工资外包服务如何工作(+选项,价格和缺陷)
本文是关于就业服务.
外包工资是一种节省时间和金钱的简单方法。您可以雇佣簿记员、会计或与专业雇主组织(PEO)合作,而不是手工或使用电子表格跟踪和计算员工工资。
许多小企业乐鱼游戏app下载主选择外包他们的工资和人力资源,因为这是非常复杂和耗时的。工资外包公司将收集员工的信息(雇佣日期、职位和工资率)和工时卡数据,计算每个员工应得的金额,然后通过签发直接存款或工资支票支付这笔金额。
以下是工资外包服务在处理工资时通常遵循的步骤:
- 用你的公司和员工数据建立工资软件,包括你的工资银行账户和员工的银行账户,以便直接存入
- 收集新员工信息并提供国家要求的新员工报告
- 请求或获取考勤卡数据(打卡和下班时间或工作小时数),以输入他们的工资软件
- 确认每个工资期的工作时数为有薪或无薪,并计算总工资
- 管理你的工资,处理税前扣除(比如福利和税收)和税后扣除(比如子女抚养费)
- 把钱存入员工的账户(直接存入,工资卡),把工资支票邮寄或送到你的办公室或员工家里
- 代表您向供应商付款,例如保险公司
- 支付所有的工资税,如季度州税和联邦税,以及到期的保险
- 向业务部门提供报告
薪俸外判服务选择
外包的选择多种多样,从聘请邻居的簿记员到聘请知名的工资外包服务公司,价格从每月不到100美元到每年数千美元不等。服务提供者的不同之处在于他们做了多少工作,而你作为企业所有者做了多少工作。
1.将工资外包给PEO
一个专业雇主组织(PEO)是一个共同雇主,这意味着你和PEO分担雇佣职责。您将管理公司的日常业务,而PEO将处理人力资源、工资和福利处理。
如果你的员工对他们最近的薪水有疑问,他们可以打电话给了解你的业务的专职团队成员。此外,如果您的公司收到通知,要求扣减雇员的工资,PEO将设法将扣减归入其自己的雇主识别号码下。
PEO实际上是雇佣你的员工,然后把他们租给你。它将你的员工与其他客户的员工纳入一个池中,以降低福利成本,从而提供负担得起的保费。
下面是一些非常适合小型企业的PEO选项:乐鱼游戏app下载
人力资源外包公司: |
最好的: |
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乐鱼游戏app下载小型企业需要低成本、高功能的PEO |
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不断增长的企业需要大型PEO的专业知识 |
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乐鱼游戏app下载小型企业寻求高度可定制的PEO解决方案来处理人力资源和工资任务 |
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技术公司在入职时需要强大的集成和IT硬件支持 |
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PEO要花多少钱啊
PEO比将工资单外包给簿记员更昂贵,因为您得到的比简单的工资单处理多得多。人力资源外包公司提供人力资源、工资、福利,通常还提供人力资源咨询服务。一个有25名员工的雇主每年至少要花费1.2万美元到4万多美元。
谁是最适合的ceo
如果你想把整个HR-payroll功能外包出去,PEO是个不错的选择。这样你就不用雇佣全职的人力资源、福利和工资管理人员了。
优点 | 缺点 |
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把工资和人力资源的责任完全从你的盘子里拿出来 | 这不是最实惠的选择 |
不需要随时掌握不断变化的法律法规 | 在平台上和平台上的转换通常需要很长时间 |
减少责任,因为PEO成为雇主 | 在非工作时间可能没有可用的专用资源 |
为您的团队提供更实惠的福利 |
2.将工资外包给国家记账服务公司
几个国家记账公司为小企业提供会计和工资服务。乐鱼游戏app下载在同一个地方管理业务的多个方面通常会使您的业务操作更容易跟踪和掌握。通常情况下,你可以获得本地公司提供的相同服务,外加一些额外的服务,比如年终财务报告。
这些记账员通常都很遥远,因此,你们的大部分沟通都是通过互联网或电话完成的。此外,您或您的簿记员需要相互发送的任何文件都必须以电子方式提供。这对技术超前的企业来说是件好事。
一个全国性的记账公司要花多少钱啊
如果你提前付钱,一个全国性的记账公司每周给25名员工发工资,每年可能要花费4000到6000美元。就像提供全套服务的工资发放公司一样,他们可能会为额外的服务收取额外费用,比如处理奖金发放或为年终奖金发放非周期工资。
谁适合全国性记账公司
全国性记账公司最适合在多个州经营的公司。当地的供应商可能只拥有当地的专业知识,但全国性的公司应该拥有针对每个州的资源。
优点 | 缺点 |
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如果他们管理你的账务和工资,你的成本通常会更低吗 | 可能没有与你的州/地方政府工作的个人经验,这可能会导致事情花费更长的时间 |
在一个地方管理所有业务可以帮助保持财务的组织和凝聚力 | 由于远程,当你在非工作时间对某些工资问题有疑问时,他们可能无法使用 |
通常情况下,交流都是在线的,这对技术友好型企业来说是一个很好的选择 |
3.将工资单外包给当地簿记员或会计
如果你已经有人帮你记账,你可能想问问他们是否也可以帮你管理工资。例如,如果它们是QuickBooks ProAdvisor,他们可能能够处理您的工资表使用QuickBooks工资.
