如何为您的企业选择发薪服务
本文是关于就业服务.
在选择工资单服务时,有很多可用的选项。你可能正在研究从在线工资软件到当地会计和簿记员的一切。在选择要审查的供应商时,要考虑您的业务规模及其工资单操作的复杂性。在本文中,除了概述应该考虑的解决方案类型外,我们还将帮助您确定需要问的问题,以找到最适合您的公司的方案。
1.评估你的业务
首先要弄清楚:
- 你有多少员工,他们在哪里,你如何支付他们
- 不管你是有人力资源部的员工还是专门负责发工资的员工,还是你自己来发工资
- 你的预算
- 您是否需要福利选项,以及您希望将哪些其他服务或软件与您的发薪服务集成(时间和考勤,会计,员工调度)
你的企业规模
无论您决定采用哪种工资单解决方案,您的业务规模都很重要。你会遇到自称可以为任何规模的公司处理工资的公司,从一个员工到10万人。虽然这对一些人来说是真的,但这并不意味着他们就适合你。
一些一般准则如下:
- 0 - 5员工你被认为是一家非常小的企业,受到的监管很少,所以你不需乐鱼游戏app下载要担心合规问题。我们提到的所有工资选择都应该对你有用。然而,如果你和你的会计或银行一起去,你需要确保你有工伤补偿保险和正确的文件在国家存档。一定要知道基本的如何发放工资所以你不用为别人的错误负责。
- 6-50员工:你被认为是一家小企业,在某些州可能对病假等乐鱼游戏app下载问题有某些要求。你的生意还很小免费的工资单软件可以工作,因为你不需要所有的铃铛和口哨。如果你选择这样做,你需要确保你是遵守工资法联邦和州都有。
- 50 - 100名员工:你仍然是一家小公司,但你会想要一乐鱼游戏app下载个能符合所有联邦要求的工资解决方案,包括家庭和医疗休假法(FMLA)。一体化的人力资源工资软件是一个不错的选择。
- 100 +员工:你正在向一个中等规模的企业发展,需要考虑数量成本(例如,对每个员工收取较高费用的解决方案,如PEOs,可能很快就会变得昂贵)。你需要遵守所有联邦和州的法律。一个人力资源信息系统在这里是必须的,因为你的组织有超过100名员工和福利。
尺寸和功能的考虑
能够处理一系列不同规模业务的工资单服务往往比其他服务成本更高,而且提供更多的功能(如响应扣款通知)。只有少数员工的公司有时会选择更简单的服务,满足他们的需求,只支付员工工资和税收。
例如,一个支付四名兼职员工的企业不需要为提供顶级保险费率的工资服务支付额外费用。法律不要求在达到50名全职员工之前提供福利,所以在大多数情况下,非常小的公司不需要这个选项。
有些服务和软件就是不适合处理大公司的业务。如果你现在有50名员工,但预计明年你将有150名员工,你就不需要注册一个不能很好地处理超过100名员工工资的软件。时刻考虑你现在有多少员工,以及你未来计划有多少员工。此外,在研究薪资供应商时,寻找规模相似的公司使用过的在线评论。
你的业务定位
在选择工资单时,您的企业和远程或海外员工所在的城市和州是重要的考虑因素:
- 只有一个地点,或者所有地点都处于相同的状态:你有最简单的工资情况。您可以选择大多数选项。
- 在多个州(或国家)的多个地点/远程雇员你必须遵守更多的规定。你最好选择人力资源或工资软件,以确保符合联邦、州和城市的要求。国际就业服务如果你在其他国家有员工,这是必不可少的。
计时员工与受薪员工
其次,在考虑薪资解决方案时,应该考虑给员工什么样的薪酬。他们是真正的雇员,或者一些被认为是独立的承包商?
如果你的员工大多是兼职或全职,那么大多数工资解决方案都适合你,因为它们需要标准的税务报告。如果您使用许多独立承包商,或1099名员工,您将需要检查您的工资支付解决方案是否也可以支付他们而不需要额外的费用。
如果你的业务包括:
- 时薪员工你很可能想找一款包含时间跟踪功能的工资单软件,比如QuickBooks工资单中的QuickBooks Time(以前的TSheets),或者是一款可以与考勤软件或时间跟踪软件.
- 所有受薪员工这是工资解决方案中最简单的情况,我们推荐工资或人力资源软件,除非你只有一到四名员工,然后你可以考虑任何工资选择,包括DIY风格的计划。
- 按小时计算和按薪计算的组合:您很可能想要查看工资表软件,它包含按不同的工资表支付两组员工的能力(例如,受薪的可能是每月或每月两次,而小时的可能是两周)。
- 只有独立的承包商:您应该寻找那些提供专门为此目的设计的软件包的供应商。它们通常更便宜,尤其是在线工资单软件。你可以每月向每个承包商支付5美元或6美元,有些人甚至在你不付钱的几个月里不收你一分钱。看看我们顶级承包商工资服务选择.
