如何在FreshBooks中管理客户和发送发票
本文是关于会计软件.
我们很高兴为大家介绍FreshBooks的这篇教程,这是我们挑选的整体教程最佳的定期计费软件.在第二篇教程中,我们将介绍如何在FreshBooks中管理客户和发送发票。我们还将了解如何添加和查看客户端以及如何查看打开的发票。
通过使用自己的FreshBooks帐户,您将从本教程中获得最大的收益。你可以免费试用FreshBooks,也可以享受6个月6折优惠。
你可以观看下面的视频或阅读下面的步骤说明。如果你不想观看完整的视频,我们在每个步骤之后都包含了时间戳链接,这样你就可以直接跳转到你想观看的视频部分。
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如何在FreshBooks中添加和查看客户端
FreshBooks允许您随着业务的增长添加、管理和删除客户,并且您可以使用客户配置文件作为在一个中心位置快速访问客户信息的方法。要添加新客户端,单击客户在左边的菜单栏,它会带你到上面的页面。
客户端页面显示了所有客户端的列表,您可以通过单击任何名称查看更多详细信息。要添加新客户端,请单击绿色部分新客户按钮。也可以从仪表板访问此页面创建新的按钮和选择客户端.
一旦你进入新客户界面,可添加以下信息:
- 的第一个名字而且姓或公司需填写姓名;您只需要单击其中一个字段并键入名称。
- 按一下电子邮件地址在电子邮件中填写并键入。这也将允许您将发票通过电子邮件发送给客户。
- 你也可以添加一个电话,移动和/或业务数量通过单击这些字段并输入电话号码。
- 的方式输入地址街,城市,状态,邮政编码,国家.
- 根据所选国家的不同,还可以包含税收的名字而且税务号码为了那个客户。
你也可以调整你的客户端设置按下列任何一项:
- 要启用逾期付款提醒,点击发送提醒并输入所请求的信息。
- 要收取滞纳金,请点击收取滞纳金并输入所请求的信息。
- 要调整客户的发票和概算/提案的货币和语言,请单击货币/语言并输入所请求的信息。
- 若要允许在通过电子邮件发送单个发票时附加发票PDF格式的选项,请单击发票附件然后打勾。
当信息更新时,不要忘记点击保存确认你的新客户。
要了解特定客户端的更多信息,可以查看他们的客户端配置文件点击客户在左边的菜单栏,然后选择一个客户端。你会降落在概述默认为TAB。在Overview选项卡中,你会发现以下信息:
- 客户端卡:列出客户端的信息
- 杰出的收入:此图表显示了已错过到期日的逾期发票和尚未到期日的未偿付发票。将鼠标悬停在栏上查看金额和发票。
在客户的详细信息和未完成收入图表下面是一组选项卡,允许您在一个地方轻松查看客户的所有信息:
- 联系人:如果您想添加辅助联系人,您可以在这里这样做。
- 发票:这只包括活动发票,包括从retain和repeated模板生成的发票。
- 反复出现的模板:这只列出所有活动的循环模板。
- 护圈:如果你收到了这个客户的预付金,你可以在这里查看。
- 学分:这将列出为该客户创建的所有提前付款和超额付款信用。
- 费用:向该客户支付的任何费用都显示在这里。
- 估计:为该客户创建的任何评估都显示在这里。
- 时间跟踪:分配给该客户端的所有时间条目将出现在这里。
- 项目:与此客户机关联的任何项目都显示在这里。
- 报告:在这里访问报表时,过滤器已经设置为您正在查看的特定客户端,比如client Account语句。
如何在FreshBooks中创建一个新的发票
与FreshBooks发票,有多种方法来创建一个新的发票。最简单的方法是点击发票在左边的菜单栏,它会带你到上面的页面。您将看到从该屏幕创建发票有三种不同的方法,所有这些方法都将将您带到相同的页面。
的创建发票Screen允许您不仅定制发票的外观,还可以定制客户的特定设置,例如是否要发送提醒或收取滞期费。我们将在下面更详细地讨论每一部分。
公司、客户和发票信息
创建发票的第一步是填写必要的信息:
- 宣传:当您单击宣传,部分,您将可以选择添加或更改客户端。点击添加客户端然后选择一个现有的客户端或填写空白字段来创建一个新的客户端。选择客户端后,单击它并进行选择编辑客户端更新他们的信息或改变客户端选择一个不同的。
- 发行日期:该字段将自动默认为当前日期,或者您可以单击它并输入新的日期或使用日历选择它。
- 到期日期:这是您的发票应该支付的日期,并且该字段将根据您创建的最后一个发票自动填充。您还可以单击此字段并进行选择发行日期,X天后(你可以选择天数),或者自定义,它将提供一个日历,您可以从中选择日期。
- 发票号码:您的第一张发票的默认编号设置为0000001,或者您也可以单击并键入您自己的字母数字。请记住,发票号码是唯一的,同一个号码不能重复使用。您设置的发票编号将根据最后创建的发票自动增加+1。
- 金额:这个金额将根据您在下一节中填写的字段自动调整。
项目、服务和税收
要为客户的产品和服务收费,请单击添加一条线按钮。
这将允许你做以下事情:
- 添加一个现有的项目或服务:通过输入现有项目名称从列表中进行选择。您可以通过为每件商品添加具体的描述、税率和/或税来节省时间,当您将其添加到发票中时,这些信息将自动填充。(你可以通过访问项目和服务在设置.)
