如何跟踪员工的时间和出勤率
本文是关于时间和出勤率。
学习如何跟踪员工的工作时间将帮助你避免多付工资和因少付工资而被罚款。您可以使用时间表模板、时钟等跟踪员工出勤情况。但是,您选择跟踪,确保保持更新的员工列表,记录开始和结束工作时间,并考虑适用的劳动法。
如果你目前正在使用笔和纸来跟踪员工的工作时间,并且想在省钱的同时升级一下,可以考虑使用当我工作时。员工可以通过手机上的应用程序打卡上下班,如果你喜欢,也可以通过打卡时钟打卡。它对75名员工是免费的,该软件集成了众多薪资提供商,你可以在几分钟内注册。
1.创建当前员工列表
不管在跟踪员工工作时间的过程中有什么细微差别,您总是需要创建和维护当前员工的准确列表(在纸上、电子表格中或内部)考勤软件).如果你明天解雇了一个员工,不要等到月底才把他们从员工列表中删除。如果你以任何方式自动跟踪他们的工资时间,或者在事情忙起来的时候忘记删除他们,你可能会错误地给他们发工资。
按工号组织
保持一个现有员工的列表是跟踪工作时间的第一步,但组织你的员工列表是关键。许多雇主使用的默认方法是通过名字来做这件事。但是,为每个工人分配一个工号更安全。
如果你有一个员工的名字很普通,比如迈克·史密斯,那么你很有可能会雇佣同名的人;这可能会导致员工不小心交换工作时间,这可能会很混乱。此外,如果您碰巧重新雇用了一位后来忘记删除的前员工,则更有可能为同一名员工创建重复的条目。
分配员工ID很容易。您可以从任意位置开始,1或1000,尽管1更有意义,例如001。只要确保你没有跳过你分配的第一个数字之后的任何数字。当员工被解雇时,不要重用他们的员工ID。如果你曾经进行过工资审计,有多个员工,包括现任和前任员工,使用相同的员工ID号会使事情复杂化。
你需要在存放员工数据的地方附上这个数字。如果使用电子表格,请创建雇员ID列。如果你选择时间跟踪软件,它会自动为你分配。如果必须手动输入,请确保将正确的ID与其对应的员工匹配。
将每个员工标记为豁免和非豁免
你应该在员工列表中包含的另一个信息是一个标签,可以识别他们是否在工作豁免或非豁免雇员。豁免工人通常是有工资的——尽管并非总是如此——而且没有加班费。你每周支付给他们的工作时间通常是相同的,所以决定如何跟踪这组员工的工作时间就比较简单了。非豁免工人通常按小时支付工资,他们的工作时间更有可能根据你的业务需求而变化。
在你的员工名单中包括员工的非豁免和豁免状态,如果你有任何问题,就可以很容易地核实。这也是一个最佳实践,将有助于任何未来的审计顺利进行。审计人员会寻找这一点,以确保您没有违反任何法律,因为您没有跟踪必须支付工资的非豁免员工的员工时间加班时间通常每周工作时间超过40小时。
2.每天记录员工的工作时间
有些雇主对员工工作时间的记录频率没有严格规定;只要他们能在最后期限(有时是一周或两周)前拿到工资总额,他们就认为没问题。但是,我们建议您或您的员工每天记录这些小时,特别是如果您在没有软件或计算机的情况下管理这些小时免费在线时间卡计算器。
当你给自己时间睡觉时,很容易忘记工作日发生了什么。如果员工的工作时间经常偏离时间表,他们可以在你不知情或没有办法核实的情况下轻松地虚报工作时间。如果你不需要每天的时间记录,你也可能把你的业务置于危险之中。加州等一些州有每日加班规定。如果员工在一个工作日工作超过12小时,无论每周工作多长时间,他们都有权获得双倍工资。
记录开始和结束时间
为了正确地记录员工的工作时间,一定要记录他们开始和停止工作的时间。您可以选择记录准确的时间或根据联邦劳动法规将其四舍五入到最近的四分之一。例如,您可以合法地将10:07的开始时间记录为10:00,但是10:08只能四舍五入到10:15。如果你选择四舍五入,要小心,因为当你应该四舍五入的时候,可能会导致拖欠加班费。
午餐及休息时间
如果你给你的工人午餐和休息时间-根据联邦法律,这是可选的,除非你雇佣了未成年人-你需要相应地考虑他们。午餐或午休时间可能是不带薪的,所以在跟踪员工时间时可以忽略这段时间。为了透明起见,一定要记录下来,把中午12:30到下午1点作为午休时间就足够了。
