POS对账&如何用7个步骤完成
本文是关于POS系统.
POS对账是手动核对你的POS销售记录与你的现金和信用卡处理报表的过程,以确保没有差异。这并不困难,但往往繁琐,它是现金处理过程的关键部分,有助于防止退款纠纷。
大多数服务和零售企业只在一个营业日乐鱼app官网下载入口结束时对POS进行协调,然后信用卡交易才被批处理并发送到它们的卡片处理器。像餐馆这样的大批量业务,在不同的时间由不同的团队运营,通常每天至少协调两次。继续了解POS和解的逐步指南
使用现代POS来管理您的业务肯定会减少POS对账的麻烦。你可以查看我们的排名最好的POS系统让小企业乐鱼游戏app下载找到最适合你的人。虽然对于POS对账,我们喜欢Square易于阅读的报表,它可以真正加快您的流程。
步骤1:关闭所有检查
在您开始对账之前,您要确保您的收银机或POS机上没有未结帐的支票。如果您有来自电话订单、在线销售渠道或不同类型的现场销售的多种票据类型,请在所有类别下进行检查。开空头支票可能是最先破坏你们和解的事情之一。接受在线订单的餐厅可能也希望在对账完成之前关闭新订单。
第二步:收集你需要的材料
首先,您需要当天(或当班)的POS销售交易。该报告的名称将因POS品牌而异;大多数人将其称为日终了登记簿、现金报告、交易报告或Z报告。你还需要信用卡处理批量报表,你的现金抽屉随时准备计数,以及一天中任何现金进出的收据或日志。大多数现代POS系统都会提示员工在处理入账时输入入账和出账,并将它们全部记录在一个易于阅读的报告中。
什么是入账和出账?
进账和出账是指在换班期间从收银台中添加或取出的与销售无关的现金金额。收银机里的小面额纸币和硬币不多的时候,你通常会在繁忙的日子里存入现金来找零。通常情况下,当经理将大额票据放入保险柜,向员工支付现金小费,或支付零用现金时,就会发生支付。
如果你的公司是一家酒吧或餐厅,有几个处理现金的员工在收银台外持有现金交易,你需要根据他们各自的轮班报告来协调他们的现金和信用卡支付。但是,除了你使用的报告,对账过程是一样的。
第三步:比较信用卡交易与报表及票据不符点
查看您的POS的详细交易清单的每一个销售或退款期间,您正在协调。交叉参照您的信用卡批量报表,并标记它们是否匹配。如果他们没有排好队,把它记下来。
第四步:比较现金交易与手头现金及票据差异
把当天或当班的所有现金销售加起来,并把总数与收银机上的实际现金进行比较。正如我们在下面的最佳实践中所指出的,最好每天都以相同金额的现金开始,因为这将更容易协调现金交易。注意你看到的任何差异。这些可能是零钱计数中的简单错误,也可能揭示了偷窃的模式。
永远要锁着门数钱。您可以带收银机到后台办公室(如果有的话)进行审计或锁定客户入口,直到您的计数完成。当你在服务顾客或处理员工问题时,你绝不会想在销售柜台上留下一个空的收银台。如果你独自一人在大楼里,或者晚上很晚才关门——比如便利店或夜总会——你应该在你的现金和街道之间放两扇上锁的门。
第五步:纠正任何明显的和可修复的错误
这时就需要一些侦探工作了。不是每一个差异都有明确的原因或解决办法。每个业务都是不同的,但是通过每天协调您的POS,您将注意到过剩的模式,并知道如何协调它们。
在水疗中心、餐馆或其他收取小费的行业,一笔20 - 40美元的信用卡消费与具体的交易无关(因此显示为现金透支),可能是需要分配给员工的小费。如果你允许顾客把代客收费加到他们的支票上,多出的钱可能是欠代客服务的现金。接受客户个人支票的企业可能会看到现金短缺,如果支票被放在收银机抽屉的后面。
根据您的POS系统,您可能有能力调整信用卡和借记卡交易直到营业日结束。许多POS系统不会在您的信用卡交易被点击、插入或滑动时将其发送到银行。相反,这些交易是预先批准和“批处理”的。因此,POS用户通常有时间纠正信用卡和借记卡收费,直到批处理完成并发送到您的处理器。
当你在你的POS系统中运行一天结束的过程时,你的信用卡批处理通常会自动结束。你越早发现像多收费、重复收费或输入错误的小费金额这样的错误,就越容易纠正它们。这是你纠正这些错误收费的机会,以免客户打电话给你,抱怨收费过高(或更糟,引发退款纠纷)。
说到退款:如果您正在使用POS,请确保您的信用卡是在您的企业名称下清晰地处理的,否则当您的客户在他们的银行对账单上看到短语“POS”时,将会有许多困惑的客户发起纠纷。POS在零售和餐饮界是一个常见的短语,但可能会让顾客感到困惑乐鱼app官网下载入口。
步骤6:为每个POS对账会话创建日志
