15个有效管理工资的技巧
本文是关于如何发放工资.
工资管理是一种处理员工工资支票(工资、奖金、扣减)、遵守劳动法和维护足够文件的系统。
企业学习有效管理工资的技巧是很重要的,因为这直接影响到他们的财务健康。2020年,美国国税局评估了近314亿美元的民事罚款,原因是不遵守就业税要求。
在我们的“有效管理工资表的技巧”视频中,我们更详细地讨论了这些技巧,并给你最好的指导,帮助小企业主尽可能简单和轻松地制作工资表。乐鱼游戏app下载看看下面的内容:
这里有15个建议可以帮助你学习如何管理工资:
1.创建一个工资日历
工资单日历帮助员工了解他们什么时候会拿到工资,什么时候是考勤卡的截止日期。它还可以帮助您的工资员工计划和执行工资任务。大多数工资软件,比如由衷的高兴,一旦你设置了你的工资计划,它会自动为你创建一个工资日历,但你也可以使用电子表格为自己设置一个。
在创建自己的工资日历时,以下是一些指导方针:
- 使用常规日历作为您的指南,以帮助分析某些日期可能需要延迟,以便有足够的时间处理工资单。
- 使用彩色字体来强调特定的信息,例如由于假期而提前卡上的截止日期。
- 给经理和主管一份日历,让他们分发给员工。
一个有效的工资日历应该显示所有这些支付时间今年的。这简化了支付过程,减少了员工对何时支付和工资涵盖的时间框架的困惑。一旦你为日历创建了一个模板,把它保存在硬盘上,以便在需要的时候更新它。
2.允许人力资源员工参加工资培训
在处理工资是人力资源(HR)专业人员培训的一部分,他们更专注于招聘和员工档案管理。
然而,为了改善企业的工资管理流程,可以考虑为人力资源部门的员工组织工资培训课程。尽管人力资源和工资部门在组织中有不同的角色,但他们共享对企业成功至关重要的功能。
为人力资源员工提供工资培训的好处如下:
- 提高合作:许多工资问题都与人力资源有关,因此合作将有助于工资和人力资源部门利用他们的共享知识,提出更创新的解决方案。
- 减少手动/双工作:你可以通过合并一些报告来减少员工准备的文书工作;它还可以简化流程。
- 创建更有凝聚力的团队:如果你的人力资源人员对你的工资团队的流程有更广泛的了解,他们会对花在工资处理上的时间更敏感。
- 防止冲突:工资培训将有助于防止你的人力资源和工资发放人员之间的误解,并让所有员工对工资政策更清楚。
你的人力资源团队对工资政策的深入理解将有助于在与员工沟通时缓解工资管理人员的一些压力。这最终会改善工作关系,提升办公室的整体情绪。
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3.及时了解州/联邦税务程序
雇主需要掌握他们的纳税义务以及州和联邦政府报告要求的任何变化。变更可能由于各种原因而发生,包括业务迁移、员工迁移和雇用远程员工。当这种情况发生时,雇主有责任收集和更新所需的信息,以准确计算工资和税收。
企业应该让员工提交一份w - 2表并于每年4月中旬前向社会保障管理局备案。这样做可以帮助工资部门跟上影响联邦和州截止日期的变化,计算和纠正工时、工资、税收和福利。未能准确支付雇主和雇员代扣代缴的税款可能会受到处罚。
4.营业额标准化流程
工资员工流动是痛苦的一个重要原因是,所有公司都有自己独特的工资处理流程;这些小细节可能会让新员工花很多时间去学习。为了将团队成员流失到其他公司的负面影响降到最低,将他们转移到不同的职位,在员工休假时临时填补职位空缺,你应该考虑将离职过程标准化。
下面这些方法可以让你的内部和外部人员流动过程更加顺畅:
- 促进内部:考虑促进内部首先,帮助最小化新员工的学习曲线。
- 实施伙伴制度:使用伙伴系统,每个工资团队成员在任务上互相培训。
- 维护标准流程/角色文档:在你的工资系统文档中包含一个流程流程图和时间表,以帮助在公司提升工资员工时更容易管理角色
- 更新薪资模板:总是更新你的工资模板并将它们保存在一个驱动器中,让您的工资团队中的每个人都可以访问。