休息时间和午休时间是不同的。休息时间通常较短,5至20分钟,而午餐休息时间为30分钟至1小时,并且应该有报酬。在最终确定任何相关政策之前,查看一下你所在州的法律,因为有些州要求你在员工工作一定小时后休息——记住,这些休息是有报酬的——比如每工作4小时10分钟。
分裂变化
跟踪分班工作的员工的时间与跟踪连续工作时间的员工的时间相似。“分班”是指员工每天的工作安排被分成两个或多个独立的部分。
例如,他们可能早上工作4小时(上午9点到下午1点),晚上工作4小时(下午5点到晚上9点)。这是一个8小时的工作日,两班之间的4小时休息不被认为是休息或用餐时间。你不需要付钱给他们,也不需要记录他们。包括每班的开始和结束时间,并记录在时间框架内的午休时间。
3.计算每天的工作时间
在每个发薪期之前,你需要加上员工的工作时间,这样你就知道他们应该得到多少工资。一个好的员工时间跟踪应用我会帮你的。如果你需要自己增加时间,请记住你需要这样做转换所有的分钟工资目的。例如,10分钟应该显示为0.17小时。也就是说,从上午8点04分到下午4点15分,工作时间为8小时11分,共8.18小时。
带薪休假和无薪休假
如果员工请了带薪假(PTO)、无薪假或病假,你应该按天记录。我们建议保留一份良好的书面记录,显示员工何时要求休假。使用一个请假申请表它显示了日期、原因、是否支付或未支付等等。
你应该记录带薪假期和病假的工作时间州带薪病假法律并适当地给它们贴上标签,这样你就知道把它们包括在员工一周的带薪工作时间里。跟踪无薪休假也是个好主意,这样你就能很好地记录员工的出勤趋势。确保它被标记为未支付,这样你就不会不小心付钱了。
独特的情况使得增加每天的工作时间变得棘手
只要你或你的员工以一种有组织的方式跟踪他们的工作时间,计算总工作时间应该很简单。然而,在某些情况下,它会变得更复杂一些。如果你的员工的工作结构不适合传统的方法,比如他们是远程办公的,你可能需要考虑其他因素,比如他们的实际工作时间和你为他们设置的标准时间表。
远程雇员
远程办公的员工更有可能在工作环境中处理分心的事情,特别是如果他们在家办公的话。每个人的情况都不一样,但从每天照顾孩子的随机需求到与送货员沟通都有可能。记录上午8点到下午4点的工作时间可能并不完全准确。有些员工可能会加班来弥补白天分心的事情,有些人可能只是没有达到每周的预期工作时间。
如果你的员工是非豁免员工,关键是他们要尽可能准确地传达他们的工作时间——如果他们一周超过40小时,你就需要支付加班费。考虑让他们用电子表格记录他们的工作任务。他们可以追踪自己在每件事情上从头到尾所花的时间。你应该鼓励他们使用秒表或计时应用程序,这样他们就能获得最准确的信息。
出差员工
许多服务人员直接与客户打交道。在某些情况下,他们甚至会前往客户所在地——比如记账员、顾问等等。联邦法规要求你把出差时间计算为工作时间。如果你的员工在正常工作时间出差,你所需要做的就是确保这段时间不被排除在他们的总工作时间之外。如果旅行发生在一天结束的时候,延长了他们的正常工作时间,确保他们记录下来并传达给你。
只是需要注意的是,从他们的家到工作场所,反之亦然,这并不算旅行时间。如果一名员工离开工作地点后直接回家,你应该比较从工作地点到家庭办公室的旅行时间与从工作地点到他们家的旅行时间。如果他们实际花在回家路上的时间比他们回去工作所花的时间要多,你只需要支付超出的时间。
例如,假设珍妮从工作单位到家需要45分钟。然而,她在一个客户的办公室结束了一天的工作,决定回家而不是回到办公室。从客户办公室开车到她家花了一个小时。您只需要支付45分钟,而不是60分钟。
按项目支付工资的员工
当您需要根据项目跟踪员工的时间时,您需要一种有效的方法来记录他们的工作时间。如果你不知道如何分配工作时间,即使知道他们今天工作了8个小时也无济于事。如果你的团队手动进行时间跟踪,你应该鼓励他们使用秒表,尽管内置时间跟踪的在线时间跟踪应用程序会更好。他们可以在每次切换到不同的项目时重新设置。
4.总结每周工作时间
