电子商务航运和处理在6个步骤+免费SOP清单
本文是一个更大的系列的一部分乐鱼app官网下载入口零售管理.
电子商务运输和处理是管理库存、准确挑选订购的产品、检查和包装订单、贴标发货,以及协调承运人的包裹取放的过程。
拥有良好定义的运输和处理标准操作程序(sop)有助于繁忙的电子商务卖家高效、准确、经济地处理这些日常任务。
即使有很好的运输和处理实践,您也会发现这些任务占用了大量的时间和资源(特别是当您的业务增长时)。对于许多零售商来说乐鱼app官网下载入口,外包这些功能是一种更有效、更经济的解决方案。我们建议ShipBob-it交付不干涉的履行与快速的两天航运,没有每月最低。
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电子商务航运和处理步骤
第一步:计划并建立你的仓库
无论您是在家中、租用的存储单元或专用仓库操作,您的存储和包装区域必须支持高效的运输和处理。所以你的第一步是提出一个设施计划,提供以下内容:
- 有效的库存存储:你的整个电子商务运输和处理过程将崩溃,如果你不能迅速找到订购的物品在你的仓库。一个声音库存管理系统我们下面介绍的处理程序将确保您随时知道您有什么,以及它在哪里。
- 挑选产品和包装订单的空间:留出足够的空间来准备、检查和打包订单,可以防止昂贵的包装和运输错误(这让客户很高兴)。
- 定义运输和接收区域:如果您的空间允许,明确区分入境货物和出境货物鼓励更好的准确性,更快的取放和更简单的组织。
你如何设置这个取决于你的空间,你出售的物品,你的员工的大小,以及你需要包装和运输订单的频率。
找到方法最大化的空间,你有,并看到样本电子商务仓库蓝图在我们的仓库布局指南.
一旦您的空间设置好了,您可以根据您的具体操作来调整我们下面探讨的sop。
步骤2:管理和监控库存
健全的库存管理程序是任何运输和处理计划的关键特征。如果没有对库存的持续控制,整个操作就会出现错误和损失。
下面我们将研究三套程序,可以帮助您有效地管理库存,因为它进入和移动在您的仓库。
一个好的库存管理软件,如光速POS,是与既定的最佳实践和标准操作规程相结合的。它允许您创建采购订单,即时记录收到的货物,跟踪项目的大小和颜色,并根据需要进行调整,并将库存数字与每笔销售联系起来。
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库存储存和跟踪程序
有组织的库存存储区域提高效率,防止浪费时间寻找错误的项目。
您如何存储和跟踪您的产品取决于许多因素—如您的运营和设施的规模、您的库存有多少不同的产品以及库存管理技术你使用。小型企业通常可以在仓库通道上使用简单的货架标签,但大型企业往往受益于此barcode-tracked股票。
无论你的系统是什么,一致性是关键,大多数操作都可以从遵循如下基本方法的库存程序中受益:
样本库存存储区域管理最佳实践
- 建立有明确标签的仓库储存区域和/或挑选位置,如有标签的货架,箱子,或分段或整个托盘。
- 如果适用,指定库存过剩的存储区域和交叉参考这些点到您的挑选位置快速访问时,挑选位置低。
- 货架、仓库和托盘标签应包括产品SKU、产品名称、任何变体(颜色/大小)和条形码(如果使用扫描仪)。
样本库存跟踪SOP
- 将每个产品的仓库位置(通道/货架/仓)输入到库存管理系统中,在提货清单和盘点表上打印库存位置。
- 如果在所有产品上使用内部条形码标签,在货物收到后,在将库存转移到仓库或挑选地点之前,要在货物上粘贴条形码贴纸。
- 总是将收到的库存存储在规定的位置。
- 如果指定的空间已满,则在指定的多余库存位置储存多余库存。
- 如果在一个新的地方储存了过多的库存,一定要注意在主要地点的标签上或附近的替代地点,如果需要,向管理层报告。
- 对于新产品,在产品上架或入库前,应确保在库存管理系统中注明入库位置或进入入库管理系统。
库存接收程序
库存接收过程非常简单:接收货物、清点物品并在库存管理系统中更新数量。
