如何在7个简单步骤中使用Zoho CRM
本文是关于CRM.
Zoho CRM是一款流行的客户关系管理(CRM)软件,用于在协作环境中管理销售、营销活动和客户支持。通过根据组织的偏好设置和定制系统,并结合所需的数据和工作流,您可以确保从Zoho CRM提供的所有高级功能中获得最大的收益。以下是如何使用Zoho CRM的七个简单步骤:
1.创建您的Zoho CRM帐户
您学习Zoho CRM功能的旅程从创建Zoho CRM帐户开始。从Zoho网站上的“Get Started”页面创建证书信息,如您的姓名、电子邮件地址和密码。您也可以通过该方式创建帐户谷歌或LinkedIn账户。
在您的帐户创建并通过确认邮件进行验证后,您将被引导到欢迎屏幕。您可以从持续15天的企业计划免费试用开始,也可以立即选择一种计划。当升级到常规付费计划或永久免费版本时,您将选择用户数量、结帐和付款(如果您所选择的计划有必要的话)。
Zoho CRM提供五种订阅计划,在功能、数据存储、自定义选项和用户数量方面各不相同。每个Zoho CRM计划的价格如下:
- 免费的:最多3个用户
- 标准:每个用户14美元,按年计费,或每个用户20美元,按月计费
- 专业:每个用户每月23美元,按年计费;每个用户每月35美元,按月计费
- 企业:每个用户每月40美元,按年计费,每个用户每月50美元,按月计费
- 最终:每个用户每月52美元,按年计费;每个用户每月65美元,按月计费
要了解更多关于定价计划和平台的完整功能集,请访问我们的Zoho CRM审核页面.
管理员的个人设置
作为CRM的初始创建者和用户,您被视为系统管理员或管理员。此角色使您成为所有其他用户的设置管理员和管理员,能够添加和删除用户并设置其权限状态。作为管理员,您负责设计适合您需要的设置。
从设置菜单:
- 选择一般
- 点击个人设置
- 为您的团队选择正确的语言和时区
组织设置
在个人设置到位后,创建您实际的公司简介。转到“设置”菜单,在“常规”栏下查找“公司详细信息”。从那里开始输入关于您的组织、财政年度、营业时间和标准货币的信息。
2.定制CRM系统
定制CRM系统指的是创建将在Zoho中使用的所有模块、字段、模板、管道和视图,可以说这是学习如何使用Zoho CRM最重要的一步。作为管理员,根据您独特的业务操作和首选项创建这些模块并定制它们的组件。下面是选择“设置→定制”时需要用到的主要定制类别。
模块和字段
所有Zoho CRM特性和相关数据被分类到“模块”中。在模块中,用户可以进行协作,并让彼此了解有关销售机会、营销活动或客户支持活动的最新活动和状态。
默认情况下,Zoho提供了可以简单编辑的预制模块,比如Leads、Accounts和contact。您还可以从头创建新的文件。您可以通过选择您想要编辑的模块或在模块和字段定制页面上选择“+新模块”按钮来启动模块定制。
这个过程包括为您想要收集的信息添加数据字段,例如电子邮件地址、电话号码、货币和日期。它还包括根据收集信息的方式编辑数据字段属性,例如使用单行格式、复选框或用于多选择数据字段的选项。此外,您可以在每个模块中编辑权限,以确定哪些用户可以访问数据。
在模块完成之后,根据哪些模块是可见的以及它们在顶部水平菜单选项卡中显示的顺序来组织它们。此外,从模块和字段定制页面,您可以定制模块的其他元素,例如:
- 记录详细信息页面:模块记录中的相关信息,如报价、附件或与交易、账户或线索相关的项目
- 模块视图:模块中记录的布局和组织方式,如列表视图、看板视图或画布视图
- 页面布局:如何显示单个记录页面以及根据输入到系统的信息显示某些数据字段的条件设置
- 验证规则:为在记录被保存之前添加到数据字段的信息的批准设置规则,例如,在记录被捕获之前,您可能需要在Deals模块的记录中设置最小交易规模($)
