如何解雇员工:步骤和最佳实践
知道如何合法地解雇员工可以保护你的公司免受昂贵的错误解雇和反歧视诉讼。虽然大多数州允许企业随意解雇员工,但遵循一些重要的步骤——比如记录解雇原因和及时发送最终工资支票,可以让你和离职员工都更容易处理。
步骤1:记录终止原因
这是解雇一名员工时最关键的一步,因为如果你错过了这一步,如果有员工起诉你不当解雇,你可能会陷入法律纠纷。如果没有文件,法院几乎总是会偏袒雇员。
你的解雇理由不需要很困难、复杂或冗长。事实上,它应该是简洁的、与业务相关的、切中要害的。由于雇佣美国大多数州都遵循的原则,你通常可以简单地陈述一个商业或业绩原因。
以下是三种最常见的解雇原因。
- 性能问题:一个雇员正在被从就业终止由于工作表现不尽如人意。
- 业务放缓:一名员工由于公司业务意外下滑而被解雇。
- 性格冲突:根据随意雇佣原则,员工因与同事发生人际冲突而被解雇,影响员工士气。
重要的是要注意,即使在遵守自由雇佣原则的州,有文件支持你的终止决定是有帮助的。例如,对于性能问题,这些文档可能包括最近经理的反馈或绩效考核形式显示不良/不满意的分数。通常情况下,它可以是简单的手写会议记录,在员工的档案中记下关于工作中观察到的问题。
随意解雇员工
除了蒙大拿州,美国的每个州都以某种方式遵守自由雇佣原则。从理论上讲,这意味着无论是员工还是公司都可以在任何时候以任何理由终止雇佣关系——或者没有任何理由。然而,在实践中,随意雇佣原则并不能防止你因为不当解雇而被起诉,这就是为什么有文件来支持你的解雇原因是有帮助的。
例如,你不能因为种族、怀孕或年龄等歧视原因解雇员工。你的文件越全面,能证明你没有因为非法原因解雇员工,你的情况就越好,如果员工后来要求看他们的文件,你就越容易为自己辩护人事档案或者聘请律师。
如果你不想支付比要求更多的失业救济金,最好在你的文件中说明员工被解雇的原因,比如“违反政策”或“表现”作为文件的原因。大多数人力资源管理软件提供一个字段来存储此数据,以便于跟踪。
因违反政策而解雇员工
如果你的员工因为违反了特定的政策而应该被解雇,你很可能在你的文件中有足够的证据证明这个问题。这些可能包括监控录像、经理会议记录或考勤卡。你可能只需要其中一项作为证据,证明解雇原因不是歧视性的,但有更多的证据将确保你的决定是合法的。
策略违规文档可能包括以下任何或全部内容:
- 考勤卡显示出上班迟到、午餐时间过长或休息过度的规律
- 关于政策问题的谈话的手写会议记录(这些应该由记录员签名并注明日期)
- 写文档对违规行为的口头警告,比如对顾客的粗鲁
- 对违反政策的书面警告,例如在登记簿上兑现个人支票
- 事件的时间轴,显示一系列问题,如贬损的笑话或行为
- 签名员工手册显示接收和审查的时间
- 一份签署的员工政策声明,概述公司规则
- 员工的工作描述
这些文件应实时收集,并放在员工的人事档案,并在你决定终止前与员工讨论。请注意,虽然有些州需要法院命令,但员工通常可以查看人事档案。
因工作表现不佳而解雇员工
表现不佳是员工被解雇的常见原因。这也是更容易为解雇辩护的理由之一。这是因为你通常会有数据显示——比如糟糕的员工绩效评估,客户投诉,同事的电子邮件,在员工输出中发现的错误,经理的笔记,员工造成的损害的照片,绩效指标,或其他绩效问题的证据。
适当地使用通常可以避免性能问题员工管理.这包括与员工的持续沟通、定期评估和适当的培训。
记录终止原因注意事项
重要的是要确定你解雇员工的原因是与工作相关的,而不是可能被法庭视为联邦或州劳动法侵犯。在确定和记录终止原因时,应考虑以下因素:
- 歧视:注意不要因为一些表面的事情而解雇一些可能会让你受到歧视的事情。例如,因为某人变老而解雇他就是年龄歧视。然而,如果他们忘记订单,得到太多的客户投诉,这可能是一个有效的终止原因。一定要记录他们的表现,而不是他们的年龄。
- 报复:解雇在投票后上班迟到的职员被认为是对行使公民权利的职员的报复。但是,如果您的策略规定他们需要先调用,而他们没有,那么您可以因为违反公司的策略而终止他们。