对于寻求真正个人体验的企业主来说,聘请当地的簿记员或会计是一个很好的解决方案。这将允许他们与负责工资和人力资源的团队进行面对面的互动,而不必在内部雇佣全职人员。
本地簿记员多贵啊
一个当地的簿记员每小时的费用在25美元到75美元之间。当然,价格因地点和经验的不同而不同——例如,一个注册会计师执照的会计师可能比一个没有学位的记账员收费更高。根据我们的研究,我们计算出一个拥有25名员工的企业的周薪每月大约需要16个小时,每年的成本约为4800美元。
当地簿记员的成本比雇佣全职员工来管理你的小企业工资要低得多,这是许多小企业主的一个很好的选择。乐鱼游戏app下载
本地簿记员适合谁
需要工资和会计整合的小型夫妻店可以从与当地簿记员合作中获益最多。旅行是有限的,这是保持当地社区资金流动的好方法。当簿记员知道他们将与客户面对面时,他们会更加专注,因此也可以提供更好的服务。
优点 | 缺点 |
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能否提供比其他外包选择更个性化的体验 | 可能没有其他外包选项那样多的工资/人力资源经验 |
当你可以面对面开会时,更容易建立良好的工作关系 | |
在你的个人所在地的经验可以让他们了解州和当地的法律出入 |
当工资外包服务有意义时
对于那些没有时间或经验的员工来做工资的企业来说,外包是有意义的。在小型乐鱼游戏app下载企业中,一个人通常同时负责记账和发工资的工作。当小乐鱼游戏app下载企业不需要全职员工做这项工作时,他们可以通过外包来节省资金。如果你的员工中没有会计或簿记员,又不想支付簿记员(每年42,000美元)或会计(每年55,000美元)的平均工资,那么外包是有意义的。
一些企业将工资处理(招聘、入职、培训、政策管理等)分配给负责人力资源的现有员工。虽然这看起来是一个不错的选择,但即使你的员工中有人力资源人员,也不能保证他们有能力有效地处理你的工资。由于它的敏感性,有一个熟悉所有州的劳动和税法的人是很重要的。
对于任何地方的企业主来说,尽早并经常取得成功的关键是把你的时间、资源和经验集中在你的企业的创收功能上——限制风险和开支。外包非核心或非创收的管理和合规功能,如工资和人力资源任务,可以让企业主恢复时间,并允许他们专注于业务的长期增长。
外包工资时要问的问题
除了成本,当你考虑将工资外包给第三方供应商(无论是记账员、工资供应商还是PEO)时,这里有13个很好的问题要问。
- 我的雇主的责任是什么?
- 当我不得不运行一个非周期工资表时,例如支付年终奖金或纠正超支或不足的付款时,会发生什么?
- 如何处理装饰?
- 你能管理福利吗?如果我的员工想要医疗保险、401(k)计划或通勤福利——你们会提供这些吗?额外要花多少钱?
- 如果员工在工作时间后离职,当场要求发放最终工资,或者我想提供,你能提供什么选择?
- 你能跟踪员工的病假、假期和带薪休假余额吗?
- 员工有什么自助服务选择?
- 您集成了哪些第三方软件?(会计、计时等)。
- 提供什么样的报告?
- 你们还有什么其他服务可以帮助我管理公司的人事方面的?