创建一个标准的工资流程将提高工资团队的生产力。它还可以降低你犯工资错误的风险,使你的工资部门更可靠。
5.自动化你的工资流程
处理工资单这需要花费大量的时间和金钱,并且当手工完成时,很容易出错,从而导致严重的惩罚。这对于一个不断增长的企业来说尤其如此,因为它的员工数量在稳步增加。
由于人力资源和工资管理人员有限,工资处理可能成为一个挑战。自动化你的工资流程是最简单的方法来跟上耗时的任务。
如果您有兴趣使用软件来帮助您更好地管理工资流程,可以考虑一下荡漾,是市场上用户评价最高的软件之一。Rippling是一款人力资源管理软件,可以让你在一个地方管理你的员工工资,福利,第三方应用程序,以及更多。Rippling让管理员工变得简单。
6.避免从工资税基金借款
如果你的企业缺乏现金,动用你的工资税基金可能是诱人的选择。然而,从你的税收基金借款将是一个严重的错误,你应该不惜一切代价避免。
在经营企业时,像这样的错误决策很容易被忽视,直到处理工资税支付的时候。你可能最终没有足够的钱来替代借来的资金,并冒着无法支付国税局的风险。
考虑开一个单独的工资银行账户您的收缴税款。这将有助于确保你不会用工资税来支付其他业务费用。你也可以为你的生意建立一个现金储备。如果你缺钱,你可以动用应急基金,而不是工资税基金。
7.把工资分配给你的人力资源员工
如果一个或两个工资处理员在及时处理工资时遇到问题,考虑重新分配他们的工资职责。您应该记录这种职责的变化,并创建或更新您的书面工资政策,以便清晰地传达新流程。
定期检查新的流程和策略也是一个好主意。将工资单任务分开处理,不仅可以减轻员工的压力,还可以帮助完成截止日期、处理数量、提高准确性和防止欺诈。
工资责任应该由多人执行,而不是一个人,包括核实和处理工资和人事数据的更改,批准工资日记帐分录还有变更,审核和批准每月工资报告,还有发放工资.
8.在你的工资发放过程中保持透明度
问题的出现往往是因为员工对工资系统的误解。这种情况最常发生在薪酬政策无法向员工了解或未能充分向员工展示的组织中。许多工资问题,例如少缴税款或雇员分类错误(承包商对员工)可以通过制定完全透明的工资政策来纠正。
透明的工资政策应包括以下信息:
- 工资发放流程是如何运作的
- 如何对员工进行分类
- 如何确定工资
- 员工报告的责任
- 公司处理工资错误的程序
- 假期收入水平(计算假期工资的收入)
- 工资和晋升是如何计算的
把政策写下来,在工作场所显眼的地方展示出来,并确保每位员工都有一份。你也应该相应地更新你的员工手册。
9.记录你的工资发放流程
记录薪资流程是管理薪资的一个重要步骤。这种策略在分析和审计薪酬系统时很有帮助,因为它突出了每个步骤,并使识别流程中的薄弱环节更容易。一旦您开发了最适合您的业务的薪资流程,将这些流程记录下来,并与薪资团队共享,以帮助确保每个薪资员工了解自己的角色。
为工资部门维护标准的工资处理手册。这应该包括所有的工资处理步骤以及报告和检查处理过程。在紧急情况下,了解如何手动处理工资单也是很有用的。
记录下打印和归档工资登记簿和税务报告的步骤,以及将向其提供工资支票和工资存根的个人的姓名。
10.使用员工时间表和时间跟踪软件
在处理工资单时,准确性是很重要的,这一切都要从适当监控员工出勤开始。即使是最简单的错误也会产生问题,导致重大的民事处罚和不良的业务反馈。
使用调度而且时间跟踪软件将有助于节省时间,提高效率,并提高您的工资员工的生产力,从而最终确保您的工资报告的准确性。
11.审核你的薪资流程
偶尔听到对工资单计算的抱怨并不罕见。但是,频繁发生的事件清楚地表明需要对整个工资发放过程进行定期审计。这对于那些仍然使用手动工时卡系统的公司来说尤其如此,因为他们面临很高的差异风险。
自动化系统也会受到数据输入错误的影响,比如错误记录新员工的税务状况(已婚vs单身)或输入旧的工资率。
