微软Outlook商务邮件:2022年对你的业务最好吗?
本文是关于商业电子邮件.
Microsoft Outlook商务电子邮件使各种规模的公司都能在一个地方管理电子邮件、任务、日历和联系人。还可以通过第三方和本地集成来扩展功能,包括与Microsoft 365生产力套件和协作应用程序的无缝使用。找出为什么它是优先考虑安全性、高级功能和自动化的团队的顶级Gmail竞争对手,以及它是否适合您的业务。
商务邮件选择Microsoft Outlook的原因
这是选择的首要原因微软365Outlook在商务邮件方面的优势在于安全性。微软优先考虑用户的安全和隐私。它承诺尊重用户的隐私,不会出于广告目的扫描电子邮件或附件。此外,Outlook使用基于域的消息认证、报告和一致性(DMARC),这是一种电子邮件认证协议,允许所有者保护他们的域免受未经授权的访问。
使用Microsoft Outlook而不是其他电子邮件服务的其他原因包括:
可用的集成
除了严格的安全协议,Outlook还可以与Microsoft Word、Excel和PowerPoint等其他Microsoft Office产品无缝集成。您的设备上的文件可以设置为自动同步到OneDrive上的云存储,让您从任何地方访问,并使您能够与您的团队合作项目。
微软Outlook软件还集成了数百种流行的商业工具,使其易于简化工作流程,提高生产力。例如,你可以直接从生产力应用程序发送Excel电子表格或Word文档。你还可以集成第三方应用程序,将你的联系人同步到不同的平台上,比如LinkedIn,以帮助你扩大在线社交网络。
最后,Outlook可以轻松地与Slack、Zoom、Skype等应用程序以及其他团队协作和会议软件集成。它还与电子邮件工具用于Asana等项目管理,通过WiseStamp进行邮件签名,Grammarly用于高级编辑工具,邮件跟踪软件等等。此外,有视觉障碍、失明和残疾的用户可以使用近50个快捷键。
电子邮件调度与自动化
销售代理可以安排Outlook商务邮件在特定时间发送。例如,当发送一组勘探电子邮件以配合一个特别的优惠或新发布的内容时,这是很有帮助的。营销人员可以使用这个功能发送新闻稿在特定的时间向他们想单独接触的记者和媒体机构。
另一个重要特性是能够设置多个自定义专业的电子邮件签名.销售代理可以根据联系人类型(例如,网络伙伴vs潜在客户或客户)创建带有不同行动呼吁的电子邮件签名,这样就很容易让收件人采取下一步行动。
日历的可见性
销售代理和忙碌的企业主也会喜欢能够共享他们的Outlook日历。这使得行政助理可以很容易地安排会议和演示的时间,这对所有相关方都是方便的。日历甚至可以用于管理会议室,例如,通过为会议室提供自己的唯一电子邮件地址和日程安排日历,并将日历共享给团队。
谁不适合微软Outlook
Outlook不像它的主要竞争对手那样适合初学者Gmail,部分原因在于可用的功能和工具数量之多。对于想要最简单、最简单的邮件体验的用户来说,Gmail是一个更好的选择。但是,Gmail缺少许多Microsoft Outlook的标准业务功能,除非通过Gmail扩展手动安装。
您可以在我们的文章中了解更多关于其他替代方案的信息最佳电子邮件服务供应商.