但有两件事会让你的努力付之东流:供应商的发货错误和收到的物品的草率计数。
两者都会造成库存差异,导致无法解释的库存短缺、无法发货的订单以及客户的愤怒。为了避免这些昂贵的麻烦,请遵循下面详细的库存接收最佳做法。
样品盘点收货SOP
- 在交货时,根据运输标签清点所有收到的箱子、托盘或已装运的单位,并注意预期单位数量和已交付单位数量之间的任何差异。
- 将收到的货物一起储存在指定的接收区域,直到拆包。
- 拆开包装单元(如果需要)并按类型组织物品。
- 计数收到的项目对您的购买订单-不供应商装箱单。
- 如果收到的物品与您的购买订单相匹配,请在您的库存跟踪系统中更新收到的物品计数。
- 如果有差异,联系供应商解决和更新/调整您的库存跟踪系统相应的计数。
- 库存收到的项目每个产品货架或存储程序。
库存计算程序
盘点是一种重要的库存管理工具。两种类型的库存计数有助于保持你的数字在轨道上:
- 年度统计,以税务为目的的股票综合评估
- 循环计数,对种群进行部分评估以确保持续的准确性
年度统计包括对库存系统范围内的每一种产品进行实际清点。企业通常一年做一到两次,因为这是耗时的、劳动密集型的,而且必须在销售暂停时(通常是在临时关闭期间)做。
循环计数是可以纳入每周工作流程的一行、类别或部分的周期性计数。它们让以库存为基础的电子商务公司走上正轨,所以你应该把它们融入到你的日常流程中。
这些周期性的计数可以帮助您在接收、存储和选择错误成为大问题之前识别它们。此外,他们让你的库存区域有条理,并及时计算,使每年的计算变得轻而易举。以下是你如何将循环计数纳入你的常规程序:
样品库存周期盘点SOP
- 选择按产品线、类别或存储位置计算的库存的一部分。
- 打印库存计数表从您的库存管理系统或创建您自己使用我们的免费库存统计模板.
- 确定一个时间,指派两名工作人员不间断地清点选定的股票。
- 让一名工作人员清点库存,包括任何多余的库存,另一名工作人员在库存表上记录计数。
- 一旦完成,确认数字与现有的数字相匹配
- 如果计数不匹配库存记录,跟踪识别和解决任何接收,存储,或挑选错误。
第三步:挑选订单
“挑选”是从您的库存中检索特定库存以完成订单的过程。选择产品有两种方式:
- 在批量使用选择列表
- 每个订单使用装箱单
最好的方法取决于您使用的技术、您的订单量和您销售的产品范围。
无论你使用哪种挑选程序,准确的挑选和彻底的质量检查是必不可少的,以防止订单错误,昂贵的更正和客户服务头痛。以下是您可以使用或根据您的操作定制的标准操作规程的每个选择方法:
批挑选程序
如果你只卖几个不同的项目,你可以很容易地批量挑选库存订单,并在包装步骤中简单地将它们分类成单个订单。对于包含少量类似商品的订单,这是一种快速处理批量挑选的方法。一个选择列表您将在这种挑选方法中使用的工具就是为一批订单汇总库存需求。
样批提取SOP
- 打印(或创建)一个挑选列表,其中包括满足订单范围所需的所有商品。通过SKU或产品名称指定项目,并包括每个项目的总数量。
- 根据行或仓库位置将挑选列表分配给挑选者。
- 让拾取者根据拾取列表提取每个产品的总数量。
- 在包装区域附近指定一个空间来放置挑选的物品进行分类。
- 使用印刷的订单装箱单,将挑选的物品分类或分组到单独的订单中,以便装箱前进行最后检查。
每个订单选择程序
按单提货使用单单装箱单或发票作为提货清单。每一个订单都是完整挑选的,然后直接进行包装。这就消除了批处理所需要的额外排序步骤。
按单取货需要在仓库各处取货以填满一个订单,所以对于大型作业来说,这不是最有效的方法。但它通常在较小的仓库中运行良好。
每单取样SOP
- 打印订单文件(装箱单或发票)。
- 将订单文件按仓库位置、行或类别进行分组,并按复杂程度进行组织。
- 为拾取者提供一系列订单以及板条箱、箱子或盒子,以便他们在挑选时将订购的物品分类。对于大型仓库,手推车或手推车可以加快加工速度。
