14个2022年应付账款(A/P)最佳实践

管理应付账款(A/P)需要在确认和批准账单、按时支付账单和维持足够的现金用于日常运营之间找到平衡。管理A/P是最重要的之一簿记员的任务．我们列出了14个A/P最佳实践——从立即输入账单并联系供应商发现不符点，到在交易中附上发票和收据，以及将付款条件与行业标准进行比较。我们还通过报告和比率来评估您的A/P管理系统的效率。

1.收到账单后立即输入

一旦你收到账单，你应该立即记录在你的应付账款软件-不要等到你准备好了才去支付。带有A/P函数的程序，比如QuickBooks在线，可以帮助组织，输入和处理您的账单。在QuickBooks Online的供应商部分，您可以查看每个供应商的所有账单，包括他们的状态、未偿余额和类型。

2.输入发票号码

当你收到供应商的账单时，一定要在你的系统中准确地输入发票号码。然后，你的会计软件会在任何用来支付账单的支票上自动输入这个参考号码。如果您试图输入重复的发票号码，系统也会警告您。如果没有这种保障措施，就很容易支付两次发票，特别是如果供应商给你发了两份发票，比如一份纸质副本和一份通过电子邮件发送。

3.从供应商发票中输入尽可能多的信息

在输入发票时，我们的目标是再也不用拿出纸质发票的副本。在发票上填写所有可用的详细信息，不要汇总多个项目。通过完成所有字段，您正在制作纸质发票的电子记录，可以根据需要以任意数量的方式汇总购买信息，以分析您的操作。

4.将账单与采购订单相匹配

一个采购订单(PO)是企业发送给供应商订购货物的文件。一旦供应商发货，他们就会给商家开具发票或账单。在支付任何账单之前，您应该将发票上的项目、数量和价格与PO相匹配，以确保您所支付的正是您所订购的。

5.设计付款前的账单审批流程

在小型企业乐鱼游戏app下载中，账单的批准人可以是所有者。会计应将采购订单和发票以凭证包的形式提交给业主审核和批准。在业主批准付款之前，凭证包中的信息必须匹配。

在较大的公司，代金券包包括一份收货报告——一份描述所交付货物的文件。通过匹配订单、发票和收货报告，审批人可以确定账单是否有效、金额和描述是否准确，而不是虚构的。

6.如有不符点，请联系供应商

如供应商的帐单与认可的订单不符，你应与供应商联络，调查两者的差异。在到期日之前尽快解决问题，因为你永远不应该支付你知道是错误的账单。

7.审核应付账款账龄报告

的A/P老化报告显示按年龄组分类的未偿还票据列表。你应该每周写一份报告。理想情况下，A/P账龄报告应该没有逾期帐户。然而，如果现金流紧张，你可能不得不选择支付哪些逾期的账单，哪些必须延迟支付。A/P账龄报告是做出这些决定的一个很好的工具，因为所有未偿还的账单都可以在一个报告中查看。您可以使用会计软件，例如QuickBooks Online。

QuickBooks在线应付账款账龄汇总

请阅读我们的教程在QuickBooks Online中生成A/P老化报告．您可以在总结报告和详细报告之间进行选择。

8.利用一个新的供应商清单

在第一次处理供应商账单之前，有一个供应商清单可以帮助你记住在支付账单之前收集的必要信息。检查清单应包括:

任何合同
联系方式(及联系人)
特殊付款说明
W-9
如有需要，请提供保险证明

您可以创建一个清单的电子文件，并将其附加到会计软件中供应商的详细信息部分。在QuickBooks Online中，您可以将文件作为附件上传到每个供应商。在页面的底部，你会看到一个框，上面写着“在这里拖放文件或单击图标”。在这里，您可以拖放检查表和供应商文档，或者单击此部分打开文件资源管理器。

在供应商记录中附加文件

9.在会计软件的交易中附加发票和收据

使用会计软件程序的好处之一是你可以将会计数据保存在一个地方。在像QuickBooks Online这样的会计软件程序中，你可以上传纸质发票和账单的扫描版本作为电子记录的支持信息。

如果有任何关于交易的问题，你可以查看源文档只需点击一下。专用收据扫描功能可帮助您轻松扫描收据，光学字符识别(OCR)功能可自动将可读数据输入字段。

如下图所示，可以拖动收据，将其附加到QuickBooks Online的发票屏幕上。

在QuickBooks Online上附加扫描收据和文件

10.避免在必要之前支付账单

如果你的供应商给你15天付款方式在美国，您可以选择最晚15天付款。在应付账款管理中，你的目标是在临近到期日结清债务，这样你就可以把现金用于其他用途。此外，它还提供了额外的灵活性，以防意外事件需要额外的现金，而这些现金可能优先于支付账单。

11.利用提前付款折扣

同时，如果你的供应商提供，考虑利用提前付款折扣只要有可能。你可以提前偿还债务，以获得大约1%到5%的折扣。如果你手头紧，你甚至可以考虑利用信用额度快速获得现金来获得折扣。请注意，这将取决于折扣的金额，信用额度支付的利率，以及你预计多久能还清信用额度。

12.记录应付天数和应收账款周转额

未付应付天数DPO是指支付账单所需的平均天数。理想情况下，你的应付天数应该等于你的供应商提供的平均付款条件。这意味着，平均而言，你会在账单到期日支付。如果您的DPO小于这个值，那么您支付账单的时间就比需要的时间要早。相反，更高的DPO意味着，平均而言，你在延迟支付账单，这可能会导致你支付滞期费和罚款。

DPO的替代方案是A / P营业额，它显示了你在一年中向供应商付款的次数。你可以用总购买量除以平均A/P来计算A/P周转率。高A/P周转率意味着你支付供应商的速度很快，而低A/P周转率意味着你落后了。请记住，高a /P周转率并不总是一个积极的特征，因为这可能意味着你在到期前支付账单。

13.跟踪1099-NEC的付款情况

你需要提供一个1099 - nec形式给某些承包商，你每年支付超过600美元。你应该在年初确定需要1099表的承包商，以便在付款时跟踪他们。大多数会计软件在供应商设置中都有一个选项可以选择，表明他们是否是1099承包商。

14.比较你的付款条件与行业标准

你应该比较付款条件在您的行业中普遍存在的付款条件，由您当前的供应商提供。如果你的大多数竞争对手都有30天的付款时间(净30天)，而你通常只有10天(净10天)，那么你就处于相当不利的地位。如果是这种情况，您可以要求您的供应商提供更好的付款条件，或者考虑具有更好付款条件的其他供应商。

另一件要考虑的事情是你的付款历史。如果你总是晚付账单，不要指望你的供应商给你更长的付款期限。然而，如果你被证明是一个好的债务人，你可以与你的供应商讨价还价，并达成一个更好的付款条件的协议。

底线

适当的A/P管理包括按时向供应商付款，确保有足够的现金用于付款，以及准确的账单处理。业主的参与审查和批准账单是至关重要的，以确保企业支付债务的时间和正确的数额。通过在你的小企业中应用应付账款的最佳实践，你可以在支付供应商和管理现金之间实现平衡，而不会有流动资金不足乐鱼游戏app下载的风险。