- 性骚扰报告:解雇一个对另一位同事提出骚扰投诉的人也可能被视为报复。所有的投诉性骚扰应该受到重视和调查。
- 安全问题:解雇拒绝从事危险工作的雇员会被视为歧视。你不能合法地解雇一个遵守OHSA规则或任何劳动或安全法律的员工。相反,你应该把它看作是对经理和员工进行安全和工作要求培训的机会。
- 怀孕:一些雇主认为解雇怀孕的员工是可以的。然而,这是严格禁止的联邦法律,如美国残疾人法案(ADA)和许多州法律。相反,如果员工因为暂时的健康状况而无法工作,最好找一个合理的住处(比如有限的工作时间或在家工作)。
- 告密者:举报人受法律保护。你不能因为员工威胁要向有关部门投诉而解雇他。
第二步:收集与解雇相关的文件
一旦你确认了你的解雇理由是有效的、非歧视性的、有记录的,在通知员工之前收集所有的数据。如果你想当场解雇一名员工,比如他们挑起了与同事或客户的争吵,这可能很难做到。在这种情况下,最好是让员工回家(如果需要的话,可以带薪),并给自己留出时间收集这些文件。
在与员工开会之前,你应该收集以下信息和文件,其中一些是由法律规定.
- 终止信:该文件需要根据各州的要求创建,应包括公司信息、员工姓名和终止日期。
- 终止或遣散协议:如果你打算向员工支付遣散费,这封信将传达支付的条款和时间。例如,一些员工被要求在获得遣散费之前签署一份保密文件或归还公司设备。
- 福利信息:如果您目前为员工提供医疗保险福利,您将需要准备《综合预算调节法案》(眼镜蛇)为员工提供保险选择的文件。
- 失业信息:除非你是在裁员,否则这是不需要的,你可以带一些文件来帮助员工申请失业。30天内大规模裁员(超过50人),需遵守《员工调整、再培训及通知》(警告)的行为。
- 的国家,需要文书工作:例如,加州要求额外支付健康保险保费(HIPP),由雇员人数在20人或以上的公司发出。您所在的州和地区可能有独特的要求。
- 最后的工资:在某些州,根据终止的原因(退出或解雇),必须提供最后的工资在终止之日。其他州允许你等到下一个工作日或下一个发薪期。我们会讲到的更多细节之后.
收集了终止文件后,你需要创建两份副本。这些文件的一份你将在会议期间交给该员工,另一份你将保存为自己的解雇记录(存储在现在被解雇的员工的文件中)。
起草终止函
你的解雇信应该直奔主题。确保它包含了基本信息,如企业名称、员工名称和终止日期。最好使用有公司抬头的信纸,使其正式,并避免列出终止原因,以防员工对终止原因有异议。您可以下载和定制我们的样本终止信.
终止条款信
下面是一些你可能想要根据情况添加到你的终止信中的示例条款,比如你是否提供医疗保险、遣散费或支付PTO余额在终止:
- 眼镜蛇:您当前的医疗保险覆盖范围为<提供商名称>,并且将一直有效到<日期>。请查看附件中关于您的续保权利的信息。
- 法律:<公司名称>保留采取法律行动的权利,如果你违反我们的条款非竞争性协议,你在受雇时就签了。
- 美国专利商标局:您已在<数量>天内获得未使用的PTO。本公司支付的福利金额将在您日期<日期>的最后薪水支票上支付给您。
- 薪水:根据州法律,你的最后薪水支票可以在下一个发薪日亲自去取,或者邮寄给你,你喜欢哪一个。
- 遣散费当前位置为衡量你对公司所做贡献的诚意,公司将向你提供遣散费。请审核离职文件,并在10个工作日内签好日期交回人力资源部。
此外,如果员工年龄超过40岁,你的解雇协议将需要有特殊的反歧视条款和时间表,以符合联邦法律。由于不正当解雇诉讼的风险和各州不同的规则,在最终确定任何解雇表格之前,最好与你的劳动法律师协商或与在线律师事务所合作。
准备终止脚本
为了确保顺利过渡,我们建议你提前准备一份脚本,概述你要告诉员工的内容。这可以在解雇信的同时准备,以确保解雇会议的一切准备就绪。
下面是终止演讲的一个例子:
“谢谢你能来。我们开这个会是要告诉你,你的雇佣关系被终止了。