这个日志可以是一张简单的纸,您可以每天使用它来记录当天的POS对帐。一定要注意日期,任何差异,以及信用卡对账单和现金销售的总额。您应该使用此日志将用于执行对账的报告整齐地组织起来,以便在出现问题时有一个清晰的记录。你的簿记员或会计会永远感激你的。而且,如果有任何未解决的错误,他们将有所有相关信息来帮助您解决它们。
步骤7:向会计或税务专业人员提供POS对账
保持你的POS对账文件整齐归档,并在手边至少一年。你的会计专业人员可能会定期或在处理税务的时候要求你的日志。在需要的时候提供。
提示字体你可以把你的期末报告和对账日志整齐地保存在一个活页夹里,每天的文件都有保护膜。如果你愿意,你甚至可以储存存款单或任何零用现金购买的收据。每天有大量POS对账的酒吧和餐馆可能更喜欢银行保险箱。把这些记录放在上锁的保险箱或文件柜里。
执行POS对账的好处
最好的特征之一POS系统它自动生成分析和报告,让您清楚地了解业务的健康状况。那么,POS对账为什么要手工进行呢?当您将每个交易与POS日志进行交叉引用时,您将更好地理解业务需求并防止长期会计错误。
以下是POS调节的六大好处:
提醒您会计错误
保持你的书的准确性是至关重要的。每次您将您的交易和手头现金与POS报告进行比较时,您将能够识别差异——并可能找到模式,因此您可以停止错误。
保证现金存款
你需要知道你每天存了多少钱。每天对每个POS进行平衡可以确保您每天的存款金额是准确的。如果你在存入现金后发现了一个错误,纠正它是一个更令人头疼的问题。
从长远来看可以省钱
很大比例的退款(15%-35%)是这样的由于商家的错误.如果你犯了错误,你不能对退款提出异议。按每笔退款25 - 100美元计算,再加上损失的收入和处理费用,这笔费用可以加起来。您可以通过执行每日审计来节省时间和金钱。
让您了解整体业务运行状况
除了简单地捕捉错误和未经授权的交易外,定期对账还可以让您更清楚地了解业务及其执行情况。你将熟悉热销商品和每天的销售量,这样你就可以为你的业务做出更明智的决策。
强调员工绩效
POS对账将帮助您了解哪些员工是您的最佳卖家。另一方面,你也能分辨出谁在使用现金方面犯了错误,或者可能在你的员工中识别出小偷。
POS协调最佳实践
如果您没有执行过常规的POS对账,也没关系。您现在就承诺要这样做,因此您必须遵循一些关于POS协调的最佳实践。这些建议将有助于确保你的账本是准确的,而且你不会赔钱。
- 使用综合信用卡处理:当你用最好的POS硬件,您应该很少看到错误,因为它们通常包括集成的支付处理终端。员工需要手动完成的任务越少,您看到的错误就越少。
- 每个收银台限制一名员工:如果每个注册表指定一个员工,那么在进行POS对帐时就更容易识别问题。如果你的员工比注册人数多,寻找一个支持双现金抽屉收银台的POS系统。这允许您将单独的现金抽屉分配给使用同一收银机的员工。或者,在酒吧或餐厅的情况下,确保所有员工在处理事务时都有自己的登录码。
- 让经理进行审计:作为所有者,您可以执行POS对账,或者您可以将任务分配给经理、部门主管甚至您的会计。
- 每天以等额现金开户:每天开始的时候,手里有等量的现金,每个收银台也有等量的现金。这使得在一天或轮班结束时更容易发现加班和其他错误。
- 为您的业务量身定制流程:小型零售商和乐鱼app官网下载入口服务企业可能会在一份交易报告中审查当天的所有交易。然而,拥有多个收银台和收银员的餐乐鱼app官网下载入口馆和零售商通常会由工作人员审核他们的现金和信用卡交易。这将把一天中的对账任务分解成更小的块,因为您将对每个POS进行对账,直到您的支付处理工作人员完成他们的轮班并打卡下班。
- 是一致的:如果你想做每天的POS对账,不要漏掉一天。较小的企业处理较少的支付可能会选择协调每周,双月,或每月。
底线
当你定期将你的预期销售额(在你的POS软件中)与你的信用卡处理报表和现金抽屉中的实际数字进行比较时,你就避免了潜在的重大会计错误。你可以发现偷窃的模式或小的差异,随着时间的推移,累积成重大的损失。
执行POS协调可能是企业所有者生活中较为平凡的任务之一,但它也有回报。这样你就能更好地了解公司的健康状况,了解谁在销售上表现出色,谁在与销售作斗争,什么在卖,什么在卖,还有可能,是什么在慢慢地蚕食你的利润。通过定期吸收所有交易数据,您将能够为您的业务做出更明智的决策。
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