- 按钮和链接:将您的CRM字段连接到外部web链接或第三方应用程序,例如,一个领先记录可能有一个人的LinkedIn链接到它的配置文件
管道
这是使用any的基本部分CRM系统管理你的销售或运营渠道。这些是完成工作流程或完成交易所需的步骤,将用于与交易模块相关的状态跟踪和报告。
从设置→定制→管道页面,单击“新建管道”。
从那里,添加管道的名称,您想要的布局,以及您的销售过程.一旦步骤建立,您可以调整它们的顺序,甚至可以设置运行时阶段转换的概率销售预测稍后。设置好一切之后,选择Done,任何有权使用交易模块的人都可以访问该管道。
模板
Zoho CRM允许您在CRM中创建和保存电子邮件、采购订单、发票、报价和邮件合并的模板。其理念是,用户无需每次机会出现时都重新创建文档或消息,而是可以在可重用的东西上插入与该机会相关的信息,并仍然保持个人联系。
您可以在“设置→定制→模板”页面中选择“电子邮件”、“库存”或“邮件合并”,自定义所有类型的模板。每种类型都允许您从头创建一个,或者使用Zoho图库中预先设计的模板。
自定义首页
当您访问Zoho客户关系管理帐户时,您的首页将是您看到的第一个东西,它可以作为对客户关系管理和销售活动的“快速浏览”。像这个CRM的其他方面一样,它可以从设置→定制→定制主页进行设计。您可以切换多个主页,可以是三种类型中的一种:经典视图、用户主页和管理器视图,具体取决于特定的用户。
如果您有特定的偏好,还可以选择创建自定义主页。在“自定义主页”界面:
- 选择“新主页”
- 添加想要查看的组件(仪表板、任务等)和模块(交易、活动、线索等)
- 根据你的喜好在页面上调整大小
- 保存并命名主页
3.集成外部应用程序
除了Zoho的内置功能和定制模块外,用户还可以进行集成Zoho CRM使用他们喜欢的第三方应用程序和其他本地软件。这样做为您的CRM提供了额外的功能,并允许您在应用程序之间同步数据,因此您不必两次输入相同的信息。
集成Zoho应用程序
无论你想把哪个Zoho创建的应用程序添加到CRM中,你都可以从Setup→Marketplace→Zoho中完成。从那里,选择您想要添加的特定软件,单击Get Started,并按照屏幕上的提示进行操作。Zoho为其客户提供了无穷无尽的应用程序。其中最受欢迎的包括:
集成第三方应用程序
与第三方软件的集成为您提供了与非Zoho创建的应用程序的功能和数据同步。Zoho允许用户集成谷歌而且微软生产力产品,以及网站,社交媒体平台,甚至其他crmHubSpot的而且Salesforce.每个应用程序的集成过程各不相同。
许多外部集成,例如Microsoft Outlook插件,都可以通过Setup→Marketplace页面完成。浏览Zoho你想要的应用程序,然后按照他们独特的步骤。
4.导入和添加数据
一旦CRM系统设计得很好,并且您完全集成了所有您想要添加的附加组件、扩展和应用程序,就可以开始让您的CRM发挥作用了。这要求您导入或添加已经收集的数据,并可能将其存储在单独的数据系统中。
从电子表格文件或单独的CRM系统进行数据迁移,例如Salesforce,HubSpot的,或洞察力,进入“设置→数据管理→导入”。从那里,选择您希望迁移的文件或其他CRM,并遵循屏幕上给出的过程。一旦完成,您所有的线索、联系人、交易和其他系统的活动都将添加到Zoho。
有可能Zoho CRM可能是你的第一个客户关系管理,你将手动添加信息。无论它是一条线索、联系人、交易还是另一个模块,都可以从点击主页上导航到该模块的标签开始。例如,如果是一个新联系人,那么单击Contacts模块中的new contact按钮,输入数据并保存。
一旦创建了记录,您就可以开始执行更高级的功能,比如将它与其他记录(例如案例、产品、订单或交易)关联起来。随着潜在客户或客户的产生,以及合作关系的建立,您将不断地创建新的记录。