- 让提货员为每个订单带来拉式物品,并将提货到包装区域附近的指定分期地点,在包装前进行最后检查。
第四步:检查并打包订单
包装阶段是你给客户留下印象的最后机会,也是你唯一的物理接触点——所以要让它发挥作用。
草率和粗心的包装会对你的品牌造成不良影响,所以设计包装程序时要考虑到客户的开箱体验。
你不必这么做打造惊艳的定制包装(虽然这是一个很好的做法),但你确实需要通过确保他们的订单是正确的和充分的包装保护途中物品。方法如下:
最终检查和错误解决程序
挑选的订单必须在发货给客户之前进行检查。如果可能的话,让员工检查其他员工的订单之前包装。让相同的工作人员挑选和检查订单会导致送货出错(即使使用了条形码扫描仪),将订单检查作为独立的任务鼓励100%的准确性。
由于错误确实会悄悄出现,你还需要包括一个过程来标记这些,而不中断工作流程,像这样:
样品最终检查和错误解决SOP
- 让工作人员使用条形码扫描器或根据订单文件进行目视检查对挑选的订单进行最后检查。
- 检查大小或颜色等变量。
- 如果需要确保准确性,让工作人员在划线项目上打上标记。
- 如果发现错误,将该顺序移动到指定的位置进行纠正,而不中断检查程序的进程。
另一个选择是结合订单检查阶段与包装步骤。下面列出了这个过程。
订单包装程序
您可以定制您的订单包装程序,以适应您的工作空间和团队的大小,以及您使用的包装材料的不同选择。
无论您的订单包装方法是什么,它都需要系统地处理,以确保每次的准确性。这里有一个例子:
样品订单包装SOP
- 组装所有适用的运输箱或邮件组的订单被包装。
- 将一个或一组已检查的订单从暂存区移动到包装区(或者如果在一个小空间工作,将已检查的订单打包到它们所在的地方)。
- 让包装人员做最后检查(视觉或条形码扫描),以确保包装的物品与订单文件相符。
- 根据需要使用适当的、规定的包装材料对物品进行包装。
- 插入或附加订单文书到盒子,并将其移动到运输区域贴标签。
第五步:给包裹贴上标签
一些卖家(比如订阅盒子服务和只出售几件商品的企业)有一致的、可预测的盒子大小和重量,这使得贴标签非常容易。其他公司则销售多种产品,因此订单会用各种各样的箱子运送,并需要特定于包裹的标签程序。
下面的检查列表涉及到随附软件平台提供的功能。航运软件是一个宝贵的工具,为电子商务商家简化他们的履行过程,和这是免费的.阅读我们的最好的运输软件指南要学习更多的知识。
下面是如何处理每个场景的运输标签:
批量或同箱标签程序
如果你的货物只使用一个或几个重量可预测的盒子大小,你的标签程序是快速的。
您的运输软件可以配置,以便正确的标签打印在一批,甚至在每个订单的装箱单上。只要把订单标签贴在正确的包装盒上就可以了。
样品批标注SOP
- 交叉检查运输标签的订单装箱单或其他文书包括在包装箱。
- 插入订单文件,关闭并密封盒子,并贴上标签。
- 将包裹移动到指定的运输推车或提货区。
单包裹贴标程序
如果你使用不同的盒子尺寸,你就需要这么做重量和测量您的盒子,并将此信息输入到您的航运标签打印软件。
大多数电子商务运输软件程序让你输入不同的盒子大小,并选择一个盒子当标签-这是一个方便的快捷方式。但你可能仍然需要称重每个包装的包裹,比较价格,然后打印标签。
以下是这种类型的标签的程序:
样品单包裹贴标SOP
- 将包装好的包裹放在运输秤上。
- 在运输系统中输入或扫描订单号以填充标签信息。
- 选择或输入包的盒子大小。
- 手动输入包裹的重量和尺寸,或者(如果磅秤集成到您的系统中)再次检查重量是否正确。
- 比较费率承运人和各种运输方法在您的运输软件程序。
- 选择和购买合适的承运人和运输方式。
- 打印标签。
- 插入订单文件,关闭并密封盒子,并贴上标签。
- 将包裹移动到指定的运输推车或提货区。
第六步:寄送包裹
您可以安排每天或特定的一天承运人取货与UPS, FedEx和USPS.提货通常在每天的同一时间进行,所以你可以根据你的提货时间来计划你的打包时间表。
如果您要向国际客户发送订单,请阅读我们的国际履行指南.