公司内部的工资和人力资源专业知识
你可能会想,考虑到你正在寻找一个新的工资服务,为什么你需要在你的公司有任何工资或人力资源专业知识。事实是,尽管你会付钱给公司帮你发工资,但你的企业仍然要为可能发生的任何意外负责。在选择供应商之前,您需要考虑这一点。
如果没有人了解工资或人力资源方面的知识,那么选择DIY工资软件就不是最好的主意。你可能能够确保你的员工得到工资,但可能不知道扣缴多少税款,或者如何/何时向IRS和其他税务机构报告。
预算
预算是大多数商业决策背后的一个驱动因素,在选择薪资供应商时应该考虑到这一点。大多数服务按月收费,所以花点时间弄清楚你能负担得起多少。我建议你也每年看一次;有些服务对处理年终税务报告收取额外费用。
请记住,拥有更多的员工通常会提高工资服务成本。但是,如果您的员工数量处于相同的定价水平,则有些服务收取相同的费率。假设你有20名员工,提供商对每个员工收费40美元,公司有20到30名员工。你可以通过雇佣尽可能接近30名员工来最大化价值并锁定利率(当然,不要超过30名)。
最后,要注意附加组件。这些功能并没有内置在你注册的程序包中。它们需要额外的钱,而且会迅速提高你的成本。一定要按月和年计算出所有的费用,这样你就可以在供应商之间进行合理的比较。
好处
如果你的公司想要或已经提供福利,你需要检查你感兴趣的工资服务是否提供内部选择。有些根本不提供福利,但如果你与外部提供者签约,就会进行扣减。没有福利选项会让你的工资更复杂,因为你必须在不同的系统中管理每个组件。如果你想提供福利,我建议你去看看那些目前在工资软件中提供福利条款作为额外服务的供应商。
不确定你想提供什么样的福利?看看我们的指南不同类型的员工福利所以在选择供应商之前,你知道你在寻找什么。
工资软件集成
如果您正在或将要使用想要连接到工资单软件的软件,您需要记住它们。列一个清单,这样你就可以向代表咨询,或者在该服务的网站上搜索。许多在线工资单服务允许你从任何软件加载数据,只要你能下载成电子表格格式。有些有自动集成,只需点击一个按钮就可以连接系统。
需要考虑的一些最流行的工资集成是会计、员工调度、时间和出勤软件以及销售点(POS)软件。您拥有的员工越多,时间越短,您从某些软件集成中获益的机会就越大。
想了解更多关于将外部软件与工资单系统集成的知识吗?看看我们的文章工资软件集成.
考勤软件
虽然时间跟踪软件不是必需的,但它是有益的,尤其是当你的员工超过10人时。如果你按小时支付员工工资,你就必须跟踪他们的工作时间。有些服务允许你通过电子邮件发送这些时间,甚至打电话通知。其他公司在软件中内置了时间跟踪功能,你所要做的就是输入时间;然而,随着您的成长,这可能会变得很麻烦。
如果您决定将这个过程自动化,那么时间和考勤软件将是您最好的选择。它将记录工作时间(通过打卡)的负担转移到员工身上,你所要做的就是审查和批准他们。如果时间和考勤系统与工资软件集成,那么所有信息都将通过电子方式传输,例如员工工资计算。
访问我们的时间和考勤软件指南为你的事业找到合适的人选。
2.缩小工资单服务的选择范围
以下是您在选择工资单服务时可能会感兴趣的四种主要解决方案的概述。
在这一点上,你可能已经知道什么适合你,什么不适合你。如果你不想与任何人见面或与雇主合作,你可以把簿记员和人力资源主管划掉。列出仍在考虑的供应商名单。
3.研究和比较薪资供应商,决定哪个适合你
下一步你应该做的是研究工资单服务提供商,并根据你需要的功能对它们进行比较。我建议建立一个表格,列出您感兴趣的提供者之间的差异。这将使您更容易看到每个提供者之间的差异。
选择工资单服务的其他考虑因素
尽管在选择薪资解决方案时,员工数量、工作地点和就业类型非常重要,但我们也想给你一些其他需要考虑的因素:
合规
一旦你开始雇人,员工补偿、工资税和其他合规问题都是你需要跟进的重要领域。如果您是一个企业所有者,只是希望合规完成,您将强烈考虑人力资源软件或工资软件。例如,如果您选择像Gusto (阅读我们的审查),你可以直接从软件中购买和设置你的员工赔偿范围。
如果你更愿意自己做来跟踪成本,那么你可以在私人市场或通过经纪人购买工人工资。只要记住,你的会计和银行很可能不会像人力资源或工资软件供应商那样保证合规。
请假跟踪
类似于时间跟踪,如果你提供带薪休假或病假,或者如果你只是需要跟踪缺勤情况,你就需要一个软件解决方案来帮助你完成这些工作。这个选项可以减少你的文书工作,让你对你的员工队伍和潜在的雇佣/解雇决定有更深入的了解。
顾客评论
客户评论是购买工资单服务的一个重要部分。最好的是在第三方网站上。它们通常都是公正的,有利有弊。我建议对那些在你所在行业有业务和/或员工数量相似的公司给予额外的重视,这样你就可以更好地预览你可能获得的服务体验。专家工资审查也是必不可少的。
底线
有许多小型企业的工资服务选择,但它们不是一个万能的解决方案。乐鱼游戏app下载您应该根据您需要的功能和您的预算为您的业务选择最好的一个。一定要区分想要和需要,并考虑到你预计在未来五年内发生的任何重大业务变化(规模、地点)。