什么是工资登记簿?如何使用它和法律考虑
本文是一个更大的关于如何编制工资单.
在大多数工资软件中,作为一个标准报告,工资登记表列出了每个工资单的所有信息。这是一份报告中每个员工的工资记录,包括每个员工的总工资总额,每种扣除和金额,以及每个员工收到的总净额。
工资单寄存器用于运行每个工资单周期。它为您提供详细的信息,使您更容易存入工资税,提交季度税,并向社会保障局(SSA)和国税局(IRS)提供信息。
工资登记簿中包含的内容
以下是你应该在工资单上看到的数据:
- 每名员工姓名
- 支付时间
- 支付日期
- 每位员工的正常工作时间
- 如适用,每位员工的加班时间
- 每个员工的工资率
- 每个员工的毛工资
- 扣缴联邦、州和地方税款
- 社会保障和医疗保险税的雇员部分
- 任何其他适用扣除
- 每位员工的净工资
- 雇主福利供款(如适用)
除了上面显示的特定于员工的数据外,您还可以在工资单注册表中看到上述每行项目的总数。您可以查看所有员工的总工作时间,以及支付期间的总工资,从而计算雇用团队的间接成本。
工资登记簿vs工资日记账vs工资摘要
许多人混淆了工资单登记和工资单日记账,有时将这两个术语互换使用。然而,它们是不同的。
工资登记簿包含有关单个员工的更详细的信息,通常仅限于财务部门和主管人员。相比之下,工资单日记账只包括公司范围内的工资单总额,并且通常在工资单和财务团队以及其他需要了解总工资单成本的人员之间共享。
第三个报告是工资摘要,它提供了类似于工资登记簿的数据,但只针对单个员工。
使用工资登记簿
做工资不仅仅是支付给你的雇员——你还需要预扣税款,并向SSA和IRS报告信息。工资单登记册很重要,因为它可以帮助您的工资单团队确保他们有效管理工资单,显示你需要提供的信息的详细分类,并允许你发现总金额或个人工资的任何明显错误。
工资单登记应该是常规工资单流程的一部分,但它也可以运行更长时间。你可以在最后一个季度运行它,以显示更长时间内的工资成本数据,从而发现趋势。
下面是你可以使用工资登记簿做的事情:
- 完成公司的IRS表格941(季度税)支付
- 计算支付工资所需的现金
- 确保准确的福利扣除(医疗、退休等)
- 向你的工伤保险公司提供工资单数据
- 完成对银行和贷方的雇佣申请的核实
- 保持准确和合规的工资记录
除了上面列出的好处之外,工资登记簿也是一个很好的业务操作报告。它可以显示出你的员工是否比平时加班更多——这给你增加了额外的钱——以及你增加员工人数时公司的福利成本是多少。
它还可以帮助你的会计或财务部门进行相应的预算和计划。特别是如果你的工资单登记时间较长,比如季度和年度,你的财务团队可以发现趋势,帮助他们在一年中的某些时候为更高的费用做好准备。
更重要的是,它分解了你作为雇主和代表你的雇员需要缴纳多少税。这可以帮助你留出适当的钱,以确保你的税款支付,你不会面临现金短缺。
工资和解
工资核对实质上是对你的工作进行复查。当你将你的工资登记表与你支付给雇员、税务机构、医疗保健或退休提供者的金额进行比较时,你正在进行工资核对。
完成这项任务对于确保付款准确至关重要。你不仅会因为向税务机构支付了不正确的金额而面临罚款和处罚,而且如果你给员工支付了不正确的金额,那么你可能会有不高兴的员工准备找另一份工作。
工资登记簿法律考虑
工资登记簿在满足联邦和州的记录保存要求方面很有用。根据公平劳动标准法(FLSA),雇主必须保留工资记录至少三年。这些记录必须包括:
- 员工的名字
- 每个工资期的工作时间
- 工资周期日期和薪水日期
- 工资率
- 扣缴税款
- 支付频率
工资登记簿保存了所有这些信息,使其成为最重要的信息之一工资报告为您的业务遵从性。虽然FLSA并没有强制要求你使用工资登记簿来满足他们的要求,但这样做是很自然的。
底线
工资单登记簿包括重要的工资单数据,您需要有效地运行您的业务,确保员工正确支付,并保持符合联邦法规。作为常规工资流程的一部分,它还可以帮助你仔细检查你的工作,以确保你的工资表的各个方面都是准确的。考虑使用使运行工资登记表报告成为一个无缝过程的工资软件。