如何搭建POS系统
本文是关于POS系统.
对于新的小企业,乐鱼游戏app下载设立一个销售点(POS)系统就像在平板电脑上下载一个应用程序一样简单。更复杂的业务可能需要专业的POS安装或专门的硬件。然而,对于大多数小型店面,您的POS设置过程将处于中间位置,需要几天的DIY (DIY)数据输入、硬件设置和设置配置。
预算、业务规模和类型、系统功能和硬件兼容性等因素都会影响您如何设置POS系统。
观看我们的POS设置视频指南,阅读下面的六个步骤来设置您的POS系统,包括库存、客户数据和员工账户。
1.选择POS系统
首先,您需要选择一个适合您独特业务需求的POS系统。你可以通过回答一些基本的问题来做到这一点。您需要哪些特定于行业的功能?它与您使用的其他软件兼容吗?您是否计划租赁或购买您的POS硬件?
评估特定于行业的特性
每个行业都有特定的需求,你可以在下面的标签中探索:
考虑硬件和兼容性问题
如果你是一家成熟的企业,你可能已经在其他硬件和软件上进行了投资,以管理日常运营。在设置POS系统时,您希望它能与现有技术的其余部分无缝集成,因此在投资系统之前一定要检查兼容性。
对于新业务,确保你选择的系统让你感到舒适。例如,如果您因为使用iPhone而熟悉iOS操作系统,那么您可能最适合使用在ipad上运行的基于应用程序的POS。如果您更喜欢台式计算机,可以考虑基于浏览器的POS系统。
POS硬件是租还是租?
租赁POS系统看起来是一个有吸引力的选择。它提供了前期成本低减少了持续的费用,用完之后还可以把硬件还回去。然而,从长远来看,租用硬件并不总是省钱,而投资于自己的设备会给你更多的自由和灵活性。
如果你想拥有你的POS系统,但需要更低的前期成本,有第三个选择。一些POS公司提供支付计划或分期付款选项,这意味着您可以在一定时间内为产品付款,但仍然拥有硬件。广场例如,该公司为其大部分硬件提供12至24个月的付款计划。在极少数情况下,如果您愿意支付较高的信用卡处理费用作为餐厅POS提供商,POS品牌可能会免费提供硬件烤面包所做的事。在承诺租赁或购买POS机之前,请确保您了解所有可用的支付选项。
在承诺长期的硬件租赁之前,花点时间考虑一个负担得起的选择,比如Square。看到我们的Square费用和定价指南来了解一下成本。
2.在专业安装和DIY之间选择
在许多情况下,决定自己安装POS或使用专业安装程序并不是一个真正的选择。例如,像Revel系统或Speedline这样复杂的POS系统根本无法自行安装。这些系统包括安装费用和你所报价的费用。如最iPad POS系统——self-installable。单击下面的选项卡,查看可自行安装的系统与需要专业安装的系统的示例。
另一方面,一些云和混合POS系统让您可以选择自行安装或请专业安装(需要付费)。在这种情况下,选择自己安装POS系统还是雇佣专业人员来做它取决于您的资源、管理带宽和系统的复杂性。预订一个专业的安装—无论是POS品牌要求还是您选择这样做以节省时间—通常都是有价格标签的。自我安装需要专门的技术知识和足够的时间来致力于这个过程。
自我安装与专业POS安装的优缺点
Self-installation |
专业的安装 |
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优点 |
学习系统:设置POS系统可以让您了解软件和如何使用它。 |
准确性:专业人员更有可能正确安装您的POS系统,因为他们有相关的经验和知识。 |
降低成本:你可以通过自己设置系统来节省相关的安装费用。但是要记住,时间就是金钱。 |
培训:专业的安装通常伴随着对您和您的团队的培训。最好是直接与POS供应商联系。 |
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时间节省:对于拥有乐鱼app官网下载入口大量库存单位(sku)和或菜单项目的零售商和餐厅,专业安装通常包括进入和设置库存项目和跟踪。 |
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缺点 |
并发症:设置系统的时间可能比您最初计划的要长。 |
额外费用:专业安装通常需要花费——大约500美元或更多。 |
犯错的余地:你可能设置不正确。 |
调度:您必须预约安装,所以您的POS系统不能立即使用。两到四周的交货时间并不罕见。 |
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失踪的特点:如果你自己安装,你可能会忽略系统的一些特性或功能。 |
配置您的软件
无论您使用哪种安装风格,POS安装的第一步都是配置您的软件。在查看POS硬件组件之前,您需要输入基本的业务信息。这包括您的企业名称、银行信息和信用卡处理信息(如果您的POS没有内置处理)。
如果您的企业有一个很长的产品列表或详细的菜单,并且您已经选择了一个包含安装的POS系统,您通常会将这些信息发送给POS公司,让其为您配置。通常,POS品牌会向您提供表格,以其首选的格式提供这些信息,并将您与客户服务(有时称为“客户成功”)代表联系起来,以确保您的安装正常进行。
如果您使用的是自安装POS机,通常需要将这些信息添加到POS系统的管理仪表板中。您可以等待添加库存项,但要配置硬件并同步系统信息,您至少需要先添加基本业务信息,以便有一个中央仪表板在下一步添加硬件信息。
具有内置处理的POS系统往往设置得更快。要更深入地了解内置处理的样子和成本,请参阅我们的Square信用卡处理指南.
