工资卡:规则及其工作原理
本文是关于如何发放工资.
工资卡(工资卡)是雇主用来支付没有银行账户的雇员的预付借记卡。尽管受到州法律的监管,但它们与直接存款类似,都是通过电子方式转账,而且有时是免费的。工资卡可以从专门的供应商(FlexWage或Visa)、银行或工资公司获得。
你可以支付你的员工通过使用工资卡代替直接存款或纸质支票,或作为直接存款或纸质支票的补充。工资卡有一些优点,特别是员工不必去银行取钱。如果你已经在使用工资单软件运行您的工资,最好检查一下他们是否提供这些服务。一些供应商会免费向客户提供支付卡,而另一些则会对设置、ATM取款、甚至停止活动收取费用。
工资卡的工作原理
工资卡的工作原理与直接存款类似,不同之处在于,员工工资是被转移到预付借记卡上,而不是直接存入员工的银行账户。一旦转账,资金立即可用,员工可以使用该卡从自动取款机上取钱或在网上/店内购物。根据联邦法律,雇员应该能够立即免费获得他们的资金。
要实现工资卡计划,你必须找到一个供应商,可以是你现有的工资卡服务提供商,也可以是方便的银行。通常情况下,有一个注册过程,你必须在开始之前注册。安装过程可能持续几天到几周,您应该收到培训材料,帮助向选择参与的员工解释这个过程。安装完成后将邮寄卡片。
有很多不同的供应商提供支付卡,还有很多工资软件服务有能力建立第三方支付卡供应商的直接电子支付,就像你建立直接存款一样。
除了与工资卡公司合作外,你还可以与现有的工资卡服务提供商、银行、信用卡公司甚至是一家专业雇主组织(PEO).其中一些供应商除了提供工资卡外,还为您的企业提供其他服务。
工资卡vs借记卡
尽管工资卡类似于借记卡,但它们并不相同。借记卡与存入银行账户的资金挂钩;没有银行账户,就没有借记卡。工资卡与银行账户没有关联,它与供应商有自己的独立账户。雇主提前将钱存入账户,通常不可能花费超过预付费的金额;这减少了透支费用的机会。
联邦对工资卡的限制
工资卡受联邦法律的限制,这意味着无论你在哪个州,你都必须遵守。其目的是保护员工在领取工资时不受不公平的影响。遵守这一规定的关键是要透明,确保所有员工都知道工资卡是什么,并认识到员工参与工资卡系统总是可选的。
以下是您的企业在实施工资卡计划时应该满足的要求:
- 确保员工获得最低工资:的联邦劳工标准法管理加班、最低工资和其他劳动法。要意识到任何不可避免的费用,你的员工必须支付他们的工资;如果扣除使他们的收入低于最低工资,你可能要承担责任。
- 提供了一个选择:你不允许强迫员工参加公司的支付卡计划,所以你必须提供另一种选择。根据联邦法律,另一种选择是直接存款或论文检查但你应该查看你所在州的法律,以了解更多的立法。
- 发出披露:你必须向员工披露,除了他们可以进行的电子转账类型外,还必须列出所有可能发生的费用。你还应该披露工资卡计划的所有细节,并告知员工参与工资卡计划是可选的。
- 提供账户历史:您必须确保所选择的提供商提供定期交易报表或覆盖过去60天的电子交易历史,或者通过电话查询帐户历史并要求提供覆盖过去60天的帐户交易书面历史。
关于工资卡的州法律
各州法律对使用支付卡支付的企业有不同的要求。你需要提供一种额外的支付方式,但是否可以通过电子方式(直接存款)由每个州决定。
例如,纽约和加州(如下图中灰色部分所示)允许雇主提供工资卡选项,但只能作为纸质支票的补充。在这些州,无纸化系统并不是唯一的选择。然而,蓝色显示的州,如德克萨斯州,只允许直接存款和支付卡等无纸化支付系统。他们不要求你提供纸质支票。
此外,大多数州都有工资卡规定,比如要求免费ATM取款,或者确保员工可以在不支付服务费的情况下获得全额工资。
专家提示:一些州禁止雇主从雇员使用工资卡中收取任何佣金或利益。因此,我们强烈建议使用熟悉员工所在州员工支付法律的支付卡供应商。
