10供应商入职最佳实践[+免费清单]
本文是一个更大的关于记账.
我们将为您提供10个供应商入职最佳实践-从创建入职计划和讨论业务流程到整理所需文档和记录付款方式-可以帮助您设计一个顺利而高效的入职流程。我们还有一个免费的供应商入厂清单,以及清单中供应商注册、信用卡接受和自动清算所(ACH)授权的模板,以帮助您入门。
1.创建入职计划
一个顺利且信息丰富的入职计划使入职过程易于实施。您必须随时准备好计划,以便在需要加入新供应商时实施。您可以针对每个供应商修改计划,但总体框架必须保持不变。至少,入职计划必须具备以下内容:
- 入职幻灯片:这些内容包括公司的使命、愿景和目标、业务背景、入职计划和整个入职计划。
- 新员工培训包:这应该有欢迎信、供应商登记表、授权表、法律文件和其他必要的文件。
2.收集必要的供应商信息
入职流程的一部分是收集供应商信息,如公司名称、备选名称(以DBA身份进行业务)、联系信息、税务信息、银行详细信息和其他相关信息。在您的会计系统中完全登录供应商时,此信息是必要的。
您可以使用供应商注册表单来获取对入职过程有用的基本信息。请注意,您应该始终向供应商披露将在您的数据库中存储哪种信息。
3.与供应商讨论你的业务流程
在供应商培训期间,讨论如何开展业务是很重要的。供应商希望了解您在采购端的内部工作流程,以便他们了解您的工作流程。尽可能,你需要详细讨论以下几点:
- 合同招标程序
- 评估提案、报价和估算
- 采购流程
- 对业绩的期望
- 付款方式、方式、条款和条件
- 退货和退款政策
4.要求供应商讨论他们的业务和订购流程
作为买家,你也想知道你的供应商是如何开展业务和处理订单的。你可以要求供应商向你介绍他们的业务、历史和成就。这也是你了解他们公司领导、价值观和文化的最佳时机。
你可以让他们快速概述一下订购过程,这样你就知道从他们那里订购的最佳时间是什么时候。了解他们的流程可以帮助你计划未来的订单,防止缺货和延误。
供应商也可以利用这个机会与您讨论他们如何生产产品,他们在生产过程中坚持的标准,以及他们执行的质量检查以确保最佳质量的产品。当供应商谈论他们的流程时,您也应该与他们就期望展开对话。
最好是你们双方都知道你们对对方的期望是什么,尤其是在交货时间和质量方面。
5.在入职期间讨论法律文件
入职是一个讨论法律文件的机会。你应该向供应商解释为什么这些文件在你们的关系中很重要。例如,您可以提供相互保密协议(NDA),以保护某些供应商将作为其职责的一部分访问的机密信息。
您还可以提供服务水平协议(SLA),以定义期望供应商提供的服务水平,以及在供应商违反协议时可能采取的补救措施。SLA对于负责您的操作的供应商非常重要,因为此类供应商的不遵守可能会导致正常业务过程中的中断。
为了更好地了解所涉及的法律问题,最好让你的律师审查标准合同,或者邀请他们参加特殊合同的审核。你还应该允许供应商让他们的法律团队在要求他们签字之前审查这些法律文件。
我们上面的供应商入职清单包含了您可能希望从供应商处获得的文件列表。如果你觉得合适,可以随意修改这个列表。
6.申请W-9表格和雇主识别号码
一旦你决定从供应商那里订购,关键是要问他们的形式W-9及雇主编号(EIN)。表格W-9是一份税务表格,提供了供应商的税务识别号码(TIN)和其他税务信息。此表格对于了解支付给供应商的款项是否需要在表格1099上报告至关重要。
如果任何供应商拒绝提供EIN或W-9,您不应该与他们做生意,因为您将无法履行您的IRS 1099表报告义务。请注意,独立承包商不需要有个人纳税登记号码,但如果他们愿意,他们可以获得一个。如果他们没有EIN,他们将需要在W-9表上提供他们的社会安全号码。我们关于如何取得EIN讨论了保护它的过程以及为什么需要一个。
QuickBooks Online可以在您处理独立承包商的付款时跟踪1099付款。阅读我们的QuickBooks在线评论了解更多关于会计软件的信息。
7.讨论资料私隐注意事项
您的供应商可能会关心您如何处理他们的数据。联邦和州隐私法要求您的企业维护数据隐私保护和保障措施。与供应商讨论你的数据隐私政策是尽职调查的一部分,这样他们就会知道你将如何收集、使用和存储他们的信息。如果供应商非常关心数据隐私,你可能需要邀请你的律师来讨论这个问题。否则,你可以自己做。
8.要求分包商提供保险证书
供应商和分包商必须至少有一般责任保险如果你想登上他们。我们不推荐没有保险的供应商,因为这是有风险的。
你可能还需要其他类型的保险,比如职业责任保险,以支付与表现不佳、错误和延误有关的诉讼费用。与你自己的保险公司核实一下,他们对你的分包商投保有什么要求。
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9.同意付款方式和条款
入职也是讨论付款条件的最佳时机。你应该和卖家讨论一下,他们是否愿意给你一个较长的付款期限和提前付款的折扣。卖方会对未来交易的付款方式感兴趣。你可以用现金、信用卡、借记卡或ACH付款,这取决于你和他们的协议。
我们建议选择最方便的付款方式,以避免延迟付款。此外,与供应商讨论更多的付款方式,比如分期付款,可以让你在与他们做生意时更灵活。
10.首选付款方式
一旦你和卖方就付款方式达成一致,你就应该签署一份授权表格,以证明首选的付款方式。对于信用卡付款,请使用包含信用卡详细信息的信用卡授权表单。对于ACH付款,您需要ACH或直接存款授权表格。这些文件作为双方之间的协议,以防将来您或供应商遇到误解。
常见问题(FAQs)
是的,因为这是设定期望、收集供应商信息、了解新供应商并与他们建立良好关系的最佳时机。
你需要有一个入职计划作为指导,帮助顺利进行入职演示。你还需要有一个包括重要文件和小册子的入职包,这些文件和小册子可以帮助供应商了解你的业务和流程。
底线
供应商入职是搜索、审查和协调可能为您的企业提供商品和服务的潜在供应商的过程。能够以合理的价格提供最好的产品的供应商可以帮助您的小企业提供高质量的产品并提高利润。乐鱼游戏app下载通过我们的10个供应商入职最佳实践,我希望您可以为您的小型企业策划一个出色的供应商入职体验。乐鱼游戏app下载