网络硬件
软件配置好之后,需要将其链接到硬件组件。根据您的业务类型,您可能有许多不同类型的硬件需要彼此通信。所有的企业都将配备终端、读卡器、收据打印机和路由器。乐鱼app官网下载入口零售商可能需要集成秤、条形码扫描仪和标签打印机。餐厅将需要厨房打印机或KDS。快餐车和服务企业——以及一些零售商和餐馆——可能更喜欢在商店的任何地方都可以使用的手持点餐和支付设备。乐鱼app官网下载入口
在自安装系统中,这些硬件连接可以通过Wi-Fi、蓝牙或USB连接。更复杂的系统需要使用以太网电缆的路由器或网络交换机。一般来说,POS硬件组件的连接越多,系统的离线功能就越强。
3.建立你的库存管理系统
一旦您选择并安装了POS系统,您将需要完成库存管理过程。无论你是零售商还是餐馆,跟踪库存是乐鱼app官网下载入口POS系统最有价值的功能之一。几乎每个POS系统都包含某种程度的库存管理。如果您有一个较大的企业,您可能需要一个更复杂的系统——一些企业可能还使用第三方集成来将库存管理软件连接到POS。
导入您的库存清单
首先,导入您的股票列表。根据您在实现新的POS系统之前跟踪产品的方式,这可能意味着从Excel电子表格上传数据或打开与现有第三方软件的集成。虽然许多POS系统可以自动处理这个过程,但在导入后进行手动检查仍然是一个好主意,以确保数据看起来干净。
如果你是一个零售商,并通过乐鱼app官网下载入口专业的安装路线,该服务通常包括建立你的库存清单。有些POS系统允许您手动输入单个产品,但需要支持批量导入产品数据。如果你有大量的库存,在与POS供应商签约之前,一定要询问这个过程是如何工作的。
然而,如果你有一家餐厅,专业安装通常只包括导入和映射菜单项和修改器。库存跟踪有助于保持你的餐厅有组织,虽然这不是一个必要条件。许多独立的餐馆使用他们的POS机,但没有任何库存跟踪功能。如果您计划使用库存跟踪,您很可能需要自己执行这些任务。因此,您应该在您的POS上线之前留下足够的前置时间来完成这个任务。
整理你的产品
一旦你的库存数据进入POS系统,就该为每个项目添加更多的信息了。乐鱼app官网下载入口零售商想要组织他们的商品尺寸和变化。食品和饮料企业应该安排他们通常订购的每种原料和供应,包括纸制品。
这时,你还可以:
- 根据你手头上每种产品的数量设定库存水平
- 按产品类型对每一项产品进行分类——一些企业还添加了季节性的分类,或者注明商店或仓库产品的位置
- 为每个产品添加描述,以帮助识别和定位产品
- 添加其他必要的识别数据,如供应商名称,条码和SKU信息批发定价、零售定价和加价乐鱼app官网下载入口
一旦您输入了所有的产品数据,请确保所有与库存数据相关的自动化操作都已到位。最重要的是,要确保设置正确,这样当产品售出时,系统就会自动调整手头的库存水平。一些POS系统还允许您定制低库存警报,这样当库存物品达到一定水平时,您就会收到通知或报告。
如果库存管理工具对您的业务至关重要,请查看光速零售乐鱼app官网下载入口,我们对零售库存的首选推荐,或者我们对餐厅库存的首选推荐,乐鱼app官网下载入口烤面包.您可以在我们的指南中看到更多选项最佳POS库存系统.