提供工资卡的好处
提供工资卡选项可以节省你的商业资金,特别是如果你要支付银行费用,通过直接存入工资。员工还可以从更便捷的支付方式中受益。
以下是提供工资卡的一些优点:
没有银行账户的员工更容易使用工资卡
企业提供工资卡的最常见原因是,这对没有银行账户的员工来说更方便。根据联邦存款保险公司在美国,7%的家庭没有银行账户,近20%的个人没有使用银行账户。FDIC将这些人称为没有银行账户或银行账户不足的人。
工资卡节省时间
工资卡类似于直接存款,雇主在发薪日将工资资金转移到雇员的账户上。不同之处在于,工资不是存入员工的银行或信用社支票账户,而是存入员工的工资借记卡。
纸质支票可以在发行几周甚至几个月后撤回。因此,除了节省管理时间,你还可以节省核对账目或担心的时间escheatment当个人财产,如银行账户,被放弃(通常是由于死亡)并转移到国家时发生的过程。
工资卡省钱
工资卡比标准卡更省钱论文检查无论是印刷和分发它们所花费的时间,还是纸张和邮资的成本。与直接存款一样,向员工提供工资卡选项通常不需要任何成本,尽管一些工资单供应商可能会对管理电子支付选项收取额外费用。
假设您每隔一周为25名员工发放工资。也就是说,25名员工每年有26份工资,邮局的标准一级邮票每张50美分。光邮费每年就需要325美元;您的行政时间、纸张和信封需要额外付费。而且,如果支票丢失、作废或补发,损失会更大。有了工资卡,工资一经处理,钱就在那里了。
工资卡有助于防止支票欺诈
支票欺诈发生在某人窃取你的商业信息,例如你支票账户的路由号码,以获得未经授权的资金访问。当有人修改支票时,例如更改金额或收款人的姓名,也会发生这种情况。
然而,即使工资卡丢失或被盗,它的风险也比支票低。与任何预付借记卡一样,支付卡需要使用个人识别号码(PIN)来获取资金;这降低了未经授权使用的风险。工资卡本身可以更换。
提供工资卡的缺点
使用支付卡也有一些缺点。联邦和州法律管理雇主使用工资卡,不遵守可能会导致诉讼。此外,如果不小心,员工可能会从不参与的银行提款等收取巨额费用。
以下是提供工资卡的一些缺点:
支付信用卡费用
注意费用你的员工可能会因使用某些工资卡而被收费。一些atm机收取昂贵的服务费,每次取钱最多可达5美元或更多。银行还可能向员工收取查询余额或提取资金的费用。
遵守工资卡规定
工资卡受联邦和一些州法律的监管,这意味着在为员工提供工资卡选项之前,你必须自学。
新闻:
2017年,宾夕法尼亚州的几家麦当劳特许经营权所有者被责令向小时工支付总计近300万美元因工资卡不公平而被起诉费用;一些人因使用自动取款机和在线支付而被收费。
为了保护自己,你必须花时间研究和跟上新的支付卡法律。
因欺诈而暂时丧失资金通路
与直接存款不同,工资卡可能丢失或被盗。只需要员工不小心把卡掉在商店里,或者在把卡交给收银员付款后忘记取回。通常情况下,供应商有适当的争议系统来防止欺诈收费。然而,举报欺诈将导致信用卡被取消,员工可能会在数天或更长时间内无法获得资金。
让你的员工了解工资卡
如果你给员工提供使用工资卡代替直接存款或纸质支票的选择,一定要教育他们如何避免支付服务费。包括以下主题:
- 如何使用网络内自动取款机、银行柜员或销售点(POS)系统获取现金和余额信息而无需支付费用。
- 如何记住他们的密码,而不是把它写下来或放在工钱卡附近。
- 如果他们的信用卡丢失或被盗,他们需要更换信用卡时,该联系谁?
底线
虽然提供工资卡对没有银行账户的员工来说是一个很好的选择,但它不应该取代直接存款等其他支付方式。您可以从多个提供程序选项中进行选择,包括支持这两种服务的工资服务。许多机构允许你免费注册;只要记住让员工们知道这是可有可无的。