渐进纪律政策步骤和提示(+免费模板)
渐进式纪律是一种正式的公司流程,以越来越严重的程度解决和纠正员工相关的表现和行为问题。乐鱼游戏app下载小企业需要有明确的进步的纪律政策,以确保员工得到平等的待遇,并纠正可能对士气和生产力产生不利影响的不合格表现。
渐进式纪律政策的使用为你的公司提供了一种公平的方式来管理你的团队,同时记录你对不符合你的标准的员工的纪律措施(从口头警告到解雇)。我们提供了一个免费的渐进纪律策略模板,您可以将其用于您的业务。
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进步纪律政策的关键步骤
要惩罚工作表现不佳或工作场所行为不当的员工,你必须解释什么是不可接受的行为。虽然有些行为是非法的(性骚扰,种族歧视),但其他行为可能是您所在组织独有的。你需要定义这些,并在你的手册中清楚地传达它们。
让员工了解工作表现不佳的后果也是必要的。从他们的工作描述开始,你需要确保每个员工都了解他们的目标,以及他们将如何承担责任。
口头警告
进步式纪律政策的第一步是与员工讨论他们糟糕的表现或行为。我建议及时解决这些问题。在下一次正式的绩效评估中与员工讨论是可以的,但可以立即解决的问题应该立即处理。具有出色的人员管理技能的经理可以优雅地处理这些紧张的情况。
如果你给出口头警告,你不是简单地让员工改变或离开。你的目标是为员工提供方向,帮助他们提高。经理需要与员工讨论这个问题,并询问他们如何帮助他们解决这个问题。对于管理者来说,明确定义员工必须采取哪些步骤来改善他们的表现或行为也是至关重要的。
例如,如果一名员工在一周内迟到了三天,经理应该解决迟到问题问问他们能帮上什么忙。经理应该避免询问员工的医疗或家庭问题,而是要询问员工为什么迟到。经理和员工可以一起努力解决和纠正问题。
虽然这是渐进式纪律政策的第一个部分是口头警告,但你仍然必须记录下讨论,并将一份副本放在员工的人事档案中。员工应该收到一份文件的副本,你应该要求他们签字确认其内容。
书面警告
当员工在合理的时间内仍然没有纠正问题时,下一步就是发出书面警告。当员工收到书面警告时,他们会被告知,如果他们不能解决问题,将会受到进一步的纪律处分。
在与员工谈话之前准备一份书面警告。在正式的书面警告中,清楚地说明以前采取了哪些措施来帮助员工改进,以及他们的表现或行为如何仍然低于平均水平。
继续以迟到为例,如果一名员工没有有效或受保护的迟到理由,并且继续迟到,那么采取下一步是正确的举动。在书面警告中,说明不改正行为的后果。
一旦你写好了文件,就和员工讨论一下。永远不要只给员工书面警告,而不给他们与经理、人力资源或两者讨论的机会。只要你向员工表明你是在帮助他们和支持他们,即使是正式的讨论也不需要紧张或不舒服。
在这一步骤中,你还可以决定将该员工置于业绩改善计划(PIP).如果员工未能遵守PIP,你的公司将获得法律支持,你将因此需要解雇该员工。
最后书面警告
你的进步纪律政策的下一步是最后的书面警告。如果员工在表现或行为上没有实质性的改进,最后的书面警告是员工这样做的最后机会。
不是每个员工都能达到你既定的目标和标准。虽然这可能会令人沮丧,但最好是知道某位员工不适合你,这样你就可以做出适当的改变。只要你给了员工每一次提升的机会,你就知道你已经尽了一切努力,并且有一个有效的商业理由来解雇员工。
过度的迟到可以成为给员工最后书面警告的一个合法的商业理由。你为员工制定时间表是有原因的,如果一名员工经常迟到,那就会对团队的其他成员产生滚雪球效应,当他们不得不收拾烂摊子时,可能会让其他员工士气低落。
在与员工讨论之前准备好最后的书面警告。简要说明在这一点上所采取的步骤,以及为什么最后一步是必要的。一旦写好,就和你的员工谈谈,向他们强调问题的严重性。明确地表明,如果你再和他们讨论,可能会终止他们。
终止
渐进式纪律政策的最终步骤是终止。如果员工已经得到了足够的警告,并得到了必要的支持,但仍然无法改善他们的表现或行为,就应该解雇他们。
在任何情况下,都应该咨询人力资源部门,甚至是雇佣律师。解雇员工有法律上的障碍,你要确保一切都是正确的。
虽然这从来都不容易解雇一名雇员在美国,这最终符合每个人的最佳利益。你的公司将从用一个更有效率的工人取代这个雇员中获益。你会向现有员工表明,你会在必要时采取行动。被解雇的员工会看到他们行为的后果,并希望做出调整,帮助他们取得成功。
上诉
在渐进式纪律处分程序的每一步,员工都有申诉的权利。在与经理或人力资源部门的讨论中,他们可以反驳用于发出纪律处分的信息。雇员也可以在合理的时间内提供书面答复。
申诉的目的是给员工一个机会,让他们把自己表现不佳或行为不当的原因告诉雇主。其中一些情况可能包括敏感和受保护的信息。例如,你的员工总是迟到,他可能有睡眠障碍,需要合理的住宿,包括调整原定的开始时间。当出现这样的问题时,一定要向法律顾问寻求建议。
在任何情况下,你都必须让员工的声音被听到。你必须记录下你与员工的讨论,即使你认为他们的理由是借口。这将表明你给了他们一个机会来解释他们的表现或行为,并有足够的机会采取纠正措施。
实施策略的技巧
一个有效的进步纪律政策的关键,一个至关重要的组成部分员工管理要记住,这样做的目的不是惩罚,而是帮助和支持。支持和指导你的员工提高他们的工作表现和工作行为,这将使他们更好地符合公司的文化和期望。
您还必须确保您的政策清楚地传达了您的意图。如果不这样做,你的员工可能会认为你只是想解雇他们,或者对他们有不合理的期望。
确保员工能够轻易地了解该政策。在你的手册中包括这些政策,并向全公司发布最新消息,这将确保每个人都在同一页面上。
底线
当你的员工没有达到你的标准时,一个渐进的纪律政策为你的经理和人力资源部门提供了一个遵循的过程。有一个明确的政策可以让你公平和一致地约束员工,同时遵守所有适用的劳动法。你的进步的纪律政策最终提升你的员工和你的组织到一个新的高度。