- 您使用或提供的软件是否能够自动支付和归档工资税?
- 你们提供免费直接存款还是附加服务?
- 如何向承办商付款?
使用工资外包服务时要避免的陷阱
在大多数情况下,外包工资是低风险的,但有一些陷阱你需要避免。如果您不小心,您可能会将员工的机密数据置于危险之中,因不遵守规定而受到惩罚和罚款,并将资金浪费在不充分的工资外包服务上。
以下是使用工资外包服务时需要避免的一些陷阱:
在保护年终数据之前,不要取消现有服务
这听起来很简单,但想象一下,如果你决定在11月更换供应商。如果你在年底前取消了现有的服务,你可能会在今年的第一天之后很难拿到税务文件。你改变之前就业服务,确保你有所有你需要的数据从旧的系统。
不要雇佣不合格的簿记员或会计
审查你的外包合作伙伴或专业人员,确保他们没有对他们采取任何法律行动。看看网上的评论。要求引用。进行背景调查。您允许这个人或供应商直接访问您的业务帐户和机密雇员数据,如社会安全号码、出生日期和支票帐户路由号码。
不要忘记在适当的地方设置控制
不管你公司的规模有多大,都要采取控制措施,防止欺诈或挪用公款。例如,考虑职责隔离,这意味着批准工卡的人不是批准或签署工资支票的人。签署工资支票的人并不是平衡企业支票账户和工资账户的人。
是否检查客户软件评审
有许多工资单软件产品,其中许多价格都可以接受。在支付服务费用之前,查看在线客户软件评论。许多公司可以建立一个有吸引力的网站,但他们的产品质量并不总是匹配。对同一款软件的一两个差评持保留态度,但如果你发现了几个类似的抱怨,就要小心了。好的软件应该有良好的评价。
工资外包服务的替代方案
许多企业主发现自己在处理工资单时寻求帮助,但不准备将整个流程完全外包。如果完全外包你的工资对你的企业来说不是正确的选择,考虑使用工资软件。
工资单软件更像是一种DIY工具,而不是外包服务,但许多软件在客户支持下提供全服务解决方案。工资单软件对于那些愿意将部分工资单流程保留在内部的企业主来说是一个很好的解决方案,而且通常是最便宜的选择之一。
与就业服务在美国,你可以自己做一些工作,比如计时和验证数据,但软件会处理你的数据并为你计算工资。事实上,一些工资单软件供应商提供自助服务选项,这样员工就可以管理自己的工资单需求,请求休假,甚至下载年终税务文件。
下面是一些工资单软件,它们非常适合小型企业:乐鱼游戏app下载
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最好的: |
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乐鱼游戏app下载少于100名员工的小企业希望建立一个有组织的工资和入职流程 |
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需要在不同的州和地区支付工资税的跨州企业 |
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有关每个供应商和其他高级工资软件选项的更多信息,请查看我们的指南小型企业最好的工资软件乐鱼游戏app下载.
工资软件的成本
如果你为一家有10名员工的公司每周发放工资,每月的成本可能从0美元到300美元以上不等,这取决于定价计划的选择。一些供应商提供更多的功能或额外收费(按工资单运行次数定价或对年终税单额外收费),因此这种规模的公司成本可能超过400美元。
当选择正确的工资软件对于你的企业,你需要考虑你的工资预算是多少,以及什么样的附加服务对你有价值。
工资单软件适合谁
工资单软件最适合那些有员工在内部管理工资单和人力资源的公司。软件提供了一些自动化,从工资处理到提交工资税,但它需要公司代表的审查和批准。
优点 | 缺点 |
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比手动计算工资更容易 | 如果你不想保留一部分,这不是一个好选择 |
比人力资源主管和簿记员/会计师便宜 | 仍然需要手动输入工时、员工信息等。 |
为你配备精确处理工资单所需的工具 | |
不需要搜索税率 | |
大多数提供直接存款支付,不收取额外费用 |
底线
并不是每个人都适合管理工资。许多小企业乐鱼游戏app下载选择外包工资和其他后台功能,如会计和税务,这样他们就可以专注于他们的核心业务,并管理产生收入的任务,如销售、营销和客户服务。
外包成本可以根据员工的数量、选择的供应商和使用的特性而变化。这看起来似乎很多,但实际上比在公司内部雇佣一个全职的工资/人力资源员工节省了很多。