5.配置自动化工作流
工作流自动化使您可以在事件发生时轻松地接收通知、创建任务和更新数据字段。例如,如果一个新的潜在客户表示有兴趣接收报价,那么可以设置一个自动化规则,如果该潜在客户移动到交易管道中的某个阶段,就为“创建并发送发票”的用户创建一个新任务。
当选择“创建规则”时,可在“设置→自动化→工作流规则”中配置所有工作流规则。从那里,从下拉菜单中选择工作流将应用的模块,并输入名称和描述。
接下来,设置自动化触发器。屏幕将提示您配置各种步骤,直到完成并保存工作流。Zoho CRM允许三种类型的规则触发器,它们将导致自动化操作的发生。它们如下:
- 记录动作:当添加、编辑、删除记录或更新某个数据字段时
- 日期字段值:记录的每个数据字段发生日期时
- 得分值:当记录的分数增加、减少或更新时——通常用于领导评分资格领导
在自动化中,您可以设置工作流条件来处理您是否激活自动化的场景。例如,您可能会设置一个规则,其中为销售经理创建一个任务,在交易记录移动到某个管道阶段时发送提案之前审查提案。
然而,为了避免在小交易上浪费经理的时间,您可以设置一个条件,只在交易金额为10万美元或以上时触发自动化。完成触发规则后,系统将允许您向每个规则添加一个或多个条件。
在设定规则和条件时,决定你是想要即时行动还是计划行动。“即时”仅仅意味着自动化操作将在触发后立即发生,而“计划”给出了操作发生前的一定时间。
6.邀请你的用户
一旦您设计、集成并配置了您的CRM平台基于你的需求,开始邀请你的用户。进入设置→用户和控制→用户页面。输入提示的可识别信息,如姓名和电子邮件地址。然后,选择他们在你的组织中扮演的角色和他们将拥有的简介。
配置文件决定他们的访问权限。它们可以具有管理员级或标准级概要文件。管理员权限允许用户访问所有数据和模块,而标准权限是有限的,并且基于管理员设置的角色和安全参数。
添加用户后,用户将收到一封电子邮件,完成注册并进入CRM。与系统管理员一样,他们可以根据布局和主页视图定制部分系统体验。此外,他们可以开始使用这些功能,并在任务和交易中协作。
7.使用Zoho CRM功能
学习如何使用Zoho CRM的最后一步是积极利用可用的功能。我们建议在尝试先进的自动化和人工智能(AI)工具之前,慢慢地熟悉基本功能,如领导管理和联系组织。此外,你应该尝试布局,直到你对你的界面感到舒适,然后阅读Zoho的深入教程和如何指导来掌握你的客户关系管理。
客户关系管理的价值取决于您使用功能的程度,以及您的系统适应您不断发展的小型业务的程度。乐鱼游戏app下载在开始Zoho CRM之旅的这一阶段时,需要考虑以下活动:
- 不断更新记录:当你通过你的销售过程,部署营销活动,并支持您的客户,保持交易和联系记录与当前的信息、任务和活动相关的记录更新。
- 利用标准化特点:将一些内置的和集成的特性作为企业标准流程的一部分。每当一个新特性或用户被添加时,执行全面的CRM培训保持较高的采用率。
- 集成新的应用程序:每当第三方应用程序被添加到您的技术资源库中时CRM集成与Zoho CRM的功能相结合,确保您的用户能够充分利用它。
- 重新配置自动化:尝试您的工作流自动化,直到您觉得它已经完善为止。您将能够使用触发器和附加条件编辑当前工作流,直到它得到优化。
- 报告的进展:利用Zoho的报告和分析功能,随时了解销售操作中和平台内发生的一切。
- 试试新功能:慢慢学习和尝试Zoho提供的新功能。开发人员正在不断创建新的CRM功能,并改进现有的功能,这可能对您的销售团队有益。
底线
Zoho CRM是企业用来管理销售、营销和客户支持操作的强大工具。使用该系统需要您了解Zoho CRM的特性和功能,包括特性、定制和集成。通过这个通用帮助指南,您可以为您和您的团队获得完整的CRM体验,以自动化业务流程、组织客户数据并增加销售收入。