Outlook商务邮件成本
使用微软的Outlook商务邮件软件,您需要订阅一个微软365计划(前身为Office 365),它还能让你访问微软的Word、Excel和PowerPoint等基本软件。微软365主要分为两类:家用和商用。
订阅家庭计划(每年99.99美元或每月9.99美元)对个体企业家来说可能足够了。但是,计划部署Outlook的业务用户商业电子邮件在组织范围内,与其他团队成员协作工作,或者想使用Microsoft Teams的视频会议和会议工具的人应该选择一个商业帐户。
微软365定价和计划功能
微软365的商业计划都包括访问网页版和移动版Outlook。不过,你需要订阅标准计划才能获得桌面版的Office 365应用程序。计划还包括各种功能,如Microsoft Publisher、Teams、Exchange和SharePoint。
微软365商务基础版 |
微软365商业标准 |
微软365商务版 |
微软365商业应用程序 |
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每月的价格
(每年收费) |
6美元 |
12.50美元 |
22美元 |
8.25美元 |
应用程序包括 |
Word、Excel、PowerPoint、Teams、Outlook、Exchange、SharePoint和OneDrive的网页和移动版本 |
Business Basic中的所有内容加上Access和Publisher的每个桌面版本和仅桌面版本 |
一切都在商业标准加上Intune和Azure信息保护 |
Word、Excel、PowerPoint、Outlook和OneDrive的桌面、网页和移动版本,以及仅用于桌面的Access和Publisher |
安全 |
标准 |
标准 |
先进的 |
标准 |
尝试1个月免费 |
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商务舱邮件 |
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1TB的云存储 |
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聊天,电话,与多达300与会者见面 |
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电话和网络支持 |
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办公软件的桌面版本 |
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与与会者登记和报告的网络研讨会 |
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管理客户预约 |
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网络保护 |
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Outlook计划与Gmail相比如何
那些想要全面比较的人应该查看我们更全面的内容谷歌工作区与Microsoft 365的对比.然而,在商务电子邮件解决方案方面,以下是Gmail和Outlook计划在美国的比较情况
微软365年的商务基本计划价格与谷歌的工作空间的基本套餐为每个用户每月6美元,两种套餐都包括网页版和移动版的生产力和协作工具。这两个供应商都包括用于文档、电子表格和演示文稿的商业必备应用程序,以及商业电子邮件软件和协作(例如,用于视频和聊天的Microsoft Teams vs谷歌Meet和聊天应用程序)。
Microsoft 365的一个优势是标准版、高级版和应用程序版都包含了Microsoft Office软件的桌面版。谷歌工作区不包括桌面软件,但您可以离线工作,并在连接恢复时同步更改。Microsoft 365的其他优点还包括更高的视频会议限制(基本和标准计划)和企业级别的安全性。
谷歌工作区(因此Gmail)可能更适合您的业务是在协作方面。与使用Microsoft 365相比,多人同时使用谷歌文档、表格和幻灯片要容易得多。谷歌Workspace和Gmail的优势还在于通过Standard和Plus计划提供更多的云存储。谷歌Workspace Business Plus的订阅用户(每月18美元)可获得最高视频会议限额,最多可参加500人。
如何开始使用Microsoft Outlook进行商务邮件
微软的Outlook是非常容易使用的商务邮件软件,特别是如果你之前有使用其他微软办公软件的经验,如Word、Excel和PowerPoint。发送和接收邮件所需要做的就是设置前景通过添加您的帐户凭证。
1.打开Outlook并添加您的电子邮件凭证
如果你使用的是Windows电脑,那么你的应用程序中可能已经安装了Microsoft Outlook。通过“开始”菜单打开这款应用,或者打开Outlook的网页版或手机版。如果你的设备上没有该应用程序,可以通过微软应用商店添加它。
要添加您的帐户凭据,从您与您的网络主机提供商设置的电子邮件帐户获得您的IMAP(或POP/POP3)和SMTP设置。如果你在你的域名上没有电子邮件帐户,你可以通过你的虚拟主机提供商.
或者,你可以通过订阅托管计划获得一个域名和多个电子邮件地址Bluehost,或通过电子邮件托管服务就像IONOS每年收费12美元,还包括一个免费域名。