确保审核有效的步骤包括:
- 验证和协调会计、工资和现金文件,以确保所有记录的美元价值一致。
- 测试插件或附加程序,以确保工资单软件与您的考勤系统正确集成。
- 安装签到系统和/或生物识别签到硬件,自动记录员工签到工作的时间。
如果员工对遵守工资政策感到担忧或有困难,那么是时候检查您的政策(和文档)的准确性和清晰度了。员工必须了解自己在工资发放过程中的角色,以便按时、正确地完成工时表提交或工时卡使用等任务。
看看我们工资审核指南帮助你评估你的工资流程。
12.聘用合格的工资单职员
工资单人员必须能够处理他们工作的要求,否则他们就有可能犯错误,导致成本高昂合规惩罚,并最终体验到对工作的不满。
因此,对于企业来说,建立一个具有处理公司所需薪资任务所需技能的薪资团队是至关重要的。请记住,这指的是那些拥有出色证书的应聘者,同时也是那些能够快速学习并适应你的工作文化的人。
对于进入工资岗位的人员来说,并没有必要的“行业标准”资格证书,但你总可以寻找相关的工资认证来证明他们的数学技能。同时,经验、适应能力和诚信也是很重要的素质。招聘合适的工资管理人员可以确保你的公司所有的工资管理职责都能得到妥善处理,所以能够识别出具备合适技能的候选人会让一切变得不同。
13.按时完成入职文书工作
确保你和新员工完成所有法律要求提交的雇佣表格。这些表格将为您提供新员工的数据,以便您正确地对员工进行分类和补偿。不同州或县的法律可能会有所不同,所以除了查看联邦网站外,还要查看你所在州和县的网站,了解所有的文件和截止日期。
雇主需要填写的最常见的雇佣表格有:
- 圆满填写完减免证明形式(或W-9承包商)
- I-9就业资格验证表
- 直接存款形式
此外,如果你提供员工福利在美国,你需要给每个新员工一份文件,描述这些福利的条款和条件,在某些情况下,要求他们签字。
当新员工开始为你工作时,完成入职文件是很重要的,它们对确保你正确管理工资至关重要。最好是创建一个入职时间表这将帮助你按时完成这些表格,从而避免将来出现错误。
14.征求员工对工资发放程序的反馈
永远不要以为员工完全了解公司的工资发放程序。要注意提问,并鼓励员工也提问。
沟通将有助于识别误解的领域,如不适当的工时表提交或使用工时卡的问题。邀请员工提出改进建议可以鼓励员工在实施更改后给予支持。
首先召开一次全体员工会议,专门讨论工资问题。员工可能会想要参与,因为每个人都直接受到这个过程的影响。在这个会议上,询问员工哪些工资发放流程对他们有效,哪些方面需要改进。你可能会对收到的创意建议感到惊讶。你还应该考虑开展一项全公司范围的调查,以确定员工对当前流程的满意度水平。
15.把你的工资任务外包出去
重要的是,企业能够准确、及时地支付员工工资,以避免与人员配置有关的问题。对于一个成长型公司来说,这可能会让人不知所措,因为发工资等任务会持续花费更多的时间和精力。
与其在公司内部管理工资,你还不如从众多员工中选择一个工资外包选项。工资软件让你仍然参与到这个过程中,而不必自己计算工资和税收。如果你使用工资单软件,你将负责管理系统和处理每个工资单;不过,它会自动为你计算、报税和汇款,所以你不用担心。
对于更不干涉的方法,可以考虑使用专业雇主组织(PEO).个人行政主任在工资和税务方面扮演记录雇主的角色。根据你选择的供应商,你可能仍然是那个推动工资发放的人,但总的来说,人力资源外包公司将从你的盘子上拿走大部分的人力资源和工资发放功能。
如果您不确定哪种解决方案最适合您的业务,可以考虑使用可以随时更改的解决方案。荡漾允许您在其传统软件和PEO解决方案之间轻松切换,使其成为企业增长和规模的一个很好的解决方案。
底线
能够准确地发放员工工资是你品牌的直接体现,也表明你有能力保持高的员工留存率。
确保学习如何管理工资是你要做好的事情清单上的首要任务。通过制定一套支持公司文化的薪资策略,你就能保证一直处于薪资任务的顶端。