我们有你的正式解约书和一份解约协议等着你签署。如果你签了协议,你就有权获得遣散费。这份协议和信件还阐明了你的利益,以及你将如何获得今天余下的工资。
请花您需要的时间看一遍,欢迎您随身携带。如果今天之后你有任何问题,你可以打电话或发邮件给我(或者你的人力资源人员,如果你有的话)。
签署的截止日期也在这些文件中。如果你不签协议,很不幸,遣散费就作废了。
现在你该离开这里了。我们会给你一个箱子,帮你收拾东西,送你出去。我们还会拿走你的钥匙和你手头的任何其他公司财产。”
第三步:通知被解雇的员工
虽然你可能很想马上结束这份工作,但只有在你准备好解雇文件之后,你才应该和员工沟通并通知他们被解雇了。当该通知员工解雇的时候,最好找一个值得信任的证人加入你的解雇会议。这通常是一些高级领导,如人力资源经理,企业所有者,或其他主管。
以下是一些亲自解雇员工的最佳做法:
- 使用私人办公室或会议室:私人会议室可以保护个人的尊严,也可以防止分散其他工作人员的注意力。
- 提供终止数据包:应向员工出示一份包含所有必要文件的准备好的文件包。
- 不要催促员工:员工可能会有情绪上的反应。最好让他们整理好自己的东西再离开。
- 带上最后的薪水:即使在州法律没有要求的情况下,这份最后的薪水也能确保雇佣关系干净利落地结束。员工不需要担心,也不需要在晚些时候赶回来拿支票。
会议结束后,最好站起来示意会议结束。在解雇会议上,你的三个首要任务是:为离职员工提供必要的文件,尊重他(这样事情才不会升级),在员工收拾好自己的东西后,让他安静地离开公司。
解雇会议上可能会发生什么
每个人的反应都不一样。在终止会议上可能发生的一些常见的例子包括:
- 中断:如果员工打断了你,让他们等着,直到你们分享完信息。让他们知道最后他们还有时间问问题。
- 愤怒爆发:如果员工怒气冲冲地离开了,让你的证人试着安抚他们,让他们回到房间里。如果他们拒绝回来,把解雇文件交给他们,并允许在第二天把文件退回来。然后护送他们出去,并取消他们进入大楼的通道,以避免再次爆发带来的任何并发症。
- 哭:一个人被解雇后哭起来并不罕见。要有礼貌,询问他们是否需要休息一下。不要用拥抱或借口来道歉或解除合同。尽可能地遵循剧本。
- 不断的问题:如果您有关于性能问题或策略违规的可靠文档,您可以参考它。然而,如果员工继续质疑解雇的原因,最好的办法是让他们离开。
- 拒绝离开:如果被解雇的员工拒绝离开,或者情况升级,请拨打911或联系大楼的保安寻求帮助。
根据自由雇佣原则,在大多数州,你不需要向雇员解释。如果你想在接下来的几天里进行一次后续谈话或进行一次离职面谈,那就看你的了;这样做之前最好咨询一下你的律师。
第四步:提供最后的薪水
如前所述,最好的做法是在解雇会议期间向员工提供他们的最终工资——然而,这并不总是可能的。
在大多数情况下,你至少有一天的时间来准备最终的薪水。还有其他加快速度的选项,比如使用在线工资计算器对于那些要求立即提供检查的州。请注意,如果你后来发现你给员工的工资过低,那么立即给他开一张最后的支票来纠正这个错误是至关重要的。
解雇员工的最佳做法
带着如此多的情绪,你很容易忘记,你还必须解决与人事变动有关的其余员工。此外,还需要通知工作人员与之交互的任何供应商、客户或业务伙伴,以便他们知道他们的向前联系人是谁。而且,如果被解雇的员工曾经管理过其他人,这些员工需要知道在此期间该向谁汇报。
与团队沟通
考虑把你的团队召集到会议室,或者通过电子邮件或团队协作渠道通知他们,告诉他们这个人已经不在公司了。虽然透明度和坦率受到赞扬,但没有必要在事实之外进行解释。你会想要保护前员工的声誉,这样你以后就不会被指控诽谤或恶意行为。
虽然这一声明可能会给现有员工带来压力,并质疑自己的工作稳定性,但大多数解雇,尤其是因为行为或表现,对任何人来说都不奇怪。尽量以一种积极的态度结束面试,并向你的团队保证公司是稳固的。在过渡期间,你也可以请求他们的支持。
决定谁来承担前员工的责任