如何输入您的IMAP和SMTP凭证:
- 打开你电脑上的Outlook应用,点击文件,然后+添加帐户。
- 在下一个框中,选中“让我手动设置我的帐户”框。
- 选择POP或IMAP。如果您正在使用网络托管服务或电子邮件托管提供商,请选择IMAP。
- 在大多数情况下,microsoft365会自动添加IMAP信息,但您需要输入电子邮件地址和帐户密码。您可能还需要输入您的网络主机或电子邮件主机提供商提供的IMAP和SMTP设置。
如果成功,您将收到来自Microsoft Outlook的测试消息。您还可以通过向自己或同事发送测试消息来测试电子邮件是否正常发送。注意,设置Outlook商务邮件的步骤可能会略有不同,这取决于你使用的是个人电脑还是苹果电脑,以及你的设备运行的是哪个版本的Windows。
有关如何在PC或苹果或移动设备上添加电子邮件帐户的更多支持或具体说明,请参阅详细说明如何将您的帐户添加到Outlook.或者,您的电子邮件主机或网络主机提供商可能也有详细的说明,如何在Outlook、Gmail和移动应用程序上设置您的商业电子邮件。
2.通过Microsoft Outlook发送商务邮件
要发送电子邮件,请单击顶部栏的主菜单中的“新电子邮件”,在“收件人”框中填写收件人的电子邮件地址,然后输入您的邮件。除非您的设备离线,否则Outlook将自动检查新消息并同步您的文件夹(当在多个设备上使用Outlook时,如移动和PC)。
3.整理你的电子邮件和Outlook界面
要组织邮件,请删除不必要的邮件,标记重要的邮件,并将邮件组织在特定的文件夹中。您还可以自定义收件箱的视图,例如添加一个阅读窗格以快速查看电子邮件的内容或显示即将举行的会议和任务的待办事项栏。
您可以在Outlook中管理多个邮件地址,包括从其他邮件管理软件(如Gmail)导入邮件。只需添加一个帐户,并输入您想要的电子邮件地址的凭据。这样,你可以从一个地方查看和管理所有的邮件,以节省时间。
要删除邮件,点击位于菜单左上角的“垃圾”图标。要标记后续邮件,请单击“查看”,然后单击要标记的邮件的“标记状态”。
您还可以添加一个“From”元素,它将标记来自特定发件人的每一封电子邮件,这对于可能需要升级客户问题的小型客户服务团队非常有帮助。或者,您可以在“对话”中查看消息,并查看在给定线程中交换的所有电子邮件。
在使用Microsoft Office处理商务邮件时,可以很容易地添加文件夹来组织你想保存的邮件,比如项目邮件或来自重要发件人的邮件。只需右键单击收件箱,然后单击“新建文件夹”。
输入新文件夹的名称,当有要移动到该文件夹的电子邮件时,只需右键单击该电子邮件,选择移动,然后选择要将电子邮件移动到的文件夹。你也可以简单地将邮件从主收件箱拖放到文件夹中。
谁使用Microsoft 365和Outlook进行商务邮件
在世界范围内,微软365软件导致谷歌的工作场所.然而,谷歌Workplace在美国却遥遥领先(Statista.com).所使用的超过96000家企业在美国,Outlook是一款电子邮件软件解决方案,支持106种语言,适用于美国和国际企业。
以下是微软Outlook的10种主要业务类型正在被:
- 制造业
- 业务服务
- 建设
- 乐鱼app官网下载入口
- 医疗保健
- 技术
- 热情好客
- 教育
- 乐鱼体育app官方
- 金融
如果你的行业或类别没有列在上面,你可以搜索的公司列表正在使用微软Outlook进行商务活动。另一个有趣的统计数据是根据公司规模比较有多少企业使用Microsoft Outlook。它清楚地表明,Outlook商务邮件适用于所有规模和类型的公司。
微软Outlook用户按公司规模划分
- 少于10名员工:75,098人
- 10-49雇员数:188521
- 50 - 199名员工:79381
- 200 - 499名员工:51262人
- 500 - 999名员工:18827人
- 1000多员工:33977
来源:HGData.com
常见问题(FAQs)
商务邮件是用Gmail还是Outlook ?
之间的选择Gmail和前景这取决于你的需求和喜好。例如,Gmail非常简单,是谷歌Workspace用户的更好选择。前景具有更多的本地业务电子邮件管理功能,允许您安排、标记、删除、隔离和指定电子邮件。显然,Microsoft Outlook更适合使用Microsoft 365 Office产品(如Word、Excel和PowerPoint)的企业。
还是不相信吗?在我们的列表中获取更多选项最佳商务电子邮件供应商.
我可以在Outlook中使用Gmail帐户吗?
是的。您可以通过启用Gmail帐户的IMAP协议将Gmail帐户链接到Outlook,并转发POP/IMAP。单击右上角的齿轮图标,选择“设置”,单击“转发和POP/IMAP”,“启用IMAP”,然后“保存更改”。
Outlook有在线版吗?
微软的Outlook网页浏览器版本可以通过outlook.office.com访问。Outlook在线版适用于较小容量的电子邮件、日历和联系人,而桌面版更适合设置多个约会、创建详细任务、修改规则和管理邮件。
底线
微软的Outlook包括广泛的商业电子邮件功能,Gmail用户需要添加高级扩展以便复制。虽然Gmail被更多的美国企业使用,但对于那些希望获得Outlook附带的最高级别的安全性或高级功能和数量的商业电子邮件、日程安排和任务管理工具的人来说,它并不是最佳选择。
访问Microsoft Outlook for Business
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