022年2月到3月之间。如果这意味着更高质量的内容和/或更好的网站功能,我们对稍晚的范围开放。
- 分段截止日期:我们期望承建商遵守下列工程时间表:
- 不迟于2021年12月1日提交初步网站审计报告
- 网页设计和大指南提案截止到2022年1月1日
- 前端网页制作和网站内容文案制作将于2022年3月1日完成
- 2022年4月1日前完成所有集成的后端存储
- 网站用户测试将于2022年6月1日完成
- 2022年7月1日前添加的最终媒体内容
- 网站上线时间不晚于2022年9月30日
- SEO设置将于2022年9月30日完成
当管理一个项目或与外部承包商在一个项目上合作时,您的销售客户关系管理(CRM)系统可以用于监视项目进展,以查看它是否与既定的时间表保持一致。Bitrix24例如,在他们的CRM中有免费的项目管理工具,允许您使用各种显示来查看项目的状态,包括甘特图和看板视图。
6.明确提交要求
在为企业创建提案请求模板时,需要包括的另一个重要部分是供应商提交要求。这是你告知供应商或承包商在他们的RFP提交中对他们的期望。一般来说,你希望他们提供基本的信息,比如他们的公司背景,经验,甚至可能是对你在RFP中提出的特定问题的回应。
此外,你可以要求他们发送与你的项目相关的工作样本或作品集,以及以前客户的参考资料。您还希望了解他们将如何交付项目,通过询问有关项目范围的建议、谁将管理项目的信息、他们将如何满足您的时间线以及他们的投标价格。
如果您对RFP提交有特定的格式要求,例如文档类型或最大页数,本节应该指明这些要求。这还可以详细说明您希望在文档中如何定价出价、时间表和方法。例如,当涉及到投标定价时,您可以在RFP提交中要求按小时收费、按月收费或项目总成本。
一些RFP发布者倾向于保持提案提交的统一,以便更容易地在供应商之间进行比较。这可以通过提供一个单一的RFP模板来实现,所有供应商在提交时都必须使用该模板。
提交要求部分也可以用来区分必须拥有和喜欢拥有的供应商属性或经验。例如,你可以发布一份RFP,要求供应商在你的公司100英里内,并且必须完成至少三个类似的项目,而供应商在你的行业中有经验是一个喜欢(或首选)的属性。
7.解释甄选标准
如何选择获胜者和授予合同的标准应参考您的提案文件的请求。我们建议使用一个客观的系统,例如评分过程,来衡量和比较建议。
在发生采购纠纷时,使用客观标准也有帮助。如果一个供应商声称他们被不公平的拒绝,你可以引用积分系统作为你选择的理由。
下面是一个使用积分系统的RFP标准的例子:
每一项建议将根据下列标准以记分制加以评估:
- 之前工作经验:30分
- 出价:25分
- 项目完成方法:25分
- 供应商人员经验/资格:15分
- 遵守提案提交要求:5分
- 总:100分
8.为RFP采购计划设定预期
该部分通常位于提案文件请求的开头或末尾。它应说明建议书到期的时间表,多长时间可以提交问题,采购过程中其他阶段的日期(如供应商面谈或反建议书),以及选定承包商的估计日期。
其他类型的请求
如果你还没有完全准备好发布一份完整的RFP,但仍然想要获得一个潜在项目的信息,还有其他的请求可以提出。这些可以帮助您的企业获得关于价格估算的信息,或者关于供应商将如何着手解决特定问题的信息。
- 询价(RFQ):用于估算一个项目或工作范围的成本或价格范围。一般来说,你知道这个工作是什么,为什么你需要它,但没有参考框架如何为它做预算。
- 索取资料(RFI):用于确定供应商是否有解决您所遇到问题的解决方案。一般来说,您知道问题所在,但您正在尝试探索供应商解决该问题的不同方法。
作为一项事实调查活动,从RFQ或RFI获得的信息有助于确定项目的工作范围、时间表和预算,然后再发出正式的提案请求。例如,如果您发布RFQ并得到一个项目的成本估计范围,那么您可以在RFP项目预算中使用这些范围的低端和高端。
crm如何帮助管理RFP流程和模板
客户关系管理(CRM)软件是一个可以帮助RFP流程的资源。例如,HubSpot的有免费的RFP模板,用于发布和提交建议书请求。这些模板可以在团队成员之间共享,以便在CRM的文档共享系统中进行协作。
使用CRM进行RFP管理和销售活动是通过提供团队成功所需的工具来开发一个健壮的销售操作的关键元素。其他关于培训和激励销售代表的见解,以及如何实现销售业绩峰值的策略,可以在我们的销售管理的终极指南.
类似于使用RFP模板来简化销售操作,通过访问模板作为参考点来制定销售计划以在策略中建立目标会更有效率。在我们的操作指南中制定销售计划,您不仅可以获得创建销售计划的逐步教程,而且可以访问我们的免费销售计划模板下载和定制。
底线
征求建议书是编制潜在供应商或承包商清单的好方法,以便为组织完成项目。正式的发布和提交过程允许您获得所需的所有信息,以选择最佳的承包商合作。有了标准的RFP模板,就可以很容易地及时创建和发送请求,公平地评估提案,并授予合同。