或者,您也可以根据需要将包裹投递给承运人。以下是让这两个过程顺利运行的方法:
每日或定期承运人取货程序
承运人的司机总是很赶时间,所以把收货区和发货区分开,避免把未捆绑的包裹和出运的包裹混在一起,这是至关重要的。
如果你有不同的承运人来取货,你也需要按承运人来分开你的包裹。如果错过了这一步,承运人可能会误取错误的包裹——包括他们当天早些时候投递的包裹。为了防止这些错误,坚持使用一组简单的程序,比如:
样品提货SOP
- 按承运人分拣包裹。
- 打印承运人结束日文书和装运条码标签。
- 把一天结束的文件和相应的包裹堆在一起。
- 让员工与承运人司机见面,并出示当天的书面文件以供扫描。
包裹下降过程
定期投递包裹(或因特殊运输需要偶尔投递)遵循与上述相同的基本程序,但你需要将包裹装进车辆,然后送到承运人的设施。
运营商的地点有不同的降落方式。像UPS和联邦快递这样的快递公司,它们的店面允许你携带预先贴上标签的包裹,并把它们放在指定的区域。其他的,比如美国邮政,有散装货物投递区,你可以通过车站邮政局长的批准进入。
一旦你知道你使用的地点如何接受货物,你可以定制一个标准的程序来匹配,像这样:
样品送出SOP
- 将包裹按承运人分类,装入袋子或箱子(方便运输)。
- 打印承运人结束日文书和装运条码标签。
- 把一天结束的文件放在合适的包裹堆、箱子或袋子里。
- 把包裹装进车里,如果交给多个运输公司,一定要把包裹分开。
- 在承运人处投递包裹。
- 提交当天结束的书面文件,由承运人工作人员扫描。
使用标准操作规程的技巧
sop是一套明确描述与工作相关的过程中所涉及的所有相关步骤和活动的指令,以减少错误,提高效率,简化培训。本文提供的sop可以作为创建您自己定制的检查表的指导方针,也可以下载为PDF文件立即打印。
以下是创建和使用sop的一些技巧:
- 以最适合您工作空间的语言、风格和格式开发操作程序。
- 用清晰、简洁的措辞写出说明。
- 包括尽可能多的细节,以提供足够的信息,而不会变得不切实际或分散注意力。
- 必要时包含图表。
- 将写好的sop放在现场已知的位置,或挂在其适用的工作区域的明显位置。
- 操作越复杂,所需的标准操作规程就越多。
无论你是企业经营者还是管理一个大型团队,创建并传达一套可靠的标准操作程序应该是你在制定运输和处理策略时首先要做的事情之一。
底线
电子商务运输和处理实践可以分为六个基本步骤,包括库存接收、包裹投递和之间的一切。
你如何设计运输和处理实践来支持你的运作完全取决于你独特的业务。你工作的地方,你的员工,你卖的产品,你的包装需求,你的操作技术,还有选择运输方法所有规定哪种运输和处理方法最适合您。
我们上面列出的标准操作流程示例是典型的小型电子商务运营,每天使用专用仓库和两到三个人的员工进行运输。但是过程背后的逻辑可以轻松地放大或缩小,并且可以修改以匹配特定的操作。
您可以使用我们的指导方针来建立您自己的标准操作规程,使员工培训变得容易,确定绩效期望标准,并帮助简化您的日常工作流程。