一旦前员工离开公司,你可能需要将工作分配给不同的团队经理和员工。你可以在会议上这样做,也可以写一封简单的电子邮件,以一种积极的方式向员工宣布公司的变化。这可能是一个交叉培训、表扬或提拔你剩余的努力工作的团队成员的机会。
清理他们的工作区域
如果有个人物品落下,把它们放在一个盒子里,通知前员工下班后或在安全的地方去取。如果物品少而小,就值得邮寄。一个干净、充实的工作空间可以帮助现有员工继续工作,也可以为新员工或过渡员工提供工作空间。
删除所有系统访问
它是有帮助的保持一个offboarding清单员工拥有的公司财产,这样当他们离开时,你就可以把它们都拿回来。这包括软件登录,如电子邮件帐户和商业应用程序,或公司拥有的设备,如钥匙卡、信用卡、公司电话和笔记本电脑。
你可能还想把前员工的电话和电子邮件转发到另一个账户。如果您有IT管理员,请他们在您召开终止会议的同时关闭系统访问。
提供遣散费(可选)
遣散费是可选的。这是许多经理和主管在接受你的公司工作之前要求的“好处”。它本质上是你想给某人多少钱来感谢他们的服务。
遣散政策的例子可能包括这样的声明:
- 该员工每年将在公司获得一周的工资。
- 工人每工作一年将获得相当于其工资10%的报酬。
如果你决定支付遣散费,最好的做法是有条件的。例如,你可以要求他们归还公司的汽车,签署一份保密协议,并声明他们已经被合法解雇。律师可以起草这样一份文件,让你放心,整个情况已经结束了。
以下是一些有意义的常见情况:
- 没有错:一个领薪水的管理人员在一个脆弱的情况下被解雇,这可能不是工人的错。
- 高级职员:一名受薪员工在贵公司工作多年后被解雇了。
- 有风险的业务:小时工属于受保护的阶层,如果你不以某种方式补偿他们,你担心会遭到报复。
遣散费出局
在终止合同时,你可以一次性支付员工的最后一张支票,直到他们签署了遣散协议或归还设备,或者为了保护你的现金流,你可以在工资期内分批支付。
例如,假设你提供四周的遣散费,每周支付员工工资。你可以一次性支付遣散费给员工,或者让他们再多领四个星期的工资,在四个支付周期内支付遣散费。
员工福利延续
福利延续只适用于提供雇主赞助的健康保险并满足其他州的要求,如公司规模。如果您的企业员工少于50人,并且没有提供医疗保险,则可以跳过此项。
那些提供COBRA的人通常有14天的时间,在此期间医疗保健提供者需要向员工发送福利延续文件。这是你要检查以确保它完成的事情。
照常营业
在员工被解雇后,你的公司应该不会超过几天就会恢复正常。利用这段时间来考虑让你的团队放心的最佳方式,即人员配置的决定是基于对业务和整个团队的最佳选择。
赶在你的下一个员工被解雇之前
一旦员工被解雇,你就有机会反思。如果你没有足够的文件,现在是时候保护你的公司不受法律诉讼,如果你需要解雇另一名员工。我们提供了每个小企业都应该拥有的最佳实践文档,以及下面可下载的入门模板。乐鱼游戏app下载
- 员工手册:一个员工手册为员工制定规则,提醒员工随意原则,并展示出避免劳工问题的善意努力。
- 工作描述:员工工作描述明确每个工作角色的绩效预期,这样可以支持你因为某人表现不佳而解雇他的决定。
- 人员管理:人员管理包括提供持续的反馈、指导,以及经常的认可和激励。这些努力表明你愿意帮助员工达到最佳表现。
- 纪律政策:一个先进的纪律政策管理者是否有一个指导和管理的框架约束表现不佳的员工.
- 劳动法的海报:劳动法海报提醒雇主和雇员他们在法律下的权利和责任。他们可以从联邦和州的网站上下载;许多工资处理公司也把这些海报作为一种服务提供。
除了让你的律师查看这些符合联邦、州和地方法律的文件之外,每年更新它们也是一个很好的做法。劳动法经常变化——保持更新是确保完全遵守法律的方法。
底线
如何解雇一名员工对解雇是否顺利进行有很大的影响。通过遵循我们上面列出的步骤和最佳做法,您可以确保您的终止过程是合法的,公平的,并最终受益。毕竟,合法解雇一名员工可以减少业务中断,并可以避免昂贵的、可以避免的错误解雇和/或歧视诉讼。