4.导入客户数据
设置好产品后,需要导入客户数据。如果您有一个现有的客户数据库,即使它只是一个名字列表,您也需要将其导入到POS系统中。许多系统都可以处理基本的Excel电子表格或逗号分隔值(CSV)文件导入。用所有可用的信息更新每个客户资料,包括电子邮件地址、电话号码、物理地址、年龄、职业和购买历史。
创建客户档案和细分市场
在您将客户添加到数据库后,您需要组织他们发送有针对性的、个性化的促销信息。根据相似之处识别出顶级消费者、频繁购物者和其他关键客户群体。
一些POS系统可以生成报告,或自动划分消费最高的客户和最频繁的访客。您还可以根据每个客户购买的产品类型创建列表。
建立自动营销活动
利用您的客户群体来构建自动化营销和客户关系管理(CRM)活动。一些POS系统有内置的功能,用于电子邮件营销、忠诚计划、社交媒体促销和客户反馈收集。其他系统可以与流行的第三方营销解决方案集成。
简易设置的POS营销活动包括:
- 定制的电子邮件收据:许多POS系统允许零售商定制电子邮件收据,乐鱼app官网下载入口包括联系信息、社交媒体句柄、优惠券或促销信息。
- 自动化的调查:在客户购买之后,发送一封带有他们体验调查的自动电子邮件或短信。
- 积分的忠诚度计划:许多POS系统可以建立一个基于积分的忠诚计划,顾客可以通过每次购买自动获得积分。
更高级的自动化营销活动可以包括欢迎新客户的电子邮件、生日优惠券和提醒客户再来的提醒。许多系统还与Facebook和Instagram同步,所以你可以在POS仪表盘上创建、分享甚至增强社交媒体帖子。
5.创建员工帐户和权限
如果您有一个团队或员工,您将需要一个允许员工配置文件和权限的POS系统。设置好库存和客户数据之后,下一步就是创建员工账户。首先将自己指定为整个帐户的管理员和所有者。
接下来,考虑您需要的员工角色类型和权限。如果您有一个零售商店,您可能乐鱼app官网下载入口只需要一级助理和经理来处理销售和管理客户数据,另一个角色来处理退货、退货和调整库存。餐厅可能需要几个不同的角色和权限级别的员工,如服务员、调酒师和经理。创建每个角色并分配适当的权限级别。
创建了员工角色和权限之后,为每个员工创建一个帐户,并指定相应的角色。每个员工都有自己的登录是很重要的,这样您就可以轻松地跟踪销售和运行业绩报告。当每笔交易都分配一个特定的员工时,解决登记或库存不符点的问题也容易得多。
许多POS系统也有时间跟踪功能或调度附加组件,因此您可以使用您的系统来跟踪工资单的工作时间。有些系统还可以生成工资单报告,并包括员工打卡和打卡的工具。
6.培训员工如何使用POS系统
建立POS系统的最后一步是培训你的员工。你的商业工具只有在你的员工正确使用它们的情况下才会有效,所以通过适当的培训来最大化你的投资是很重要的。
安排POS供应商的培训
你的POS软件供应商应该为新团队提供一些入职培训。这可以包括视频演练、小组或一对一的会议,甚至是现场培训。询问你的雇主是否也为新员工提供培训。
大多数POS系统都有一些在线图书馆、知识库、指南、常见问题(FAQ)和视频教程的组合,您可以使用它们来培训未来的新员工。
分发手册
在对团队进行了如何使用POS系统的培训之后,您将希望拥有易于访问的技术文档。把打印好的文件放在员工室,在你的工作场所通讯系统中添加注释,并记得培训所有新员工如何使用POS机。
寻找持续的客户支持
在安装并运行POS之后,您可能会遇到一些技术困难,因此要了解POS提供商提供的技术支持类型。有时,支持包含在每个包中—其他可能需要更高级别的包来获得免费支持。您还应该确定如何联系技术支持,例如通过电话、电子邮件、票务系统和实时聊天,并了解它们的可用性。
底线
学习如何设置POS系统取决于您拥有的可用资源、正在安装的POS类型以及您的小型业务需求。乐鱼游戏app下载您可以自己安装POS,也可以聘请专业人员为您安装。从那里导入用于库存管理、客户简介、员工管理和其他基本业务操作的数据,以为您的企业创建控制中心。
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