- 创建一个新项:填写项目名称、描述、速率和数量的空白字段。这将被自动添加到您的项目列表中供将来使用。
- 导入未计费的时间和费用:如果有任何未计费的时间或费用需要向客户计费,您可以在这里将它们添加到发票中。
- 增加税收:添加行项目之后,单击增加税收链接下的项目的税率和检查最多两个现有的销售税申请。
其他操作
如果您想重新排列或删除发票上的行项目,您可以执行以下操作:
- 移动一行项目:将鼠标悬停在任何项目的左侧,单击并按住三行图标,拖动并重新排列行项目的顺序。
- 删除一行项目。将鼠标悬停在任何行项目的右侧并单击垃圾桶图标以删除该行项目。
小计、注释和术语
在Subtotal区域中,您可以使用以下任何一种方式修改发票的支付方式:
- 添加折扣:通过应用金额或基于百分比的折扣来减少发票的总数。
- 申请贷款:如果客户有可用的信贷余额,您可以在发送发票之前申请这个金额。
- 申请押金:您可以要求在剩余余额到期之前先支付发票小计的特定金额或百分比。
- 添加付款计划:通过在不同的日期设置分期付款,让你的客户分期付款更容易。
在发票的底部,你可以添加额外的细节和任何文件作为客户的附件:
- 注:每个发票的备注都是唯一的,下次就不会记住了。这对于仅适用于此特定客户机的任何注释、详细信息和临时信息都很有用。
- 术语:条款从上次创建的发票中被记住,这对于共享额外的信息很有用,如电子邮件或网站、服务条款或适用于所有客户的付款说明。如果您需要更改您的条款,请确保更新的条款出现在您最近创建的发票上。
- 附件:点击添加附件并上传您想与客户共享的任何文件,只在单个发票上。如果您以PDF格式下载发票,也将包含这些文件。
发票设置
这些设置控制您的发票的外观,允许您启用在线支付,并根据需要修改特定于客户端的设置。
对于这张发票
- 接受网上付款:接受银行转账(仅在美国),信用卡,和更多通过FreshBooks支付(WePay), Stripe,或PayPal。您的在线支付设置将基于创建的最后一张发票被记住。
- 定制发票样式:在这里更改模板、标志或横幅、颜色和字体。
- 使重复:您可以将新发票转换为循环模板,以自动为您生成发票。
为客户
一旦您在发票上选择了一个客户端,您就可以修改以下内容:
- 发送迟到提醒:在指定的时间间隔向客户发送多达三个个性化的逾期付款提醒。
- 收取滞纳金:如果在发票到期日之后仍未支付,则添加一次性固定费用或基于百分比的费用。
- 货币和语言:在这里更新客户端的货币或语言。
- 发票附件/另存为PDF格式:当首先在客户端配置文件上启用时,将出现额外的复选框发送到…弹出将发票作为PDF格式包含在电子邮件中。
如何用电子邮件或打印发票
要通过电子邮件发送或打印发票,请单击更多的行动Invoice屏幕右上角的下拉菜单。然后,要么点击通过电子邮件发送或打印.您还可以使用这个下拉菜单通过链接共享发票或下载发票的PDF格式。
如何在FreshBooks中应用客户付款到发票
如果你收到了来自FreshBooks以外的付款,你需要将这笔付款添加到你账户的发票中,这样FreshBooks就能识别你收到了这笔钱。您还可以选择向客户发送付款通知,让他们知道您已经收到了付款。要在FreshBooks中显示已收到的付款,请遵循以下步骤:
- 去支付部分。
- 按一下绿色+按钮。
- 在发票字段,输入发票编号或在下拉列表中查找发票。
- 的付款日期的付款将默认为当前日期,但如果需要,您可以单击它更改为不同的日期。
- 选择付款类型。
- 指定支出金额这将是与发票相同的货币。
- 添加任何笔记如果需要的话。
- 单击绿色标记为了节省付款。
如何在FreshBooks中查看打开的发票
查看按每个客户端排序的已开发票的一种简单方法是导航到客户页面。下所有客户,您将看到每个名称和每个未偿还总额的摘要。您可以通过单击客户端名称来访问更多信息,这将把您带到客户端配置文件页面。
打印帐目老化报告
对于按到期日排序的未付发票的更全面的摘要,您需要生成一个Accounts Aging报告。您可以通过首先单击来访问该报告报告在左边菜单上,然后选择账户老化.
账龄报告将显示哪些客户花了很长时间来支付他们的发票,将所有未偿付和逾期的发票拉到一个地方供您查看。要调整帐户老化报告的视图,请单击过滤器下设置.
发票按未偿付(超过发票开具日期)或逾期(超过到期日)分组,分为0-30天、31-60天、61-90天和90+天。点击更多的行动在右上角会给你一个选项导出至Excel或打印你的报告。
底线
您现在已经学习了如何管理客户和发送发票FreshBooks.FreshBooks课程的下一个教程是“如何跟踪账单和支付费用”。该教程将介绍如何输入和查看未支付的账单,如何记录账单的支付,以及如何添加和查看供应商。