一旦你合计了员工在发薪期间每天的工作时间,你就可以对其进行总结。对一些员工来说,这可能是正常的每周工作40个小时,而对另一些人来说则是25个小时。如果任何员工每周工作超过40小时,你就需要考虑适用的联邦和州加班规定;加班的员工有权按加班时间获得更高的工资。
正常工作时数
工作时间通常被标记为正常工作时间,以区别于加班时间。根据经验,您可以将任何少于40小时的时间视为正常时间。当然,这是基于联邦法律。检查你所在州的指导方针,因为它可能会根据一天和一周的总工作时间对正常工作时间进行分类。
累计加班时间
根据联邦法规,加班时间是指在一周七天的工作时间内工作超过40小时。如果你的员工一周工作45个小时,你应该把其中5个小时归为加班,其余40个小时归为正常工作时间。这是非常重要的,主要是对非豁免和小时工。你需要按1.5倍的加班费支付加班费。根据你所在州的情况,这个工资水平可能会增加到正常工资水平的两倍,其中包括每天工作8小时以上。
员工确认总工作时间
这是不用说的,但跟踪员工的时间和出勤率是一个敏感的问题。它与员工的工资有关。这使得它成为冲突的目标。为了避免你给员工增加的工作时间出现任何问题,在你的时间跟踪系统中设置一个位置,让他们可以确认你批准的工作时间。
如果你用的是时间表或者电子表格,员工签名就可以了。如果你在使用时间跟踪软件,很可能会有一个自助人力资源门户内置电子审批程序,所以你不需要做任何额外的事情。当然,如果您碰巧改变了他们在系统中提交的任何工作时间,请确保他们有机会审查它。记录下他们对变更的认可也是一个好主意。
跟踪员工时间和出勤的最佳实践
你可以遵循一些最佳实践来更容易地跟踪员工的工作时间。这些范围从尽可能多地自动化流程,到确保你及时了解适用的劳动法。
- 确保员工在支付工资前在所有考勤文件上签字。
- 使用时间跟踪工具——甚至是免费的时间的时钟或者软件工作,以确保您有最准确的时间数据和自动化的过程。
- 用电子表格记录工作时间,用纸笔记录。
- 研究一下联邦和州的规定,这些规定规定了你需要支付的员工时间和可以不支付的时间。
- 记录任何影响员工工作时间的非正常事件。
- 每天记录工作时间。
- 用相关信息组织员工时间记录,如员工ID、姓名、项目ID等。
在跟踪员工工作时间时,你应该努力实现的首要目标是准确。下一步是创建一个有效的流程,节省你的时间,通常与准确性密切相关。
关于跟踪员工工作时间的常见问题
以下是你在决定如何跟踪员工工作时间时可能会遇到的问题。这可能会让人困惑,所以我们回答了雇主们问得最多的问题。
我需要跟踪受薪员工的工作时间吗?
视情况而定。一些受薪雇员是不受豁免的尽管大多数被归为豁免。如果你的受薪员工被认为是非免税的,你应该跟踪他们的工作时间。虽然salaried通常表示员工每个工资周期的工资是相同的小时数,但非豁免员工受联邦法律保护。他们不能加班——每周工作时间超过40个小时——而没有额外的报酬。
如果有人忘记打卡或打卡,我需要什么文件?
如果有人忘记打卡,最好让他们签署一份文件,确认自己应该知道的时间。把这些保存在员工档案中,以防出现任何问题,无论是来自员工还是审计人员。
如果我错误地将员工归类为按小时计酬,会发生什么?
如果你错误地将一名员工划分为工资制和时薪制,只要你支付了正确的金额并扣缴了适当的税款,你就不会面临任何法律后果。当你混合的时候,这就成了一个问题豁免和非豁免分类状态。
由于许多雇主将受薪员工分为免薪员工,将计时员工分为非免薪员工,因此混合了受薪员工和计时员工可能意味着你也混合了这些分类。这时它就变成了法律问题。非豁免员工必须支付加班费,因此在这个意义上的错误分类可能会导致费用和罚款,因为欠税和违反劳动法。
底线
决定如何跟踪员工的出勤率和工作时间是一个重大而必要的决定。不管你选择使用哪种工具,或者你选择纸和笔——都有更好的免费选择——时间跟踪过程都是类似的。您需要一种方法来记录员工的工作时间并每天添加它们。即使您使用工具,这也是必需的,尽管它可能会在后台自动完成。
如果你需要一种简单的方法从手动时间跟踪系统过渡到更自动化但免费的系统,可以考虑一下当我工作时。如果你有75名员工,你可以免费使用它。员工可以使用他们的移动设备打卡上下班,如果你想安装一个打卡时钟,你也可以这样做。